Trước tình hình kinh tế suy thoái và tác động của cuộc cách mạng công nghệ 4.0, ứng dụng công nghệ vào xây dựng văn phòng số linh hoạt, kết nối liền mạch từ xa được xem là một trong những chiến lược hiệu quả nhất để cải thiện hoạt động kinh doanh.

Văn phòng số – Tương lai của các doanh nghiệp hiện đại

Để kinh doanh hiệu quả, các doanh nghiệp luôn tìm cách tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng năng suất cho đội ngũ. Chuyển đổi số kịp thời bằng cách áp dụng công nghệ là giải pháp giúp doanh nghiệp cải thiện hoạt động vận hành.

Vì vậy, việc xây dựng văn phòng số (hay E-Office) không cần giấy tờ, bỏ đi quy trình làm việc thủ công đang trở nên rất cần thiết. Một nền tảng văn phòng số có đầy đủ các ứng dụng để phục vụ nhu cầu quản lý công việc, quy trình, ký duyệt giấy tờ, điều hành tác nghiệp từ xa sẽ thế chỗ cho những phương thức quản lý lỗi thời. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất nhân sự, giảm thời gian, chi phí và tạo ra văn hóa nội bộ gắn kết.

7 yếu tố quan trọng giúp triển khai văn phòng số thành công cho doanh nghiệp

1. Chiến lược và lộ trình chuyển đổi

Để xây dựng văn phòng số cho các doanh nghiệp, việc có chiến lược và lộ trình thích hợp là rất quan trọng. Người quản lý, lãnh đạo phải biết rõ phương hướng và mục tiêu phát triển của mình. Bên cạnh đó, họ cũng phải đo lường được mức độ trưởng thành số của doanh nghiệp để chọn lựa giải pháp công nghệ tốt nhất.

Ví dụ, những doanh nghiệp lớn, có nhiều nguồn lực có thể mua một bộ giải pháp toàn diện, tránh tình trạng dữ liệu bị phân tán. Ngược lại, những doanh nghiệp nhỏ, mức độ trưởng thành số hạn chế nên ưu tiên giải pháp thân thiện, dễ cập nhật và tương thích với nhau.

2. Nền tảng điện toán đám mây giúp truy cập và lưu trữ dữ liệu nhanh chóng

Văn phòng số giúp người dùng tiết kiệm thời gian bằng cách số hóa các công việc liên quan đến giấy tờ, sổ sách. Người dùng có thể truy cập và quản lý tất cả tài liệu, thông tin công việc trên nền tảng điện toán đám mây.

Người dùng có thể làm việc online bất cứ khi nào, bất cứ nơi đâu. Nhà quản lý, lãnh đạo có thể giao việc, nhận báo cáo, và đưa ra quyết định nhanh chóng dựa trên số liệu. Nhân viên cũng có thể theo dõi danh sách nhiệm vụ cần làm, thời hạn cần hoàn thành để đảm bảo tiến độ công việc.

3. Khả năng tích hợp linh hoạt, kết nối mạnh mẽ

Để quản lý hiệu quả các mảng nghiệp vụ như kế toán, bán hàng, nhân sự, điều hành chung…, một doanh nghiệp cần có nền tảng liên kết tập trung. Nếu không, doanh nghiệp có thể gặp phải nguy cơ mất dữ liệu, quy trình phối hợp yếu kém, tốc độ phục vụ khách hàng chậm trễ.

Vì vậy, giải pháp văn phòng số cần có khả năng kết nối các ứng dụng trong và ngoài hệ thống. Nó không những giúp quy trình phối hợp mượt mà hơn mà còn giúp tổ chức mở rộng quy mô theo nhu cầu kinh doanh.

4. Hệ thống trao đổi thông tin hai chiều

Nhiều doanh nghiệp đang chú ý đến vấn đề quản lý nhân sự trong bối cảnh chuyển đổi số. Theo một nghiên cứu, đến năm 2025, số lượng lao động thế hệ gen Z sẽ chiếm khoảng 35% thị trường lao động Việt Nam.

Điều này đặt ra thách thức lớn cho việc cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Những tổ chức còn áp dụng phương pháp làm việc lỗi thời, không có quy trình minh bạch sẽ khó có thể thu hút được nhân lực tốt. Vì vậy, việc xây dựng văn phòng số là giải pháp ưu tiên cho vấn đề này. E-Office cho phép người dùng giao tiếp, cập nhật công việc ngay lập tức trên phần mềm ở bất cứ nơi nào.

Nhờ đó, giúp cải thiện trải nghiệm làm việc của nhân sự. Họ có thể tập trung vào sự sáng tạo, thử nghiệm những ý tưởng mới mẻ thay vì bị ràng buộc bởi những công việc tẻ nhạt.

5. Bảo mật an toàn – Yếu tố cần có để thiết lập văn phòng số

Truy cập dữ liệu công ty từ nhiều thiết bị khác nhau khi làm việc từ xa có thể làm giảm an toàn thông tin. Do đó, doanh nghiệp cần chọn cẩn thận nền tảng văn phòng số có bảo mật cao.

Để xây dựng văn phòng số an toàn, các tính năng như xác thực người dùng, phân cấp quyền truy cập và ghi lại lịch sử sửa đổi là những yếu tố quan trọng để giảm thiểu nguy cơ thất thoát dữ liệu.

6. Tính tương thích trên nhiều thiết bị

Một nền tảng văn phòng số hiệu quả phải có khả năng hoạt động trên các loại thiết bị và hệ điều hành đa dạng như iOS, Android, Window… Nhờ vậy, nó phục vụ được nhu cầu làm việc và tiện lợi cho những người quản lý, nhân viên thường xuyên phải đi lại, ít có thời gian tại văn phòng có thể làm việc mọi lúc, mọi nơi.

7. Tinh thần và tư duy sẵn sàng cải tiến

Xây dựng văn phòng số không phải chỉ là một quá trình chuyển đổi đơn giản. Quá trình này đòi hỏi tất cả các thành viên phải thay đổi phong cách làm việc cũ, và khai thác hết các lợi ích của công nghệ.

Tinh thần sẵn sàng chuyển đổi số của doanh nghiệp là khả năng và quyết tâm của toàn bộ đội ngũ để thích nghi với sự thay đổi của kỷ nguyên số. Đây là tinh thần luôn nỗ lực tích cực để học hỏi, áp dụng và cải thiện các công nghệ số giúp nâng cao năng suất, cải thiện hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Văn phòng số E-Office Vitranet24 - Giải pháp xây dựng môi trường làm việc tập trung, xuyên suốt

E-Office Vitranet24 giúp tạo dựng môi trường làm việc chung xuyên suốt toàn công ty. Nâng cao tốc độ tương tác, giao tiếp xử lý công việc trên toàn hệ thống. Xây dựng môi trường truyền thông và tạo dựng văn hoá doanh nghiệp hiệu quả. Đã được kiểm nghiệm và sử dụng tại nhiều đơn vị lớn với qui mô hàng ngàn người sử dụng: NutiFood, Ngân hàng ACB, Bệnh viện Nam Sài Gòn...

Hệ thống E-Office Vitranet24 đã triển khai

Đặc biệt bạn có thể số hoá và tự động hoá nhiều quy trình tiện ích cho doanh nghiệp, giảm thủ tục giấy tờ: quy trình văn phòng phẩm, quy trình đề xuất, quy trình nghỉ phép, quy trình quản lý bán hàng tài liệu…

Với 16+ năm kinh nghiệm và sở hữu một trong những công nghệ tiên tiến nhất thế giới Bitrix24 về phần mềm quản lý doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công, đem lại hiệu quả thực sự cho Quý khách hàng đang cần giải pháp Văn phòng số.