Kế hoạch là gì? Việc đảm bảo kế hoạch có tác động như thế nào tới sự tồn vong của doanh nghiệp?

Kế hoạch là gì? Việc đảm bảo kế hoạch có tác động như thế nào tới sự tồn vong của doanh nghiệp?
30.03.2021 767
Trong một tổ chức, việc lên kế hoạch cũng giống như việc phác thảo một bản vẽ của một kiến trúc sư. Để doanh nghiệp đi theo đúng mục tiêu đề ra, các bản kế hoạch cần phải được lên một cách chi tiết, tỉ mỉ để các phòng ban/bộ phận chuyên trách hiểu rõ và triển khai. Doanh nghiệp có thành hay bại xuất phát từ những bản kế hoạch đề ra. Vậy kế hoạch là gì? Tại sao việc lập kế hoạch lại tác động đến sự tồn vong của doanh nghiệp?


Kế hoạch là gì?

Kế hoạch là tập hợp những hoạt động, công việc được thể hiện bằng danh sách, sơ đồ, bảng biểu, được sắp xếp theo trình tự nhất định. Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai.

Việc triển khai kế hoạch trong tổ chức cần đáp ứng yêu cầu nào?

Phương pháp 5W1H2C5M được coi như “xương sống” cơ bản để định hình được mục tiêu kế hoạch, cách xây dựng bản kế hoạch và quan trọng nhất là cần làm những gì để thực hiện bản kế hoạch quản trị đó. Phương pháp bao gồm 4 bước chính:



Bước 1: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (Why)
: Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

Bước 2: Xác định nội dung công việc (What): Công việc đó là gì và các bước, công đoạn thể thực hiện công việc đó. Cốt lõi của nội dung công việc là tác động vào đối tượng như thế nào thông qua việc xác định 3W (where, when, who). Trong đó:
- Where (Địa điểm, không gian thực hiện kế hoạch): nơi bố trí, tập kết nguồn lực thực hiện kế hoạch
- When (Thời gian thực hiện kế hoạch): Thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, thời gian điều chỉnh thực hiện kế hoạch. Cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc như công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp.
- Who (Chủ thể, đối tượng thực hiện kế hoạch): Gồm chủ thể thực hiện kế hoạch, chủ thể phối hợp, hỗ trợ thực hiện kế hoạch, chủ thể kiểm tra, giám sát, báo cáo thực hiện kế hoạch và chủ thể chịu trách nhiệm cho kế hoạch. Cùng với việc lập kế hoạch, thì cần phải theo dõi kế hoạch đã đặt ra nhất là đối với kế hoạch có sự tham gia của nhiều người, nhiều bộ phận thì phải có người theo dõi và kết nối từng đơn vị lại với nhau.

Bước 3: Xác định phương thức, cách thức tiến hành (How): Gồm tài liệu, cẩm nang hướng dẫn, chỉ dẫn thực hiện cho từng công việc, từng bước. Tiêu chuẩn của công việc, cách thức vận hành máy móc. Điều quan trọng là phải có dữ liệu, thông tin để xây dựng kế hoạch. Có thể là:
- Các công việc trong kế hoạch dài hạn trước đó
- Các công việc còn tồn cần phải giải quyết
- Các công việc mới phát sinh, giao thêm

Bước 4: Xác định việc tổ chức thực hiện, phân bổ nguồn lực (control, check) gồm: xác định phương pháp kiểm soát và kiểm tra và đặc biệt là phải xác định cho được nguồn lực thực hiện 5M (gồm nguồn nhân lực, tài lực (tiền bạc), vật lực (nguyên liệu, hệ thống cung ứng, hệ thống máy móc, công nghệ) và phương thức, phương pháp làm việc (những nguyên tắc, quy trình, quy cách tiến hành).

Vì sao cần tuân thủ và triển khai đúng kế hoạch đã đề ra?

- Hiểu rõ được mục đích, kết quả của công việc bạn đang thực hiện, tránh đi sai hướng hoặc không chắc chắn có thực hiện được đúng yêu cầu đề ra hay không?
- Làm chủ được công việc của mình. Việc lên kế hoạch trước giúp chúng ta tự chủ được về thời gian, không bị động , chúng ta có sự chuẩn bị tốt nhất để làm tốt được việc đó.
- Việc lập kế hoạch tốt giúp bạn có tư duy hoạch định chiến lược, khả năng bao quát vấn đề và có khả năng xử lý được nhiều công việc trong một khoảng thời gian.
- Dễ dàng điều động nhân sự cùng tham gia hoặc đề xuất hỗ trợ từ phòng ban khác.
- Có cơ hội thăng tiến trong công việc.
- Có báo cáo kết quả nhanh chóng. Với bản kế hoạch đã có trong tay, ngay lập tức khi kết thúc công việc bạn đã có cơ sở để tổng kết báo cáo theo kết quả đã dự kiến trong kế hoạch.

Cùng chuyên mục
Quản trị dự án – Giải pháp nào giúp đạt hiệu quả tối ưu và thúc đẩy thành công?
25.11.2021 54
Bạn đã quá mệt mỏi vì những căng thẳng trong quá trình quản trị dự án? Bạn cần có cái nhìn tổng thể về dự án đồng thời vẫn để mắt được chi tiết tới từng công việc và nhân sự trong dự án? 
Quản lý vòng đời dự án
08.08.2021 1393
Theo kết quả đáng ngạc nhiên từ một cuộc khảo sát của tập đoàn danh tiếng toàn cầu KPMG đối với 100 doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực trên thế giới về tình hình thực tiễn của việc quản lý dự án, có tới 70% các doanh nghiệp đã gặp thất bại với ít nhất 01 dự án trong vòng 12 tháng gần nhất, và một trong những nguyên nhân chủ yếu đến từ việc những quản lý và nhóm của họ thường không được tiếp nhận một cách đầy đủ và khoa học những thông tin cần thiết trong suốt tiến trình của dự án. Tuy nhiên, việc này không phải là không thể tránh khỏi nếu như doanh nghiệp biết cách quản lý vòng đời dự án để theo dõi tiến trình công việc ngay từ những điểm bắt đầu cho đến khi kết thúc, đồng thời đảm bảo sự rõ ràng và trật tự cần thiết cho toàn bộ quy trình.
Sắp xếp công việc khoa học với tính năng hẹn lịch trên Bitrix24
07.04.2021 615
Bạn đã bao giờ gặp tình trạng lỡ hẹn, quên mất lịch hẹn, không biết cách sắp xếp lịch làm việc một cách khoa học? Với tình trạng đó, một số người chọn giải pháp tuyển trợ lý hỗ trợ về việc sắp xếp, lên lịch công việc nhưng đó vẫn là một phương pháp truyền thống và tốn nhiều chi phí. Hoặc có những người chọn giải pháp sử dụng tính năng báo thức, đánh dấu các sự kiện vào lịch bằng các ứng dụng trên điện thoại nhưng đôi khi điện thoại tiếp nhận quá nhiều thông báo và chúng ta cũng có thể lỡ hẹn. Vậy làm cách nào chúng ta vẫn tổ chức được các lịch hẹn theo như kế hoạch mà vẫn đảm bảo tiến độ công việc? Bài viết sẽ tiết lộ “chìa khoá vàng” giúp bạn xoá tan nỗi lo đó.
Kế hoạch là gì? Việc đảm bảo kế hoạch có tác động như thế nào tới sự tồn vong của doanh nghiệp?
30.03.2021 768
Trong một tổ chức, việc lên kế hoạch cũng giống như việc phác thảo một bản vẽ của một kiến trúc sư. Để doanh nghiệp đi theo đúng mục tiêu đề ra, các bản kế hoạch cần phải được lên một cách chi tiết, tỉ mỉ để các phòng ban/bộ phận chuyên trách hiểu rõ và triển khai. Doanh nghiệp có thành hay bại xuất phát từ những bản kế hoạch đề ra. Vậy kế hoạch là gì? Tại sao việc lập kế hoạch lại tác động đến sự tồn vong của doanh nghiệp?
Làm việc tại nhà có đạt kết quả như mong đợi?
16.12.2020 589
Khi đại dịch Covid-19 đang diễn ra phức tạp, nhiều công ty đang yêu cầu nhân viên tiếp tục làm việc tại nhà. Một số doanh nghiệp lựa chọn làm việc qua ứng dụng Zoom, một số khác làm việc thông qua các trang mạng xã hội để tiết kiệm chi phí nhưng nó sẽ trở thành một mớ “hỗn độn” vì có quá nhiều người tham gia vào nhóm làm việc, việc truy tìm tài liệu, ghi chú cũng sẽ bị trôi đi và phải mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm.
Quản lý công việc hiệu quả - giải pháp All in one từ Vitranet24
10.11.2020 1214
Quản lý công việc hiệu quả vấn đề đau đầu với mỗi doanh nghiệp, nhà quản lý và cá nhân. Một ngày trôi qua với hàng núi công việc cần thực hiện nhưng không thể hoàn tất. Việc nào cũng cần làm ngay, mất kiểm soát và luôn trễ hạn. Nếu bạn đang gặp tình trạng trên hãy tìm hiểu giải pháp của chúng tôi – Một công cụ cộng tác làm việc trực tuyến hiệu quả: “Linh động – Khoa học – Báo cáo đầy đủ”.
Phần mềm quản lý dự án hiệu quả
05.11.2020 1101
Quản lý dự án có lẽ là vấn đề nhức nhối đối với mỗi doanh nghiệp. Thực trạng dự án quá tải hay trễ hạn, không đảm bảo được tiến độ dự án là một vấn đề không quá mới mẻ với tất cả chúng ta. Vậy làm thế nào để lựa chọn được một phần mềm quản lý dự án hiệu quả, giúp bạn giải quyết cơ bản tất cả các khó khăn trên. Mời bạn cùng xem bài chia sẻ sau đây của chúng tôi:
6 bước quản lý tiến độ hiệu quả trong quản lý dự án
21.10.2019 8848
Theo dõi tiến độ, xây dựng và quản lý tiến độ là một trong những hoạt động khó khăn mà các nhà quản lý cần phải đối mặt và vượt qua. Để xây dựng tiến độ công việc hiệu quả, các nhà quản lý cần phải có chiến lược rõ ràng, cần thực hiện theo các bước, các cách nhằm quản lý đồng bộ dẫn đến thu được hiệu quả cao trong quản lý.
Quản lý công việc hiệu quả với 5 kỹ năng vàng cần ghi nhớ
21.10.2019 1122
Bạn áp lực với khối công việc quá lớn? Bạn chán nản vì mọi thứ cứ rối tung cả lên? Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả sẽ giúp đỡ bạn gỡ rối.
Muốn làm việc hiệu quả, đừng tin vào 4 câu nói dối “kinh điển” sau
21.10.2019 1353
Mỗi khi muốn trở thành phiên bản hoàn hảo nhất của bản thân, xung quanh bạn sẽ luôn hiện diện những lời khuyên của mọi người nhằm giúp bạn “hoàn thiện” hơn
Kỹ năng tập trung: bất cứ ai làm chủ được đều thành công cả trong công việc và cuộc sống
21.10.2019 1314
Một điều mà những người đầy tham vọng phải đối mặt đó là tập trung vào công việc của mình trong một thời gian dài mà không bị sao nhãng.
Đừng để mình thua vì báo cáo công việc, những người thăng chức nhanh đều báo cáo công việc như này
21.10.2019 1019
Một khi đã nắm được vũ khí báo cáo công việc này trong tay thì sự nghiệp của bạn đảm bảo sẽ như cá gặp nước, sẽ ngày càng được lãnh đạo trọng dụng, dẫu sao thì ai cũng thích một người cộng sự làm việc logic và giỏi tương tác.
Rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
20.10.2019 2884
Các ứng viên có kỹ năng làm việc nhóm mạnh mẽ được các nhà tuyển dụng tìm kiếm và ưu tiên vì nhiều lý do - họ thể hiện khả năng lãnh đạo, hợp tác và giao tiếp tốt. Mọi ngành công nghiệp đều cần những cá nhân có tinh thần làm việc nhóm. Làm việc theo nhóm là cần thiết cho hầu hết mọi ngành công nghiệp, từ dịch vụ kinh doanh đến công nghệ thông tin đến dịch vụ thực phẩm.
Bốn lưu ý giúp bạn sắp xếp lịch làm việc đạt hiệu quả cao
20.10.2019 1144
Lên kế hoạch cụ thể và sắp xếp những nhiệm vụ có liên quan với nhau lại để giải quyết cùng lúc sẽ giúp bạn đạt năng xuất cao trong công việc.
10 cách sắp xếp thời gian hiệu quả để phát huy tối đa hiệu suất bản thân
20.10.2019 1136
Sắp xếp thời gian hiệu quả trong xã hội ngày nay là một việc làm cần thiết khi mà mỗi người chúng ta đều bận rộn với công việc, học tập.
Quản lý
Quản trị dự án – Giải pháp nào giúp đạt hiệu quả tối ưu và thúc đẩy thành công?
25.11.2021 54
Bạn đã quá mệt mỏi vì những căng thẳng trong quá trình quản trị dự án? Bạn cần có cái nhìn tổng thể về dự án đồng thời vẫn để mắt được chi tiết tới từng công việc và nhân sự trong dự án? 

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 3810
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Bluezone ứng dụng đột phá truy vết Covid-19 và hướng đi mới cho sản phẩm công nghệ Việt?
22.02.2021 735
Trong bối cảnh dịch Covid-19 tác động mạnh mẽ, ảnh hưởng lớn đến toàn bộ hoạt động của nền kinh tế - xã hội từ đầu năm 2020 theo chiều hướng xấu, quá trình chuyển đổi số quốc gia đã diễn ra mạnh mẽ hơn, toàn diện hơn; nhất là đối với các hoạt động kinh tế, thương mại, giáo dục, văn hóa, hành chính, giao thông - vận tải... Đặc biệt, doanh nghiệp công nghệ Việt Nam đã nhanh chóng thích ứng và đối phó hiệu quả với đại dịch Covid-19.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 1354
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.