Đây là quy trình dùng để quản lý danh sách tất cả các văn bản gửi ra ngoài công ty và văn bản được gửi đến công ty.

1.Lợi ích mang lại:

- Quản lý, thống kê, xuất danh sách excel tất cả các văn bản đi/đến của công ty.

- Cho phép các nhân sự liên quan thực hiện các phê duyệt/xem xét/ giải trình cho văn bản trực tiếp trên hệ thống. Giảm thiểu thời gian phê duyệt và hạn chế tình trạng phê duyệt thiếu các văn bản.

- Đối với các văn bản đến cần xử lý, hệ thống có thể tự động tạo nhiệm vụ gửi tới người chịu trách nhiệm để thực hiện xử lý.

- Tạo sự liên kết giữa văn bản đi và văn bản đến thông qua thông qua việc gắn kèm các văn bản đi/đến liên quan với nhau để tạo thành một hệ thống xử lý các văn bản chặt chẽ và hoàn chỉnh. Ví dụ: sử dụng văn bản đi để trả lời cho một văn bản gửi đến công ty.

- Giảm thiểu chi phí in ấn các văn bản đi/ đến.

2.Ưu điểm:

- Sử dụng các form đề xuất có sẵn.

- Hệ thống tự động tạo file pdf cho đề xuất văn bản đi.

3.Các thao tác chính:

3.1 Văn bản đi:

Tạo đề xuất :

- Khi có đề xuất văn bản đi, người đề xuất tiến hành điền đầy đủ các thông tin tạo form tạo đề xuất, chọn người xem xét, thời hạn xem xét, người duyệt cuối,…

Xem xét văn bản đi:

- Sau khi đề xuất văn bản đi được tạo, hệ thống tự động gửi thông báo Người xem xét đã được chọn để tiến hành phê duyệt đề xuất trong thời hạn xem xét.

Phê duyệt văn bản đi:

- Sau khi đề xuất văn bản đi người xem xét đồng ý, hệ thống tự động gửi thông báo cho người duyệt cuối để tiến hành phê duyệt. Trong trường hợp cần thêm thông tin, người duyệt cuối có thể chọn thêm người giải trình để tiến hành giải trình.

File PDF văn bản đi:

- Hệ thống tự động tạo file PDF theo mẫu công ty yêu cầu và hiển thị hiển thị thông tin phê duyệt trên file.

- Chèn chữ ký được thiết lập sẵn (nếu cần).

- File được lưu lại tập trung trên ổ lưu trữ công ty quy định.

3.2 Văn bản đến:

Tạo đề xuất:

- Khi có văn gửi đến công ty, người đề xuất tiến hành điền đầy đủ các thông tin tạo form tạo đề xuất và chọn người chịu trách nhiệm cho văn bản đến.

Người chịu trách nhiệm giao việc xử lý văn bản đến:

- Sau khi đề xuất văn bản đến được tạo, hệ thống tự động gửi thông báo Người chịu trách nhiệm đã được chọn để tiến hành chọn người xử lý văn bản đến.

- Thông tin của văn bản đến hiển thị đầy đủ, rõ ràng, trực quan, nếu cần xem file văn bản đến đầy đủ thì nhấn xem file tại trường “File đính kèm”.

- Người chịu trách nhiệm có thể kiểm soát thời hạn xử lý văn bản đến – hạn chót của các nhiệm vụ được hệ thống tự động tạo ra sau khi chọn giao việc cho những người xử lý văn bản đến.

Nhiệm vụ xử lý văn bản đến:

- Sau khi người chịu trách nhiệm chọn người xử lý và thời hạn xử lý văn bản đến, hệ thống tự tạo nhiệm vụ cho từng người xử lý theo thời hạn đã chọn.

- Người xử lý tiến hành bắt đầu/ hoàn thành xử lý văn bản đến trong nhiệm vụ được tạo. Có thể trao đổi các thông tin trong quá trình xử lý ngay tại nhiệm vụ.

4. Kết luận:

Sử dụng Quy trình văn bản đi/ đến giúp bạn

- Quản lý danh sách văn bản được gửi đi từ công ty và các văn bản gửi đến công ty.

- Tiết kiệm thời gian phê duyệt, thời gian xử lý, chi phí in ấn văn bản.

Ghi nhận ý kiến phê duyệt qua các bước xem xét/ phê duyệt/ giải trình văn bản. Có thể mở rộng quy trình không giới hạn bước phê duyệt.