Phần mềm quản lý dự án hỗ trợ doanh nghiệp quản lý dự án từ khi bắt đầu triển khai cho đến khi hoàn thành. Mọi hoạt động được thực hiện nhanh chóng và được lưu lại trong hệ thống. Do đó, các nhà quản lý có thể theo dõi và đưa ra chỉ đạo phù hợp và kịp thời. Đồng thời cũng có thể tìm lại thông tin của bất kỳ dự án nào một cách dễ dàng. Nếu bạn vẫn đang băn khoăn “những lợi ích hàng đầu của phần mềm quản lý dự án là gì?”, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé!

Những tính năng chính của phần mềm quản lý dự án

Giải pháp phần mềm quản lý dự án hỗ trợ chuyên gia trong việc thực hiện các công việc sau:

• Lập kế hoạch dự án: dựa trên những thông tin có sẵn, hệ thống có các công cụ hữu ích để phân tích những thành tựu trước đây của công ty và đưa ra dự báo cho tương lai.

• Theo dõi tiến độ của từng dự án: bất kỳ lúc nào, bất kỳ thành viên nào trong nhóm đều có thể kiểm tra trạng thái công việc. Nếu có bất kỳ vấn đề gì, bạn có thể nhanh chóng phát hiện và có biện pháp xử lý kịp thời. Với phần mềm quản lý dự án, việc đáp ứng thời hạn, tối ưu hóa chi phí và đạt được mục tiêu sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều.

• Phân bổ nguồn lực: nhà quản lý sẽ ước tính được có bao nhiêu nhân viên sẽ tham gia vào dự án, họ sẽ mất bao lâu để hoàn thành công việc và người phụ trách từng công việc cụ thể.

• Lập kế hoạch ngân sách: đây là điểm khác biệt khá lớn giữa những phần mềm quản lý dự án. Một số cung cấp khả năng lập kế hoạch ngân sách rất chi tiết. Một số lại chỉ cho phép dự trù ngân sách một cách sơ bộ.

• Quản lý tài liệu: hầu hết các phần mềm hiện đại đều cho phép bạn đính kèm tài liệu, và lưu trữ lịch sử ngay trên hệ thống.

• Giao tiếp tương tác: bộ công cụ giao tiếp hữu ích không chỉ dùng cho trao đổi nội bộ, mà còn có thể giao tiếp với các nhà thầu, đối tác, cổ đông hay các bên thứ ba khác có liên quan.

8 lợi ích nổi bật của phần mềm quản lý dự án

1. Lập kế hoạch dự án dễ dàng hơn

Ở định dạng kỹ thuật số, bạn có thể dễ dàng chính sửa và cập nhật dữ liệu mà không tốn quá nhiều thời gian. Lập kế hoạch và lên lịch cũng được tự động hóa. Bạn có thể dựa vào các công cụ tiện ích của phần mềm để xác định các mốc quan trọng, phân bổ vai trò của từng thành viên và đặt ra mục tiêu cụ thể. Điều này cũng giúp người quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ dự án và có sự can thiệp phù hợp nếu cần thiết.

2. Quản lý nguồn lực hiệu quả hơn

Nhiều nhà quản lý dự án có kinh nghiệm cho biết, chìa khóa thành công của họ bao gồm chiến lược quản lý nguồn lực hiệu quả. Phần mềm quản lý dự án cho phép bạn lưu giữ tất cả hồ sơ liên quan đến nguồn lực của mình ở một nền tảng, tránh sự mơ hồ và sai sót.

Hệ thống cung cấp cái nhìn tổng quan về toàn bộ nguồn lực hiện có. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp xử lý nhiều dự án cùng một lúc.

Bên cạnh đó, phần mềm quản lý dự án còn giúp tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn. Bạn sẽ kịp thời biết khi nào công việc gặp vướng mắc, và kịp thời can thiệp để đảm bảo dự án được vận hành trơn tru nhất có thể. Phần mềm quản lý dự án giúp tránh sự xung đột về nguồn lực.

3. Đem đến cái nhìn tổng quan về quy trình dự án

Ngày nay, hầu hết các tổ chức đều đang thực hiện nhiều dự án cùng một lúc. Các chuyên gia phải sẵn sàng chuyển sang một dự án mới bất cứ lúc nào - chẳng hạn như thay thế một đồng nghiệp bị ốm, hoặc giúp đỡ nhóm dự án không hoàn thành được nhiệm vụ của họ.

Thách thức chính liên quan đến đa nhiệm là khả năng hiển thị. Phần mềm quản lý dự án cho phép bạn hình dung một cách dễ hiểu tất cả các giai đoạn và công việc trong quy trình làm việc của mình, và phân bổ nguồn lực một cách khôn ngoan cho chúng.

Bạn có thể xác định dự án nào đang ở giai đoạn lập kế hoạch sơ bộ, dự án nào đang được thực hiện và dự án nào đã hoàn thành trong nháy mắt. Đây có lẽ là cách hiệu quả nhất để tránh tắc nghẽn và trì hoãn công việc.

4. Cải thiện làm việc nhóm

Trong phần mềm quản lý dự án, mỗi thành viên có thể thấy rõ phạm vi trách nhiệm của mình, và mối tương quan của nó với nhiệm vụ của đồng nghiệp.

Mọi người thấy được nhiệm vụ của họ đang bị vướng mắc ở đâu, và nên nhờ ai hỗ trợ. Một số phần mềm quản lý dự án có bảng Kanban giúp trực quan hóa công việc, dễ dàng theo dõi các nhiệm vụ trong dự án. Điều này sẽ góp phần đẩy nhanh tốc độ và hiệu quả làm việc.

5. Quản lý ngân sách dự án theo thời gian thực

Khả năng lập kế hoạch, thực hiện và điều chỉnh ngân sách rất quan trọng, không chỉ đối với hiệu quả hoạt động, mà còn đối với sự tồn tại của tổ chức. Với phần mềm quản lý dự án, bạn có thể lập kế hoạch cho chi phí dự án của mình. Bạn sẽ có thể phát hiện xem mình đang kiếm được lợi nhuận hay đang lãng phí nguồn lực, so sánh chi phí thực tế và dự tính, và thu thập các số liệu tài chính cần thiết.

6. Tạo báo cáo hữu ích

Một tính năng không thể bỏ qua của phần mềm quản lý dự án chính là theo dõi tiến độ công việc. Mỗi ngày, hệ thống sẽ ghi lại lượng thời gian và công sức mà nhân viên của bạn bỏ ra cho công việc của họ.

Người quản lý có thể đánh giá hiệu suất làm việc của từng thành viên nói riêng, và thành tích của nhóm nói chung. Những báo cáo từ hệ thống sẽ giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chuẩn xác hơn.

Một số phần mềm quản lý dự án tiên tiến được tích hợp AI để mang lại những đề xuất có giá trị cho người dùng. AI có thể đưa ra các đề xuất về cách tránh tắc nghẽn công việc, đẩy nhanh quy trình làm việc và ngăn ngừa những sai lầm có thể xảy ra trong tương lai.

7. Tương tác giao tiếp hiệu quả hơn

Giải pháp phần mềm quản lý dự án cho phép người dùng trao đổi công việc ngay trên nền tảng hệ thống, nhờ bộ công cụ giao tiếp đa dạng như: trò chuyện, gửi tệp tin, gọi điện... Các bên thứ ba khác cũng có thể tham gia thảo luận sau khi bạn gửi lời mời đến họ.

Những người dùng được mời sẽ không thể truy cập vào toàn bộ hệ thống, mà chỉ có thể truy cập những phần được cấp quyền. Nếu so với email hoặc trình nhắn tin thông thường, phần mềm quản lý dự án sẽ cung cấp thông tin rõ ràng hơn và đảm bảo tính minh bạch cao hơn.

8. Tăng sự hài lòng của khách hàng

Trong số tất cả những lợi ích của phần mềm quản lý dự án, đây có lẽ là lợi ích khó nhận ra nhất. Khi bạn đáp ứng được thời hạn, ngân sách và cố gắng cung cấp một sản phẩm/dịch vụ xuất sắc, khách hàng chắc chắn sẽ hài lòng.

Rất có thể họ sẽ để lại những đánh giá tích cực về doanh nghiệp của bạn. Họ sẽ tiếp tục đồng hành cùng doanh nghiệp trong tương lai, và có thể giới thiệu doanh nghiệp của bạn cho người quen.

Phần mềm quản lý dự án tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng dựa trên sự tin tưởng. Về lâu dài, điều này củng cố danh tiếng và nâng cao nhận thức về thương hiệu.

Đừng quên rằng, truyền miệng là một phương pháp tiếp thị hàng đầu giúp tiết kiệm chi phí và đem lại hiệu quả cao.

Kết luận

Phần mềm quản lý dự án có thể mang lại lợi ích cho các tổ chức ở mọi quy mô và phạm vi hoạt động. Nó giúp quy trình được thiết lập tốt hơn, tăng hiệu suất làm việc và từ đó góp phần tăng doanh thu. Không chỉ vậy, doanh nghiệp có thể cải thiện việc giao tiếp tương tác, tìm cách phân bổ nguồn lực tốt hơn và nhận báo cáo đầy đủ thông tin.