Thủ phạm khiến nhân viên của bạn làm việc mất tập trung, cần loại bỏ ngay!

Thủ phạm khiến nhân viên của bạn làm việc mất tập trung, cần loại bỏ ngay!
13.11.2020 1769
Có vẻ như vô hại khi lướt qua hộp thư đến trong email; xem tin nhắn Facebook; một nhiệm vụ đột xuất chen ngang công việc chính,… Nhưng sự thật là những việc đó đang khiến gián đoạn công việc của nhân sự và công nghệ đang vô tình trở thành nguyên nhân gây ra các gián đoạn đó.

Vậy Mất tập trung gây tai hại ra sao với doanh nghiệp?

Một nghiên cứu tâm lý được Sophie Leroy – giáo sư kinh doanh tại Đại học Minnesota, chỉ ra trong cuốn sách: “Why is it so hard to do my work” cho thấy, khi một người không hoàn thành nhiệm vụ trước và chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo, sẽ xuất hiện một hiệu ứng tâm lý gọi là: “Attenttion Residue” – sự lưu tâm với nhiệm vụ gần nhất.
Hiệu ứng tâm lý này gây suy giảm năng suất làm việc của chính người đó ở những công việc sau. Nói một cách khác, công việc càng bị chen ngang, “Attenttion Residue” càng lớn, khả năng làm việc càng kém.
Ngay cả khi quay trở lại hoàn thành nốt công việc ban đầu, Attenttion Residue sẽ phá vỡ sự tập trung toàn diện được hình thành từ điểm xuất phát. Sự tập trung là điều vô cùng khó xây dựng nhưng lại rất dễ bị đánh mất.


Làm sao để giảm sự mất tập trung trong doanh nghiệp?

Sai lầm của mọi người là nỗ lực bù đắp tất cả những phiền nhiễu do công nghệ gây ra, bằng cách làm việc nhanh hơn và nhiều hơn. Tuy nhiên như vậy chỉ khiến công việc căng thẳng hơn, sự thất vọng cao hơn vì áp lực thời gian.
Trong một nghiên cứu công bố trên tờ Havard Business Review năm 2011, hai nhà nghiên cứu năng suất làm việc, Teresa Amabile và Steven J. Kramer chỉ ra rằng người lao động sáng tạo và năng suất hơn khi môi trường làm việc ít gây ra áp lực. 238 cá nhân từ bảy công ty tham gia ghi lại 12.000 mẩu nhật ký, mô tả tâm trạng và tiến độ công việc hàng ngày. Từ đó hai nhà khoa học nhận thấy tương quan giữa 3 yếu tố: sức khỏe tinh thần – tâm trạng, cảm xúc động lực – và chất lượng công việc của họ.
Càng hạnh phúc sự tiến bộ lại tiếp tục phát triển. Và càng thường xuyên trải nghiệm cảm giác tiến bộ trong công việc mọi người càng gia tăng sức sáng tạo.

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp gia tăng sức tập trung cho nhân viên trong khi làm việc?

 Cách đơn giản là cho phép nhân viên tập trung làm từng đầu việc.
Hình ảnh các cá nhân hối hả quanh văn phòng, đến sớm và về muộn,… chỉ đem đến một cảm nhận an toàn vô thức cho người quản lý. Sự thật là nhân viên của bạn có thật sự đang làm việc? Sự chăm chỉ cần được thể hiện bằng năng suất, và điều này cần môi trường làm việc tập trung.

Charles Duhigg, tác giả cuốn sách best seller của New York Times – The Power of Habit, khuyến khích các nhà lãnh đạo tạo ra các thói quen cho toàn bộ tổ chức. Với cách làm việc remote work, tác giả khuyến nghị như sau:
Ấn định thời lượng tối đa cho các cuộc họp lớn: Điều này mang lại cho nhóm cơ hội để suy nghĩ lại về những cuộc họp nào thực sự cần thiết? Các cuộc họp ít quan trọng có thể chuyển sang thông báo bằng văn bản.


Nhân viên được tự giác đánh dấu thời gian offline để làm việc: Với các phần mềm quản lý công việc hiện nay, cho phép bạn liên lạc làm việc trực tuyến 24/7 nhưng đó cũng là trở ngại khi gây sự mất tập trung cho nhân viên vì quá nhiều thông báo và tương tác gửi đến họ. Bởi vậy tạo ra mức ưu tiên cho các nhân viên tập trung tối đa vào từng nhiệm vụ và cho họ khoảng thời gian offline để hoàn tất việc của mình là cần thiết. Mọi người có thể xem lịch làm việc của nhau trên các ứng dụng như Google Calendar… trước khi đẩy thêm thông báo công việc mới bằng email, tin nhắn.

Nhân viên/trưởng nhóm/trưởng bộ phận liệt kê một tác vụ quan trọng nhất định phải giải quyết trong ngày: Danh sách các mục tiêu hoàn thành trong một ngày hoặc một tuần cũng có thể giảm thiểu. Bằng cách xác định một điều quan trọng nhất rồi tập trung hoàn thiện, sẽ khiến năng suất tốt hơn.

Trước một khung giờ nhất định vào buổi sáng, sẽ không có email/trò chuyện nhóm: Buổi sáng được các chuyên gia năng suất coi là thời gian tốt nhất để làm việc chăm chỉ, thay vì bỏ nhiều giờ suy nghĩ để ra các quyết định. Ví dụ công ty có thể ra một chính sách: trước 10 giờ sáng hoặc thậm chí buổi trưa mọi người sẽ không kiểm tra email, tin nhắn. Và hoàn thành nốt công việc đang dở.

Đề cao văn hoá làm việc không đồng bộ: Giao tiếp không đồng bộ (Async) – gửi tin nhắn mà không mong đợi phản hồi ngay lập tức – có thể giải phóng nhóm của bạn để tập trung vào công việc, và kết nối lại sau để trả lời. Hãy nói rõ với nhóm của bạn rằng các phản hồi chậm trễ không chỉ được chấp nhận mà còn là cách giao tiếp ưa thích.

Hướng dẫn cụ thể về cách thức giao tiếp trên ứng dụng trò chuyện: Work Place, Slack, Skype,… có thể gây mất tập trung. Nhưng nếu cả nhóm cùng thống nhất một quy tắc sử dụng, sẽ gây ít gián đoạn hơn.

Chẳng hạn, nếu một bản cập nhật các đầu việc của Project có độ dài nhiều hơn một màn hình di động hoặc ngang ngửa một email, cả nhóm sẽ nhận được một cuộc gọi video.

Cuộc gọi sẽ tạo cảm giác giống như ở cùng phòng giữa các thành viên, và khiến người nhận cuộc gọi biết tầm quan trọng của thông tin mới.

Báo cáo State of Remote Work 2017 report do start-up lĩnh vực họp trực tuyến – OWL Labs (Hoa Kỳ) tiền hành cho biết, nếu được cung cấp môi trường phù hợp các nhân viên từ xa sẽ cho nhiều thay đổi:

• 90% nói rằng cuộc sống gia đình và cá nhân của họ đã cải thiện.
• 85% đồng ý rằng căng thẳng của họ đã giảm.
• 80% cho rằng tinh thần và sự gắn kết tổ chức được cải thiện.

Công nghệ và các hệ thống quản lý doanh nghiệp thông minh cho chúng ta sức mạnh để giao tiếp ngay lập tức với bất cứ ai trên thế giới. Nhưng khi không được kiểm soát, tất cả các cuộc trò chuyện gia tăng sẽ cản trở năng lực tập trung sáng tạo, giải quyết vấn đề và hiệu quả hoạt động công ty.

Hi vọng chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn và nhân viên của bạn làm việc hiệu qủa và tập trung hơn. Trân trọng cảm ơn!

(Bài viết sử dụng thông tin từ bài của tác giả Nguyễn Việt Dũng trang Doanh nhan online).
★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Phần mềm CRM giúp tối ưu hiệu quả bán hàng
16.04.2024 238
CRM Vitranet24 là hệ thống tổng thể giúp quản lý mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phần mềm giúp thúc đẩy bán hàng gia tăng doanh số, đặc biệt là tiền đề để cải tiến và tiết kiệm chi phí bán hàng hiệu quả.
Lợi ích của CRM trong việc giữ chân khách hàng trung thành
10.04.2024 374
Việc giữ chân và xây dựng lòng trung thành của khách hàng cực kỳ quan trọng với doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh kinh doanh đầy cạnh tranh hiện nay. CRM được xem là một công cụ đắc lực, hỗ trợ doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng để đem đến trải nghiệm tốt hơn, xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng.
Giá trị của chuyển đổi số - chia sẻ từ Harvard Business Review
09.04.2024 385
Trong khi 89% công ty lớn trên toàn cầu đang tiến hành chuyển đổi số và ứng dụng AI, họ chỉ đạt được 31% mức tăng doanh thu dự kiến, và 25% mức tiết kiệm chi phí dự kiến từ sự nỗ lực này. 
Giải pháp văn phòng số được các doanh nghiệp lớn tin dùng
04.04.2024 2949
Chuyển đổi số hiện là nhu cầu “cấp thiết”, đòi hỏi các doanh nghiệp áp dụng một công cụ đặc biệt để kiểm soát và chuẩn hóa quy trình hoạt động. “Văn phòng số” là một phương án hiệu quả để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành toàn doanh nghiệp.
Hệ thống CRM: giải pháp giúp tăng doanh số thời đại 4.0
30.03.2024 205
Hệ thống CRM không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng toàn diện, mà còn hỗ trợ việc duy trì và phát triển mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Từ đó nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng với doanh nghiệp, tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển thị trường.
Vì sao phần mềm quản lý công văn ngày càng được doanh nghiệp ưa chuộng?
29.03.2024 126
Cùng với sự phát triển của công nghệ thời đại 4.0, phần mềm quản lý công văn ra đời để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý văn bản, hỗ trợ văn thư tìm kiếm văn bản nhanh chóng và hiệu quả.
Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn là thiết yếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
28.03.2024 182
Với sự phát triển của công nghệ ngày nay, không khó để doanh nghiệp xây dựng một kênh bán riêng, hay fanpage trên mạng xã hội. Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn được chuyên gia đánh giá là không thể thiếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
Hệ thống quản lý văn bản: xu hướng quản trị 4.0
22.03.2024 232
Thay vì quản lý theo cách truyền thống, với sự hỗ trợ của hệ thống quản lý văn bản, doanh nghiệp có thể cải tiến công tác lưu trữ, xử lý văn bản hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu quy trình, thủ tục rườm rà, và nâng cao hiệu quả làm việc.
10 công cụ AI miễn phí giúp bạn làm việc hiệu quả hơn
16.03.2024 321
Với sự tiến bộ của trí tuệ nhân tạo (AI), giờ đây người dùng có thể tìm thấy các AI miễn phí để hỗ trợ sáng tạo hình ảnh, văn bản và video… Dưới đây là một số công cụ hữu ích mà bạn có thể tham khảo.
10 công cụ "vàng" giúp nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp tốt hơn
14.03.2024 663
Các chuyên gia của Bitrix24 đã tổng hợp danh sách 10 công cụ hữu ích, giúp các nhà quản lý và lãnh đạo tăng cường hiệu quả quản lý và cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Forbes: 7 bài học lãnh đạo giúp bạn chinh phục thành công
12.03.2024 615
Nhóm tác giả của Forbes đã chắt lọc những bài học lãnh đạo quan trọng nhất mà họ đã học được trong nhiều năm qua. Những điều đã giúp bản thân và tổ chức của họ đạt được những thành công nhất định.
5 xu hướng công nghệ 2024 doanh nghiệp nên lưu ý
08.03.2024 396
Vào năm 2024, các doanh nghiệp sẽ tiếp tục đón nhận những công nghệ tiên tiến tiếp theo để thiết kế một môi trường số tốt hơn.
Ứng dụng AI: Công nghệ thay đổi cuộc sống
04.03.2024 316
Trí tuệ nhân tạo (AI) đã không còn là thuật ngữ xa lạ với chúng ta. Từ những trợ lý ảo như Siri và Google Assistant đến các hệ thống gợi ý phức tạp trên Netflix và YouTube, AI đang dần trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta.
Bước tiến mang tính cách mạng trong phần mềm AI
04.03.2024 297
Khám phá sức mạnh biến đổi của phần mềm AI trong việc định hình lại các ngành công nghiệp, tăng cường hiệu quả và dẫn đầu trong các đổi mới. Bài viết này đi sâu vào những tiến bộ và ứng dụng mới nhất của phần mềm AI.
Tối ưu vận hành với hệ thống quản lý doanh nghiệp
02.03.2024 705
Trong thời đại 4.0, việc xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ đang được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng. Với một hệ thống quản lý doanh nghiệp chặt chẽ, nhà lãnh đạo có thể nâng cao hiệu quả quản trị, năng lực cạnh tranh của tổ chức cũng như hướng tới sự phát triển bền vững.
Quản lý
7 phần mềm CRM miễn phí tốt nhất 2024 theo Forbes
19.04.2024 99
Phần mềm CRM miễn phí có thể xem là giải pháp tối ưu, giúp doanh nghiệp dễ dàng hình dung mức độ đáp ứng nhu cầu và sự phù hợp của phần mềm với đặc điểm doanh nghiệp mình. Từ đó, họ có thể lựa chọn đầu tư vào CRM phù hợp nhất!

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 203
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
CEO công nghệ dùng AI thế nào?
10.04.2024 100
Mark Zuckerberg phát triển trợ lý AI và đặt tên Jarvis để quản lý ngôi nhà của mình, còn Tim Cook nói có dùng ChatGPT trong cuộc sống cá nhân.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2885
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.