Vậy E-office đơn giản chỉ là giải pháp quản trị hiện đại và tự động. Hay các doanh nghiệp còn mong chờ gì ở một giải pháp E-office?

Thuật ngữ E-office hay Phần mềm Văn phòng điện tử ra đời, đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến làm tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số doanh nghiệp.

Văn phòng điện tử là một văn phòng làm việc “ảo” dựa trên một hệ thống phần mềm đã được thiết lập sẵn để phù hợp với yêu cầu, thực tiễn làm việc của các doanh nghiệp. Với văn phòng điện tử, các doanh nghiệp có thể làm việc, quản lý tài liệu, tổ chức các cuộc họp một cách đơn giản, dễ dàng, mà không nhất thiết phải có mặt trực tiếp tại văn phòng.

Mọi công văn, giấy tờ, đề xuất, báo cáo đều được khởi tạo, phê duyệt và lưu trữ trên một nền tảng tập trung trực tuyến với mục tiêu cốt lõi là xây dựng “văn phòng không giấy tờ”, giúp nhà lãnh đạo dễ dàng giải quyết các đơn từ mọi lúc mọi nơi ngay trên điện thoại di động. Trong trường hợp không làm việc tại văn phòng, 100% giấy tờ, văn bản vẫn được xử lý tức thời đảm bảo không có bất kỳ ảnh hưởng nào đến tiến độ công việc đội ngũ nhân sự.

Chỉ cần là thành viên trong “văn phòng điện tử”, bạn có thể làm tròn công việc một cách dễ dàng dù đang ở bất kỳ đâu.

Vào những năm 20 của thế kỷ 21, thế giới bước vào thời kỳ đỉnh cao của công nghệ thông tin – trí tuệ nhân tạo – điện toán đám mây, thậm chí họ còn dự đoán đây chưa phải là điểm cao nhất của việc con người chinh phục những đỉnh cao công nghệ. Trong kinh doanh, nó càng cần sự nhanh nhạy với thị trường, áp dụng tiến bộ công nghệ để đi đầu mọi lĩnh vực hơn, đưa doanh nghiệp hoạt động nhanh gọn, linh hoạt hơn.

Từ sự kết nối toàn cầu của Internet cùng nhu cầu tối ưu hóa quy trình, giải quyết nhanh chóng các phát sinh trong công việc đã được đúc kết lại trong những giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp từ xa. Trong đó, các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn đang từng bước triển khai Phần mềm văn phòng điện tử E-Office. Đây là tín hiệu đáng mừng cho thấy bước chuyển mình đáng kể khi văn phòng truyền thống được mô hình hóa sang văn phòng điện tử với đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ của một doanh nghiệp.

Website là nơi doanh nghiệp thể hiện những gì mình có với khách hàng (hình thức liên hệ, sản phẩm, dịch vụ, giới thiệu doanh nghiệp) với mục đích chính là tương tác giữa khách hàng và doanh nghiệp. Còn văn phòng điện tử E-Office là sự tương tác của nội bộ công ty với nhau, nó thể hiện những gì công ty có (nhân lực, trí lực, phòng ban, tài sản,..) khi được mô hình hóa, số hóa.

Là một phần của chuyển đổi số, văn phòng điện tử không nằm ngoài quy luật sẽ trở thành một xu hướng tất yếu với các doanh nghiệp thời đại số vì những lợi ích không thể phủ nhận.

Văn phòng điện tử giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí khi không phải mất thời gian cho các buổi họp nội bộ, giao ban, báo cáo…hàng tuần, hàng tháng, hàng quý… Thay vào đó, văn phòng điện tử sẽ giúp các nhân viên hay lãnh đạo doanh nghiệp có thể set-up cuộc họp mọi lúc, mọi nơi, các loại giấy tờ in ấn không cần thiết sẽ được loại bỏ, bầu không khí căn thẳng thường có trong các buổi họp truyền thống cũng không còn nữa. Nhờ đó sẽ nâng cao chất lượng cuộc họp, chất lượng công việc.

Với ứng dụng văn phòng điện tử, người dùng có thể dễ dàng quản lý, tìm kiếm tài liệu hoặc hồ sơ một cách dễ dàng. Đây chính lợi ích thiết thực mà mọi doanh nghiệp đều mong muốn sở hữu. Bởi, trước đây, khi quản lý tài liệu, hồ sơ theo cách thủ công, doanh nghiệp tốn rất nhiều thời gian, công sức cho công tác này, chưa kể việc bảo quản không tốt, sẽ dẫn đến tài liệu, hồ sơ bị mối mọt, thất lạc, hỏng hóc…

Với mỗi quy trình của mỗi phòng ban, giấy tờ, đơn biểu, báo cáo đều có những quy chuẩn riêng. Ở văn phòng điện tử E-Office, các doanh nghiệp sẽ xây dựng mẫu form chuẩn tương ứng với từng phòng ban. Việc thiết lập quy trình nghiệp vụ, sau đó áp dụng trên hệ thống văn phòng điện tử rất quan trọng. Bởi khi thiết lập quy trình đúng, các công việc được thực hiện theo một chuẩn mực nhất định với các bước. Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ làm giảm tối đa những rắc rối phát sinh như nút thắt cổ chai trong công việc gây tồn đọng công việc, lãng phí tiền bạc và thời gian. Thêm vào đó, người ta còn nhìn thấy khi chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, những người mới vào công ty sẽ không mất nhiều thời gian đào tạo – họ chỉ cần theo dõi các quy trình cụ thể trên phần mềm văn phòng điện tử E-Office và sau đó nhanh chóng có thể làm theo.

Trong bối cảnh cạnh tranh lợi ích gay gắt, vấn đề bảo mật thông tin được xem là yếu tố sống còn của rất nhiều doanh nghiệp. Ngoài việc lưu trữ, doanh nghiệp còn cần chú trọng đến tính năng bảo mật thông tin, hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng rò rỉ thông tin nội bộ, hay bị đánh cắp thông tin khách hàng.

Các phần mềm điện tử luôn được vận hành một với khả năng bảo mật cao đi cùng với hệ thống bảo trì liên tục giúp thông tin quan trọng của doanh nghiệp được bảo vệ tối ưu.

Nhờ xây dựng một môi trường làm việc số - nơi mọi thông tin, quy trình đều minh bạch rõ ràng, nhân sự của bạn có thể nắm bắt chính xác đầu việc cần làm, deadline thực hiện để sắp xếp thời gian phù hợp. Nhà quản lý theo dõi sát sao tiến độ công việc của nhân sự, phát hiện nhanh chóng các nút thắt để điều phối xử lý kịp thời. Ngay cả khi làm việc từ xa, hiệu quả công việc của doanh nghiệp vẫn được đảm bảo.

Từ những ưu điểm đó, phần mềm văn phòng điện tử E-Office đáp ứng đầy đủ những yêu cầu của doanh nghiệp thời đại số: KẾT NỐI – AN TOÀN – TỐI ƯU.

Phần mềm Văn phòng điện tử E-Office sẽ càng ngày càng trở lên thiết thực với các doanh nghiệp số. Họ không thể đứng ngoài “vòng xoáy” cần nhanh chóng xây dựng một văn phòng điện tử để làm việc nhanh chóng, hiệu quả hơn. Tuy nhiên, giống như xây dựng một ngôi nhà, người lãnh đạo lúc này cũng cần lên kế hoạch, chuẩn bị “vật liệu” trước khi đưa cho bên IT doanh nghiệp hoặc các bên trung gian những ý tưởng để sau đó xây dựng bản thiết kế.

Chuẩn hóa hệ thống giấy tờ, báo cáo

Xác định mô hình văn phòng điện tử phù hợp

Lên kế hoạch triển khai

Tìm nguồn tư vấn, xây dựng giải pháp, triển khai và hỗ trợ vận hành tối ưu

Triển khai

Đào tạo nhân sự

Đo lường và đánh giá kết quả

Giám sát và tạo động lực để nhân sự sử dụng tối ưu các tính năng của Văn phòng điện tử

Giải quyết các khó khăn kịp thời

Lựa chọn giai đoạn nâng cấp phù hợp

Vitranet24 - đơn vị tiên phong trong tư vấn, xây dựng và triển khai Giải pháp quản lý doanh nghiệp tại thị trường Việt Nam. Chúng tôi đã có 14 năm kinh nghiệm trong việc xây dựng thành công "Phần mềm văn phòng điện tử E-office" cho các đơn vị, doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam. Nếu Quý Anh/Chị có nhu cầu xin hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn.

Tìm hiểu về Vitranet24: https://vitranet24.com/
Tìm hiểu về nền tảng công nghệ triển khai giải pháp nêu trên từ Vitranet24: https://bitrix24.vitranet24.com/