Đâu là giải pháp tối ưu cho truyền thông nội bộ doanh nghiệp?

0243 217 617
Đâu là giải pháp tối ưu cho truyền thông nội bộ doanh nghiệp?
Tin Vitranet24 admin - 28/06/2016
Theo các chuyên gia đánh giá: “Nếu coi doanh nghiệp như cơ thể của một con người thì truyền thông nội bộ doanh nghiệp chính là các mạch máu lưu thông thông tin giữa các tổ chức trong cơ thể. Triển khai tốt truyền thông nội bộ sẽ giúp cho Doanh nghiệp vận hành tốt bộ máy, vượt khó và phát triển bền vững trong tương lai”. Nhiều doanh nghiệp vẫn đang nỗ lực tìm kiếm các giải pháp quản lý doanh nghiệp nhằm cãi thiện truyền thông nội bộ doanh nghiệp.

truyen thong noi bo doanh nghiep
Đâu là phương pháp truyền thông nội bộ doanh nghiệp hiệu quả

Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ là kênh thông tin, giao tiếp liên quan đến sự tương tác giữa các cấp lãnh đạo với đội ngũ nhân viên, giữa các nhân viên với nhau, nó ảnh hưởng trực tiếp đến sự hình thành văn hóa doanh nghiệp.

Xét ở góc độ quản lý, truyền thông nội bộ doanh nghiệp mang chức năng thông tin. Xét ở góc độ chiến lược, truyền thông nội bộ giúp tổ chức thực sự hiểu mình, gắn kết nhân viên trong doanh nghiệp và góp phần quan trọng trong việc xây dựng Doanh nghiệp.

Truyền thông nội bộ doanh nghiệp tốt giúp nhân viên hiểu và nắm rõ sứ mệnh của tổ chức, định hướng trong tương lai của Doanh nghiệp qua đó dốc sức cho sự phát triển của Doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên, từ đó nhân viên có thể tiếp tục truyền tải nó ở trong nội bộ và ra bên ngoài.

Truyền thông rõ ràng, nhân viên được cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, mỗi nhân viên sẽ nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ của mình, mình cần làm gì và chủ động hơn trong công việc của chính mình.

Bên cạnh đó, với các kênh thông tin công khai, rõ ràng, thống nhất trong nội bộ đơn vị, các phòng ban sẽ phối hợp nhịp nhàng hơn, giảm bớt tình trạng chồng chéo công việc, giảm mâu thuẫn nội bộ.

Thông qua truyền thông nội bộ daonh nghiệp, thông tin sẽ được lan tỏa từ trên xuống dưới, từ dưới lên trên và truyền ngang giữa các bộ phận, góp phần liên kết các bộ phận; thúc đẩy phát triển những giá trị tích cực; làm giảm bớt những tiêu cực, tư tưởng lối mòn và các thông tin chưa rõ ràng.

Một số kênh truyền thông nội bộ đã được doanh nghiệp sử dụng 

Tùy vào tình hình cụ thể, văn hóa doanh nghiệp mà mỗi Doanh nghiệp chọn cho mình cách truyền thông nội bộ với những phương tiện khác nhau. Một số phương pháp truyền thông nội bộ đã được các doanh nghiệp áp dụng, tuy nhiên còn nhiều hạn chế, nhược điểm mà chính các doanh nghiệp cũng đang đi tìm một câu trả lời phù hợp hơn. Như: 

1. Phương thức Giao tiếp trực tiếp

Đây là phương tiện để truyền thông nội bộ quan trọng nhất, các thông tin trực tiếp đến đúng đối tượng tránh sai lệch, méo mó và chồng chéo. Thông qua hình thức nhóm họp hay các hội nghị quản lý có thể giải đáp các thắc mắc của nhân viên cũng như truyền tải các thông điệp kinh doanh quan trọng đến họ. Ở đây, nhân viên được phép nói không, được phép đề đạt ý kiến, đóng góp cho chiến lược của công ty, vừa giải tỏa được những vướng mắc trong công việc và trong cuộc sống.
Nhược điểm: Tốn thời gian của doanh nghiệp và nhân viên, gây nên lãng phí nguồn lực. Tốn nhiều kinh phí để tổ chức, duy trì các buổi họp.

2. Tạp chí nội bộ

Xuất bản định kỳ, chỉ cần ít trang, đề cập đến những chính sách, hoạt động đang diễn ra trong doanh nghiệp, là kênh để nhân viên chia sẻ suy nghĩ của họ.
Nhược điểm: mang tính chất truyền thông 1 chiều, đồng thời nhiều nhân viên cũng ngại khi bày tỏ quan điểm cá nhân của mình trong tạp chí. Đồng thời với tính đại trà của tạp chí,không phân quyền nhân viên.

3. Website doanh nghiệp

Một website công ty là nơi cung cấp các thông báo và tin tức doanh nghiệp hữu hiệu. Bản tin nội bộ có thể gửi qua mạng nội bộ một cách nhanh chóng. Mạng nội bộ còn có thể lưu giữ các tài liệu doanh nghiệp thông qua một môi trường truyền thông tương tác.
Nhược điểm: Website mang tính chất 1 chiều, nên nhân viên chỉ được nghe và nắm các thông tin từ doanh nghiệp, việc phản hồi lại sẽ khó được ghi nhận.

4. Email

Là phương tiện truyền thông nhanh chóng đến người đọc để họ dễ dàng tiếp cận với tin tức của doanh nghiệp. 
Nhược điểm: Sẽ mất thời gian kiểm tra email của nhân viên, và xuất hiện quá nhiều email quản cáo, truyền thông, mạng xã hội xuất hiện trong hộp thư đến mỗi ngày của nhân viên, gây ảnh hưởng đến công việc, và một số công việc sẽ bị bỏ quên, bỏ sót trong email, gây ảnh hưởng đến công việc tại doanh nghiệp.

5. Bảng tin thông báo

Là một vật dụng không thể thiếu trong mỗi văn phòng. Bảng tin cung cấp các thông tin về sự kiện, lịch họp hay các quy định chính sách của doanh nghiệp.
Nhược điểm: Chỉ mang tính chất thông báo.

6. Mạng xã hội chung: 

Facebook, Google Plus, Twitter, YouTube… Tận dụng những trang mạng xã hội, thông tin, thông điệp trong nội bộ được cập nhật và chia sẻ nhanh chóng, thậm chí lan tỏa ra bên ngoài cộng đồng mạng
Nhược điểm: tính bảo mật thấp, sự liên kết tài khoản không nằm trong khuôn khổ của soanh nghiệp, quản lý không thể quản lý được sự hoạt động của nhân viên. Nhân viên sử dụng mạng xã hội với các mục đích cá nhân, nên thời gian tập trung cho công việc thấp hơn, dẫn đến hiệu suất công việc giảm sút.

7. Màn hình đa nhiệm

Đây là hình thức truyền thông được ứng dụng trên công cụ tiên tiến hiện đại. Thông điệp truyền đi rõ ràng, chính xác và sống động. Góp phần nâng cao tầm hiểu biết của nhân viên đối với sứ mệnh, sản phẩm, dịch vụ mà Công ty đem lại cho cộng đồng.
Nhược điểm: Chỉ mang tính chất thông báo thông tin, khá tốn khém chi phí về việc vận hành và bả trì màn hình đa nhiệm.

Vậy đâu là giải pháp tối ưu trong thời đại số hiện nay?

truyen thong noi bo doanh nghiep bang bitrix24
Truyền thông, quản lý công việc trong một môi trường đồng nhất

Nổi lên giữa tâm bão của sự phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin là một hệ thống quản lý doanh nghiệp nội bộ tích hợp mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp theo công nghệ quản lý 2.0. Nổi bật là giải pháp quản lý doanh nghiệp - Bitrix24 (truyền thông, tương tác, quản lý trong 1 môi trường đồng nhất). Áp dụng công nghệ quản lý 2.0 vào truyền thông nội bộ và vận hành trong doanh nghiệp đã tạo nên một sự phát triển khác biệt cho chính các doanh nghiệp, Truyền thông nội bộ doanh nghiệp thông suốt, công việc của nhân viên được giám sát hoạt động tốt, hiệu suất của doanh nghiệp ngày một cải thiện rõ nét.

Trên 1 triệu doanh nghiệp trên thế giới và Việt Nam đã sử dụng Bitrix24, nổi bật là các tập đoàn lớn, đa chi nhánh như: Xerox, Samsung, Volkswagen, KIA, Gazprom, Vogue,…tại Việt Nam như: Viễn Thông A; BiBoMart; COSEVCO, FPT City; MBLand; TonMat; Saigon Smile Spa; Transland... Vitranet24 là đơn vị tại Việt Nam cung cấp các giải pháp quản lý doanh nghiệp bằng công nghệ Bitrix24. 

Xem thêm công nghệ Bitrix24 và đăng ký Dùng thử miễn phí  tại: http://goo.gl/ZRG1dN