Quản trị nhân sự là hoạt động vô cùng quan trọng với mỗi tổ chức doanh nghiệp. Khi mà hạt nhân và lợi thế cạnh tranh của một đơn vị luôn là những con người tài năng và tận tuỵ của mỗi tổ chức, quyết định chất lượng và sự sáng tạo trong sản phẩm dịch vụ của mỗi công ty. Để có một nguồn lực nhân sự vững mạnh, vai trò của người “thuyền trưởng” nhân sự vô cùng quan trọng. Đó là người thấu hiểu doanh nghiệp cần gì, cần những nhân sự như thế nào và cũng là cầu nối giúp nhân sự gắn bó và cống hiến nhiều hơn cho doanh nghiệp. Vậy vai trò của họ là gì và đâu là chân dung của một “Quản lý nhân sự” trong kỷ nguyên 4.0, mời bạn cùng xem những chia sẻ sau đây:

HR Manager là cụm từ viết tắt của Human Resources Manager – hay còn gọi là trưởng phòng nhân sự. Đây là người quản lý tất cả các khía cạnh công việc liên quan đến nhân sự như tuyển dụng nhân sự; đào tạo; đưa ra các chính sách ảnh hưởng đến trách nhiệm, quyền lợi của từng nhân viên trong công ty. Người quản lý nhân sự cũng đóng vai trò kết nối những cá thể nhân sự. Họ kéo gần khoảng cách con người trong công ty trở thành một khối thống nhất đoàn kết. Thực hiện công việc hướng đến mục tiêu chung của tập thể vừa chăm sóc chỉn chu từng cá nhân và kịp thời có những điều chỉnh cần thiết để giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp.

Vai trò và nhiệm vụ của trưởng phòng nhân sự

HR Manager chịu trách nhiệm cho các hoạt động liên quan đến mảng nhân sự như: Quản lý tuyển dụng nhân sự; quản lý đào tạo nhân viên; quản lý các chính sách,…

HR Manager sẽ đóng vai trò thực hiện và kiểm soát một số vị trí trong các công việc sau:

• Đưa ra các đề xuất và đánh giá nhu cầu tuyển dụng nhân sự của công ty.

• Xây dựng các chiến lược phát triển thương hiệu tuyển dụng để thu hút tuyển dụng nhân sự.

• Soạn thảo các bản tin tuyển dụng, bảng mô tả công việc cho các vị trí cần tuyển người

• Phỏng vấn và tuyển chọn, sàng lọc nhân sự.

• Đào tạo; uốn nắn kỹ năng, tính cách của người mới để hòa hợp với văn hóa công ty.

• Quản lý các biểu mẫu, giấy tờ trong quy trình tuyển dụng.

Trưởng phòng hành chính nhân sự có thể không cần trực tiếp đứng ra thực hiện các công việc này. Họ có thể giao cho nhân viên bộ phận nhân sự thực hiện. Nhưng họ phải trực tiếp kiểm soát; quản lý chặt chẽ với tư cách là người đứng đầu bộ phận. 

Việc đào tạo nhập môn cho nhân viên mới; tạo tiền đề kích thích họ phát triển là việc làm vô cùng cần thiết và quan trọng với bất kỳ tổ chức nào. Ngày nay, công nghệ thông tin phát triển vượt bậc khiến thị trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng từng ngày. Điều này khiến các nhân viên làm lâu năm cũng cần được phổ cập và trau dồi chuyên môn mới. Người quản lý nhân sự sẽ đóng vai trò là cầu nối để kết nối các nhân viên công ty học hỏi lẫn nhau; giảm chi phí học tập và kích thích khả năng học hỏi của mỗi nhân sự. 

• Quan sát và đề xuất đào tạo nhân viên: Sau khi quan sát nhân sự làm việc, HR Manager có thể lên khung chương trình hoặc tổ chức các buổi học. Mời các thầy giáo, diễn giả chuyên về các lĩnh vực cần bổ túc để trực tiếp giảng dạy. Các buổi học có thể online hoặc offline. Đôi khi có hỗ trợ chi phí cho các cá nhân tham gia buổi học. 

• Kiểm tra đầu ra và khảo sát sau buổi học để nắm được nhân sự có có học tập hiệu quả chưa; có áp dụng các kiến thức học được vào thực tế không. HR Manager làm điều này để thấy được hiệu quả khi đầu tư chi phí cho nhân viên đi học. Từ đó, họ cân nhắc có nên tổ chức các buổi học tương tự không.

• Quản lý các loại giấy tờ trong suốt quy trình đào tạo như: giấy chứng nhận hoàn thành khóa học; mẫu thu hoạch sau buổi học cho nhân viên; chi phí mời diễn giả; thuê địa điểm,…

HR Manager không phải là người kiến tạo hay định hình văn hóa doanh nghiệp nhưng họ sẽ là người hiểu nó nhất. Quản lý nhân sự đóng vai trò đưa ra các ý kiến; dùng các sự kiện, chính sách và buổi đào tạo của công ty kết nối với văn hóa doanh nghiệp.

Nếu HR thực hiện hiệu quả vai trò quản lý văn hóa doanh nghiệp; đưa nó vào tiềm thức của nhân viên một cách tự nhiên và tồn tại được lâu dài thì chắc chắn sẽ góp phần khiến nhân viên hiểu hơn về doanh nghiệp và cống hiến hiệu quả cho công việc. 

Những công việc mà quản lý nhân sự cần nắm rõ trong lĩnh vực này có thể kể tới:

• Biểu mẫu chấm lương và thống kê công.

• Thông thạo quy trình tính lương Gross và lương Net: công việc này nhằm kiểm soát chất lượng nhân viên cấp dưới. 

• Tổ chức chấm lương, chấm công theo nhóm.

• Hoạch định số ngày nghỉ phép, các chính sách tiền lương, thưởng, phụ cấp ngày lễ, Tết….

Công việc này đòi hỏi sự minh bạch và cần lắng nghe ý kiến phản hồi về mức lương thưởng của nhân viên. 

Quản lý nhân sự được xem là cánh tay phải đắc lực cho các lãnh đạo cấp cao lẫn các nhà đầu tư. HR sẽ báo cáo chi tiết cho cấp lãnh đạo các vấn đề nhân sự cùng các chính sách của công ty một cách chính xác và đầy đủ. Họ là cầu nối giữa các các lãnh đạo và đội ngũ nhân viên. Do đó HR cần có khả năng lãnh đạo cùng kỹ năng lắng nghe, kết nối con người. 

Để trở thành một người làm nhân sự giỏi cũng như để thăng tiến lên cấp độ quản lý, tố chất của HR Manager cần có là phải biết dung hòa giữa lý trí và cảm xúc. Họ có đầy đủ kiến thức, khả năng tư duy, tình cảm vừa đủ và có sự công tâm minh bạch trong công việc. Một vài tố chất cơ bản để làm nhà quản lý nhân sự có thể kể tới:

Bản chất của HR là công việc gây dựng lòng tin với con người, lời nói phải thuyết phục cùng hành động quả quyết, rõ ràng. Đồng thời cần biết tôn trọng, lắng nghe từ phía cấp trên lẫn cấp dưới, cư xử tử tế, đúng mực. 

Như đã đề cập về các công việc của người quản lý nhân sự ở mục trên, có thể thấy khối lượng công việc của họ vô cùng lớn. Do đó người HR cần có tư duy rõ ràng, mạch lạc để giải quyết công việc nhanh gọn, ổn thỏa và không bị rối trước lượng công việc dồn dập. 

Tất nhiên, ở mỗi công ty sẽ có quy mô cùng môi trường làm việc khác nhau, mức độ công việc cùng độ căng thẳng của HR cũng không giống nhau. Ngay cả ở quy mô công ty nhỏ nhất, áp lực của người làm nhân sự cùng không mấy dễ chịu.

Bên cạnh các quyết định và đánh giá lý trí, người quản lý nhân sự cũng cần đến sự cảm thông, thấu hiểu. Tố chất thấu hiểu cùng tư duy lý trí sẽ giúp HR đưa ra những đánh giá công tâm, minh bạch nhất. 

Không chỉ các tố chất nói trên, để trở thành người quản lý nhân sự tốt, HR cần thực hành nhuần nhuyễn các kỹ năng như: 

• Kỹ năng giao tiếp.

• Kỹ năng làm việc nhóm.

• Kỹ năng quản lý.

• Kỹ năng tạo dựng và duy trì mối quan hệ.

• Kỹ năng làm việc độc lập.

• Kỹ năng thiết lập kế hoạch,…

Qua các chia sẻ phác họa chân dung của một HR Managers nêu trên hi vọng bạn có thể phần nào hình dung vai trò, trách nhiệm của vị trí này đang đảm nhận.Từ đó có cách hoạch định phù hợp cho công ty của mình. Hoặc là cơ sở cho các nhà quản lý nhân sự đối chiếu những vai trò mình đang đảm nhận để có hướng đảm bảo và phát triển hơn trong năm tới.

(Theo dõi Fanpage chia sẻ thông tin lĩnh vực quản lý của Vitranet24 https://www.facebook.com/Tuvanquanlyvitranet24: tại đây