Các doanh nghiệp nên quản lý thu chi thế nào cho hiệu quả

Quản lý các dòng tiền
Hằng năm một doanh nghiệp có khá nhiều khoản cần thu chi. Vì vậy cần phải kiểm soát chặt chẽ các vấn đề thu chi, cắt giảm cân đối chi phí. Điều quan trọng nhất là phải tính toán khả năng thanh khoản - tức là doanh nghiệp có đủ lượng tiền mặt sẵn có để đáp ứng các nghĩa vụ tài chính và giữ cho doanh nghiệp có khả năng thanh toán. Sau đây là một số cách để quản lý dòng tiền:

Chia các dòng tiền cho nhiều tài khoản ngân hàng khác nhau như: tài khoản lương, tài khoản thu nợ, đồng thời đóng các tài khoản không hoạt động hoặc hợp nhất các tài khoản ít hoạt động. Việc làm này sẽ loại bỏ những chi phí ngân hàng không cần thiết và là một phương pháp kiểm soát nội bộ tốt để tránh việc sử dụng không đúng một tài khoản ngân hàng.

• Thương lượng với các ngân hàng về các điều kiện tốt nhất có thể về lệ phí và lãi trên tài khoản séc, lệ phí đối với các khoản thấu chi và lãi tín dụng.

• Làm việc với các tài khoản ngân hàng một cách chặt chẽ, giám sát các giao dịch và số dư ngân hàng.

• Cân đối các tài khoản ngân hàng một cách thường xuyên và theo dõi các khoản chênh lệch.

• Tối ưu hóa các khoản thanh toán cho nhà cung cấp bằng cách sử dụng điều kiện tín dụng và lập lịch trình thanh toán đúng hạn (ví dụ 30 ngày kể từ ngày xuất hoá đơn).

• Hãy tận dụng khoản chiết khấu khi thanh toán sớm (ví dụ 2% nếu thanh toán trong vòng 10 ngày). Đây có thể được coi là một trong những cân nhắc lựa chọn đã được đề cập ở trên.

Kiểm soát việc sử dụng các tài sản trong công ty

Chủ doanh nghiệp cũng nên để mắt tới tình hình sử dụng tài sản công ty để tránh tình trạng sử dụng sai gây lãng phí tài sản doanh nghiệp.

• Tắt đèn hay các vật dụng tiêu tốn năng lượng khác khi không sử dụng. Hệ thống tắt đèn tự động có thể là một lựa chọn hữu ích hoặc khuyến khích nhân viên hạn chế tăng ca ngoài giờ làm việc để đảm bảo sức khỏe, tăng năng suất lao động cũng như tiết kiệm chi phí phát sinh.

• Duy trì nhiệt độ văn phòng thích hợp - Không quá lạnh trong mùa hè, không quá nóng vào mùa đông.

• Kiểm soát việc sử dụng các thiết bị văn phòng. Để ở nơi an toàn và có trật tự, giao trách nhiệm quản lý để tránh thất thoát tài sản.
• Kiểm soát việc sử dụng điện thoại một cách hợp lý. Đào tạo cho nhân viên kịch bản gọi điện thoại khi chào hàng để mang lại hiệu quả cao và tránh gia tăng cước phí gọi điện thoại.

• Sử dụng email hiệu quả và thận trọng. Vì chi phí cho việc sử dụng email có thể là tối thiểu, nhưng chi phí về năng suất có thể là khá lớn.

• Chọn mức bưu phí hay chuyển phát nhanh hiệu quả nhất dựa trên nhu cầu.

• Thực hiện phạm vi bảo hiểm đầy đủ có bao gồm những rủi ro. Những khoản khấu trừ cao hơn cho những sự cố với rủi ro xảy ra thấp có thể làm giảm phí bảo hiểm.

• Ô tô của công ty chỉ được phép sử dụng vào việc chung như đi ký kết hợp đồng, chăm sóc khách hàng, nhân viên tuyệt đối không được dùng để làm việc riêng như đi du lịch, đi về quê hay chở hàng thuê bỏ tiền túi...

Chính sách nới lỏng và thắt chặt tài sản

Với một doanh nghiệp mới thành lập không có đủ quỹ và các khoản đầu tư sẵn có cho các tài sản cố định với chi phí đáng kể như máy móc, thiết bị cho quá trình sản xuất, thì doanh nghiệp đó có thể ký hợp đồng phụ với một doanh nghiệp khác mà đã có sẵn các máy móc và thiết bị cần thiết cho một phần của quá trình sản xuất.

Nếu một số thiết bị chỉ thỉnh thoảng mới dùng chứ không phải thường xuyên, thì doanh nghiệp nên tiến hành thuê thiết bị đó khi cần thiết thay vì mua nó, việc làm này sẽ hiệu quả về mặt kinh tế hơn. Thuê chứ không mua cũng có thể là một phương án mà doanh nghiệp có thể xem xét.

Các chương trình cắt giảm chi phí

Các chương trình cắt giảm chi phí từ lâu đã trở thành một bộ phận không thể thiếu trong cuộc sống kinh doanh nhằm gia tăng doanh thu và lợi nhuận cho các công ty. Tuy nhiên đây là một vấn đề khá "nhạy cảm" nên bên cạnh những lợi ích còn có cả những điều bất lợi tiềm ẩn bên trong nó. Lời khuyên dành cho doanh nghiệp khi áp dụng chương trình này là phải cân nhắc giữa những điều được/mất và phải áp dụng một cách linh động để giảm tránh các thiệt hại một cách thấp nhất.

Cần có công cụ quản lý chi phí hiệu quả

Một "công cụ" giúp người chủ doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả đó là bộ phận quản lý chi phí. Nhưng để cho việc quản lý chi phí được chặt chẽ và tránh trường hợp kê sai thu chi thì mỗi doanh nghiệp nên trang bị một phần mềm công nghệ để quản lý.