Forbes: Tự động hóa giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực

Tự động hóa được xem là chiến lược quan trọng để thúc đẩy năng suất và nuôi dưỡng một môi trường làm việc tích cực. Forbes cho biết tự động hóa giúp giải phóng toàn bộ tiềm năng của người lao động cũng như của một tổ chức.

1. Giải phóng năng suất thông qua tự động hóa

Tự động hóa hoàn hảo để xử lý các nhiệm vụ thường ngày, cho phép nhóm của bạn tập trung vào những gì họ làm tốt nhất: sáng tạo và giải quyết các vấn đề phức tạp. Ví dụ như chăm sóc sức khỏe, nơi tự động hóa trong việc tiếp nhận bệnh nhân, lập lịch và quản lý chu kỳ doanh thu có nghĩa là chăm sóc bệnh nhân tốt hơn và nhiều không gian hơn cho các sáng kiến y tế. Hoặc tiếp thị, nơi phân tích tự động có thể giúp giải phóng trí óc để suy nghĩ chiến lược và đổi mới chiến dịch.

2. Xây dựng văn hóa làm việc tích cực

Tác động của tự động hóa không chỉ dừng lại ở năng suất; nó nâng cao đáng kể văn hóa nơi làm việc. Bằng cách tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, các nhà lãnh đạo gửi một thông điệp rõ ràng: Họ coi trọng thời gian và sự sáng tạo của nhân viên. Điều này có thể giúp tạo ra một nền văn hóa nơi các thành viên trong nhóm cảm thấy được hỗ trợ và khuyến khích theo đuổi công việc có ý nghĩa, nuôi dưỡng ý thức sở hữu và tự hào về những đóng góp của họ.

3. Tầm quan trọng của việc đầu tư vào đúng công nghệ

Việc lựa chọn đúng công nghệ cho tự động hóa là rất quan trọng. Không chỉ là áp dụng các công cụ mới nhất; mà còn là tìm ra các giải pháp phù hợp với nhu cầu của nhóm và mục tiêu tổ chức của bạn.

Ví dụ, một công ty bán lẻ có thể đầu tư vào phần mềm quản lý hàng tồn kho tự động hóa quy trình theo dõi và đặt hàng, giúp giảm đáng kể rủi ro hết hàng. Điều này không chỉ cải thiện hiệu quả hoạt động mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

4. Khuyến khích sự phản ánh và cải tiến liên tục

Việc áp dụng tự động hóa là hành trình cải tiến liên tục. Các nhà lãnh đạo nên khuyến khích nhóm của mình thường xuyên phản ánh về các quy trình tự động hóa đang áp dụng, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và cập nhật các công nghệ mới có thể cải thiện hiệu quả và năng suất hơn nữa. Tư duy này thúc đẩy văn hóa đổi mới, trong đó các thành viên trong nhóm có động lực tìm kiếm và đề xuất các giải pháp tự động hóa mới.

5. Tự động hóa và An toàn thông tin

Tại sao không thử nghiệm với tự động hóa? Sợ thiếu an toàn? Đó là lý do tại sao kiểm soát truy cập được đưa ra. Sau đây là một số biện pháp thực hành tốt nhất khi nói đến kiểm soát truy cập và bảo mật của người dùng trong hệ thống hoặc môi trường kỹ thuật số.

- Nhận dạng. Đây là nơi người dùng hoặc hệ thống được nhận dạng. Hãy nghĩ về nó như hệ thống hỏi, "Bạn là ai?" Điều này có thể đơn giản như tên người dùng hoặc phức tạp như chứng chỉ kỹ thuật số.

- Xác thực. Sau khi hệ thống biết bạn là ai, nó cần xác minh yêu cầu đó. Đây là nơi mật khẩu, mã PIN, dữ liệu sinh trắc học hoặc mã thông báo bảo mật phát huy tác dụng. Đây là tương đương kỹ thuật số của việc xuất trình ID của bạn ở cửa.

- Ủy quyền. Sau khi xác định và xác thực, hệ thống quyết định những gì bạn được phép làm. Bạn có thể xem dữ liệu này không? Bạn có thể thực hiện lệnh đó không? Bước này thiết lập ranh giới cho sân chơi kỹ thuật số của bạn.

- Trách nhiệm giải trình. Điều này theo dõi ai đã làm gì và khi nào, thường thông qua hệ thống ghi nhật ký và kiểm soát. Giống như có một người gác cổng kỹ thuật số ghi chép danh sách tất cả những người đến và những việc họ làm.

6. Mẹo thử nghiệm với tự động hóa

- Bắt đầu từ quy mô nhỏ. Bắt đầu bằng cách tự động hóa một quy trình hoặc tác vụ duy nhất. Điều này cho phép bạn chứng minh những lợi ích tức thời của tự động hóa đối với nhóm của mình và tinh chỉnh cách tiếp cận của mình trước khi mở rộng quy mô.

- Thu hút nhóm của bạn. Thu hút nhóm của bạn vào quy trình tự động hóa ngay từ đầu. Những hiểu biết của họ có thể giúp xác định những cơ hội tốt nhất cho tự động hóa và đảm bảo các giải pháp đáp ứng nhu cầu của họ.

- Tập trung vào đào tạo. Đầu tư vào việc đào tạo nhóm của bạn về các công nghệ và công cụ tự động hóa mới. Điều này không chỉ giúp quá trình chuyển đổi dễ dàng hơn mà còn trao quyền cho họ tận dụng tối đa tự động hóa.

- Ghi nhận thành công. Ghi nhận những cải tiến và thành công đạt được thông qua tự động hóa. Điều này củng cố tác động tích cực của tự động hóa và khuyến khích sự tham gia và đổi mới liên tục.

Tự động hóa là một lựa chọn chiến lược có thể định nghĩa lại cách chúng ta làm việc. Bằng cách tập trung vào các khoản đầu tư công nghệ phù hợp, thúc đẩy văn hóa tích cực và hỗ trợ, đồng thời liên tục tìm kiếm sự cải thiện, các nhà lãnh đạo có thể giải phóng toàn bộ tiềm năng của nhóm và tổ chức.

(Thông tin được dịch và biên tập từ Forbes)