Một tổ chức thường sử dụng một hoặc nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp để bao quát tất cả các khía cạnh hoạt động. Forbes chia sẻ ngắn gọn những điểm mà chủ doanh nghiệp nên cân nhắc trước khi quyết định chiến lược phần mềm cho doanh nghiệp mình.

1. Phân biệt chiến lược phần mềm Best Of Breed và Best Of Suite

Chọn đúng chiến lược phần mềm có thể giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành.

Chiến lược Best Of Breed được triển khai khi doanh nghiệp liên kết với nhiều nhà cung cấp phần mềm, trong đó mỗi bên cung cấp một ứng dụng chuyên biệt cho một bộ phận cụ thể của doanh nghiệp. Ví dụ: một trang web thương mại điện tử hợp tác với một nhà cung cấp để xử lý thanh toán, một nhà cung cấp khác không liên quan để hỗ trợ khách hàng và một nhà cung cấp thứ ba để quản lý hàng tồn kho. Mỗi nhà cung cấp có một giải pháp cho một hoạt động cụ thể của doanh nghiệp.

Chiến lược Best Of Suite được triển khai khi doanh nghiệp liên kết với một nhà cung cấp phần mềm duy nhất cung cấp giải pháp toàn diện, tất cả trong một, hỗ trợ nhiều khía cạnh của doanh nghiệp. Ví dụ: một công ty quản lý quan hệ khách hàng doanh nghiệp (CRM) cung cấp cho khách hàng của mình bộ giải pháp bao gồm bán hàng, tiếp thị, dịch vụ khách hàng và hơn thế nữa.

2. Ưu điểm của chiến lược phần mềm Best Of Breed

- Kiến thức chuyên môn của nhà cung cấp: Bởi vì mỗi ứng dụng phần mềm đều được thiết kế để phù hợp với một lĩnh vực cụ thể, doanh nghiệp của bạn có thể tận dụng kiến ​​thức chuyên môn của nhà cung cấp và hiệu suất vượt trội của phần mềm để tối đa hóa hiệu quả hoạt động.

- Tính linh hoạt: Các giải pháp này thường có thể linh hoạt tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp, và có khả năng thích ứng tốt hơn với các yêu cầu kinh doanh không ngừng thay đổi.

- Trải nghiệm người dùng: Phần mềm chuyên dụng có xu hướng mang lại trải nghiệm người dùng tốt hơn, vì nó được thiết kế cho một nhóm người dùng và mục đích cụ thể.

- Các tính năng nâng cao: Những giải pháp này thường cung cấp nhiều tính năng và chức năng cải tiến, giúp doanh nghiệp của bạn có khởi đầu thuận lợi trong cuộc cạnh tranh nhờ hiệu suất và năng suất được cải thiện.

- Khả năng mở rộng: Các ứng dụng này thường có khả năng mở rộng cao hơn các giải pháp all-in-one. Điều này cho phép doanh nghiệp thêm hoặc thay thế một ứng dụng cụ thể khi cần mà không cần phải điều chỉnh lại toàn bộ hệ thống.

3. Ưu điểm của chiến lược phần mềm Best Of Suite

Nên lựa chọn giải pháp quản lý toàn diện được đánh giá cao bởi các tổ chức uy tín.

- Dễ dàng làm việc với nhà cung cấp: Vì chỉ giao dịch với một nhà cung cấp duy nhất, nên thường doanh nghiệp sẽ được hưởng dịch vụ tốt hơn và phù hợp hơn, cập nhật và hỗ trợ phần mềm kịp thời hơn cũng như đàm phán đơn giản hơn khi đến lúc gia hạn hợp đồng.

- Tích hợp quy trình làm việc: Vì tất cả các mô-đun đều thuộc cùng một hệ thống, nên việc tích hợp dữ liệu và quy trình làm việc giữa nhiều phòng ban thường mượt mà hơn và ít xảy ra lỗi hơn. Các rào cản chung tồn tại khi giao tiếp giữa hai hệ thống khác nhau được loại bỏ một cách hiệu quả.

- Trải nghiệm thống nhất: Hệ thống quản lý doanh nghiệp này cung cấp cho người dùng giao diện nhất quán và trải nghiệm quen thuộc khi họ chuyển từ mô-đun này sang mô-đun khác. Điều này thường góp phần mang lại sự hài lòng cao hơn, sự chấp nhận của người dùng tốt hơn và giảm thời gian đào tạo.

- Phân tích và báo cáo mạnh mẽ: Với tất cả các mô-đun được tích hợp trong một hệ thống quản lý, giải pháp này cung cấp một nguồn thông tin chính xác, và có thể cung cấp khả năng phân tích và báo cáo toàn diện hỗ trợ việc ra quyết định của công ty.

- Bảo mật nâng cao: Các giải pháp thường có khung bảo mật được thống nhất trên tất cả các ứng dụng của nó. Điều này giúp duy trì bảo mật dữ liệu mạnh mẽ.

4. Những điểm khác cần cân nhắc khi chọn chiến lược phần mềm

Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp có tính chuyên môn cao, và bạn không ngại làm việc với nhiều nhà cung cấp, thì chiến lược Best Of Breed có thể là lựa chọn phù hợp cho tổ chức của bạn. Mặc dù điều này có thể đòi hỏi doanh nghiệp nỗ lực nhiều hơn để quản lý các vấn đề tích hợp, bảo trì và tương thích.

Chi phí cũng là yếu tố cần được xem xét kỹ càng. Tổ chức phải cân nhắc chi phí quản lý nhiều nhà cung cấp, với lợi ích thu được từ việc chuyên môn hóa.

Cần cân nhắc kỹ lưỡng khi quyết định lựa chọn chiến lược phần mềm.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn được hưởng lợi nhiều hơn từ các giải pháp phần mềm toàn diện và thống nhất có khả năng tích hợp vượt trội, bao gồm tất cả các phòng ban và quy trình công việc, đồng thời cung cấp các phân tích trên toàn công ty để hỗ trợ việc ra quyết định kinh doanh, thì chiến lược Best Of Suite có thể là lựa chọn tốt nhất.

Một lần nữa, lợi ích thu được cũng phải được cân nhắc với những hạn chế tiềm ẩn trong chiến lược này. Ví dụ: doanh nghiệp có thể thấy một ứng dụng trong bộ giải pháp phần mềm không đáp ứng được nhu cầu của tổ chức.

Cuối cùng, việc chọn chiến lược phần mềm phù hợp cho tổ chức của bạn phụ thuộc vào các ưu tiên và yêu cầu của doanh nghiệp bạn.

Nếu bạn đang tìm kiếm phần mềm quản lý doanh nghiệp (văn phòng số, CRM, phần mềm quản lý công việc…) cho tổ chức của mình, xin mời liên hệ với chúng tôi theo số điện thoại sau để được tư vấn chi tiết:

+ 024.3217.1617 tại khu vực Hà Nội.

+ 028.7309.6077 tại khu vực TP.HCM.

(Thông tin trong bài được dịch và biên tập từ Forbes)