7 yếu tố quan trọng giúp triển khai văn phòng số thành công cho doanh nghiệp

7 yếu tố quan trọng giúp triển khai văn phòng số thành công cho doanh nghiệp
11.11.2023 461

Trước tình hình kinh tế suy thoái và tác động của cuộc cách mạng công nghệ 4.0, ứng dụng công nghệ vào xây dựng văn phòng số linh hoạt, kết nối liền mạch từ xa được xem là một trong những chiến lược hiệu quả nhất để cải thiện hoạt động kinh doanh.

Văn phòng số – Tương lai của các doanh nghiệp hiện đại

eoffice-1

Để kinh doanh hiệu quả, các doanh nghiệp luôn tìm cách tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng năng suất cho đội ngũ. Chuyển đổi số kịp thời bằng cách áp dụng công nghệ là giải pháp giúp doanh nghiệp cải thiện hoạt động vận hành.

Vì vậy, việc xây dựng văn phòng số (hay E-Office) không cần giấy tờ, bỏ đi quy trình làm việc thủ công đang trở nên rất cần thiết. Một nền tảng văn phòng số có đầy đủ các ứng dụng để phục vụ nhu cầu quản lý công việc, quy trình, ký duyệt giấy tờ, điều hành tác nghiệp từ xa sẽ thế chỗ cho những phương thức quản lý lỗi thời. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất nhân sự, giảm thời gian, chi phí và tạo ra văn hóa nội bộ gắn kết.

7 yếu tố quan trọng giúp triển khai văn phòng số thành công cho doanh nghiệp

1. Chiến lược và lộ trình chuyển đổi

Để xây dựng văn phòng số cho các doanh nghiệp, việc có chiến lược và lộ trình thích hợp là rất quan trọng. Người quản lý, lãnh đạo phải biết rõ phương hướng và mục tiêu phát triển của mình. Bên cạnh đó, họ cũng phải đo lường được mức độ trưởng thành số của doanh nghiệp để chọn lựa giải pháp công nghệ tốt nhất.

Ví dụ, những doanh nghiệp lớn, có nhiều nguồn lực có thể mua một bộ giải pháp toàn diện, tránh tình trạng dữ liệu bị phân tán. Ngược lại, những doanh nghiệp nhỏ, mức độ trưởng thành số hạn chế nên ưu tiên giải pháp thân thiện, dễ cập nhật và tương thích với nhau.

2. Nền tảng điện toán đám mây giúp truy cập và lưu trữ dữ liệu nhanh chóng

Văn phòng số giúp người dùng tiết kiệm thời gian bằng cách số hóa các công việc liên quan đến giấy tờ, sổ sách. Người dùng có thể truy cập và quản lý tất cả tài liệu, thông tin công việc trên nền tảng điện toán đám mây.

Người dùng có thể làm việc online bất cứ khi nào, bất cứ nơi đâu. Nhà quản lý, lãnh đạo có thể giao việc, nhận báo cáo, và đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên số liệu. Nhân viên cũng có thể theo dõi danh sách nhiệm vụ cần làm, thời hạn cần hoàn thành để đảm bảo tiến độ công việc.

3. Khả năng tích hợp linh hoạt, kết nối mạnh mẽ

Để quản lý hiệu quả các mảng nghiệp vụ như kế toán, bán hàng, nhân sự, điều hành chung…, một doanh nghiệp cần có nền tảng liên kết tập trung. Nếu không, doanh nghiệp có thể gặp phải nguy cơ mất dữ liệu, quy trình phối hợp yếu kém, tốc độ phục vụ khách hàng chậm trễ.

Vì vậy, giải pháp văn phòng số cần có khả năng kết nối các ứng dụng trong và ngoài hệ thống. Nó không những giúp quy trình phối hợp mượt mà hơn mà còn giúp tổ chức mở rộng quy mô theo nhu cầu kinh doanh.

4. Hệ thống trao đổi thông tin hai chiều

Nhiều doanh nghiệp đang chú ý đến vấn đề quản lý nhân sự trong bối cảnh chuyển đổi số. Theo một nghiên cứu, đến năm 2025, số lượng lao động thế hệ gen Z sẽ chiếm khoảng 35% thị trường lao động Việt Nam.

Điều này đặt ra thách thức lớn cho việc cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Những tổ chức còn áp dụng phương pháp làm việc lỗi thời, không có quy trình minh bạch sẽ khó có thể thu hút được nhân lực tốt. Vì vậy, việc xây dựng văn phòng số là giải pháp ưu tiên cho vấn đề này. E-Office cho phép người dùng giao tiếp, cập nhật công việc ngay lập tức trên phần mềm ở bất cứ nơi nào.

Nhờ đó, giúp cải thiện trải nghiệm làm việc của nhân sự. Họ có thể tập trung vào sự sáng tạo, thử nghiệm những ý tưởng mới mẻ thay vì bị ràng buộc bởi những công việc tẻ nhạt.

5. Bảo mật an toàn – Yếu tố cần có để thiết lập văn phòng số

Truy cập dữ liệu công ty từ nhiều thiết bị khác nhau khi làm việc từ xa có thể làm giảm an toàn thông tin. Do đó, doanh nghiệp cần chọn cẩn thận nền tảng văn phòng số có bảo mật cao.

eoffice-2

Để xây dựng văn phòng số an toàn, các tính năng như xác thực người dùng, phân cấp quyền truy cập và ghi lại lịch sử sửa đổi là những yếu tố quan trọng để giảm thiểu nguy cơ thất thoát dữ liệu.

6. Tính tương thích trên nhiều thiết bị

Một nền tảng văn phòng số hiệu quả phải có khả năng hoạt động trên các loại thiết bị và hệ điều hành đa dạng như iOS, Android, Window… Nhờ vậy, nó phục vụ được nhu cầu làm việc và tiện lợi cho những người quản lý, nhân viên thường xuyên phải đi lại, ít có thời gian tại văn phòng có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi.

7. Tinh thần và tư duy sẵn sàng cải tiến

Xây dựng văn phòng số không phải chỉ là một quá trình chuyển đổi đơn giản. Quá trình này đòi hỏi tất cả các thành viên phải thay đổi phong cách làm việc cũ, và khai thác hết các lợi ích của công nghệ.

Tinh thần sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp là khả năng và quyết tâm của toàn bộ đội ngũ để thích nghi với sự thay đổi của kỷ nguyên số. Đây là tinh thần luôn nỗ lực tích cực để học hỏi, áp dụng và cải thiện các công nghệ số giúp nâng cao năng suất, cải thiện hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn phòng số E-Office Vitranet24 - Giải pháp xây dựng môi trường làm việc tập trung, xuyên suốt

E-Office Vitranet24 giúp tạo dựng môi trường làm việc chung xuyên suốt toàn công ty. Nâng cao tốc độ tương tác, giao tiếp xử lý công việc trên toàn hệ thống. Xây dựng môi trường truyền thông và tạo dựng văn hoá doanh nghiệp hiệu quả. Đã được kiểm nghiệm và sử dụng tại nhiều đơn vị lớn với qui mô hàng ngàn người sử dụng: NutiFood, Ngân hàng ACB, Bệnh viện Nam Sài Gòn...

eoffice-vitranet24

Hệ thống E-Office Vitranet24 đã triển khai

Đặc biệt bạn có thể số hoá và tự động hoá nhiều quy trình tiện ích cho doanh nghiệp, giảm thủ tục giấy tờ: quy trình văn phòng phẩm, quy trình đề xuất, quy trình nghỉ phép, quy trình quản lý bán hàng tài liệu…

Với 16+ năm kinh nghiệm và sở hữu một trong những công nghệ tiên tiến nhất thế giới Bitrix24 về phần mềm quản lý doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công, đem lại hiệu quả thực sự cho Quý khách hàng đang cần giải pháp Văn phòng số.


★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
6 cách sử dụng công nghệ để cải thiện năng suất làm việc
15.06.2024 22
Sử dụng công nghệ phù hợp có thể giúp cải thiện năng suất và duy trì sự gắn kết của người lao động với doanh nghiệp.
Forbes: Cách chọn chiến lược phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp
13.06.2024 45
Một tổ chức thường sử dụng một hoặc nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp để bao quát tất cả các khía cạnh hoạt động. Forbes chia sẻ ngắn gọn những điểm mà chủ doanh nghiệp nên cân nhắc trước khi quyết định chiến lược phần mềm cho doanh nghiệp mình.
9 công cụ giao tiếp, công tác hiệu quả cho doanh nghiệp lớn
06.06.2024 104
Các công cụ giao tiếp, cộng tác là chất keo gắn kết nội bộ, giúp tăng hiệu quả công và việc và cải thiện việc quản lý vận hành. Các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý hàng đầu từ Mỹ, đã gợi ý 10 công cụ giao tiếp, cộng tác hiệu quả mà các doanh nghiệp lớn nên tham khảo.
Tăng tốc độ giao tiếp, cộng tác với E-Office Vitranet24
05.06.2024 157
Bạn đang gặp khó khăn trong việc kết nối các nhân sự từ nhiều phòng ban, tìm kiếm tài liệu cũ, hay mất nhiều thời gian để gửi thông báo cho toàn bộ nhân viên? Văn phòng số Vitranet24 sẽ giúp bạn giải quyết ngay lập tức các vấn đề trên.
6 công nghệ doanh nghiệp cỡ vừa không nên bỏ qua
04.06.2024 121
Cho dù bạn đang muốn tối ưu hoạt động, bảo mật dữ liệu hay cải thiện quan hệ khách hàng, 6 công nghệ được gợi ý bởi các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý tiên tiến từ Mỹ sẽ hỗ trợ bạn.
5 CRM di động tốt nhất năm 2024
31.05.2024 114
Phần mềm CRM di động giúp doanh nghiệp quản lý và kết nối với khách hàng một cách dễ dàng mọi lúc mọi nơi, mang lại sức sống mới cho hoạt động kinh doanh. Các chuyên gia của Bitrix24 - công nghệ quản lý tiên tiến từ Mỹ đã gợi ý một vài CRM di động mạnh mẽ doanh nghiệp nên tham khảo.
6 xu hướng làm việc từ xa đang thay đổi cách làm việc hiện đại
31.05.2024 148
Xu hướng làm việc từ xa ngày càng được ưa chuộng trong những năm gần đây, định hình lại đáng kể cách chúng ta làm việc trong thời đại 4.0.
Số hóa các quy trình công việc với E-Office Vitranet24
23.05.2024 198
Có rất nhiều quy trình có thể được số hóa với E-Office Vitranet24. Dưới đây là một số quy trình tiêu biểu mà doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng.
Giải quyết khó khăn trong tương tác giao tiếp với E-Office Vitranet24
21.05.2024 217
E-Office Vitranet24 có bộ công cụ hỗ trợ giao tiếp, tương tác vô cùng hiệu quả. Giúp xây dựng môi trường cộng tác làm việc với tốc độ liên lạc tăng nhanh, đem lại hiệu quả cao.
7 công nghệ chuyển đổi số hữu ích cho doanh nghiệp
16.05.2024 221
Công nghệ chuyển đổi số không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra những cơ hội mới, thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo.
Nâng cao hiệu quả kinh doanh nhờ ứng dụng AI
14.05.2024 271
AI là một công cụ thiết thực, mạnh mẽ đang định hình lại cách chúng ta kinh doanh, giúp các hoạt động trở nên thông minh hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Dịch vụ tư vấn chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp
10.05.2024 338
Vitranet24 cung cấp dịch vụ tư vấn chuyển đổi số và triển khai các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp, giúp các đơn vị đẩy nhanh tự động hoá, tối ưu phương pháp quản lý và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Vì sao hệ thống ERP ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm?
08.05.2024 326
Trong thời kỳ chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, các phần mềm quản lý doanh nghiệp đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để quản trị toàn diện các hoạt động, gia tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót. Trong đó, hệ thống ERP đang được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Forbes: Tác động của chuyển đổi số đến mô hình kinh doanh
07.05.2024 375
Chuyển đổi số tác động đến nhiều mô hình kinh doanh truyền thống. Các công ty tích hợp công nghệ vào mô hình kinh doanh của mình để cải tiến hoặc tạo ra mô hình kinh doanh mới, phát triển hoạt động và đem đến trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Nhưng đồng thời cũng phải đối mặt với các thách thức mới trong thị trường cạnh tranh này.
Forbes: Tác động của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp
23.04.2024 683
Vì sao văn phòng số ngày càng trở nên cần thiết và được nhiều doanh nghiệp quan tâm? Forbes đã chỉ ra những tác động tích cực của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt hiện nay.
Quản lý
6 cách sử dụng công nghệ để cải thiện năng suất làm việc
15.06.2024 22
Sử dụng công nghệ phù hợp có thể giúp cải thiện năng suất và duy trì sự gắn kết của người lao động với doanh nghiệp.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 384
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Khai thác AI để vận hành xuất sắc trong sản xuất
20.05.2024 218
Trong kỷ nguyên sản xuất hiện đại, việc tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) vào các quy trình vận hành đã trở thành một chiến lược then chốt để đạt được Hoạt động xuất sắc và tối đa hóa các phương pháp Lean Six Sigma.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3025
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.