Báo Công Thương nói về hệ sinh thái “Văn phòng điện tử trực tuyến"

Hiện nay, với sự phát triển bùng nổ của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, việc đưa các hoạt động lên môi trường số đang là xu hướng chung của các doanh nghiệp. Văn phòng điện tử chính là một ứng dụng phổ biến nhằm cải tiến các hoạt động văn phòng của doanh nghiệp và mang lại nhiều hiệu quả tích cực.

Để kinh doanh hiệu quả, các doanh nghiệp luôn tìm cách tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng năng suất cho đội ngũ nhân sự. Chuyển đổi số kịp thời bằng cách áp dụng công nghệ là giải pháp giúp doanh nghiệp cải thiện hoạt động vận hành.

Theo kết quả nghiên cứu của APCO Worldwide và Gagen McDonald, các doanh nghiệp sử dụng một hệ thống quản lý có giao diện mạng xã hội nội bộ giúp nhân viên của họ tương tác nhiều hơn trong công việc, giúp đẩy nhanh quá trình tương tác và làm việc nhóm. 61% nhân viên cho rằng các công cụ mạng xã hội giúp họ tương tác trong công việc với đồng nghiệp ở xa hiệu quả hơn và 58% nhân viên thích làm việc ở công ty có sử dụng mạng xã hội nội bộ.

Một hệ thống Văn phòng điện tử tốt giúp doanh nghiệp quản lý tập trung, khắc phục tình trạng giao tiếp không đồng bộ, các quy trình không được chuẩn hoá và sử dụng quá nhiều phần mềm cùng lúc khiến doanh nghiệp trì trệ, chậm chạp và khó theo kịp tốc độ phát triển của những đối thủ. Ngoài ra, sử dụng “Văn phòng số” sẽ tránh tình trạng một ngày 8 giờ làm việc nhưng mất 1 đến 2 giờ cho việc tìm kiếm tài liệu, tìm kiếm thông tin, xem lại nội dung trao đổi trên một đoạn chat mà không thể tìm thấy, nhân viên mất tính kết nối, truyền thông nội bộ rời rạc... Khi khắc phục được những tồn tại đó doanh nghiệp sẽ tăng tốc phát triển, tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí.

Bitrix24 là một hệ thống quản lý hàng đầu từ Hoa Kỳ giúp xây dựng “Văn phòng điện tử” toàn diện. Bitrix24 đã và đang nhận được sự ủng hộ từ những tập đoàn hàng đầu Việt Nam. Behn Meyer Việt Nam - công ty đa ngành cung cấp phụ gia thực phẩm, thức ăn gia súc, thủy hải sản, hóa mỹ phẩm và hóa chất ngành cao su, nhựa plastic, xử lý nước, hiện có trụ sở tại thành phố Bình Dương cho biết:

“Từ khi ứng dụng Bitrix24 trong việc xây dựng môi trường làm việc trực tuyến giúp đơn vị giải quyết các khó khăn, vướng mắc trong giao tiếp, các nhân sự được kết nối chặt chẽ. Việc ứng dụng các quy trình phê duyệt online giúp đẩy nhanh tốc độ và giảm thiểu giấy tờ. Chỉ trong vòng 2 tuần sau khi go-live hệ thống, đơn vị có gần 1.000 quy trình online được chạy, thời gian xử lý nhanh nhất cho một quy trình là 30 giây, thời gian trung bình là khoảng 4 giờ. Các quy trình bao gồm quy trình thanh toán, phê duyệt dịch vụ nội bộ, duyệt các đề xuất, quy trình văn bản đi đến… giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian và tăng tốc độ làm việc cho toàn đơn vị. Việc xây dựng môi trường làm việc trực tuyến - nền tảng của số hóa & chuyển đổi số cũng góp phần vào giảm thiểu tác động môi trường (giấy, mực...), hướng đến phát triển bền vững".

Ứng dụng “Văn phòng điện tử - E-Office” của Bitrix24 không chỉ sử dụng trong các doanh nghiệp mà được khuyến khích nên sử dụng trong các đơn vị quản lý của nhà nước, các sở ban ngành để hội nhập và tăng cường trong việc áp dụng các giải pháp văn phòng số để đẩy nhanh hiệu quả công việc và giúp cho việc thực hiện vai trò lãnh đạo quản lý ngày một tốt hơn.

Theo chia sẻ từ Vitranet24 - công ty chuyên tư vấn các giải pháp chuyển đổi số hàng đầu hiện nay cho biết, với công nghệ như Bitrix24, không chỉ ứng dụng tại các doanh nghiệp mà các tổ chức, cơ quan nhà nước hoàn toàn có thể áp dụng mang lại hiệu quả ngay trong thời gian ngắn với mức chi phí chỉ bằng 1/3 thậm chí 1/5 so với những giải pháp khác trên thị trường. Gần đây nhất, trong chiến dịch tài trợ công nghệ cho chương trình Hội sách trực tuyến Quốc gia diễn ra tại địa chỉ Book365.vn, Vitranet24 đã sử dụng công nghệ này để tạo môi trường kết nối làm việc trong suốt kỳ hội sách cho hơn 100 đơn vị xuất bản, phát hành, giúp quá trình liên lạc giao nhận sách và hỗ trợ độc giả được tốt hơn bao giờ hết.

Cũng theo chuyên gia Vitranet24, nền tảng này của Bitrix24 có những điểm mạnh chính mà ít hệ thống nào ở Việt Nam có được như:

• Một Framework mạnh mẽ: cung cấp cả hai phiên bản Tự lưu trữ tại doanh nghiệp và Đám mây Cloud. Bitrix24 đang hoạt động ổn định để phục vụ hơn 12 triệu khách hàng toàn cầu.

• Cơ chế bảo mật: Xác thực OTP, role-based access rights, web application firewall…

• Mã nguồn mở với ngôn ngữ lập trình phổ biến: PHP

• Tích hợp được với các hệ thống phổ biến khác: LDAP & Active Directory support & SSO (NTLM, custom), Google, Microsoft Office365, Facebook, Instagram, Zalo, Telegram...

• Với những tính năng ưu việt được kể trên, ứng dụng “Văn phòng điện tử” của Bitrix24 được coi là một thử nghiệm “không thể bỏ qua” khi sở hữu một hệ thống tiên tiến chuẩn quốc tế với chi phí chỉ từ 49$/tháng cho bản Đám mây Cloud và 5.990$ cho phiên bản Tự lưu trữ 100 người dùng sở hữu hoàn toàn bản quyền và code.