Thúc đẩy dự án thành công với phần mềm quản lý tiến độ dự án

Thúc đẩy dự án thành công với phần mềm quản lý tiến độ dự án
05.04.2024 747

Quản lý tiến độ là nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu góp phần tạo nên thành công của dự án. Phần mềm quản lý tiến độ dự án là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp nắm được thời gian, nguồn lực triển khai để đạt kết quả tốt nhất.

I. Tầm quan trọng của quản lý tiến độ dự án

Quản lý tiến độ dự án là quá trình theo dõi dự án nhằm đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn. Quá trình này gồm có các công việc như: Lập kế hoạch tiến độ dự án, theo dõi tiến độ thực hiện, so sánh với tiến độ thực tế, tiến hành điều chỉnh các công việc để đảm bảo hoàn thành dự án đúng theo kế hoạch.

phan-mem-quan-ly-tien-do-du-an-1

Theo dõi và kiểm soát tiến độ rất quan trọng nếu muốn dự án thành công

Một dự án khó có thể thành công nếu không có tiến độ rõ ràng. Không nắm bắt và quản lý được tiến độ thực hiện công việc sẽ dẫn đến các khó khăn trong quản lý dự án như:

- Trễ deadline, tiến độ

- Không nắm được bức tranh tổng thể của dự án

- Thông tin rời rạc, chậm trễ, thiếu minh bạch

- Không kịp thời điều chỉnh khi gặp vấn đề dẫn đến dự án thất bại

Mục tiêu chính của việc quản lý tiến độ dự án là để đảm bảo dự án đi đúng hướng và đáp ứng các yêu cầu đề ra. Nó giúp xác định sớm các vấn đề tiềm ẩn, cho phép bạn thực hiện hành động khắc phục trước khi chúng trở nên nghiêm trọng. Việc theo dõi hiệu quả cũng đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan đều được cập nhật về trạng thái hiện tại của dự án, mang lại sự minh bạch và trách nhiệm giải trình.

phan-mem-quan-ly-tien-do-du-an-2

Phần mềm theo dõi tiến độ dự án là công cụ hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp.

Theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án được xem là một trong các công việc quan trọng và khó nhất đối với người quản lý. Ngày nay, với sự phát triển bùng nổ của công nghệ, “phần mềm quản lý tiến độ dự án” đã ra đời, nhằm giúp doanh nghiệp nắm bắt và kiểm soát việc triển khai dự án hiệu quả và dễ dàng hơn.

II. Lợi ích của phần mềm quản lý tiến độ dự án

Phần mềm quản lý tiến độ dự án là công cụ hỗ trợ việc theo dõi, giám sát và kiểm soát tiến độ của các dự án. Việc sử dụng công cụ này giúp cho việc quản lý dự án được chặt chẽ, hiệu quả, nhanh chóng, kịp thời. Nhà quản lý dễ dàng nắm bắt được tiến độ, dễ dàng đưa ra những điều chỉnh kịp thời đúng lúc. Nhân viên chủ động hơn trong việc thực hiện công việc của mình.

1. Cải thiện hiệu quả quản lý

Phần mềm quản lý tiến độ dự án giúp theo dõi tiến độ công việc của từng cá nhân và toàn bộ dự án một cách trực quan, dễ dàng. Nhà quản lý có thể phân công nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể cho từng thành viên, giúp mọi người nắm rõ trách nhiệm của mình. Việc giám sát thời gian thực hiện công việc cũng được thực hiện chặt chẽ, nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn. Nắm chắc tiến độ dự án cũng giúp nhà quản lý phát hiện sớm các rủi ro tiềm ẩn, và đưa ra giải pháp khắc phục kịp thời.

2. Tăng cường giao tiếp và cộng tác

Hệ thống cung cấp nền tảng để trao đổi thông tin, cập nhật tiến độ, giải đáp thắc mắc giữa các thành viên. Việc lưu trữ các tài liệu liên quan của dự án tập trung tại một nền tảng giúp mọi người dễ dàng tìm kiếm và truy cập thông tin.

phan-mem-quan-ly-tien-do-du-an-3

Họp nhóm dự án trực tuyến ngay trên nền tảng phần mềm.

Các công cụ giao tiếp hữu ích có sẵn trong phần mềm quản lý tiến độ dự án cũng giúp việc thảo luận, trao đổi nhiệm vụ giữa các thành viên trong nhóm trở nên nhanh chóng, hiệu quả hơn. Đảm bảo thông tin luôn được cập nhật kịp thời, minh bạch xuyên suốt quá trình triển khai dự án.

3. Tiết kiệm thời gian và chi phí

Phần mềm quản lý tiến độ dự án với bộ công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình nghiệp vụ lặp đi lặp lại, giúp tiết kiệm thời gian và công sức để đội nhóm có thể tập trung vào các công việc quan trọng hơn. Điều này cũng giúp hạn chế các sai sót thủ công có thể xảy ra.

Kiểm soát tiến độ cũng giúp nhà quản lý nắm được tình hình dự án và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý, tránh lãng phí.

4. Nâng cao năng lực quản lý dự án

Phần mềm có thể cung cấp dữ liệu và báo cáo về tiến độ, hiệu quả dự án. Giúp nhà quản lý đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu thực tế. Đồng thời, tăng tính chính xác khi dự đoán rủi ro tiềm ẩn, để đưa ra phương án phòng ngừa hiệu quả. Hiệu quả quản lý dự án theo thời gian cũng được cải thiện.

Ngoài ra, phần mềm quản lý tiến độ dự án còn mang lại nhiều lợi ích khác như:

- Tăng cường sự minh bạch khi mọi người đều có thể theo dõi tiến độ và thông tin dự án.

- Cải thiện khả năng thích ứng, dễ dàng điều chỉnh kế hoạch dự án khi cần thiết.

- Giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động, cạnh tranh hiệu quả hơn trong thị trường.

III. Nên lựa chọn phần mềm quản lý tiến độ dự án nào cho doanh nghiệp bạn?

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý tiến độ dự án với công năng mạnh mẽ giúp cải thiện hiệu quả triển khai dự án. Trong đó, phần mềm Bitrix24 với bộ công cụ mạnh mẽ đang được hơn 15 triệu khách hàng toàn cầu tin tưởng sử dụng.

1. Giới thiệu về Bitrix24

Bitrix24 là nền tảng quản lý tiên tiến hiện đại, cung cấp hơn 35 công cụ quản lý chuẩn quốc tế giúp đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc toàn công ty. Hệ thống hiện là một trong những nền tảng quản lý hàng đầu tại Mỹ với tính bảo mật cao và khả năng tùy chỉnh không giới hạn. Bitrix24 được rất nhiều tạp chí quốc tế và trong nước như: Forbes, PCMag, VNExpress, Cafebiz… đánh giá cao về khả năng quản lý, cộng tác và kết nối nhân sự.

2. Một số tính năng nổi bật của Bitrix24

2.1. Tạo và quản lý nhóm dự án

Bạn có thể tạo các nhóm dự án với đầy đủ không gian cụ thể để thảo luận, chia sẻ tài liệu, làm việc nhóm cho từng dự án khác nhau. Điều này giúp bạn quản lý tiến độ dự án hiệu quả hơn, cho dù đang thực hiện nhiều dự án cùng một lúc.

phan-mem-quan-ly-tien-do-du-an-7

Giao diện quản lý dự án theo từng nhiệm vụ con trong phần mềm.

2.2. Phân công và quản lý thời hạn nhiệm vụ

Với Bitrix24, bạn dễ dàng chia nhỏ dự án nhiều nhiệm vụ, và chia nhỏ một nhiệm vụ phức tạp thành một nhóm các nhiệm vụ con với đầy đủ thông tin và thời hạn cho mỗi nhiệm vụ. Đây là một cách hiệu quả để kiểm soát và hoàn thành công việc dễ dàng hơn. Nhà quản lý có thể nhanh chóng nhận biết công việc nào đang bị chậm trễ để có phương án điều chỉnh phù hợp.

phan-mem-quan-ly-tien-do-du-an-4

Giao nhiệm vụ dễ dàng nhanh chóng.

2.3. Theo dõi tiến độ thực hiện dự án

Hệ thống cung cấp cái nhìn toàn cảnh về sự tiến triển của các dự án, giúp xác định điểm trì hoãn để xử lý kịp thời, mà không cần phải kiểm tra một loạt giấy tờ, tài liệu phức tạp. Thông tin về dự án (trạng thái, người chịu trách nhiệm, mối quan hệ theo thời gian) có thể được xem bằng biểu đồ Gantt hoặc bảng Kanban, giúp bạn dễ dàng nắm bắt tiến độ một cách kịp thời.

phan-mem-quan-ly-tien-do-du-an-5

Phần mềm quản lý tiến độ dự án với biểu đồ Gantt.

2.4. Giám sát thực hiện theo thời gian thực

Người sử dụng có thể nhận thông báo về mọi hoạt động liên quan đến dự án, và cập nhật tiến độ dự án một cách nhanh chóng. Hệ thống tự động gửi các thông báo nhắc nhớ, để bạn không bỏ lỡ bất kỳ cập nhật quan trọng nào liên quan đến dự án.

phan-mem-quan-ly-tien-do-du-an-8

Thông báo liên quan đến dự án được tự động gửi bởi hệ thống.

2.5. Báo cáo nhiệm vụ và dự án

Bạn có thể xem danh sách các dự án đã và đang thực hiện (thời gian, nguồn lực, trạng thái…). Nhận các báo cáo công việc và theo dõi hiệu suất làm việc của cả nhóm. Tất cả các báo cáo có thể dễ dàng xuất sang file Excel.

phan-mem-quan-ly-tien-do-du-an-6

Các báo cáo về dự án có thể được tìm kiếm dễ dàng với bộ lọc thông minh.

Quản lý tiến độ dự án là một phần thiết yếu của quản lý dự án. Nó đảm bảo rằng dự án luôn đi đúng hướng, đáp ứng các mục tiêu và mang lại giá trị cho các bên liên quan. Sử dụng phần mềm quản lý tiến độ dự án có thể giúp bạn kiểm soát công việc, thời gian và tiến độ hiệu quả, góp phần đem đến một dự án thành công.


★★★★★
★★★★★
5/5 - (3 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
8 cách cải thiện hiệu quả quy trình làm việc nhóm
26.04.2024 559
Quy trình làm việc nhóm ngày càng trở thành một yêu cầu thiết yếu trong các tổ chức để triển khai công việc hiệu quả hơn. Các chuyên gia của Bitrix24 - nền tảng quản lý 4.0 hàng đầu thế giới đã gợi ý 8 cách giúp bạn nâng cao năng suất tổng thể của cả nhóm.
Thúc đẩy dự án thành công với phần mềm quản lý tiến độ dự án
05.04.2024 748
Quản lý tiến độ là nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu góp phần tạo nên thành công của dự án. Phần mềm quản lý tiến độ dự án là công cụ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp nắm được thời gian, nguồn lực triển khai để đạt kết quả tốt nhất.
Gợi ý 7 phần mềm giao việc hiệu quả cho 2024
01.03.2024 301
Phần mềm giao việc - giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết bài toán vận hành trong thời kỳ chuyển đổi số. Với khả năng giao việc chi tiết, theo dõi tiến độ, liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban, phần mềm giao việc giúp doanh nghiệp tối ưu năng suất lao động, tiết kiệm chi phí vận hành.
Phần mềm quản lý quy trình công việc: giải pháp giúp tăng năng suất doanh nghiệp
19.10.2023 486
Phần mềm quản lý quy trình công việc là một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và tăng cường hiệu suất làm việc.
Phần mềm quản lý công việc: lợi ích và top 7 ứng dụng hiệu quả nhất
11.10.2023 703
Phần mềm quản lý công việc đã trở thành một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa hiệu suất và tổ chức công việc một cách hiệu quả.
Khó khăn trong quản lý công việc, giao việc và phê duyệt công văn giấy tờ đâu là giải pháp cho doanh nghiệp?
15.11.2022 6349
Những tháng cuối năm 2022 - thời điểm chúng ta nhìn nhận lại kết quả hoạt động của năm cũ và có những bước cải tiến, và hoạch định chiến lược cho 2023. Để thích ứng với sự thay đổi và yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng, những thách thức từ thị trường mục tiêu, đòi hỏi doanh nghiệp cần trang bị thêm những “vũ khí mới” và nâng cấp “một cỗ xe” chạy nhanh hơn cho 2023.
Các quy trình nghiệp vụ căn bản nếu số hoá sẽ giúp doanh nghiệp tăng tốc tới 120%
26.10.2022 1145
Tự động hoá quy trình nghiệp vụ là mong muốn của bất kỳ tổ chức nào trong giai đoạn chuyển đổi số. Các công việc lặp đi lặp lại hoặc đã được triển khai theo các bước nhất định đều có khả năng số hoá để dễ dàng quản lý và theo dõi tiến trình, tiết kiệm nguồn lực nhân sự.
Giải pháp quản lý công việc cho những tập đoàn hàng đầu!
23.09.2022 1857
Vitranet24 cung cấp phần mềm quản lý công việc chuyên biệt, được đúc rút từ kinh nghiệm triển khai cho những tập đoàn hàng đầu như Ngân hàng ACB, Tập đoàn NutiFood, Bộ Công Thương, Ngân hàng VIB,…chúng tôi nhận thấy 1 khó khăn chung của các đơn vị thường liên quan và rất quan tâm, tới các vấn đề: 
10 cách quản lý công việc hiệu quả bạn nhất định cần ghi nhớ
10.08.2022 1171
Quản lý công việc vấn đề đau đầu của mỗi cá nhân, nhân sự khi đi làm vậy làm sao quản lý lý thật tốt công việc hàng ngày, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả? Đó là lý do 10 mẹo quản lý công việc sau đây sẽ là "bí kíp" vô cùng hữu ích cho bạn.
CÁC BƯỚC DỄ DÀNG ĐỂ THIẾT LẬP KẾ HOẠCH HOÀN HẢO CHO MỘT DỰ ÁN
01.03.2022 1755
Việc lên kế hoạch hiệu quả cho một dự án là điều kiện tiên quyết cho sự thành công trong quy trình làm việc của một doanh nghiệp. Điều này cho phép từng cá nhân hiểu được họ phải phải nỗ lực ra sao, sử dụng nguồn lực như thế nào để đạt được mục tiêu đã đề ra. Các đối tác của bạn có thể sẽ dựa vào những điều kiện này để quyết định xem có hỗ trợ dự án hay không. Bài viết sẽ giúp bạn tìm ra được phương thức dễ dàng nhất để có thể lập ra cho riêng mình một kế hoạch hoàn hảo.
QUY TRÌNH TỰ ĐỘNG HOÁ VỚI E-OFFICE VITRANET24
29.01.2022 1558
Trong bài viết hôm nay hãy cùng tìm hiểu cách xây dựng quy trình tự động hoá cho nhiệm vụ trên E-Office Vitranet24, giải pháp văn phòng điện tử được xây dựng trên nền tảng quản trị doanh nghiệp hàng đầu thế giới Bitrix24.
Quản lý công việc và giao việc trên Hệ thống E-Office Vitranet24
12.01.2022 1688
Với phần mềm E-Office Vitranet24, công việc quản lý sẽ không chỉ dừng lại ở quản lý văn bản giấy tờ, tài liệu đơn thuần mà giờ đây đây sẽ là trợ thủ đắc lực trong việc điều hành hoạt động của doanh nghiệp nhờ vào các công cụ hỗ trợ quản lý công việc và giao việc.
Lợi ích của phần mềm quản lý công việc hàng ngày là gì?
22.12.2021 1710
Doanh nghiệp có cơ cấu quản lý công việc rõ ràng sẽ có nhiều dự án thành công đáp ứng được mục tiêu ban đầu hơn 38% so với những doanh nghiệp chưa tối ưu được quy trình quản lý và 77% các dự án có hiệu suất cao hơn khi sử dụng phần mềm quản lý. Các phần mềm quản lý công việc hàng ngày đã mang lại lợi ích gì để cải thiện hiệu suất làm việc cao đến như vậy?
Phương pháp khoa học giúp việc quản lý công việc trở nên hiệu quả
16.12.2021 1412
Theo nghiên cứu chỉ ra rằng, tiến độ thực hiện công việc nhanh hay chậm, sai sót có xảy ra nhiều hay ít phần lớn phụ thuộc vào kỹ năng sắp xếp công việc tốt. Việc quản lý luồng công việc hiệu quả sẽ giúp bạn Thúc đẩy động lực, chủ động xử lý các tình huống phát sinh, nâng cao hiệu quả làm việc mà không phải loay hoay trong một núi công việc chồng chất. 
Quản trị dự án – Giải pháp nào giúp đạt hiệu quả tối ưu và thúc đẩy thành công?
25.11.2021 1312
Bạn đã quá mệt mỏi vì những căng thẳng trong quá trình quản trị dự án? Bạn cần có cái nhìn tổng thể về dự án đồng thời vẫn để mắt được chi tiết tới từng công việc và nhân sự trong dự án? 
Quản lý
Số hóa các quy trình công việc với E-Office Vitranet24
23.05.2024 93
Có rất nhiều quy trình có thể được số hóa với E-Office Vitranet24. Dưới đây là một số quy trình tiêu biểu mà doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 320
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Khai thác AI để vận hành xuất sắc trong sản xuất
20.05.2024 107
Trong kỷ nguyên sản xuất hiện đại, việc tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) vào các quy trình vận hành đã trở thành một chiến lược then chốt để đạt được Hoạt động xuất sắc và tối đa hóa các phương pháp Lean Six Sigma.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2971
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.