Phần mềm quản lý công việc đã trở thành một công cụ quan trọng giúp tối ưu hóa hiệu suất và tổ chức công việc một cách hiệu quả.

I. Lợi ích của phần mềm quản lý công việc

1. Tăng hiệu suất làm việc

Phần mềm quản lý công việc giúp bạn xác định và ưu tiên nhiệm vụ, từ đó tối ưu hóa thời gian làm việc và hoàn thành công việc đúng thời hạn. Bạn có thể theo dõi tiến độ một cách dễ dàng và tập trung vào công việc quan trọng nhất.

2. Tổ chức công việc hiệu quả

Phần mềm này cho phép bạn tạo danh sách công việc, phân loại chúng theo dự án, và theo dõi tiến độ từng nhiệm vụ. Điều này giúp bạn duyệt qua các công việc một cách hiệu quả và tránh việc bỏ sót nhiệm vụ quan trọng.

3. Lưu trữ dữ liệu an toàn

Các hệ thống phần mềm doanh nghiệp thường cung cấp tính năng lưu trữ và sao lưu dữ liệu, đảm bảo rằng bạn không bao giờ mất thông tin quan trọng liên quan đến công việc.

4. Tăng tương tác, làm việc nhóm

Những ứng dụng quản lý là giải pháp giúp tăng cường khả năng tương tác, liên kết làm việc theo nhóm giữa các cá nhân và nhiều bộ phận trong công ty. Nhân sự có sự kết nối và dễ dàng nhận thông tin trên nền tảng theo dõi công việc.

5. Quản lý tài liệu khoa học

Dễ dàng lưu trữ, quản lý và tìm kiếm các văn bản liên quan đến công việc đang xử lý, vì mọi tài liệu bạn cần hiện đều nằm trên một nền tảng duy nhất.

II. Top 7 phần mềm quản lý công việc hiệu quả nhất cho doanh nghiệp

Dưới đây là danh sách 7 phần mềm quản lý công việc được các doanh nghiệp tin dùng nhiều nhất.

1. Phần mềm quản lý công việc Bitrix24

Bitrix24 là một phần mềm quản lý công việc đa năng với nhiều tính năng mạnh mẽ. Hầu hết các giải pháp quản lý hiện nay chỉ đơn giản cung cấp một danh sách công việc (to-do list). Còn Bitrix24 cung cấp các công cụ với đầy đủ tính năng cho phép tạo phòng ban và nhóm làm việc, tự động hóa quy trình làm việc, quản lý tài liệu, tạo và giao việc, theo dõi tiến độ công việc…

Người quản lý có thể dễ dàng theo dõi công việc được giao cho cấp dưới, và xuất báo cáo hiệu suất công việc.

Nhiệm vụ và tác vụ có thể được xem trong bảng Kanban, hoặc biểu đồ Gantt, với các thông tin về trạng thái, người chịu trách nhiệm và mối quan hệ theo thứ tự thời gian. Điều này giúp người quản lý có thể nhìn thấy một bức tranh đầy đủ về sự tiến triển của các dự án, giúp xác định sự trì hoãn tiềm năng hay đang tồn tại, mà không cần phải kiểm tra một loạt giấy tờ, tài liệu phức tạp. Một công việc được tạo ra có thể được chỉnh sửa trực tiếp từ bảng hoặc biểu đồ Gantt.

Thiết lập một deadline, thêm một tác vụ hay bất kỳ hoạt động thay đổi nào đều có thể tiến hành một cách nhanh chóng, và các thông báo thay đổi cũng được tự động gửi đến tất cả người tham gia.

2. Ứng dụng theo dõi công việc Trello

Trello là ứng dụng quản lý theo dõi, checklist công việc khá phổ biến với mọi người. Với thiết kế tối giản, cách dùng đơn giản, cá nhân và đội nhóm có thể dễ theo dõi luồng công việc, phân chia nhiệm vụ, cộng tác trên Trello.

Giao diện của Trello giống như những tờ giấy note, vì vậy mà sử dụng rất dễ dàng hàng ngày. Đáp ứng những tính năng cơ bản như chia việc, ghi chú và quản lý tiến độ dự án.

Có thể sử dụng trên đầy đủ thiết bị phổ biến như di động, PC, laptop…

3. Phần mềm theo dõi tiến độ Jira

Jira là một công cụ quản trị công việc, dự án hiệu quả và được đánh giá cao với các tính năng chuyên sâu và khả năng tích hợp mạnh mẽ, tuy nhiên chi phí sử dụng khá cao. Phần mềm này có thiết kế đặc biệt tập trung về chức năng quản lý và xử lý lỗi hoặc vấn đề trong một dự án, phù hợp nhất với các công ty công nghệ.

Với Jira, người sử dụng có thể lên kế hoạch, theo dõi tình trạng dự án, công việc. Jira cũng cung cấp nhiều loại báo cáo với các loại biểu đồ khác nhau. Tuy nhiên, giao diện hệ thống này được thiết kế khá phức tạp, sử dụng hơi khó khăn.

4. Công cụ quản trị công việc Microsoft Teams

Microsoft Teams là một phần mềm nhóm thuộc hệ sinh thái Office 365, đây là công cụ tích hợp với nhiều tính năng như: chat, video call, họp, chia sẻ tài liệu… Mọi quy trình công việc đều được tự động hóa từ việc tạo lịch làm việc, ghi chú... kết hợp với các file ghi màn hình, ghi âm và bình luận trực tiếp.

Liên kết được với nhiều công cụ khác nhau thuộc Office 365, dễ dàng tích hợp để chia sẻ và truyền file dữ liệu.

5. Ứng dụng Asana

Asana là một trong những phần mềm quản lý công việc được tin dùng, với khả năng quản lý dự án, lịch trình và nhiệm vụ. Nó cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ cho việc theo dõi tiến độ và tương tác giữa các thành viên trong dự án.

Giao diện của Asana khá dễ nhìn, khoa học và đầy đủ thông tin. Dễ dàng thêm công việc, sắp xếp mức độ ưu tiên và thời gian hoàn thành công việc theo tầm quan trọng.

6. Công cụ quản lý Monday.com

Monday.com là một nền tảng quản trị công việc linh hoạt và dễ tùy chỉnh. Nó cho phép bạn tạo bảng làm việc theo cách bạn muốn và theo dõi tiến độ một cách chi tiết.

Monday.com tích hợp nhiều công cụ mạnh mẽ giúp người dùng dễ dàng lập kế hoạch, nhiệm vụ theo quy trình của dự án. Danh sách nhiệm vụ có thể điều chỉnh và phân công cho từng thành viên trong nhóm.

7. Nền tảng quản lý dự án Wrike

Wrike là phần mềm quản lý và cộng tác dự án, tích hợp các nhiệm vụ, cuộc trò chuyện và email vào kế hoạch thực của dự án. Phần mềm Wrike với đầy đủ các tính năng như: tạo công việc thông minh, chia việc, bình luận, liên kết nhiệm vụ với các dự án, lên thời gian và thời điểm hoàn thành. Công cụ giao việc còn hỗ trợ lên kế hoạch và theo sát tiến độ dự án của các phòng ban. Nhiều dạng biểu đồ báo cáo thời gian thực, báo cáo tiến độ công việc.

III. Kết luận

Trên đây là những thông tin hữu ích xoay quanh các phần mềm quản lý công việc hiệu quả. Mong rằng với những thông tin, trên bạn sẽ lựa chọn được phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.

Nếu bạn muốn được tư vấn cụ thể và triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp Bitrix24 để hỗ trợ việc quản lý công việc trong tổ chức, hãy liên hệ ngay với Vitranet24 qua hotline: 024.3217.1617 - 028.7309.6077. Các chuyên gia của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ bạn!