6 cách sử dụng công nghệ để cải thiện năng suất làm việc

Sử dụng công nghệ phù hợp có thể giúp cải thiện năng suất và duy trì sự gắn kết của người lao động với doanh nghiệp.

1. Sử dụng ứng dụng trò chuyện nhóm

Điều quan trọng là nhân viên của bạn luôn được cập nhật những thông tin mới nhất. Mặc dù email rất tiện lợi, nhưng những thông tin quan trọng đôi khi có thể bị thất lạc, hoặc bị đưa vào thư mục thư rác. Hiện nay, có rất nhiều ứng dụng trò chuyện giúp tăng cường giao tiếp giữa các phòng ban.

Các công cụ trò chuyện giúp đẩy nhanh tốc độ trao đổi thông tin.

Với các phần mềm quản lý doanh nghiệp (chẳng hạn như văn phòng số), cuộc thảo luận có thể diễn ra nhanh chóng, và người dùng có thể biết liệu đồng nghiệp hay cấp trên có đọc tin nhắn của họ hay chưa. Các ứng dụng trò chuyện nhóm đảm bảo mọi người đều có quyền truy cập vào thông tin chung khi cần thiết, giúp duy trì năng suất làm việc ở mức cao.

2. Phần mềm quản lý công việc và dự án

Phần mềm quản lý công việc rất thuận tiện cho doanh nghiệp, nhất là các công ty có nhóm làm việc từ xa. Làm thế nào công nghệ này có thể được sử dụng để cải thiện và phát triển công việc? Người quản lý có thể tạo dự án và phân công trách nhiệm cho từng thành viên cụ thể, theo dõi tiến độ một cách trực quan, xuất các báo cáo một cách nhanh chóng khi cần.

3. Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên

Một trong những cách sử dụng công nghệ để cải thiện năng suất làm việc tại nơi làm việc là chuyển sang sử dụng các phần mềm có tính năng theo dõi thời gian. Bạn và nhân viên của bạn có thể theo dõi các báo cáo năng suất, để xem liệu các cải tiến về quản lý thời gian có phù hợp hay không.

Phần mềm giúp theo dõi thời gian làm việc hiệu quả.

4. Chia sẻ tài liệu thông qua đám mây

Chia sẻ tài liệu trực tuyến trong toàn công ty là một trong những cách tốt nhất để cải thiện năng suất tại nơi làm việc. Các ứng dụng dựa trên đám mây cho phép bạn tải lên, tải xuống và chia sẻ tệp trong vài giây.

Nhân viên của bạn có thể loại bỏ những rắc rối trong thời gian làm việc vì hoàn toàn có thể gửi tài liệu đến bất kỳ ai ở mọi nơi trên thế giới. Người lao động cũng gặp ít trở ngại hơn khi truy cập thông tin trong trường hợp không ở văn phòng. Đồng thời dữ liệu của công ty vẫn được bảo mật an toàn và có thể khôi phục lại, tiết kiệm không gian lưu trữ vật lý tại văn phòng.

5. Tự động hóa các công việc đơn giản

Tất cả nhân viên đều có những công việc đơn giản lặp đi lặp lại, có thể tiêu tốn vài phút hay vài giờ mỗi ngày. Bạn có thể không nhận thấy mình đã dành bao nhiêu thời gian để hoàn thành những công việc tẻ nhạt này, nhưng nếu tích cóp lại thì đó sẽ là một khoảng thời gian lớn.

Tự xây dựng quy trình công việc một cách nhanh chóng.

Công nghệ giúp tự động hóa các nhiệm vụ này để cải thiện năng suất làm việc. Ví dụ: phần mềm quản lý quy trình công việc có thể giúp bạn tự động tạo và giao nhiệm vụ mới ngay sau khi nhiệm vụ cũ kết thúc. Hoặc tự động gửi thông báo nhắc nhở khi gần đến hạn chót nhiệm vụ.

6. Tạo môi trường cộng tác trực tuyến mạnh mẽ

Công nghệ thúc đẩy sự hợp tác bằng cách cho phép có nhiều không gian hơn để giao tiếp, sáng tạo và giải quyết vấn đề giữa các nhân viên.

Chẳng hạn như phần mềm E-Office Vitranet24 giúp bạn kết nối toàn bộ nhân sự trên một môi trường chung trực tuyến. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp, thảo luận công việc giữa các nhân viên, phòng ban, bộ phận hay chi nhánh khác nhau. Bạn có thể tổ chức các cuộc họp trực tuyến cho dù nhân viên đang làm việc tại nhà, đang di chuyển hay ở văn phòng bằng các công cụ được tích hợp sẵn trong hệ thống. Phần mềm có thể được truy cập trên nhiều thiết bị, cho phép nhân viên thảo luận về các ý tưởng dù họ ở bất cứ đâu. Điều này giúp tăng sự kết nối và thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm.

Việc áp dụng công nghệ vào hoạt động hàng ngày trong doanh nghiệp sẽ thúc đẩy năng suất cao hơn, và tạo động lực cho nhân viên nỗ lực hết mình.

(Thông tin được dịch và biên tập từ PowerGistics)