10 công cụ truyền thông nội bộ hữu ích cho tổ chức

10 công cụ truyền thông nội bộ hữu ích cho tổ chức
17.10.2024 267

Bên cạnh việc thúc đẩy năng suất và giảm thời gian và nguồn lực lãng phí, truyền thông nội bộ hiệu quả giúp gắn kết nhân viên trong toàn bộ tổ chức của bạn ở cấp độ cá nhân hơn. Bài viết này sẽ đề cập đến 10 công cụ truyền thông nội bộ hữu ích cho doanh nghiệp.

1. Email doanh nghiệp

Có vẻ hơi lạc lõng, nhưng có một lý do khiến bạn có thể tìm thấy email doanh nghiệp trong hầu hết mọi công cụ giao tiếp nội bộ của công ty. Mặc dù chúng thường bị chỉ trích là chậm và ẩn thông tin quan trọng, nhưng email vẫn được coi là một trong những công cụ giao tiếp hiệu quả nhất cho các tổ chức.

10-cong-cu-truyen-thong-noi-bo-1

Email thường là định dạng phù hợp cho bất kỳ thông báo hoặc giao tiếp chính thức nào và chúng lưu trữ giấy tờ quan trọng (trên nền tảng đám mây) mà các hình thức giao tiếp bằng lời nói hoặc video nào cũng không thể đảm bảo. Tương tự như vậy, chúng rất linh hoạt — có thể đính kèm tệp, hình ảnh, liên kết và HTML để truyền đạt quan điểm của bạn bằng nhiều cách hơn là chỉ sử dụng từ ngữ.

Đánh dấu các tin nhắn quan trọng, đánh dấu một số để xem sau và lưu trữ các tin nhắn khác để lưu trữ giúp email hữu ích hơn nhiều đối với những người biết cách sử dụng đúng cách. Tương tự như vậy, tích hợp với các công cụ nhân sự và tự động hóa thời gian gửi cho phép bạn cung cấp tài liệu hướng dẫn để có trải nghiệm học tập rõ ràng và mạch lạc.

2. Nhắn tin tức thời

Nhắn tin tức thời là giải pháp thay thế tuyệt vời cho các cuộc trò chuyện trực tiếp, cho dù bạn đang làm việc trong một nhóm từ xa, hay làm việc khác phòng ban... Ví dụ tính năng nhắn tin trong phần mềm Bitrix24 có sẵn dưới dạng trò chuyện một-một hoặc trò chuyện nhóm, chúng có thể được sử dụng để giao tiếp tương tác hiệu quả.

10-cong-cu-truyen-thong-noi-bo-1

Nó cung cấp các tương tác ngay lập tức, để nhận phản hồi và đưa ra quyết định nhanh hơn. Điều này làm cho nó trở thành một công cụ giao tiếp nội bộ hoàn hảo để trao đổi nhanh chóng khi thời hạn đang đến gần. Với các giải pháp này, không cần phải tuân theo ngôn ngữ công ty chính thức, bạn có thể ngắn gọn và phản hồi nhanh hơn.

Nhược điểm là nhắn tin tức thời có thể dẫn đến việc đưa ra quyết định mà không thông báo cho mọi người. Để chống lại điều này, hãy nêu rõ trong chính sách của công ty rằng các thông báo chiến lược phải được thực hiện thông qua các nền tảng nhắn tin nội bộ cụ thể, chẳng hạn như email công ty hoặc mạng nội bộ.

3. Họp trực tuyến

Với sự phát triển của xu hướng làm việc từ xa, phần mềm quản lý doanh nghiệp với tính năng họp trực tuyến nằm trong số các công cụ truyền thông nội bộ quan trọng nhất. Bạn có thể tổ chức các cuộc họp một-một hoặc toàn công ty qua video.

10-cong-cu-truyen-thong-noi-bo-10

Một trong những thách thức lớn nhất mà các nhóm làm việc từ xa phải đối mặt là làm thế nào để xây dựng mối quan hệ bền chặt giữa các nhân viên với nhau, để thúc đẩy năng suất và giảm tình trạng mất động lực và nghỉ việc. Với nhiều nhà quản lý từ xa, thực hiện các cuộc họp ngắn vào mỗi buổi sáng để kiểm tra đội nhóm chính là cách xây dựng cảm giác đoàn kết đó.

Với các tính năng như chia sẻ màn hình và quay video, nhóm của bạn có thể truy cập, tạm dừng và tua lại tài liệu của bạn theo ý muốn. Hơn nữa, những đột phá trong công nghệ AI có nghĩa là bạn có thể tóm tắt các cuộc họp thành các điểm thảo luận chính để những người không tham dự luôn cập nhật thông tin mới nhất.

4. Mạng xã hội nội bộ

Mạng nội bộ doanh nghiệp không chỉ là một công cụ truyền thông nội bộ thông thường, mà còn là một trong những nền tảng truyền thông trực tuyến mạnh mẽ, linh hoạt và an toàn nhất hiện có.

10-cong-cu-truyen-thong-noi-bo-3

Mạng xã hội nội bộ cung cấp một điểm truy cập duy nhất vào các tài nguyên, tài liệu và bản cập nhật quan trọng. Điều này khiến chúng trở nên lý tưởng như một cơ sở kiến ​​thức trung tâm, nơi tất cả nhân viên của bạn có thể tìm thấy câu trả lời cho các câu hỏi của họ, cũng như các tài liệu đào tạo, chính sách, quy trình và hướng dẫn cần thiết. Thanh tìm kiếm, danh mục và thẻ đều tạo điều kiện thuận lợi cho việc điều hướng, khuyến khích nhân viên sử dụng cơ sở kiến ​​thức thay vì yêu cầu đồng nghiệp trợ giúp.

Mạng xã hội nội bộ cũng là phương tiện giúp xây dựng văn hóa công ty tích cực. Đây là nơi bạn có thể công bố thành tích và thể hiện sự ủng hộ qua nút “like” khi đồng nghiệp của bạn đã nỗ lực hết mình. Cuộc bình chọn, thảo luận, thông báo và lời nhắc tự động về các sự kiện giúp nhân viên tham gia vào các hoạt động văn hóa doanh nghiệp dễ dàng hơn.

5. Diễn đàn thảo luận

Những ý tưởng hay nhất thường đến từ cuộc họp nhóm, vì vậy, sử dụng các công cụ truyền thông nội bộ của công ty để tạo nền tảng cho sự hợp tác đó là một bước đi thông minh.

10-cong-cu-truyen-thong-noi-bo-4

Diễn đàn thảo luận là nền tảng để đối thoại cởi mở và chia sẻ ý kiến. Mọi người trong công ty đều có thể tham gia, bạn sẽ nhận được ý kiến ​​đóng góp từ mọi phòng ban. Sự kết hợp các ý kiến ​​này khuyến khích giải quyết vấn đề và hợp tác sáng tạo.

Ở cấp độ cá nhân hơn, nó thu hẹp khoảng cách giữa các đồng nghiệp ít tiếp xúc với nhau và giúp họ nhìn nhận vấn đề theo cùng một hướng. Khi các nhóm khác nhau biết được các ưu tiên và hạn chế của những người khác, bạn có nhiều khả năng có một môi trường làm việc hòa hợp và thấu hiểu hơn.

6. Bản tin nội bộ

Bản tin nội bộ là phương pháp hiệu quả giúp nhân viên cập nhật tin tức mới nhất mà không tốn nhiều thời gian. Người dùng có thể xem một loạt tiêu đề và tìm hiểu chi tiết nếu muốn, và họ có thể dành không quá ba phút để nắm rõ tình hình chung của toàn tổ chức.

10-cong-cu-truyen-thong-noi-bo-5

Bạn có thể dễ dàng theo dõi các số liệu như tỷ lệ đọc, đồng thời thực hiện các thay đổi để cải thiện sự tương tác trong văn hóa công ty. Bằng cách điều chỉnh các bản tin cụ thể cho các phòng ban khác nhau, tin tức sẽ có liên quan hơn, giúp tăng tỷ lệ đọc.

7. Bảng thông báo trực tuyến

Bảng thông báo lý tưởng để công bố ngày, giờ ​​hoặc sự kiện. Thay vì gửi email cho nhóm nhân sự hoặc ngồi sàng lọc để tìm bản tin cũ, bạn có thể xem bảng thông báo và tìm thông tin bạn cần.

10-cong-cu-truyen-thong-noi-bo-6

Bảng thông báo có thể truy cập từ mọi thiết bị và cung cấp cho nhân viên cái nhìn tổng quan nhanh về tin tức mới nhất, sự công nhận và các bản cập nhật quan trọng.

Trong cuộc sống bận rộn hàng ngày, thật khó để theo dõi những nhiệm vụ không khẩn cấp này, đó là lúc thông báo có thể hữu ích. Công nghệ truyền thông nội bộ tốt hơn nhiều với các cảnh báo tự động, giúp nhân viên biết tin tức ngay khi có.

8. Phần mềm quản lý dự án

Phần mềm quản lý dự án giúp đơn giản hóa giao tiếp dựa trên nhiệm vụ. Mỗi nhiệm vụ được thể hiện bằng một thẻ trên nền tảng quản lý dự án và tất cả những người có liên quan đều được chỉ định vào thẻ, cùng với các nguồn lực cần thiết. Mọi câu hỏi, cập nhật hoặc thông báo đều được ghi vào thẻ, với thông báo được gửi đến những người thực hiện nhiệm vụ.

10-cong-cu-truyen-thong-noi-bo-7

Người tham gia không chỉ có được sự minh bạch theo thời gian thực về tiến độ dự án mà còn có hồ sơ rõ ràng về mọi hoạt động trong nhiệm vụ, cải thiện sự cộng tác và trách nhiệm giải trình.

9. Khảo sát và nền tảng phản hồi

Biểu mẫu phản hồi thường được sử dụng nhất để thu thập ý kiến ​​về mức độ hài lòng và gắn kết. Đảm bảo tính ẩn danh làm tăng cơ hội phát hiện sớm bất kỳ sự bất mãn nào chưa được phát hiện, do đó, bạn có thể hành động để khắc phục.

10-cong-cu-truyen-thong-noi-bo-9

Các cuộc khảo sát nơi nhân viên trong toàn tổ chức của bạn chia sẻ những quan điểm và tư duy khác nhau, có thể dẫn đến những cải tiến thú vị. Tạo các câu hỏi trắc nghiệm hoặc để lại các hộp văn bản để mọi người chia sẻ ý tưởng của họ chi tiết hơn và bạn sẽ có được bức tranh toàn cảnh về phản hồi hữu ích.

10. Nền tảng tương tác xã hội

Nền tảng tương tác xã hội lý tưởng để xây dựng cộng đồng xung quanh sở thích, dự án và mục tiêu để nuôi dưỡng cảm giác gắn bó. Bạn có thể mở một kênh trên hầu hết các công cụ truyền thông cho các không gian nơi các thành viên chia sẻ video về chú chó của họ, hình ảnh về chuyến đi bộ đường dài và mẹo nấu ăn. Khi các đồng nghiệp biết nhau ở cấp độ cá nhân, điều đó sẽ loại bỏ sự miễn cưỡng và ngại ngùng khi yêu cầu người khác giúp đỡ. Điều này giúp phá vỡ các rào cản, cải thiện giao tiếp nội bộ và khuyến khích sự cộng tác.

(Theo: Bitrix24)


★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Công cụ tối ưu hóa quy trình làm việc
14.11.2024 357
Các công cụ tối ưu hóa quy trình làm việc cung cấp cho doanh nghiệp khả năng chuẩn hóa quy trình, loại bỏ sự trùng lặp và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, cho phép các nhóm làm việc hiệu quả hơn và mở rộng quy mô dễ dàng hơn. 
Forbes: Chuyển đổi số là chất xúc tác cho tăng trưởng
12.11.2024 156
Ngày nay, các công ty đã chuyển đổi và số hóa quy trình của mình đã phát triển mạnh mẽ, trong khi những công ty không làm như vậy thì gặp khó khăn. 
Ảnh hưởng của truyền thông nội bộ đến năng suất làm việc
05.11.2024 173
Khi thông tin được truyền đạt rõ ràng, minh bạch và kịp thời, nhân viên cảm thấy mình là một phần quan trọng của tổ chức, từ đó tăng cường động lực và hiệu suất làm việc.
10 công cụ truyền thông nội bộ hữu ích cho tổ chức
17.10.2024 268
Truyền thông nội bộ hiệu quả giúp gắn kết nhân viên trong toàn bộ tổ chức của bạn. Bài viết này sẽ đề cập đến 10 công cụ truyền thông nội bộ hữu ích.
Vì sao truyền thông nội bộ quan trọng với doanh nghiệp?
15.10.2024 237
Truyền thông nội bộ hiệu quả là động lực vô hình giúp thống nhất các mục tiêu, chiến lược và phối hợp các hoạt động hàng ngày ở mọi cấp độ của công ty. 
Sử dụng AI và tự động hóa để phát triển nhân lực
09.10.2024 226
Theo Forbes, các tổ chức có thể sử dụng AI và tự động hóa để tạo ra môi trường tốt hơn cho lực lượng lao động của họ, và tự động hóa có thể giải phóng nhân viên khỏi công việc đơn giản để làm công việc phức tạp, có ý nghĩa và bổ ích hơn.
Quản lý tài liệu hiệu quả trên E-Office Vitranet24 bằng cách nào?
09.10.2024 227
E-Office Vitranet24 có bộ tính năng quản lý tài liệu trực tuyến tiên tiến, giúp cộng tác nhanh chóng và hiệu quả trên toàn công ty của bạn.
10 mẹo quản lý tài liệu hiệu quả
02.10.2024 289
Trong bài viết này, chúng tôi đã tổng hợp một số mẹo quản lý tài liệu hiệu quả để giữ cho các tệp của bạn được sắp xếp hợp lý và an toàn, đồng thời tăng năng suất và hiệu quả làm việc.
Gợi ý 5 phần mềm quản lý dự án hiệu quả cho SMB
27.09.2024 394
Dưới đây là gợi ý 5 phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ từ các chuyên gia hàng đầu nước ngoài.
McKinsey tổng kết tình hình Kinh tế Đông Nam Á Q2/2024
24.09.2024 376
Bên cạnh chuyển đổi số và các phần mềm quản lý doanh nghiệp, tình hình kinh tế Việt Nam và khu vực Đông Nam Á cũng là điều được rất nhiều người quan tâm. Dưới đây là tổng kết nhanh tình hình kinh tế Đông Nam Á và Việt Nam quý 2/2024 từ McKinsey.
Giải pháp văn phòng số được nhiều doanh nghiệp tin dùng
20.09.2024 257
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang là nhu cầu “cấp thiết” hiện nay, Văn phòng số (hay văn phòng điện tử, E-Office) được xem là một phương án hiệu quả để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành toàn doanh nghiệp.
Các hệ thống quản lý được nhiều doanh nghiệp quan tâm
18.09.2024 664
Hệ thống quản lý doanh nghiệp là công cụ hữu hiệu, hỗ trợ tối ưu cho việc vận hành và cải thiện hiệu quả hoạt động. Đây cũng là “cánh tay” đắc lực giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện, thúc đẩy tăng trưởng và tiết kiệm chi phí vận hành.
Top 7 giải pháp văn phòng số được doanh nghiệp tin dùng
06.09.2024 562
E-Office (văn phòng số, văn phòng điện tử) là mô hình quản lý hiện đại đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. 
Forbes: Tự động hóa giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực
23.08.2024 497
Tự động hóa được xem là chiến lược quan trọng để thúc đẩy năng suất và nuôi dưỡng một môi trường làm việc tích cực. Forbes cho biết tự động hóa giúp giải phóng toàn bộ tiềm năng của người lao động cũng như của một tổ chức.
Tự động hóa bán hàng: Chìa khóa tăng doanh thu và giảm chi phí
15.08.2024 512
Theo McKinsey, áp dụng sớm tự động hóa bán hàng giúp tăng hiệu quả bán hàng 10-15% và tiềm năng tăng doanh số lên tới 10%.
Quản lý
“Cha đẻ” Nike: Từ gã nghiện giày đi bán rong đến chủ nhân đế chế tỷ đô
14.11.2024 162
Phil Knight - người đàn ông với nụ cười thân thiện và là chủ nhân của đế chế tỷ đô Nike, nơi sản xuất những đôi giày được sử dụng nhiều nhất thế giới, được biết đến với câu chuyện khởi nghiệp từ tờ 50 đô la ông vay từ bố mình.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 820
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Rác từ chip AI tương đương "thải 13 tỷ iPhone mỗi năm"
05.11.2024 136
Theo nghiên cứu được công bố ngày 30/10 trên Nature Computational Science, sự bùng nổ của làn sóng AI sẽ làm tăng tổng lượng rác thải điện tử toàn cầu từ 3% đến 12% vào năm 2030

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3468
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.