HRIS là gì?
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) có thể theo dõi thông tin như sau:
• Lịch chung
• Biểu đồ vắng mặt
• Quản lý tài liệu
• Lưu trữ hồ sơ cá nhân
• Yêu cầu nghỉ phép
• Lập kế hoạch khối lượng công việc
• Quản lý dự án
HRIS cũng có thể cung cấp một mạng xã hội riêng và cho phép truy cập cho nhân viên thông qua một cổng thông tin nhân viên.
Sự khác biệt giữa Phần mềm HRMS và phần mềm HRIS là HRMS cho phép thu thập thông tin định tính và HRIS thu thập thông tin định lượng. Cả hai đều quan trọng như nhau đối với việc quản lý nhân viên.
Payroll (Lương bổng)
Quản lý bảng lương trong một công ty luôn là một nhiệm vụ khó khăn. Có nhiều loại phần mềm khác nhau có thể sử dụng để hỗ trợ trong mảng này. Sử dụng Hệ thống quản lý nguồn nhân lực bao gồm nền tảng trả lương cho phép sử dụng thông tin trong các lĩnh vực khác của Hệ thống thông tin nguồn nhân lực. Một số lợi ích chính của việc sử dụng phần mềm biên chế này là:
• Giảm lỗi
• Tăng độ chính xác
• Cho phép tuân thủ
• Tiết kiệm thời gian
• Giảm chi phí từ việc không phải thuê ngoài
• Cho phép tính chính xác trong các khoản khấu trừ cần thiết
• Lưu trữ thông tin quan trọng
Đồng hồ thời gian
Để luôn kiểm soát, theo dõi cách nhân viên dành thời gian của họ khi làm việc là mottj thách thức đối với nhà quản lý doanh nghiệp. Việc có một phần mềm HR Time Clock sẽ giúp thực hiện công việc này dễ dàng và đơn giản hơn rất nhiều. Với quản lý đồng hồ thời gian nhân sự, bạn có thể:
• Xác định thời gian bắt đầu làm việc của nhân viên
• Biết khi nào nhân viên hoàn thành công việc
• Tính số giờ làm việc
• Biết khi nào nhân viên ở trong hoặc ngoài nơi làm việc
• Đặt các hạn chế như nơi nhân viên có thể truy cập phần mềm (hạn chế IP)
• Cung cấp một nền tảng cho nhân viên bấm và thoát đồng hồ
• Sử dụng thông tin được cung cấp để xác định số lần nhân viên đến trễ hoặc vắng mặt
• Tùy chỉnh phần mềm để đáp ứng nhu cầu cụ thể của công ty
Chức năng đồng hồ thời gian của phần mềm nhân sự có thể dễ dàng được tích hợp với nền tảng bảng lương, cho phép chức năng liền mạch của cả hai phân khúc phần mềm.
Phần mềm quản lý hiệu suất nhân sự:
Một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất mà quản lý trong một công ty phải đối mặt là theo dõi hiệu suất của nhân viên. Ngay cả chủ doanh nghiệp nhỏ cũng có thể thấy đây là một thách thức. Với Phần mềm quản lý hiệu suất nguồn nhân lực, tất cả các thông tin quan trọng cần thiết để đánh giá hiệu suất có thể được thu thập để phân tích chính xác. Có rất nhiều chỉ tiêu trong một công ty có thể hỗ trợ nhu cầu về loại phần mềm này, chẳng hạn như:
• Nhân viên không hài lòng với hệ thống hiệu suất hiện tại đang được sử dụng
• Lãng phí thời gian khi cố gắng hoàn thành đánh giá hiệu suất
• Hệ thống hiện đang được sử dụng quá phức tạp. Có nghĩa là nó đang sử dụng một bộ sưu tập các tài liệu in và hoàn thành các bảng tính
• Công ty đang phải chịu chi phí luân chuyển nhân công cao vì không hài lòng
• Nhân viên không đáp ứng thời hạn hoặc mục tiêu
• Hệ thống hiện tại không cung cấp dữ liệu đáng tin cậy để đưa ra quyết định quan trọng, như khi nào nên thăng chức cho nhân viên hoặc khi nào sa thải một cá nhân.
Bằng cách có thể truy cập dữ liệu bằng Hệ thống nhân sự cho thấy hiệu suất của nhân viên và khả năng đáp ứng mục tiêu của họ, nó phục vụ một số mục đích quan trọng như:
• Xác định điểm yếu và điểm mạnh của nhân viên
• Quyết định phòng ban nào trong công ty là phù hợp nhất cho mỗi nhân viên
• Có thể xác định những kỹ năng nào có thể thiếu và liệu có cần thêm nhân viên được trang bị tốt hơn những kỹ năng đó không
• Giúp quản lý tiếp cận và hỗ trợ nhiều hơn cho nhân viên của họ.
PHẦN MỀM QUẢN LÝ HIỆU SUẤT
Phần mềm quản lý hiệu suất là một thành phần cực kỳ quan trọng của phần mềm Nhân sự.
Mô-đun phần mềm nhân sự này cho phép quản lý tự động hóa một số nhiệm vụ thiết yếu khác nhau. Tất cả các dữ liệu về hiệu suất có thể được thu thập để cung cấp thông tin “trong chớp mắt”. Điều này cung cấp một cách nhanh chóng để sử dụng dữ liệu này nhằm đưa ra các quyết định.
Phần mềm quản lý hiệu suất có thể được sử dụng để tạo lịch trình đánh giá hiệu suất. Một trong những lợi ích của việc này là để tổ chức tốt hơn.
Đánh giá ngang hàng cũng có thể được tạo ra. Người đánh giá sẽ có thể sử dụng giao diện mà phần mềm tạo ra để hướng dẫn họ thực hiện theo quy trình.
Nhiều công ty có nhu cầu tùy chỉnh các nhiệm vụ quản lý hiệu suất của họ. Với sự lựa chọn đúng đắn của phần mềm quản lý hiệu suất, điều này nhanh chóng được thực hiện. Các giá trị và mục tiêu của công ty có thể trở thành nền tảng để tạo ra các kịch bản trong đánh giá hiệu suất.
Phần mềm tuyển dụng
Quá trình tuyển dụng cho bất kỳ công ty nào đều tốn thời gian và chi phí tiền ở các cấp độ khác nhau. Sử dụng một nguồn tài nguyên có giá trị như phần mềm tuyển dụng nhân sự giải quyết cả hai vấn đề trên. Những điều hệ thống nhân sự này làm được là cho phép tự động hóa các trách nhiệm đi kèm với thuê nhân viên.
Sử dụng phần mềm tuyển dụng đúng cách cho phép quản lý:
• Sử dụng đúng nguồn để tuyển dụng
• Tham gia với các ứng viên tiềm năng
• Cung cấp dữ liệu cần thiết để đưa ra lựa chọn nhân viên phù hợp
• Hợp lý hóa quy trình tuyển dụng
Điều mà một số công ty không nhận thấy là tuyển dụng nhân viên là một quá trình hai chiều. Không chỉ ứng viên cho công việc phải gây ấn tượng với nhà tuyển dụng, mà công ty còn phải tạo thiện cảm tốt với ứng viên. Phần mềm tuyển dụng thiết lập công ty để có thể làm được điều này. Loại phần mềm này có thể cung cấp cho các công ty khả năng:
• Xác định các vị trí công việc cần tuyển trong công ty
• Thiết lập các kỹ năng cần thiết cho một vị trí
• Tích hợp với các mạng xã hội
• Phần mềm phục vụ như một công cụ có giá trị cho nhân viên tuyển dụng sử dụng để tự động hóa nhiều nhiệm vụ của họ, điều mà trước đây họ phải mất nhiều thời gian hơn để giải quyết các ứng viên trên cơ sở từng người một.
Đối với các ứng viên:
• Nó có thể giúp phác thảo rõ ràng vị trí có sẵn
• Cho phép họ nhập thông tin
• Cập nhật thông tin họ đã cung cấp.
Phần mềm quản lý nhân tài
Khu vực này của Hệ thống nhân sự cũng đóng một vai trò quan trọng trong các trách nhiệm nhân sự. Ở đây tập trung vào các mục tiêu dài hạn của công ty liên quan đến vai trò về mặt con người có thể đóng góp cho việc này.
Phần mềm này sẽ cho phép bộ phận nhân sự hợp lý hóa quy trình tuyển dụng. Biết được tài năng nào là cần thiết cho các mục tiêu dài hạn của công ty và thiết lập các vành đai phân loại nhân viên có thể thực hiện các mục tiêu này.
Sự phát triển là một mục đích khác của phần mềm quản lý nhân tài. Thường thì nhân tài có mặt trong một công ty không được chú ý. Phần mềm sẽ loại bỏ điều này, cho phép phát triển và thực hiện các chiến lược, quản lý sau đó có thể giúp nhân viên nâng cao tài năng của họ vì lợi ích của công ty.
Một lợi ích khác của phần mềm này là giữ lại nhân sự. Nó có thể giúp xác định nhu cầu hiện tại cũng như tương lai của công ty. Với các phân tích trên, quản lý sau đó có thể tập trung vào việc giữ chân nhân viên phù hợp với nhu cầu của công ty.
Phần mềm quản lý nhân tài có thể bao gồm nhiều thành phần khác nhau như:
• Quản lý tuyển dụng
• Quản lý hiệu suất
• Lập kế hoạch thành công
• Học hỏi và phát triển
• Quản lý bồi thường
Phân khúc phần mềm nhân sự đặc biệt này có thể theo dõi từng nhân viên cho từ khi họ làm việc cho đến khi họ rời công ty.
Báo cáo phần mềm nhân sự
Bất kể quy mô của một công ty lớn bao nhiêu đều được yêu cầu phải có các loại báo cáo khác nhau. Khi nói đến nguồn nhân lực, bộ phận này có trách nhiệm đặt ra cho việc lưu trữ báo cáo. Điều này có thể làm các quản lý cảm thấy chán nản, tùy thuộc vào số lượng nhân viên nhiều hay ít. Một tài nguyên như báo cáo trong Phần mềm Nhân sự có thể giúp bộ phận Nhân sự theo nhiều cách, chẳng hạn như:
• Nó có thể tạo các báo cáo dễ đọc dựa trên dữ liệu chính xác
• Chúng có thể được sử dụng cho mục đích phân tích để giúp quản lý ra quyết định
• Theo dõi tất cả các thông tin quan trọng của nhân viên
• Báo cáo tốt có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
Có rất nhiều loại báo cáo mà một công ty cần phải có để duy trì hoạt động kinh doanh cũng như phát triển doanh nghiệp. Một số loại báo cáo phổ biến là:
• Báo cáo thông tin nhân viên như ngày công, hiệu suất, lịch sử nhân viên
• Báo cáo bảng lương
• Báo cáo quy hoạch
• Dữ liệu vị trí công việc như đánh giá, doanh thu, mở rộng
• Báo cáo kỹ năng
• Báo cáo kế hoạch hưu trí
• Báo cáo ngân sách
• Báo cáo Gantt
• Báo cáo trạng thái
• Báo cáo an toàn nơi làm việc
Mỗi loại báo cáo được tạo bởi phần mềm HR dựa trên thông tin có thể được thu thập từ các mô-đun khác trong ứng dụng phần mềm HRMS.
PHẦN MỀM NHÂN SỰ TRÊN NỀN TẢNG CÁ NHÂN HAY TRÊN ĐÁM MÂY TỐT HƠN?
Khi đã quyết định sử dụng công cụ có giá trị như phần mềm nhân sự, điều tiếp theo được đưa ra là liệu có nên truy cập thông qua nền tảng cá nhân hay qua đám mây hay không. Để đưa ra quyết định, đó phải là thông tin dựa trên các trường hợp quan trọng khác nhau đối với công ty, chẳng hạn như:
• Chi phí cài đặt phần mềm
• Phương pháp nhanh nhất để thiết lập
• Cái nào an toàn nhất?
• Cái nào đáng tin cậy nhất?
Sau khi giải quyết các câu hôi trên, chúng ta sẽ đi đến phương pháp nào là phù hợp nhất cho chính công ty.
Lợi ích của phần mềm nhân sự nền tảng cá nhân
Mặc dù nhiều người thích sử dụng trên đám mây cho các ứng dụng kinh doanh, việc sử dụng phần mềm nhân sự nền tảng cá nhân cũng có các lợi ích của nó như:
• Có thể lựa chọn các tính năng
• Có nhiều lựa chọn với các nhà cung cấp
• Tùy biến phần mềm
• Quyền truy cập bị hạn chế đối với bên thứ ba giúp tăng cường bảo mật dữ liệu
• Không có phí đăng ký
• Giao diện dễ sử dụng
Lợi ích của phần mềm nhân sự trên nền tảng đám mây
Ứng dụng đám mây của phần mềm nhân sự cung cấp rất nhiều lợi ích, chẳng hạn như:
• Nhanh chóng đem lại kết quả
• Đầu vào hạn chế từ các chuyên gia CNTT là bắt buộc
• Hầu như đã đượ xây dựng hoàn chỉnh và hoạt động được ngay, vì vậy không cần thêm tài nguyên
• Không cần cơ sở hạ tầng
• Người dùng thân thiện,dành ít thời gian cho việc đào tạo.
Chọn phần mềm nhân sự tốt nhất
Chọn phần mềm tốt nhất sẽ bao gồm việc sử dụng thương hiệu cụ thể nào cũng như cách truy cập phần mềm đã được đề cập trên đám mây hoặc các trên nền tảng cá nhân. Sau đây là một số yếu tố cần lưu ý khi đưa ra lựa chọn.
• Phần mềm nhân sự có sở hữu các công cụ nhân sự cốt lõi như HRMS và HRIs không?
• Có bao gồm hệ thống quản lý nhân tài hay không?
• Khả năng tiếp cận và dễ sử dụng
• Yếu tố chi phí so với giá trị
• Chức năng
• Có chỗ cho sự phát triển của công ty trong phần mềm không?
• Những ứng dụng hỗ trợ khách hàng có sẵn là gì?
Phần mềm tốt nhất sẽ có thể cung cấp cơ hội cho:
• Tối giản công việc bàn giấy và tự động hóa hơn
• Thu thập dữ liệu nhanh hơn với ít lỗi hơn và độ tin cậy cao hơn
• Giảm chi phí nhân sự cho phòng nhân sự
• Tổ chức thu thập dữ liệu chính xác
• Môi trường làm việc tốt hơn cho cả nhân viên nhân sự cũng như tất cả nhân viên bao gồm cả quản lý
Phần mềm nhân sự chất lượng tốt có khả năng hỗ trợ công ty thành công và tiếp nối sự phát triển của công ty. Tất cả đều được thực hiện thông qua tự động hóa, tiết kiệm thời gian, chi phí và độ chính xác của dữ liệu.
Tham khảo
Bitrix24 - Hệ thống quản lý nhân sự và công việc số 1 hiện nay! Giải pháp được hơn 5 triệu đơn vị sử dụng.
Bạn sẽ có thêm công cụ quản lý đắc lực để phát triển đội ngũ của mình.
(Nguồn: Biên tập từ Bitrix24)
Tiếng Anh
Tiếng Việt
344
Xem chi tiết
