Tăng hiệu quả truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp cùng với giải pháp E-office Vitranet24

Tính năng nổi bật

Tăng hiệu quả truyền thông trong nội bộ doanh nghiệp cùng với giải pháp E-office Vitranet24

09/12/2021  |  543
1. Truyền thông nội bộ là gì?
a. Khái niệm:
Nếu như nói doanh nghiệp là một cơ thể, thì truyền thông nội bộ giống như một mạch máu.
Truyền thông nội bộ: là việc doanh nghiệp truyền tải các nội dung và thông điệp cần thiết từ lãnh đạo đến các cấp và nhân viên vào đúng thời điểm, chính xác và có sự đồng nhất. Nội dung chính là các tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi; với mục tiêu định hình, thắt chặt và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.
b. Vai trò của truyền thông nội bộ:
Theo Ben Horowitz, người sáng lập ra quỹ đầu tư Andreessen Horowitz nổi tiếng thung lũng Silicon, chìa khóa để xác định một công ty có tốt hay không chính là sự giao tiếp xuyên suốt và truyền thông nhất quán.
+ Giúp truyền tải/ thông báo thông tin
+ Mang đến cho mọi người cái nhìn tổng thể hơn về tổ chức doanh nghiệp, thúc đẩy giao tiếp hai chiều về những gì đang xảy ra tại tổ chức
+ Xây dựng văn hóa doanh nghiệp
+ Thu hút mọi người cùng tham gia thảo luận, đóng góp cho công ty tốt hơn
+ Tạo ra một kênh để phản hồi, tranh luận và thảo luận...
Có một mối liên hệ rõ ràng giữa Truyền thông và hiệu quả làm việc ở nhân viên theo thống kê của các chuyên gia trong ngành truyền thông:
+ 6% đóng góp trong việc giúp nhân viên thấu hiểu được mục tiêu và liên hệ mục tiêu đó tới việc thực hiện công việc của họ
+ 9,8% đóng góp vào việc giúp nhân viên tiếp cận đúng người, đúng nguồn lực, đúng thông tin trong quá trình hoàn thành công việc hiệu quả
+ 3,2% tác động tới mức độ cam kết gắn bó với đồng nghiệp: khi nhân viên có quan hệ tốt với đồng nghiệp, họ sẽ có xu hướng hỗ trợ lẫn nhau để các bên cùng có lợi và cùng thành công.
c. Những khó khăn mà Doanh nghiệp thường gặp phải khi "truyền thông nội bộ"
Các phương tiện truyền thông phổ biến như e-mail, website, ấn phẩm radio nội bộ, bảng tin,... hướng tới đối tượng là nhân viên trong doanh nghiệp; những cuộc gặp gỡ trực tiếp; hay những bài phát biểu, trưng cầu ý kiến, trao đổi thẳng thắn giữa lãnh đạo và nhân viên.
+ Thông tin truyền tải từ BLĐ xuống đến các cấp, nhân viên: tốc độ chậm, thiếu chính xác và sự nhất quán trong nội bộ
+ Thiếu sự phân cấp định tuyến
+ Thiếu sự phản hồi, tương tác từ phía nhân viên
+ Ban lãnh đạo không nắm được thông tin truyền thông gửi đi đã ai đọc chưa, xem chưa?
+ Ngoài ra với các thông tin quan trọng còn cần có sự xác nhận từ nhân sự khi tiếp nhận.

Doanh nghiệp muốn phát triển lâu bền thì nên tiến hành truyền thông doanh nghiệp toàn diện - bao gồm cả truyền thông bên ngoài và truyền thông nội bộ. Xây dựng một chiến lược hiệu quả và chọn lựa những công cụ hữu ích từ ngay bây giờ chính là điều bạn cần làm để kịp thức thời với tư duy quản trị tân tiến nhất.

2. Vậy, Giải pháp triển khai E-office cơ bản Vitranet24 sẽ mang lại cho doanh nghiệp những hiệu quả gì trong việc truyền thông nội bộ?
+ Ánh xạ các hoạt động truyền thông của một doanh nghiệp từ môi trường vật lý lên môi trường công nghệ số
+ Xây dựng hệ sinh thái chuyên biệt, với đầy đủ các công cụ để việc truyền thông đạt hiệu quả
+ Các thông tin truyền thông từ công ty đến nhân viên tức thời tương tác đa chiều và tập trung trên 1 hệ thống
+ Thông tin được truyền tải: minh bạch, chính xác, bảo mật tốt, truy xuất nhanh
+ Phân cấp định tuyến rõ ràng 

3. Các công cụ truyền thông ưu việt đến từ giải pháp E-office Vitranet24:
a. Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp: tổng quan - các cấp cấu trúc doanh nghiệp
+ Trực quan phân cấp tổ chức, quy mô phát triển của công ty.
+ Sơ đồ được chia nhỏ dưới dạng biểu đồ luồng, phân cấp rõ ràng dễ nhận biết.
+ Dễ dàng theo dõi bộ phận/ phòng ban.
+ Quản lý/nhân sự phòng ban dễ nhận biết.
+ Hỗ trợ xem và chọn thông tin người duyệt cho các quy trình cũng như báo cáo công việc phù hợp.


b. Danh sách nhân viên/ Thông tin nhân sự:
+ Tìm kiếm đồng nghiệp theo tên/ một phần tên, theo bộ phận/ chức vụ.
+ Liệt kê danh sách nhân sự có liên quan đến nội dung tìm kiếm.
+ Kết quả phong phú, bao gồm cả ảnh đại diện, thông tin liên hệ khác nhau.
+ Xem nhanh thông tin email, số điện thoại, phòng ban,...


c. Tương tác với cá nhân từng nhân sự:
+ Xem hồ sơ
+ Giao nhiệm vụ
+ Gửi tin nhắn chat (trò chuyện)
+ Soạn bài tin nhắn bản tin
+ Thực hiện gọi video


d. Công ty truyền thông các thông điệp quan trọng: thông báo, tin tức, sự kiện công ty
+ “Thông báo” gửi đến tất cả nhân viên, đến các nhóm riêng biệt, các phòng ban hoặc một nhân viên cụ thể.

(Màn hình hệ thống: Truyền các thông tin, thông điệp quan trọng từ công ty )

+ Thông tin truyền thông được lưu trữ tập trung trên hệ thống - rõ ràng - nhân sự dễ tìm kiếm để đọc lại

(Màn hình hệ thống: Hệ thống lưu trữ các Thông báo - Tin tức - Hình ảnh truyền thông của Công ty )

Nhân sự tiếp nhận thông điệp truyền thông từ Công ty: chính xác - nhanh chóng - đồng nhất - có thể tương tác
+ Người nhận nhìn thấy bài thông báo trên bản tin của cá nhân ngay lập tức.
+ Đính kèm file, hình ảnh, chia sẻ liên kết, tag người nhận.
+ Kiểm soát được thành viên tiếp nhận và đọc thông báo.
+ Công cụ bình luận trao đổi, thể hiện cảm xúc.
+ Giao diện thân thiện với người sử dụng.

( Màn hình hệ thốngCông cụ bình luận trao đổi, thể hiện cảm xúc)

e. Hệ thống khảo sát nội bộ: nhanh chóng, tiện lợi, dễ dàng bình bầu, xem kết quả, lựa chọn nhiều chế độ 

(Màn hình hệ thống: Màn hình bình bầu, khảo sát nội bộ)

f. Lịch sự kiện:
+ Các sự kiện công khai và riêng tư
+ Hiển thị khung thời gian khả dụng
+ Quyền truy cập linh hoạt
+ Đồng bộ hai chiều với Outlook và Google Calendar
+ Lịch di động
(Màn hình hệ thống: Lịch sự kiện )

g. Khen thưởng