7 công cụ tích hợp AI giúp quản lý công việc hiệu quả hơn

7 công cụ tích hợp AI giúp quản lý công việc hiệu quả hơn
23.10.2024 250

Không chỉ đạt được mức hiệu quả, độ chính xác và tính đổi mới cao hơn. Việc kết hợp thành công các giải pháp AI vào quản lý dự án có thể giúp bạn tận hưởng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn. Khi giao phó các nhiệm vụ đơn giản cho các thuật toán và tập trung vào các khía cạnh quan trọng hơn của công việc.

1. Phần mềm quản lý công việc được tích hợp AI

7-cong-cu-giup-quan-ly-cong-viec-hieu-qua-hon-1

Phần mềm quản lý công việc được tích hợp AI có thể giúp cải thiện năng suất. Ví dụ, với AI CoPilot hỗ trợ quản lý nhiệm vụ trong Bitrix24, bạn có thể đơn giản hóa việc tạo nhiệm vụ bằng cách viết một phác thảo ngắn gọn, và CoPilot sẽ điền thông tin chi tiết để tạo mô tả đầy đủ cho những người tham gia vào công việc đó.

Hoặc nếu bạn thấy mình có một mô tả nhiệm vụ dài và phức tạp, CoPilot sẽ hỗ trợ chia nhỏ thành các bước ngắn gọn và thêm chúng vào danh sách kiểm tra cho nhiệm vụ.

Tính năng tự động hóa này còn giúp bạn tóm tắt toàn bộ các bình luận về nhiệm vụ thành các điểm chính. Điều này không chỉ cung cấp cho bạn câu trả lời bạn cần nhanh hơn nhiều so với việc chủ động đọc. Mà còn giải phóng thời gian để bạn để tập trung vào các khía cạnh quan trọng hơn trong công việc của mình.

2. Phần mềm dự đoán rủi ro cho dự án

7-cong-cu-giup-quan-ly-cong-viec-hieu-qua-hon-2

Các giải pháp phần mềm này giúp dự báo các rủi ro tiềm ẩn, cho phép bạn đưa ra quyết định sáng suốt và triển khai các chiến lược chủ động để giảm thiểu chúng trước khi chúng ảnh hưởng đến dự án của bạn.

Các thuật toán phức tạp và mô hình học máy phân tích các tập dữ liệu lớn bao gồm dữ liệu lịch sử dự án, số liệu dự án hiện tại và thậm chí cả các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến kết quả dự án. Chúng phát hiện ra các mô hình và mối tương quan trong dữ liệu này, giúp dễ dàng dự đoán các vấn đề liên quan đến việc vượt phạm vi, vượt ngân sách, thiếu hụt nguồn lực và chậm trễ thời gian.

Khi đã có các chiến lược giảm thiểu, bạn có thể tự tin bắt tay vào làm việc, an tâm rằng các thông báo sẽ cảnh báo bạn kịp thời để thực hiện các thay đổi khi phát sinh những bất ổn không thể tránh khỏi. Các thuật toán dự đoán rủi ro cũng ưu tiên các rủi ro dựa trên mức độ nghiêm trọng, cho phép bạn hành động nhanh hơn và quyết đoán hơn để giữ cho dự án của mình đi đúng hướng.

3. Công cụ cập nhật trạng thái tự động

7-cong-cu-giup-quan-ly-cong-viec-hieu-qua-hon-4

Với AI trong quản lý dự án, bạn có thể tự động nhắc nhở nhân viên cập nhật định kỳ. Phương pháp này giúp loại bỏ thời gian lãng phí và giảm bớt áp lực cho nhân viên của bạn, những người chỉ cần gửi báo cáo công việc của họ chỉ bằng một vài cú nhấp chuột.

Công cụ AI trong lập kế hoạch dự án sẽ hiển thị tiến độ của tất cả các nhiệm vụ đang diễn ra, chuẩn bị đến, trễ tiến độ và đã hoàn thành. Để tập trung sự chú ý vào các vấn đề cấp bách nhất, hãy sắp xếp các nhiệm vụ đã quá hạn ở trên cùng. Bạn cũng có thể thiết lập email tự động hàng ngày với danh sách các nhiệm vụ ưu tiên hàng đầu, và lập trình thông báo để cho bạn biết khi nào các nhiệm vụ sắp đến hạn chót.

Những công nghệ AI đơn giản nhưng hiệu quả này dành cho phép các nhà quản lý can thiệp vào các vấn đề tiềm ẩn ngay từ giai đoạn đầu, để có thể thực hiện hành động khắc phục và đưa dự án hoán thành đúng kế hoạch.

4. Lập kế hoạch lộ trình thông minh

7-cong-cu-giup-quan-ly-cong-viec-hieu-qua-hon-3

Phần mềm theo dõi thời gian từ lâu đã là một công cụ được đánh giá cao đối với các nhà quản lý theo định hướng dữ liệu. Khi bạn thu thập đủ dữ liệu, chúng sẽ cung cấp cho bạn ý tưởng đáng tin cậy về thời gian thực hiện một số nhiệm vụ nhất định, cho phép bạn dự đoán tốt hơn thời gian thực hiện lộ trình của mình.

Quản lý dự án với sự hỗ trợ từ AI có nghĩa là bạn có thể vứt bút và giấy và để lại mọi tính toán cho các thuật toán. Thay vì làm việc theo linh cảm, bạn có thể dự đoán chính xác thời gian thực hiện một dự án và các nhiệm vụ trong đó.

Các công cụ này cũng sẽ xác định các nguồn lực bạn cần cho từng nhiệm vụ và cung cấp thông tin chi tiết về cách triển khai nhóm của bạn để lập kế hoạch suôn sẻ hơn trong tương lai. Khi nhìn lại hiệu suất trong quá khứ, bạn sẽ có thể tính thêm thời gian để xử lý các sự kiện bất ngờ khiến dự án của bạn đi chệch hướng. Thậm chí còn tốt hơn thế, các công cụ theo dõi dự án do AI điều khiển sẽ giúp bạn xác định nơi thường xảy ra các rào cản và tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ đằng sau chúng.

5. Hệ thống tự động hóa quy trình làm việc

Hệ thống tự động hóa quy trình làm việc cho phép bạn chọn một kích hoạt tùy chỉnh và đặt hành động tiếp theo để tăng tốc hầu hết mọi bước trong quy trình của bạn.

7-cong-cu-giup-quan-ly-cong-viec-hieu-qua-hon-6

Ở đây, chúng tôi sẽ tập trung vào các cấp độ tự động hóa giao tiếp sử dụng AI và hiệu quả vòng đời dự án.

Các cách sử dụng phổ biến là các mẫu tin nhắn có thể tăng tốc phản hồi email cho các câu hỏi phổ biến. Tiến xa hơn một bước, bạn có thể tạo các phản hồi tự động. Ví dụ: sau khi khách hàng đăng ký, hãy gửi cho họ một email chào mừng. Nếu họ từ bỏ giỏ hàng trên trang thương mại điện tử của bạn, hãy gửi email nhắc nhở khuyến khích họ tiếp tục từ nơi họ dừng lại.

Những lợi thế của AI trong quản lý dự án cũng bao gồm cả giao tiếp nội bộ của bạn. Chắc chắn, bạn cần giao tiếp với nhóm của mình, nhưng quá thường xuyên, giao tiếp này là một quá trình tốn nhiều thời gian. CoPilot của Bitrix24 giải quyết vấn đề đó bằng cách đưa ra ý tưởng, viết thông báo, tạo hình ảnh, trả lời bình luận và thậm chí đề xuất lời chỉ trích mang tính xây dựng dựa trên một lời nhắc đơn giản.

Các công nghệ AI dành cho quản lý dự án như thế này cho phép ngay cả các doanh nghiệp nhỏ cũng có thể tăng đáng kể khối lượng yêu cầu mà họ xử lý, hoặc các cuộc thảo luận bán hàng mà họ có thể quản lý.

6. Trợ lý sáng tạo nội dung

Sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên, AI tạo ra mọi loại văn bản theo yêu cầu của bạn. Tích hợp liền mạch với phần mềm quản lý tài liệu hiện có giúp ngay cả những nhóm ít am hiểu công nghệ nhất cũng có thể dễ dàng tạo tài liệu và ghi chú chất lượng cao với rất ít sự can thiệp của con người.

7-cong-cu-giup-quan-ly-cong-viec-hieu-qua-hon-5

Phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp AI sẽ thêm thẻ và nhãn vào tài liệu của bạn để bạn có thể sắp xếp các tệp của mình như một chuyên gia. Chỉ cần nhập từ khóa hoặc tìm kiếm theo danh mục sẽ chuẩn hóa quy trình truy xuất tài liệu. Được lưu trữ trên đám mây, tài liệu của bạn kết nối với phần mềm quản lý dự án của bạn, đảm bảo rằng tất cả tài liệu dự án được cập nhật và dễ dàng truy cập cho tất cả các thành viên trong nhóm, bất kể họ ở đâu.

7. Trợ lý ảo AI

Một lợi ích của công nghệ nhận dạng giọng nói trong AI là phiên âm thời gian thực, tạo ra bản ghi chất lượng cực cao về mọi thứ được nói trong các cuộc họp. Đây là một cách hiệu quả để lưu trữ hồ sơ và đảm bảo những người không tham dự luôn cập nhật thông tin. Không cần phải xem toàn bộ bản ghi, mọi người có thể tìm kiếm từ khóa trong bản ghi và tập trung chặt chẽ hơn vào các lĩnh vực có liên quan.

(Theo: Bitrix24)


★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
7 công cụ tích hợp AI giúp quản lý công việc hiệu quả hơn
23.10.2024 251
Không chỉ đạt được mức hiệu quả, độ chính xác và tính đổi mới cao hơn. Việc kết hợp thành công các giải pháp AI vào quản lý dự án có thể giúp bạn tận hưởng sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn.
Giải pháp quản lý dự án nào giúp đạt hiệu quả tối ưu?
21.08.2024 470
 Văn phòng số Vitranet24 mang đến một giải pháp giúp vượt qua những trở ngại phổ biến thường gặp khi quản lý dự án.
12 cách giúp bạn cải thiện kỹ năng quản lý công việc
29.06.2024 575
12 cách hữu ích từ các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý tiên tiến từ Mỹ sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả quản lý công việc, tăng năng suất và hoàn thành các thời hạn quan trọng dễ dàng hơn.
8 cách cải thiện hiệu quả quy trình làm việc nhóm
26.04.2024 930
Quy trình làm việc nhóm ngày càng trở thành một yêu cầu thiết yếu trong các tổ chức để triển khai công việc hiệu quả hơn. Các chuyên gia của Bitrix24 - nền tảng quản lý 4.0 hàng đầu thế giới đã gợi ý 8 cách giúp bạn nâng cao năng suất tổng thể của cả nhóm.
Thúc đẩy dự án thành công với phần mềm quản lý tiến độ dự án
05.04.2024 1131
Quản lý tiến độ là nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu góp phần tạo nên thành công của dự án. Phần mềm quản lý tiến độ dự án là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp nắm được thời gian, nguồn lực triển khai để đạt kết quả tốt nhất.
Gợi ý 7 phần mềm giao việc hiệu quả cho 2024
01.03.2024 566
Phần mềm giao việc - giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết bài toán vận hành trong thời kỳ chuyển đổi số. Với khả năng giao việc chi tiết, theo dõi tiến độ, liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, phần mềm giao việc giúp doanh nghiệp tối ưu năng suất lao động, tiết kiệm chi phí vận hành.
Phần mềm quản lý quy trình công việc: giải pháp giúp tăng năng suất doanh nghiệp
19.10.2023 779
Phần mềm quản lý quy trình công việc là một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tăng cường hiệu suất làm việc.
Phần mềm quản lý công việc: lợi ích và top 7 ứng dụng hiệu quả nhất
11.10.2023 1283
Phần mềm quản lý công việc đã trở thành một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa hiệu suất và tổ chức công việc một cách hiệu quả.
Khó khăn trong quản lý công việc, giao việc và phê duyệt công văn giấy tờ đâu là giải pháp cho doanh nghiệp?
15.11.2022 7079
Những tháng cuối năm 2022 - thời điểm chúng ta nhìn nhận lại kết quả hoạt động của năm cũ và có những bước cải tiến, và hoạch định chiến lược cho 2023. Để thích ứng với sự thay đổi và yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng, những thách thức từ thị trường mục tiêu, đòi hỏi doanh nghiệp cần trang bị thêm những “vũ khí mới” và nâng cấp “một cỗ xe” chạy nhanh hơn cho 2023.
Các quy trình nghiệp vụ căn bản nếu số hoá sẽ giúp doanh nghiệp tăng tốc tới 120%
26.10.2022 2329
Tự động hoá quy trình nghiệp vụ là mong muốn của bất kỳ tổ chức nào trong giai đoạn chuyển đổi số. Các công việc lặp đi lặp lại hoặc đã được triển khai theo các bước nhất định đều có khả năng số hoá để dễ dàng quản lý và theo dõi tiến trình, tiết kiệm nguồn lực nhân sự.
Giải pháp quản lý công việc cho những tập đoàn hàng đầu!
23.09.2022 2221
Vitranet24 cung cấp phần mềm quản lý công việc chuyên biệt, được đúc rút từ kinh nghiệm triển khai cho những tập đoàn hàng đầu như Ngân hàng ACB, Tập đoàn NutiFood, Bộ Công Thương, Ngân hàng VIB,…chúng tôi nhận thấy 1 khó khăn chung của các đơn vị thường liên quan và rất quan tâm, tới các vấn đề: 
10 cách quản lý công việc hiệu quả bạn nhất định cần ghi nhớ
10.08.2022 1540
Quản lý công việc vấn đề đau đầu của mỗi cá nhân, nhân sự khi đi làm vậy làm sao quản lý lý thật tốt công việc hàng ngày, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả? Đó là lý do 10 mẹo quản lý công việc sau đây sẽ là "bí kíp" vô cùng hữu ích cho bạn.
CÁC BƯỚC DỄ DÀNG ĐỂ THIẾT LẬP KẾ HOẠCH HOÀN HẢO CHO MỘT DỰ ÁN
01.03.2022 2144
Việc lên kế hoạch hiệu quả cho một dự án là điều kiện tiên quyết cho sự thành công trong quy trình làm việc của một doanh nghiệp. Điều này cho phép từng cá nhân hiểu được họ phải phải nỗ lực ra sao, sử dụng nguồn lực như thế nào để đạt được mục tiêu đã đề ra. Các đối tác của bạn có thể sẽ dựa vào những điều kiện này để quyết định xem có hỗ trợ dự án hay không. Bài viết sẽ giúp bạn tìm ra được phương thức dễ dàng nhất để có thể lập ra cho riêng mình một kế hoạch hoàn hảo.
QUY TRÌNH TỰ ĐỘNG HOÁ VỚI E-OFFICE VITRANET24
29.01.2022 2561
Trong bài viết hôm nay hãy cùng tìm hiểu cách xây dựng quy trình tự động hoá cho nhiệm vụ trên E-Office Vitranet24, giải pháp văn phòng điện tử được xây dựng trên nền tảng quản trị doanh nghiệp hàng đầu thế giới Bitrix24.
Quản lý công việc và giao việc trên Hệ thống E-Office Vitranet24
12.01.2022 9880
Với phần mềm E-Office Vitranet24, công việc quản lý sẽ không chỉ dừng lại ở quản lý văn bản giấy tờ, tài liệu đơn thuần mà giờ đây đây sẽ là trợ thủ đắc lực trong việc điều hành hoạt động của doanh nghiệp nhờ vào các công cụ hỗ trợ quản lý công việc và giao việc.
Quản lý
“Cha đẻ” Nike: Từ gã nghiện giày đi bán rong đến chủ nhân đế chế tỷ đô
14.11.2024 161
Phil Knight - người đàn ông với nụ cười thân thiện và là chủ nhân của đế chế tỷ đô Nike, nơi sản xuất những đôi giày được sử dụng nhiều nhất thế giới, được biết đến với câu chuyện khởi nghiệp từ tờ 50 đô la ông vay từ bố mình.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 820
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Rác từ chip AI tương đương "thải 13 tỷ iPhone mỗi năm"
05.11.2024 136
Theo nghiên cứu được công bố ngày 30/10 trên Nature Computational Science, sự bùng nổ của làn sóng AI sẽ làm tăng tổng lượng rác thải điện tử toàn cầu từ 3% đến 12% vào năm 2030

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3468
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.