Các hình thức tổ chức và các nguyên tắc tổ chức quản lý

Các hình thức tổ chức và các nguyên tắc tổ chức quản lý
24.05.2017 82

Các dự án được thực hiện bởi nhiều các tổ chức khác nhau. Để có thể hiểu cơ cấu tổ chức của một dự án, trước hết chúng ta cần xem xét cơ cấu tổ chức nói chung của một tổ chức kinh tế nói chung.

Về mặt lý thuyết, có thể có nhiều cách để phân chia một tổ chức thành  nhiều đơn vị nhỏ để tăng tính hiệu quả và phân cấp quyền lực và nghĩa vụ giữa các bộ phận. Cơ chế để thực hiện việc phân chia này được gọi là quá trình chuyên môn hóa. Trong tất cả các trường  hợp, mục tiêu là xác lập một trật tự của nhiều bộ phận có mối quan hệ tương tác qua lại lẫn nhau. Quá trình chuyên môn  hóa là không thể thiếu trong quá trình vận hành của một tổ chức.

Trong quá trình chuyên môn hóa, một tổ chức kinh tế có thể được tổ chức theo nhiều hình thức khác nhau đáp ứng những mục tiêu khác nhau theo các tiêu chí nhất định:

-         Tổ chức quản lý theo chức năng: việc thiết lập các đơn vị của tổ chức có thể được dựa trên các chức năng riêng biệt chẳng hạn như phòng sản xuất, phòng kỹ thuật hoặc phòng tài chính…

-         Tổ chức quản lý theo sản phẩm: các đơn vị riêng biệt được tổ chức theo dây chuyền và các nhiệm vụ của từng đơn vị được thiết lập cho từng sản phẩm, nhóm sản phẩm hoặc theo dây chuyền sản phẩm

-         Tổ chức quản lý theo khách hàng: các đơn vị chức năng của tổ chức được  hình thành trên cơ sở đáp ứng yêu cầu của một nhóm khách hàng nhất định.

-         Tổ chức quản lý theo vùng lãnh thổ: các đơn vị chức năng được tổ chức dựa trên phân bố địa lý chẳng hạn như văn phòng đại diện khu vực Đông Nam Á của một tập đoàn XYZ.

-         Tổ chức quản lý theo quá trình hoạt động: phân chia các đơn vị chức năng trong một tổ chức dựa trên quá trình xử lý công việc chẳng hạn như bộ phận xử lý hồ sơ của một tổ chức cấp đăng ký kinh doanh.

Nội dung tổ chức quản lý hoạt động của một đơn vị bao gồm từ việc xây dựng cơ cấu bộ máy quản lý, lựa chọn, bố trí cán bộ quản lý, chuyên gia trong từng lĩnh vực, xác định quy mô và tiêu chuẩn chất lượng nhân viên, tổ chức phân công lao động theo thứ bậc và chức năng cho đến việc xác lập quy trình xử lý thông tin, xử lý thông tin và ra quyết định quản lý. Công tác tổ chức quả lý của một đơn vị kinh tế có thể được thực hiện với các hình thức khác nhau nhưng đều cần phải quán triệt các nguyên tắc chủ yếu: tập trung hóa, chuyên môn hóa, cân đối, đồng bộ, linh hoạt, nhịp nhàng, liên tục, kế thừa.

Tập trung hóa: tập trung hóa trong tổ chức quản lý dự án được thực hiện bằng hai cách: tập trung tăng cường cán bộ quản lý hoặc một bộ máy quản trị nhất định để giải quyết những nhiệm vụ và những quyết định chủ yếu; tập trung các công việc quản lý cùng loại vào một bộ phận quản trị chức năng nhằm loại trừ những hiện tượng trùng lắp không cần thiết.

Chuyên môn hóa: chuyên môn hóa trong tổ chức quản lý dự án tức là tiến hành sự phân công lao động giữa các nhân viên khác nhau phù hợp với trình độ chuyên môn của họ. Chuyên môn hóa trong lĩnh vực quản trị sẽ quyết định sự hình thành những bộ phận trong cơ cấu tổ chức quản lý tương ứng với chức năng quản lý được phân công.

Cân đối: cân đối trong tổ chức quản lý được thể hiện ở việc xác định chính xác nội dung và khối lượng công việc phù hợp với quy mô của các bộ phận quản lý chức năng trong bộ máy quản lý và ngay đối với từng nhân viên thực hiện dự án.

Đồng bộ: tính đồng bộ trong tổ chức quản trị là sự bao quát đầy đủ toàn bộ khối lượng công việc phải hoàn thành, toàn bộ mọi hoạt động có liên hệ gắn bó với nhau cho từng bộ phận quản lý, giữa các bộ phận quản lý trong bộ máy quản lý với đối tượng quản lý.

Linh hoạt: tính linh hoạt trong tổ chức quản trị được phản ánh bằng sự uyển chuyển cho phép sự co giãn nhất định để tạo nên những khả năng thích ứng và đáp ứng kịp thời mọi tình huống có thể xảy ra. Tính linh hoạt của một cơ cấu tổ chức quản lý dự án trong điều kiện tiến bộ khoa học kỹ thuật là hết sức cần thiết. Nhờ có tính linh hoạt trong cơ cấu tổ chức quản lý mà dự án có thể kịp thời thích nghi với sự thay đổi mục tiêu và những điều kiện tổ chức – kỹ thuật – kinh tế - xã hội cụ thể.

Nhịp nhàng: là một trong những nguyên tắc tổ chức quản lý. Nguyên tắc này yêu cầu hoàn thành một khối lượng công việc giống nhau trong thời gian nhất định và thường xuyên lặp đi, lặp lại nhiều lần. Tính nhịp nhàng sẽ đảm bảo sự phân bố đều đặn công việc theo không gian và theo thời gian giữa các bộ phận quản lý cũng như các nhân viên trong bộ máy quản lý.

Liên tục: quá trình tổ chức quản lý dự án là quà trình vận động liên tục các luồng thông tin thông qua hoạt động của các bộ phận trong dự án. Do đó, trong cơ cấu tổ chức quản lý phải liên kết các chức năng quản lý với nhau nhằm đảm bảo sự hoạt động của nó không bị tắc nghẽn trong quá trình tiếp diễn giữa cc1 bộ phận và các cấp quản lý khác nhau. Thực tế cho thấy, khi tính liên tục của quá trình tổ chức quản trị bị phá vỡ thì hoạt động bình thường của tổ chức sẽ bị rối loạn.

Kế thừa: tính kế thừa trong tổ chức quản trị là sự nối tiếp mọi hoạt động của những chức năng quản lý ở quá trình bước vào quá trình sau. Khi công tác tổ chức quản lý đã được xác lập, chưa có những thay đổi đáng kể thì tính kế thừa của hoạt động quản lý vẫn được duy trì. Tính kế thừa trước hết giúp chúng ta xây dựng cơ sở phương pháp luận phân công công việc giữa các bộ phận và nhân viên thực thi công việc trong một tổ chức, tạo điều kiện để quy định những tiêu chuẩn và trách nhiệm hoàn thành các loại công việc.

Giáo trình Lập Dự Án Đầu Tư
PGS.TS. Nguyễn Bạch Nguyệt
  (đội ngũ chuyên viên Vitranet sưu tầm và biên tập)
Cùng chuyên mục
14 thống kê “Tác động của phần mềm tự động hóa” đối với doanh nghiệp cho năm 2021
16.09.2021 259
Không nghi ngờ gì nữa, tác động của các “phần mềm, quy trình tự động hoá” sẽ được cảm nhận trong mọi lĩnh vực trên tất cả các vai trò. Là một nhà quản lý, chúng ta cần nắm vững sự tác động của quá trình này và tìm ra các “giải pháp quản lý doanh nghiệp” hoặc các phần mềm quản trị tối ưu. Cùng xem McKinsey đã thống kê “tác động” của cuộc thay đổi ngoạn mục này qua các chỉ số sau nhé:
Phần mềm truyền thông giao tiếp nội bộ hiệu quả trong mùa dịch
09.09.2021 484
Một nghiên cứu của Đơn vị BIG FOUR đã tiết lộ rằng trên toàn cầu, nhân viên văn phòng dành 69 ngày mỗi năm cho các công việc hành chính, tiêu tốn của các công ty 5 nghìn tỷ đô la mỗi năm. Các chuyên gia trung bình mất 18 phút để tìm một tài liệu theo cách thủ công nếu không có công cụ hỗ troẹ –– chiếm 20% đến 40% thời gian của họ –– và dành 50% thời gian của họ để tìm kiếm thông tin. Đó là lý do bạn nên trang bị cho mình và doanh nghiệp của mình một phần mềm hỗ trợ truyền thông giao tiếp và tích hợp quản lý công việc quả.
Ứng dụng Bitrix24 trong xây dựng môi trường giao tiếp và tương tác nội bộ
24.08.2021 716
Bitrix24 được biết đến là một công nghệ quản lý doanh nghiệp toàn diện và có tính tuỳ biến cao. Lý do Bitrix24 được xếp hạng nhất trong top giải pháp quản lý 4.0 mạng xã hội doanh nghiệp trong bài viết này Vitranet24 xin chia sẻ khả năng xây dựng môi trường làm việc trực tuyến và tạo môi trường truyền thông nội bộ vô cùng hiệu quả từ Bitrix24.
Tự động hoá thông qua quy trình một cuộc cách mạng???
05.08.2021 963
Khi bạn thay thế một quy trình kinh doanh tiêu chuẩn trong công ty của mình bằng một quy trình thông minh, những thay đổi sau đây chắc chắn sẽ xảy ra gần như ngay lập tức: • Nhân viên của bạn có thể tiết kiệm thêm vài giờ mỗi tuần • Bạn giảm thiểu rủi ro của một công việc bị hoàn thành sai (hoặc một cái gì đó bị bỏ qua) • Quy trình làm việc của bạn được sắp xếp hợp lý Cũng giống như các khoản chi tiêu nhỏ, các khoản tiết kiệm này có xu hướng cộng dồn vào cuối tháng, quý, năm,... và doanh nghiệp đã tiết kiệm được một chi phí đáng kể thông qua việc quản lý bằng quy trình.
E-Office Vitranet24 giải pháp tiền đề giúp chuyển đổi số thành công
29.07.2021 733
Với hơn 14 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, chúng tôi nhận thấy xu hướng số hoá “đưa doanh nghiệp” lên mạng là xu hướng tất yếu đó là lý do chúng ta cần xây dựng một hệ thống đáp ứng nhu cầu này và đó là lý do Vitranet24 tư vấn và xây dựng cho khách hàng “Giải pháp E-Office Văn phòng điện tử 4.0” một giải pháp giúp xây dựng “Văn phòng trực tuyến của đơn vị trên môi trường mạng”. Một giải pháp tích hợp “Truyền thông tương tác và quản lý doanh nghiệp hiệu quả”. Toàn bộ E-Office Vitranet24 được tư vấn xây dựng trên công nghệ Bitrix24 0 nền tảng công nghệ hàng đầu thế giới với thế mạnh về social intranet đã được nhiều tổ chức và khách hàng trên toàn thế giới chứng thực.
"Chuyển đổi số" thực sự là gì?
13.07.2021 727
Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số. Vậy thế nào là thay đổi tổng thể và toàn diện? “Tổng thể” nghĩa là mộ bộ phận, “Toàn diện” nghĩa là mọi mặt.
5 xu hướng quản trị mới nhất cho doanh nghiệp 2021
20.04.2021 612
Doanh nghiệp muốn thành công, trụ vững trong thị trường đầy biến động, khó khăn, nhất định phải thay đổi từ tư duy, nhận thức đến công nghệ. Dưới đây là những xu hướng quản trị mới nhất được Vitranet24 tổng hợp giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về thị trường và giải pháp quản lý doanh nghiệp trong năm 2021. 
Bitrix24 - Giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện
16.04.2021 635
Việc quản lý doanh nghiệp chưa bao giờ là dễ dàng với các nhà quản lý. Rất nhiều những công cụ, giải pháp ra đời để giải quyết vấn đề cho doanh nghiệp nhưng kéo theo đó là việc làm thế nào để chọn một công cụ phù hợp với doanh nghiệp của mình? Với phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể, Bitrix24 đã được hơn 8,000,000 tổ chức trên toàn thế giới tin dùng và hài lòng. Vậy doanh nghiệp của bạn còn lý do gì để từ chối giải pháp toàn diện như vậy? 
Tự động hoá doanh nghiệp bắt đầu từ xây dựng và chuẩn hoá các quy trình làm việc
10.03.2021 750
Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, việc thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng và quy định nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban cụ thể là điều cốt yếu. Chính vì thế, quản lý công việc theo quy trình trở thành một bài toán khó mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng quan tâm.
Sức mạnh của quy trình tự động hoá trong doanh nghiệp
03.03.2021 819
Tự động hóa quy trình thời đại công nghệ số không còn là lựa chọn, mà là xu thế tất yếu buộc lãnh đạo doanh nghiệp phải nghiêm túc triển khai thực hiện vì sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.
Làm thế nào để xây dựng một chiến lược tăng trưởng cho năm 2021 khi phải đối mặt với sự không chắc chắn???
24.02.2021 766
Một số lãnh đạo doanh nghiệp đang xây dựng chiến lược mở rộng cho năm 2021, trong khi những người khác chỉ đơn giản là muốn ổn định khi đối mặt với quá nhiều bất ổn. Việc lập kế hoạch cho tương lai ngày càng trở nên thách thức. Do đó, nhiều chủ doanh nghiệp và các nhà lãnh đạo có thể tự hỏi làm thế nào họ có thể phát triển một chiến lược tăng trưởng cho năm 2021???
Giải pháp giúp doanh nghiệp bắt kịp thời đại số
28.01.2021 687
Cụm từ “Digital Transfomation” chưa bao giờ “hot” đến vậy, khi mà người người, “nhà nhà” đều chuyển đổi số để khai thác được tối đa tiềm năng và làm việc hiệu quả nhất.
8 cách tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhỏ
23.01.2021 598
Tài chính luôn là vấn đề mang tính quyết định đến sự phát triển của một doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp trước khi đi vào vận hành đều phải có một kế hoạch chi tiết và khả thi về việc sử dụng các nguồn vốn, các đòn bẩy tài chính và lợi nhuận. Tối ưu hóa các khoản chi không có nghĩa là tiết kiệm đến mức tối đa và cắt giảm các chi phí, mà là việc sử dụng các nguồn tiền một cách khoa học, hiệu quả.
Làm thế nào để thành công trong năm 2021?
21.01.2021 567
Nhằm giúp doanh nghiệp có thể phục hồi một cách nhanh chóng sau đại dịch Covid-19, Bitrix24 xin gợi ý một số “bí quyết” sẽ giúp bạn và doanh nghiệp của mình có thể thay đổi “cái nhìn” và đạt nhiều thành công trong năm 2021. 
Thủ phạm khiến nhân viên của bạn làm việc mất tập trung, cần loại bỏ ngay!
13.11.2020 881
Có vẻ như vô hại khi lướt qua hộp thư đến trong email; xem tin nhắn Facebook; một nhiệm vụ đột xuất chen ngang công việc chính,… Nhưng sự thật là những việc đó đang khiến gián đoạn công việc của nhân sự và công nghệ đang vô tình trở thành nguyên nhân gây ra các gián đoạn đó.
Quản lý
Quản trị dự án – Giải pháp nào giúp đạt hiệu quả tối ưu và thúc đẩy thành công?
25.11.2021 54
Bạn đã quá mệt mỏi vì những căng thẳng trong quá trình quản trị dự án? Bạn cần có cái nhìn tổng thể về dự án đồng thời vẫn để mắt được chi tiết tới từng công việc và nhân sự trong dự án? 

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 3810
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Bluezone ứng dụng đột phá truy vết Covid-19 và hướng đi mới cho sản phẩm công nghệ Việt?
22.02.2021 735
Trong bối cảnh dịch Covid-19 tác động mạnh mẽ, ảnh hưởng lớn đến toàn bộ hoạt động của nền kinh tế - xã hội từ đầu năm 2020 theo chiều hướng xấu, quá trình chuyển đổi số quốc gia đã diễn ra mạnh mẽ hơn, toàn diện hơn; nhất là đối với các hoạt động kinh tế, thương mại, giáo dục, văn hóa, hành chính, giao thông - vận tải... Đặc biệt, doanh nghiệp công nghệ Việt Nam đã nhanh chóng thích ứng và đối phó hiệu quả với đại dịch Covid-19.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 1354
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.