Forbes: 9 điều nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án

Forbes: 9 điều nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm quản lý dự án
30.01.2024 713

Với phần mềm quản lý dự án phù hợp, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc, đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc. Việc lưu trữ tất cả thông tin dự án tại một nền tảng giúp nhà quản lý kiểm soát tiến độ và chi tiết công việc, dễ dàng nắm bắt ai đang làm gì và những khó khăn có thể gặp phải.

Tuy nhiên, không phải phần mềm quản lý dự án nào cũng giống nhau. Do vậy, người lãnh đạo sẽ cần cân nhắc kỹ càng để xác định công cụ phù hợp nhất với nhu cầu doanh nghiệp. Tạp chí Forbes đưa ra 9 gợi ý về các yếu tố doanh nghiệp nên xem xét khi tìm kiếm phần mềm quản lý dự án cho doanh nghiệp của mình.

1. Loại dự án mà doanh nghiệp đang thực hiện

Hãy xem xét các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp và các loại dự án đang thực hiện. Các phần mềm quản lý dự án khác nhau được thiết kế để hỗ trợ các luồng công việc khác nhau, và có thể phù hợp hoặc không phù hợp tùy thuộc vào nhu cầu mỗi doanh nghiệp.

Nếu làm việc trên một dự án phức tạp với nhiều bên phụ thuộc và bên liên quan, bạn có thể xem xét một công cụ cung cấp tính năng hợp tác mạnh mẽ, chẳng hạn như phân công nhiệm vụ, để lại bình luận và theo dõi tiến độ. Ngược lại, đối với một dự án đơn giản hơn, bạn có thể sử dụng một công cụ cơ bản hơn chỉ cho phép bạn theo dõi các nhiệm vụ và thời gian.

2. Liệu nhân viên của bạn có sử dụng hay không

9-dieu-can-nhac-khi-chon-phan-mem-quan-ly-du-an-2

Một phần mềm quản lý dự án dễ sử dụng và trực quan có thể giúp cải thiện khả năng tiếp nhận và năng suất của đội ngũ nhân viên. Nếu một công cụ quá phức tạp hoặc khó sử dụng, nhân viên sẽ không thể sử dụng nó một cách nhất quán, điều này có thể cản trở hiệu quả chung của công cụ đó.

3. Tổ chức của bạn cần hỗ trợ để hoàn thành nhiệm vụ gì

Hãy xem xét những nhiệm vụ mà nhóm của bạn cần hỗ trợ nhiều nhất để hoàn thành - theo dõi dữ liệu, lập ngân sách, chốt giao dịch hoặc bất kỳ việc gì khác - và tìm kiếm phần mềm quản lý dự án có thể sắp xếp thông tin một cách rõ ràng và theo cách mà tất cả các thành viên được phân quyền đều có thể truy cập để xem dữ liệu.

Một công cụ mới sẽ vô dụng nếu mọi người không được đào tạo về cách sử dụng nó, vì vậy hãy dành chút thời gian để hướng dẫn nhân viên về quy trình làm việc mới và tất cả các lợi ích mà phần mềm mang lại.

4. Mức độ phức tạp của phần mềm quản lý dự án

Một yếu tố cần cân nhắc khi tìm kiếm phần mềm quản lý dự án là độ phức tạp của công cụ. Mục đích cốt lõi của việc triển khai công cụ này là tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động, chứ không làm cho chúng trở nên khó khăn hơn. Một giải pháp quản lý dự án lý tưởng là một hệ thống có thể được nhiều người sử dụng một cách dễ dàng. ​

5. Tính năng phân quyền người dùng

Phân quyền người dùng rất quan trọng trong quản lý dự án vì nó đảm bảo chỉ các bên liên quan mới tham gia thảo luận và xem được thông tin cụ thể. Bạn cũng sẽ có thể mời các nhà cung cấp, nhà thầu, đối tác bên ngoài… tham gia các cuộc thảo luận liên quan đến dự án mà không tiết lộ quá nhiều thông tin.

6. Cách đội ngũ của bạn giao tiếp

9-dieu-can-nhac-khi-chon-phan-mem-quan-ly-du-an-3

Giao tiếp rất quan trọng để quản lý dự án. Nếu có trục trặc trong quá trình truyền tin nhắn, thông tin không cập nhật kịp thời, hoặc có nhân viên không sử dụng loại thiết bị mà phần mềm quản lý vận hành, doanh nghiệp sẽ gặp vướng mắc khi giao tiếp. Hãy tìm phần mềm quản lý dự án phù hợp nhất với thói quen sử dụng thiết bị của nhân viên, ưu tiên các phần mềm có ứng dụng trên di động để thuận tiện hơn khi làm việc từ xa.

7. Công cụ phù hợp với sự đa dạng của đội nhóm

Các dự án tập hợp những người có kỹ năng và vai trò khác nhau, từ bán hàng, tiếp thị đến công nghệ, sáng tạo, phân tích và quản lý... Các vai trò và cấp độ thâm niên khác nhau cần có bảng thông tin và mức độ hiển thị khác nhau. Một số người làm việc tốt hơn với các danh sách, số khác lại thích bảng Kanban, biểu đồ Gantt hoặc lịch. Việc sử dụng một hệ thống linh hoạt và thân thiện với các bên liên quan khác nhau là vô cùng hữu ích trong việc tăng cường sự hài lòng và cộng tác của nhóm dự án.

8. Khả năng tích hợp của phần mềm quản lý dự án

Hậu Covid, rất nhiều ưa chuộng hình thức làm việc từ xa, vì vậy các tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp giao tiếp hiệu quả trong nội bộ cũng như với đối tác và nhà cung cấp bên ngoài. Thêm vào đó, khi công cụ quản lý dự án tích hợp với các nền tảng hiện có của doanh nghiệp, nó sẽ giúp tiết kiệm thời gian khi nhập dữ liệu và không phải tìm kiếm thông tin ở nhiều nơi khác nhau.

9. Nó sẽ giúp khắc phục vấn đề như thế nào

9-dieu-can-nhac-khi-chon-phan-mem-quan-ly-du-an-1

Vấn đề lớn nhất mà công ty bạn phải đối mặt hiện nay là gì? Có thiếu sự liên lạc giữa các bộ phận không? Các dự án có bị thiếu tổ chức và thường xuyên bị trễ thời hạn không? Có khối lượng công việc không đồng đều giữa các thành viên trong nhóm?... Tất cả những điểm yếu này sẽ đóng một vai trò rất lớn trong việc xác định phần mềm quản lý dự án nào sẽ hoạt động tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. Mỗi giải pháp bạn xem xét phải khắc phục được những điểm khó khăn này, đồng thời hứa hẹn sẽ đơn giản hóa các quy trình và cải thiện năng suất tổng thể.

(Bài viết được dịch và biên tập từ Forbes: Nine Factors To Consider When Choosing The Perfect Project Management Tool)



★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Tư vấn chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp
10.05.2024 42
Vitranet24 cung cấp dịch vụ tư vấn chuyển đổi số và triển khai các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp, giúp các đơn vị đẩy nhanh tự động hoá, tối ưu phương pháp quản lý và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Vì sao hệ thống ERP ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm?
08.05.2024 46
Trong thời kỳ chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, các phần mềm quản lý doanh nghiệp đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để quản trị toàn diện các hoạt động, gia tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót. Trong đó, hệ thống ERP đang được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Forbes: Tác động của chuyển đổi số đến mô hình kinh doanh
07.05.2024 111
Chuyển đổi số tác động đến nhiều mô hình kinh doanh truyền thống. Các công ty tích hợp công nghệ vào mô hình kinh doanh của mình để cải tiến hoặc tạo ra mô hình kinh doanh mới, phát triển hoạt động và đem đến trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Nhưng đồng thời cũng phải đối mặt với các thách thức mới trong thị trường cạnh tranh này.
Forbes: Tác động của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp
23.04.2024 528
Vì sao văn phòng số ngày càng trở nên cần thiết và được nhiều doanh nghiệp quan tâm? Forbes đã chỉ ra những tác động tích cực của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt hiện nay.
Phần mềm CRM giúp tối ưu hiệu quả bán hàng
16.04.2024 383
CRM Vitranet24 là hệ thống tổng thể giúp quản lý mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phần mềm giúp thúc đẩy bán hàng gia tăng doanh số, đặc biệt là tiền đề để cải tiến và tiết kiệm chi phí bán hàng hiệu quả.
Lợi ích của CRM trong việc giữ chân khách hàng trung thành
10.04.2024 615
Việc giữ chân và xây dựng lòng trung thành của khách hàng cực kỳ quan trọng với doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh kinh doanh đầy cạnh tranh hiện nay. CRM được xem là một công cụ đắc lực, hỗ trợ doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng để đem đến trải nghiệm tốt hơn, xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng.
Giá trị của chuyển đổi số - chia sẻ từ Harvard Business Review
09.04.2024 536
Trong khi 89% công ty lớn trên toàn cầu đang tiến hành chuyển đổi số và ứng dụng AI, họ chỉ đạt được 31% mức tăng doanh thu dự kiến, và 25% mức tiết kiệm chi phí dự kiến từ sự nỗ lực này. 
Giải pháp văn phòng số được các doanh nghiệp lớn tin dùng
04.04.2024 5706
Chuyển đổi số hiện là nhu cầu “cấp thiết”, đòi hỏi các doanh nghiệp áp dụng một công cụ đặc biệt để kiểm soát và chuẩn hóa quy trình hoạt động. “Văn phòng số” là một phương án hiệu quả để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành toàn doanh nghiệp.
Hệ thống CRM: giải pháp giúp tăng doanh số thời đại 4.0
30.03.2024 282
Hệ thống CRM không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng toàn diện, mà còn hỗ trợ việc duy trì và phát triển mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Từ đó nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng với doanh nghiệp, tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển thị trường.
Vì sao phần mềm quản lý công văn ngày càng được doanh nghiệp ưa chuộng?
29.03.2024 183
Cùng với sự phát triển của công nghệ thời đại 4.0, phần mềm quản lý công văn ra đời để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý văn bản, hỗ trợ văn thư tìm kiếm văn bản nhanh chóng và hiệu quả.
Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn là thiết yếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
28.03.2024 246
Với sự phát triển của công nghệ ngày nay, không khó để doanh nghiệp xây dựng một kênh bán riêng, hay fanpage trên mạng xã hội. Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn được chuyên gia đánh giá là không thể thiếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
Hệ thống quản lý văn bản: xu hướng quản trị 4.0
22.03.2024 290
Thay vì quản lý theo cách truyền thống, với sự hỗ trợ của hệ thống quản lý văn bản, doanh nghiệp có thể cải tiến công tác lưu trữ, xử lý văn bản hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu quy trình, thủ tục rườm rà, và nâng cao hiệu quả làm việc.
10 công cụ AI miễn phí giúp bạn làm việc hiệu quả hơn
16.03.2024 536
Với sự tiến bộ của trí tuệ nhân tạo (AI), giờ đây người dùng có thể tìm thấy các AI miễn phí để hỗ trợ sáng tạo hình ảnh, văn bản và video… Dưới đây là một số công cụ hữu ích mà bạn có thể tham khảo.
10 công cụ "vàng" giúp nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp tốt hơn
14.03.2024 717
Các chuyên gia của Bitrix24 đã tổng hợp danh sách 10 công cụ hữu ích, giúp các nhà quản lý và lãnh đạo tăng cường hiệu quả quản lý và cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Forbes: 7 bài học lãnh đạo giúp bạn chinh phục thành công
12.03.2024 647
Nhóm tác giả của Forbes đã chắt lọc những bài học lãnh đạo quan trọng nhất mà họ đã học được trong nhiều năm qua. Những điều đã giúp bản thân và tổ chức của họ đạt được những thành công nhất định.
Quản lý
Tư vấn chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp
10.05.2024 42
Vitranet24 cung cấp dịch vụ tư vấn chuyển đổi số và triển khai các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp, giúp các đơn vị đẩy nhanh tự động hoá, tối ưu phương pháp quản lý và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 275
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
CEO công nghệ dùng AI thế nào?
10.04.2024 162
Mark Zuckerberg phát triển trợ lý AI và đặt tên Jarvis để quản lý ngôi nhà của mình, còn Tim Cook nói có dùng ChatGPT trong cuộc sống cá nhân.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2943
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.