Quản trị dự án – Giải pháp nào giúp đạt hiệu quả tối ưu và thúc đẩy thành công?

Bitrix24 mang đến một giải pháp giúp vượt qua những trở ngại phổ biến thường gặp trong môi trường làm việc. Những tính năng này có mặt dưới dạng các công cụ khác nhau trong nhóm tính năng quản trị dự án trong các phiên bản trả phí và cả phiên bản miễn phí của Bitrix24. Từ quản lý việc tiến hành các dự án cho đến thực hiện báo cáo công việc, tất cả đều có trong Bitrix24.

Những ưu điểm mà chúng tôi có:
- Khả năng thiết lập và ưu tiên cho các nhiệm vụ - mang lại sự hoàn hảo cho việc tổ chức vận hành
- Hỗ trợ nâng cao hiệu suất thông qua các tính năng tương tác
- Làm hài lòng khách hàng với những bản báo cáo rõ ràng và biểu đồ Gantt
- Công cụ diễn hoạ trực quan công việc trong tiến trình với chế độ xem Kanba
- Quản lý khối lượng công việc và giám sát thời gian thực hiện của nhân viên
- Mang lại cái nhìn toàn cảnh về từng dự án thông qua công cụ lập báo cáo
- Kết nối và đồng bộ giữa tất cả mọi thành viên bất kể không gian.

Các tính năng vượt trội:
Phần mềm quản lý của chúng tôi mang đến một giải pháp giúp vượt qua những trở ngại phổ biến thường gặp trong môi trường làm việc. Những tính năng này có mặt dưới dạng các công cụ khác nhau trong nhóm tính năng quản trị dự án: từ quản lý việc tiến hành các dự án cho đến thực hiện báo cáo công việc, tất cả đều có trong Bitrix24.

Ảnh minh hoạ: Tổng hợp các tính năng Bitrix24

Quản lý danh sách công việc
Nhà quản lý sẽ tổ chức công việc một cách dễ dàng bằng cách tạo một danh sách công việc cần hoàn thành. Mỗi thành viên trong nhóm cũng có thể tự tạo danh sách của riêng mình hoặc cả nhóm có thể cùng nhau tạo và chia sẻ một danh sách công việc chung.
Với khả năng tạo ra nhiều danh sách công việc cùng lúc, việc bao quát tất cả các dự án trở sẽ thuận tiện hơn. Với chức năng chia sẻ danh sách công việc, các thành viên dự án cải thiện được việc tương tác với nhau thông qua các danh sách mở, dễ dàng xác định được nhiệm vụ của dự án cũng như của các thành viên.

Quản lý các nhiệm vụ con
Việc thiết lập các tác vụ con có nghĩa là bạn tạo ra liên kết giữa các công việc liên quan đến nhau để khi có một nhiệm vụ thay đổi thì các nhiệm vụ khác cũng sẽ theo đó được điều chỉnh tương ứng. Việc này giúp cho quá trình quản lý trở nên đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian và hạn chế sự xáo trộn khi người quản lý dự án cùng một lúc phải đảm nhiệm quá nhiều công việc.

Quản lý khối lượng công việc
Công cụ quản lý dự án này khiến cho việc giao nhiệm vụ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Với những nhiệm vụ lặp lại, có thể sử dụng chức năng thiết lập tự động để cài đặt hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng hay tuỳ chỉnh theo nhiệm vụ. Ban có thể thực hiện việc trao đổi để nắm được tiến trình công việc khi vào xem một dự án hay sử dụng tính năng chat để thảo luận về công việc. Nhà quản lý dự án có thể xem được khối lượng công việc của từng thành viên dự án để từ đó giao thêm hay lược bớt một số công việc nếu thấy cần thiết.

Báo cáo nâng cao
Việc báo cáo giờ đây cũng trở đơn giản hơn. Với công cụ quản lý dự án, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và nguồn lực bằng cách tạo ra những bản báo cáo tuỳ chỉnh. Với tất cả những thông tin cần thiết lưu trữ tại cùng một nơi điều này đồng nghĩa với việc ban có thể tạo ra những bản báo cáo nâng cao chỉ với một vài cú click chuột.

Biểu đồ Gantt
Biểu đồ Gannt là một công cụ đắc lực trong quản lý dự án. Đây là một công cụ giúp bạn biểu diễn một cách trực quan và sắp xếp các nhiệm vụ và nguồn lực tập trung tại một nơi. Cả nhóm có thể làm việc cùng nhau trên một nền tảng có thể tương tác trực tuyến giúp gia tăng hiệu quả để hoàn thành công việc và đạt đươc các mục tiêu đã đặt ra. Với biểu đồ linh hoạt được tạo ra với các công cụ trực quan sẽ tối ưu hoá hiệu quả tương tác giữa mọi thành viên trong nhóm.

Chế độ xem Kanban
Bảng Kanban là một công cụ trực quan của quản lý dự án. Đối với những người thích làm việc với đồ hoạ, phần mềm này cho phép trao đổi dựa trên thời gian thực và có một cái nhìn tổng thể rõ ràng về công việc của dự án. Tất cả mọi khâu của dự án đều được sắp xếp đưa vào cột tương ứng với trạng thái công việc. Đây là công cụ hữu ích giúp giảm thiểu sự bất đồng trong việc thực hiện dự án và gia tăng hiệu suất.

Tự động hoá các quy trình làm việc

Trong quá trình làm việc của mình, nhà quản lý dự án sẽ có rất nhiều nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Các nhiệm vụ hàng tuần và hàng tháng luôn cần được người quản lý giao cho nhân viên của mình để có thể được triển khai. Với công cụ tự động hoá quy trình làm việc, người quản lý chỉ cần giao nhiệm vụ một lần duy nhất và sau đó có thể thiết lập tuỳ chỉnh tự động cho lần sau. Việc tự động hoá này là một lợi thế giúp các khuôn mẫu có thể dễ dàng được tuỳ biến. Nhà quản lý có thể dễ dàng thiết lập nhiệm vụ theo tuần, theo tháng, hay theo chu kì 10 ngày dựa vào nhu cầu riêng. Bằng cách này, nhà quản lý không phải tốn quá nhiều thời gian mỗi đầu tuần để giao lại các nhiệm vụ giống với nhiệm vụ đã đưa ra.

Các khuôn mẫu
Nhà quản lý dự án có thể sử dụng những khuôn mẫu đã được tải sẵn trên nền tảng cho những nhiệm vụ khác nhau. Ngoài ra cũng có một lựa chọn khác là tạo ra các khuôn mẫu tuỳ chỉnh. Khả năng sử dụng được cả hai lựa chọn đồng nghĩa với việc mỗi nhóm có thể tự chọn cho mình cách thức làm việc trên nền tảng phù hợp nhất với mình.

Tạo nhiệm vụ qua email
Việc tạo nhiệm vụ sau mỗi cuộc trao đổi đã trở nên dễ dàng hơn. Sau khi gửi email cho khách hàng hay xem qua email của các thành viên dự án, đôi khi bạn có thể quên tạo nhiệm vụ cho công việc cần làm. Với công cụ quản lý dự án thay vì tạo một ghi chú để có thể quay lại tạo nhiệm vụ sau thì giờ đây bạn có thể tạo ra nhiệm vụ cần thực hiện ngay trong email. Việc này giúp gia tăng hiệu suất làm việc và bỏ qua các bước trung gian giữa việc nhận email và tạo nhiệm vụ cần thực hiện từ đó giúp nâng cao chất lượng quản lý khách hàng của doanh nghiệp.

Tương tác theo thời gian thực
Tất cả các nhiệm vụ đang thực hiện đều được hiển thị theo thời gian thực tế. Tất cả thành viên nhóm dự án có thể làm việc cùng nhau và cùng theo dõi được tiến trình thực của dự án đang tiến hành. Nhà quản lý có thể nhận được báo cáo các công việc đã hoàn thành theo thực tế, các cập nhật về quản trị khách hàng hoặc đối chiếu các dự án. Tất cả mọi thành viên đều có thể nhận được những thông tin mới nhất liên quan đến dự án mà mình tham gia ở bất cứ đâu. Với khả năng tương tác theo thời gian thực sẽ luôn đảm bảo được hiệu năng cũng như sự kết nối thông suốt giữa các thành viên tham gia dự án.

Chia sẻ tài liệu và lưu trữ
Tất cả mọi tài liệu liên quan của doanh nghiệp đều sẽ được lưu trữ tại một nơi. Với khả năng tuỳ chỉnh quyền truy cập, việc sắp xếp các tài liệu của bạn sẽ trở nên tốt hơn. Bạn có thể dán nhãn tất cả các tài liệu của mình và tìm kiếm chúng một cách nhanh chóng thông qua công cụ tìm kiếm số. Với lựa chọn kho lưu trữ đám mây của Bitrix24, bạn có thể truy cập các tài liệu của mình ở bất cứ nơi đâu, ngay cả trong cuộc họp với khách hàng. Với phương pháp lưu trữ này, bạn sẽ cắt giảm được một khối lượng lớn chi phí in ấn cũng như không gian lưu trữ tài liệu. Các doanh nghiệp cũng có thể để cho khách hàng truy cập không giới hạn để chia sẻ dữ liệu của mình giúp đơn giản hoá các quy trình tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng.

Ứng dụng di động
Bitrix24 có thể theo bạn đi đến bất cứ nơi nào. Với phiên bản mobile, bạn có thể truy cập mọi tính năng như trên máy tính chỉ với điện thoại di động của mình. Với các công ty hoạt động tại nhiều địa điểm hay lưu động thì khả năng truy cập qua ứng dụng di động này là một ưu thế tuyệt vời.


«Bạn cần một công cụ có năng lực giúp bạn dễ dàng giao tiếp với đồng nghiệp, tư duy để đạt được giải pháp và quản lý dự án. Tất cả các tác vụ này có thể dễ dàng được thực hiện với Bitrix24.»

Với hơn 10 triệu doanh nghiệp đang sử dụng Bitrix24 là bằng chứng rõ ràng nhất khẳng định những ưu điểm mà phần mềm mang lại. Hệ thống có thể phù hợp với tất cả mọi doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ hoạt động trong mọi lĩnh vực.
Đối với những người đã sử dụng các công cụ quản lý dự án trước đây hoặc đã tìm được công cụ mà mình yêu thích, chúng tôi có thể dễ dàng kết nối phần mềm đó vào nền tảng Bitrix24. Sự tích hợp tất cả các công cụ vào cùng một nền tảng quản lý sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động một cách có quy củ hơn và quản lý các dự án của mình được hiệu quả hơn.
Chúng tôi tin rằng mỗi doanh nghiệp đều nên tìm cho mình một công cụ quản lý dự án phù hợp với quy trình vận hành của mình thay vì phải thay đổi hệ thống doanh nghiệp của mình để phù hợp với công cụ sử dụng. Nếu bạn cần một lịch hướng dẫn demo, một trong các đối tác của chúng tôi luôn sẵn sàng hỗ trợ.

Tìm hiểu thêm về Bitrix24: https://bitrix24.vitranet24.com
Tìm hiểu đơn vị triển khai chiến lược Vitranet24: https://vitranet24.com
Hotline:
Khu vực Hà Nội: Số điện thoại: 02432171617 | Địa chỉ: Số 17 Hạ Hồi - Q.Hoàn Kiếm - TP.Hà Nội
Khu vực Hồ Chí Minh: Số điện thoại: 028 7309 6077 | Địa chỉ: 185Bis Võ Thị Sáu - P.Võ Thị Sáu - Quận 3 - TP. Hồ Chí Minh
Khu vực Đà Nẵng: Số điện thoại: 023 6307 1068 | Địa chỉ: 50 Nguyễn Hữu Thọ - Q.Hải Châu - TP.Đà Nẵng