Đây là module dùng để quản lý sơ đồ tổ chức và danh sách tất cả nhân viên trong công ty, được thiết lập trong E-Office Vitranet24.

1. Lợi ích mang lại

- Giúp có cái nhìn tổng quát cấu trúc của một công ty thông qua sơ đồ tổ chức có phân cấp các phòng ban, và cấp bậc trong một phòng ban một cách rõ ràng

- Quản lý danh sách tất cả các nhân viên trong công ty với đầy đủ thông tin cá nhân

- Giúp việc quản lý nhân sự một cách dễ dàng khi:

· Có thể thêm nhanh chóng một hoặc nhiều nhân viên cùng một lúc.

· Có thể thay đổi thông tin cá nhân của một nhân viên trong danh sách nhân viên.

· Có thể quản lý trạng thái tài khoản nhân viên mới/nghỉ việc một cách tự động và chính xác dựa vào ngày bắt đầu làm việc chính và ngày làm việc cuối cùng.

2. Ưu điểm

- Cung cấp một sơ đồ tổ chức công ty trực quan giúp một nhân viên có thể nắm cấu trúc các phòng ban một cách nhanh chóng.

- Quản lý được tất cả thông tin của nhân viên trong công ty tập trung tại một nơi và có thể dễ dàng tìm kiếm một nhân viên bằng các bộ lọc tìm kiếm được cung cấp sẵn.

- Nhân viên hành chính nhân sự có thể sử dụng các biểu mẫu có sẵn giúp thuận tiện thêm mới một/nhiều nhân viên cùng một lúc hoặc làm đề xuất nghỉ việc cho một nhân viên.

- Có tính năng hỗ trợ nhập dữ liệu một hoặc nhiều nhân viên cùng một lúc với các ưu điểm sau:

· Kiểm tra thông tin nhân viên mới có trùng thông tin của nhau trong file nhập liệu và với các nhân viên hiện tại trong công ty hay không, nếu có trùng thì hệ thống tự động báo lỗi và không cho phép nhập dữ liệu của nhân viên này.

· Sau khi thêm nhân viên mới thành công, hệ thống quản lý trạng thái tài khoản Bitrix của nhân viên mới này sẽ được kích hoạt vào đúng ngày làm việc chính thức của họ.

· Cũng vào ngày làm việc chính thức, tài khoản của nhân viên này sẽ tự động được bổ sung vào Sơ đồ tổ chức của công ty.

- Tương tự khi làm đề xuất nghỉ việc cho một nhân viên, hệ thống quản lý trạng thái tài khoản nhân viên này không còn hoạt động sau ngày làm việc cuối cùng của họ và tự động được loại bỏ khỏi Sơ đồ tổ chức của công ty.

- Hệ thống cung cấp tính năng ghi nhận vào log các thông tin thêm nhân viên mới và đề xuất nhân viên nghỉ việc cùng với để có thể tra cứu lịch sử khi cần thiết.

- Hệ thống cung cấp tính năng xuất excel ra danh sách nhân viên, log thêm nhân viên và log đề xuất nhân viên nghỉ việc giúp thuận tiện cho quá trình làm báo cáo.

3. Các thao tác/màn hình chính

3.1. Màn hình Sơ đồ tổ chức, Danh sách nhân viên, Hồ sơ nhân viên

Màn hình Sơ đồ tổ chức trong công ty

- Có sự phân cấp phòng ban con, phòng ban cha

- Trong một phòng ban có thể thấy rõ tài khoản nắm giữ vai trò trưởng phòng và nhân viên

Màn hình Danh sách nhân viên

Màn hình Hồ sơ của một nhân viên

3.2. Màn hình thêm nhân viên mới

3.2.1. Trường hợp thêm một nhân viên trong một lần

- Nhân viên hành chính nhân sự có thể sử dụng biểu mẫu có sẵn và thực hiện các công việc sau để thêm một nhân viên mới bao gồm:

· Họ tên, mã số nhân viên, hình ảnh, ngày vào làm việc chính thức, tài khoản, mật khẩu của nhân viên mới trên hệ thống Bitrix,…

- Tài khoản và mật khẩu của nhân viên mới sẽ tự động được kích hoạt vào ngày làm việc chính thức của người này. Cũng vào ngày này, tài khoản của nhân viên được bổ sung vào Sơ đồ tổ chức theo đúng phòng ban và chức vụ của người này.

- Hình ảnh được đăng tải sẽ tự động được cập nhật vào ảnh đại diện của hồ sơ nhân viên này.

Màn hình thêm một nhân viên mới

3.2.2. Trường hợp thêm nhiều nhân viên trong một lần

- Nhân viên phòng hành chính nhân sự truy cập màn hình Nhập dữ liệu

- Sau đó tải file mẫu nhập dữ liệu tại trường “Download file danh sách mẫu”

- Nhập các thông tin vào dữ liệu, sau đó đăng tải file này tại trường “Upload file danh sách” và nhấn nút “Lưu”

- Hệ thống tiến hành kiểm tra các thông tin trùng và thông báo kết quả nhập liệu

Màn hình nhập dữ liệu

Màn hình file mẫu nhập liệu sau khi tải về

Màn hình hiển thị kết quả nhập liệu

3.2. Màn hình đề xuất nhân viên nghỉ việc

- Nhân viên hành chính nhân sự có thể sử dụng biểu mẫu có sẵn và thực hiện các công việc sau để thêm một nhân viên mới bao gồm:

· Tên đề xuất, họ tên nhân viên nghỉ việc, ngày làm việc cuối cùng,…

- Tài khoản và mật khẩu của nhân viên mới sẽ tự động được chuyển trạng thái không hoạt động sau ngày làm việc cuối cùng của người này. Cũng vào ngày này, tài khoản của nhân viên sẽ bị loại bỏ khỏi Sơ đồ tổ chức của công ty.

3.3. Màn hình log

- Màn hình log thêm một nhân viên trong một lần

- Màn hình log thêm nhiều nhân viên trong một lần

- Màn hình log nhân viên nghỉ việc

4. Kết luận

- Sử dụng Module Hồ sơ nhân sự giúp:

- Giúp có cái nhìn trực quan của một công ty thông qua sơ đồ tổ chức có phân cấp các phòng ban, và cấp bậc trong một phòng ban một cách rõ ràng.

- Quản lý danh sách tất cả các nhân viên trong công ty với đầy đủ thông tin cá nhân tập trung tại một nơi và dễ dàng tìm kiếm một nhân sự với các bộ lọc tìm kiếm được cung cấp sẵn.

- Giúp việc quản lý nhân sự một cách dễ dàng khi:

• Có thể thêm nhanh chóng một hoặc nhiều nhân viên cùng một lúc.
• Có thể thay đổi thông tin cá nhân của một nhân viên trong danh sách nhân viên.
• Có thể quản lý trạng thái tài khoản nhân viên mới/nghỉ việc một cách tự động và chính xác dựa vào ngày bắt đầu làm việc chính và ngày làm việc cuối cùng.