Giải quyết các khó khăn về truyền thông nội bộ, tương tác công việc bằng các tính năng ưu việt của E-office Vitranet24

Tính năng nổi bật

Giải quyết các khó khăn về truyền thông nội bộ, tương tác công việc bằng các tính năng ưu việt của E-office Vitranet24

04/12/2021  |  383
Kính gửi Quý doanh nghiệp!

Ở bài viết trước, Vitranet24 đã giới thiệu đến Quý doanh nghiệp một trong những giải pháp đang được đại bộ phận các Doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn triển khai trong giai đoạn đầu của "Chuyển đổi số" - đó là "GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI E-OFFICE CƠ BẢN VITRANET24 - Môi trường truyền thông tương tác giao tiếp trong nội bộ doanh nghiệp".
Trong bài viết hôm nay, để Quý doanh nghiệp hiểu hơn giá trị của giải pháp mà chúng tôi cung cấp, Vitranet24 xin phép giới thiệu các cụm tính năng tiêu biểu, dễ dàng ứng dụng trong nội bộ và lợi ích mang lại cho Doanh nghiệp / Đội nhóm / Cá nhân từng nhân sự khi áp dụng.



I. CỤM TÍNH NĂNG TRUYỀN THÔNG TRONG NỘI BỘ 
(Truyền tải thông tin quan trọng từ ban lãnh đạo đến các phòng ban, nhân sự theo cấu trúc: nhanh - nhất quán -  luồng thông tin đến những ai - có khả năng tương tác - hệ thống tìm kiếm dễ dàng)
1. Sơ đồ tổ chức nhân sự: tổng quan - các cấp cấu trúc doanh nghiệp
+ Trực quan phân cấp tổ chức, quy mô phát triển của công ty.
+ Sơ đồ được chia nhỏ dưới dạng biểu đồ luồng, phân cấp rõ ràng dễ nhận biết.
+ Dễ dàng theo dõi bộ phận/ phòng ban.
+ Quản lý/nhân sự phòng ban dễ nhận biết.
+ Hỗ trợ xem và chọn thông tin người duyệt cho các quy trình cũng như báo cáo công việc phù hợp.

(Màn hình hệ thống: Sơ đồ tổ chức công ty)

2. Danh sách nhân viên/ Thông tin nhân sự:
+ Tìm kiếm đồng nghiệp theo tên/ một phần tên, theo bộ phận/ chức vụ.
+ Liệt kê danh sách nhân sự có liên quan đến nội dung tìm kiếm.
+ Kết quả phong phú, bao gồm cả ảnh đại diện, thông tin liên hệ khác nhau.
+ Xem nhanh thông tin email, số điện thoại, phòng ban,...

(Màn hình hệ thống: Hệ thống tìm kiếm thông tin nhân sự)

Tương tác với cá nhân từng nhân sự:
+ Xem hồ sơ
+ Giao nhiệm vụ
+ Gửi tin nhắn chat (trò chuyện)
+ Soạn bài tin nhắn bản tin
+ Thực hiện gọi video

(Màn hình hệ thống)

3. Công ty truyền thông các thông điệp quan trọng: thông báo, tin tức, sự kiện công ty
Nhân sự tiếp nhận thông điệp truyền thông từ Công ty: chính xác - nhanh chóng - đồng nhất - có thể tương tác
+ “Thông báo” gửi đến tất cả nhân viên, đến các nhóm riêng biệt, các phòng ban hoặc một nhân viên cụ thể.
+ Người nhận nhìn thấy bài thông báo trên bản tin của cá nhân ngay lập tức.
+ Đính kèm file, hình ảnh, chia sẻ liên kết, tag người nhận.
+ Kiểm soát được thành viên tiếp nhận và đọc thông báo.
+ Công cụ bình luận trao đổi, thể hiện cảm xúc.
+ Giao diện thân thiện với người sử dụng.

(Màn hình hệ thống: Truyền các thông tin, thông điệp quan trọng từ công ty )

4. Hệ thống khảo sát nội bộ: 


                                                 (Màn hình hệ thống: Màn hình bình bầu, khảo sát nội bộ)
Và rất nhiều các tính năng ưu việt khác sẽ hỗ trợ Quý doanh nghiệp truyền thông hiệu quả trong nội bộ.

II. CỤM TÍNH NĂNG TƯƠNG TÁC CÔNG VIỆC
(Tương tác nhanh chóng bằng nhiều công cụ chuyên biệt, có lưu trữ hệ thống hỗ trợ tìm kiếm/thống kê dữ liệu cơ bản dễ dàng, tập trung trên 1 nền tảng, tăng tốc độ và hiệu suất công việc trong nội bộ)
1. Nhóm làm việc: Không gian làm việc riêng cho nhóm với đầy đủ các công cụ tác vụ hỗ trợ cho việc tương tác, gia tăng hiệu suất công việc
+ Mạng xã hội nội bộ dành riêng cho nhóm làm việc/dự án: tập trung các thông tin thông báo, khen thưởng, bình bầu…
+ Bộ công cụ giao tiếp: call, chat, video call dành cho nhóm làm việc.
+ Tài liệu lưu trữ tập trung và phân quyền chặt chẽ.
+ Dễ dàng chia sẻ trong quá trình làm việc.
+ Có thể đồng bộ hoá tài liệu trên nhiều thiết bị khác nhau.
+ Dễ dàng chỉnh sửa trực tuyến và ngoại tuyến.
2. Giao việc, nhận việc, trao đổi trên công việc/nhiệm vụ được giao: chuyên biệt, tập trung các dữ liệu công việc được giao, giao - nhận việc rõ ràng, báo cáo/tương tác nhanh tại nhiệm vụ được giao, quản lý có thể xuất được dữ liệu báo cáo cơ bản...
+ Chức năng Quản lý công việc – Task hỗ trợ cho người dùng quản lý, tương tác các công việc của cá nhân, các thành viên của bộ phận, phòng ban mình một cách dễ dàng từ chi tiết đến tổng quan nhất.
+ Người dùng có thể thực hiên tạo nhiệm vụ do cá nhân thực hiện, có thể giao việc cho thành viên khác hay trực tiếp tham gia – theo dõi một nhiệm vụ bất kỳ.
+ Thông báo notification nhắc việc tức thời.
+ Bình luận, tương tác nhanh ngay trong nhiệm vụ.
+ Thành viên tham gia nhận đầy đủ thông tin nhiệm vụ.
+ Phê duyệt nhiệm vụ khi được báo cáo hoàn thành và đóng.

(Một số màn hình hệ thống)

3. Lưu trữ tài liệu (tài liệu chung, tài liệu nhóm/dự án/phòng ban, tài liệu cá nhân)
4. Lịch hệ thống, Lịch phòng họp:
Lịch cá nhân và lịch làm việc nhóm có thể được chia sẻ dễ dàng bên trong hệ thống, với các thiết bị di động và Outlook. Tính năng này cực kỳ thuận tiện cho việc nhắc nhở các sự kiện, nhiệm vụ và bạn sẽ không bao giờ bỏ lỡ bất kỳ cuộc họp quan trọng nào.
+ Không giới hạn số lượng lịch cá nhân và lịch nhóm (lịch công ty, lịch phòng ban, lịch dự án)
+ Có thể cho phép ai được xem, ai được thêm các sự kiện, sửa thông tin vào lịch nhóm thông qua tính năng phân quyền truy cập.
+ Tích hợp lịch với CRM.
+ Hệ thống hỗ trợ tính năng nhắc nhở đối với các sự kiện v.v.
Lịch sự kiện:
+ Các sự kiện công khai và riêng tư
Mọi sự kiện tạo trong Calendar đều có thể được đặt thành “công khai” hoặc “riêng tư”. Các sự kiện công khai được hiển thị cho tất cả mọi người, còn các sự kiện riêng tư chỉ có thể được nhìn thấy bởi những người tham gia nó, điều này có thể hữu ích nếu bạn đang làm việc trong một dự án tối mật.
+ Khi bạn tạo một sự kiện với nhiều người tham gia trong Calendar, hệ thống sẽ hiển thị cho bạn khung thời gian khả dụng cho mỗi người tham gia, giúp bạn có thể dễ dàng tổ chức các cuộc họp lớn.
+ Lịch di động.
+ Đồng bộ lịch trên thiết bị iOS hoặc Android.
(Màn hình hệ thống: Lịch Calendar cá nhân/ sự kiện/ nhóm...)

5. Tương tác công việc trên các quy trình phê duyệt cơ bản trong nội bộ
+ Hệ thống ghi nhận lịch sử đề xuất – phê duyệt – bình luận ý kiến duyệt.
+ Dễ dàng thực hiện lập đề xuất, hạn chế các giấy tờ tay.
+ Chủ động trong việc kiểm soát đề xuất duyệt đang ở bước nào.
+ Phê duyệt nhanh chóng mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị.
+ Giảm tối đa thời gian chờ đợi phê duyệt, cũng như các chi phí.
+ Tiến độ công việc được đẩy nhanh hơn nhiều lần.
+ Thông tin phê duyệt hiển thị đầy đủ, rõ ràng.
+ Các bộ phận, vai trò tham gia trong quy trình có thể tương tác, trao đổi với nhau thông qua công cụ bình luận.


III. CỤM TÍNH NĂNG GIAO TIẾP
(Nhanh chóng, đa công cụ, trên 1 hệ thống chuyên biệt, dễ dàng tìm kiếm thông tin…)
+ Chat cá nhân
+ Call cá nhân
+ Video cá nhân
+ Chat nhóm nhỏ
+ Video nhóm (<48 người)
1. GIAO TIẾP CÁ NHÂN: giao tiếp cá nhân với cá nhân, cá nhân với đội nhóm trên 1 hệ thống chuyên biệt, đầy đủ các tính năng, tránh thất thoát thông tin
+ Giao tiếp và tương tác mọi lúc mọi nơi.
+ Dễ dàng thực hiện trên mọi thiết kế - thiết bị (máy tính bàn, laptop, mobile, tablets, ...)
+ Tốc độ tương tác, giao tiếp trong doanh nghiệp sẽ tăng nhanh chóng.
+ Liên lạc trở nên thông suốt từ trò chuyện cá nhân/ nhóm đến gọi điện thoại, nhắn tin di động, các cuộc gọi video.
+ Chủ động tạo các nhóm trò chuyện theo mục đích sử dụng.
+ Trên website hỗ trợ tìm kiếm lại lịch sử chat sau một thời gian dài: Theo nội dung, Theo ngày, Tìm các file tài liệu đã trao đổi…
2. Phòng họp trực tuyến
+ Lên đến 48 người tham gia.
+ Thực hiện các cuộc gọi riêng tư hoặc tổ chức các cuộc họp trực tuyến lớn.
+ Không giới hạn về thời gian video call.
+ Mời khách hàng và đối tác của bạn tham gia cuộc trò chuyện bằng cách gửi cho họ một liên kết.
+ Gửi tệp và chia sẻ màn hình của bạn để hiển thị hình ảnh và bản trình bày trong khi gọi.
+ Tất cả các cuộc gọi và tệp được chia sẻ hoàn toàn an toàn v.v.

 
IV. HỆ THỐNG TÌM KIẾM
BỘ LỌC TÌM KIẾM:
+ Tối ưu việc tìm kiếm theo từng chức năng: bộ lọc tại bản tin, nhiệm vụ, tài liệu, trò chuyện,...
+ Đa dạng cách lọc theo từng trường thông tin: số liệu, trạng thái, kiểu, tác giả,...
+ Điều hướng nhanh chóng và dễ dàng đối với các trạng thái nhiệm vụ, quy trình.
+ Cấu hình và lưu lại bộ lọc cho riêng bản thân.

(Màn hình hệ thống: Hệ thống tìm kiếm dữ liệu)

Như chúng tôi đã từng chia sẻ, triển khai giải pháp E-Office Vitranet24 - “Môi trường truyền thông tương tác giao tiếp” trên nền tảng công nghệ Bitrix24 do Vitranet24 phát triển: không phải là giải pháp tối ưu nhất trên thị trường, nhưng chúng tôi cam kết đây là giải pháp phù hợp nhất (về mặt tính năng, nền tảng công nghệ, độ bảo mật, thời gian triển khai nhanh chóng, hiệu quả ứng dụng) và với chi phí tốt nhất.
Vitranet24 rất vinh dự được chào đón Quý doanh nghiệp liên hệ để được tư vấn chi tiết hơn về giải pháp này.
+ Khu vực Hà Nội: 02432171617
+ Khu vực Hồ Chí Minh: 02873096077
+ Email:vitranet24@vivicorp.com
+ Hotline: 0903696077
Trân trọng cảm ơn Quý doanh nghiệp đã theo dõi bài viết của chúng tôi.
Kính chúc Quý Doanh nghiệp có một kỳ nghỉ cuối tuần vui vẻ!



Like Bản tin Vitranet24
Vitranet24 cam kết sẽ bảo mật những thông tin mang tính riêng...