Thủ phạm khiến nhân viên của bạn làm việc mất tập trung, cần loại bỏ ngay!

Thủ phạm khiến nhân viên của bạn làm việc mất tập trung, cần loại bỏ ngay!
13.11.2020 930
Có vẻ như vô hại khi lướt qua hộp thư đến trong email; xem tin nhắn Facebook; một nhiệm vụ đột xuất chen ngang công việc chính,… Nhưng sự thật là những việc đó đang khiến gián đoạn công việc của nhân sự và công nghệ đang vô tình trở thành nguyên nhân gây ra các gián đoạn đó.

Vậy Mất tập trung gây tai hại ra sao với doanh nghiệp?

Một nghiên cứu tâm lý được Sophie Leroy – giáo sư kinh doanh tại Đại học Minnesota, chỉ ra trong cuốn sách: “Why is it so hard to do my work” cho thấy, khi một người không hoàn thành nhiệm vụ trước và chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo, sẽ xuất hiện một hiệu ứng tâm lý gọi là: “Attenttion Residue” – sự lưu tâm với nhiệm vụ gần nhất.
Hiệu ứng tâm lý này gây suy giảm năng suất làm việc của chính người đó ở những công việc sau. Nói một cách khác, công việc càng bị chen ngang, “Attenttion Residue” càng lớn, khả năng làm việc càng kém.
Ngay cả khi quay trở lại hoàn thành nốt công việc ban đầu, Attenttion Residue sẽ phá vỡ sự tập trung toàn diện được hình thành từ điểm xuất phát. Sự tập trung là điều vô cùng khó xây dựng nhưng lại rất dễ bị đánh mất.


Làm sao để giảm sự mất tập trung trong doanh nghiệp?

Sai lầm của mọi người là nỗ lực bù đắp tất cả những phiền nhiễu do công nghệ gây ra, bằng cách làm việc nhanh hơn và nhiều hơn. Tuy nhiên như vậy chỉ khiến công việc căng thẳng hơn, sự thất vọng cao hơn vì áp lực thời gian.
Trong một nghiên cứu công bố trên tờ Havard Business Review năm 2011, hai nhà nghiên cứu năng suất làm việc, Teresa Amabile và Steven J. Kramer chỉ ra rằng người lao động sáng tạo và năng suất hơn khi môi trường làm việc ít gây ra áp lực. 238 cá nhân từ bảy công ty tham gia ghi lại 12.000 mẩu nhật ký, mô tả tâm trạng và tiến độ công việc hàng ngày. Từ đó hai nhà khoa học nhận thấy tương quan giữa 3 yếu tố: sức khỏe tinh thần – tâm trạng, cảm xúc động lực – và chất lượng công việc của họ.
Càng hạnh phúc sự tiến bộ lại tiếp tục phát triển. Và càng thường xuyên trải nghiệm cảm giác tiến bộ trong công việc mọi người càng gia tăng sức sáng tạo.

Vậy làm thế nào để doanh nghiệp gia tăng sức tập trung cho nhân viên trong khi làm việc?

 Cách đơn giản là cho phép nhân viên tập trung làm từng đầu việc.
Hình ảnh các cá nhân hối hả quanh văn phòng, đến sớm và về muộn,… chỉ đem đến một cảm nhận an toàn vô thức cho người quản lý. Sự thật là nhân viên của bạn có thật sự đang làm việc? Sự chăm chỉ cần được thể hiện bằng năng suất, và điều này cần môi trường làm việc tập trung.

Charles Duhigg, tác giả cuốn sách best seller của New York Times – The Power of Habit, khuyến khích các nhà lãnh đạo tạo ra các thói quen cho toàn bộ tổ chức. Với cách làm việc remote work, tác giả khuyến nghị như sau:
Ấn định thời lượng tối đa cho các cuộc họp lớn: Điều này mang lại cho nhóm cơ hội để suy nghĩ lại về những cuộc họp nào thực sự cần thiết? Các cuộc họp ít quan trọng có thể chuyển sang thông báo bằng văn bản.


Nhân viên được tự giác đánh dấu thời gian offline để làm việc: Với các phần mềm quản lý công việc hiện nay, cho phép bạn liên lạc làm việc trực tuyến 24/7 nhưng đó cũng là trở ngại khi gây sự mất tập trung cho nhân viên vì quá nhiều thông báo và tương tác gửi đến họ. Bởi vậy tạo ra mức ưu tiên cho các nhân viên tập trung tối đa vào từng nhiệm vụ và cho họ khoảng thời gian offline để hoàn tất việc của mình là cần thiết. Mọi người có thể xem lịch làm việc của nhau trên các ứng dụng như Google Calendar… trước khi đẩy thêm thông báo công việc mới bằng email, tin nhắn.

Nhân viên/trưởng nhóm/trưởng bộ phận liệt kê một tác vụ quan trọng nhất định phải giải quyết trong ngày: Danh sách các mục tiêu hoàn thành trong một ngày hoặc một tuần cũng có thể giảm thiểu. Bằng cách xác định một điều quan trọng nhất rồi tập trung hoàn thiện, sẽ khiến năng suất tốt hơn.

Trước một khung giờ nhất định vào buổi sáng, sẽ không có email/trò chuyện nhóm: Buổi sáng được các chuyên gia năng suất coi là thời gian tốt nhất để làm việc chăm chỉ, thay vì bỏ nhiều giờ suy nghĩ để ra các quyết định. Ví dụ công ty có thể ra một chính sách: trước 10 giờ sáng hoặc thậm chí buổi trưa mọi người sẽ không kiểm tra email, tin nhắn. Và hoàn thành nốt công việc đang dở.

Đề cao văn hoá làm việc không đồng bộ: Giao tiếp không đồng bộ (Async) – gửi tin nhắn mà không mong đợi phản hồi ngay lập tức – có thể giải phóng nhóm của bạn để tập trung vào công việc, và kết nối lại sau để trả lời. Hãy nói rõ với nhóm của bạn rằng các phản hồi chậm trễ không chỉ được chấp nhận mà còn là cách giao tiếp ưa thích.

Hướng dẫn cụ thể về cách thức giao tiếp trên ứng dụng trò chuyện: Work Place, Slack, Skype,… có thể gây mất tập trung. Nhưng nếu cả nhóm cùng thống nhất một quy tắc sử dụng, sẽ gây ít gián đoạn hơn.

Chẳng hạn, nếu một bản cập nhật các đầu việc của Project có độ dài nhiều hơn một màn hình di động hoặc ngang ngửa một email, cả nhóm sẽ nhận được một cuộc gọi video.

Cuộc gọi sẽ tạo cảm giác giống như ở cùng phòng giữa các thành viên, và khiến người nhận cuộc gọi biết tầm quan trọng của thông tin mới.

Báo cáo State of Remote Work 2017 report do start-up lĩnh vực họp trực tuyến – OWL Labs (Hoa Kỳ) tiền hành cho biết, nếu được cung cấp môi trường phù hợp các nhân viên từ xa sẽ cho nhiều thay đổi:

• 90% nói rằng cuộc sống gia đình và cá nhân của họ đã cải thiện.
• 85% đồng ý rằng căng thẳng của họ đã giảm.
• 80% cho rằng tinh thần và sự gắn kết tổ chức được cải thiện.

Công nghệ và các hệ thống quản lý doanh nghiệp thông minh cho chúng ta sức mạnh để giao tiếp ngay lập tức với bất cứ ai trên thế giới. Nhưng khi không được kiểm soát, tất cả các cuộc trò chuyện gia tăng sẽ cản trở năng lực tập trung sáng tạo, giải quyết vấn đề và hiệu quả hoạt động công ty.

Hi vọng chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn và nhân viên của bạn làm việc hiệu qủa và tập trung hơn. Trân trọng cảm ơn!

(Bài viết sử dụng thông tin từ bài của tác giả Nguyễn Việt Dũng trang Doanh nhan online).
Cùng chuyên mục
CHÌA KHOÁ NÀO CHO SỰ TĂNG TRƯỞNG CỦA DOANH NGHIỆP 2022?
26.01.2022 68
Năm 2021 là một năm đầy nỗ lực của toàn xã hội đặc biệt là các doanh nghiệp trong việc đối phó với khó khăn của dịch bệnh COVID-19. Tuy nhiên sau tất cả thì các doanh nghiệp hiện nay đã và đang dần học cách sống chung với đại dịch, chủ động tìm kiếm cơ hội, không ngừng phát triển. Việc làm thế nào để liên tục tăng trưởng luôn là vấn đề khiến các nhà quản lý phải đau đầu. Vậy hãy cùng Vitranet24 tìm hiểu những xu hướng công nghệ của năm 2022 có thể sẽ tạo ra những đột phá mới trong vận hành doanh nghiệp.
E-Office - Môi trường làm việc của tương lai
21.12.2021 192
Làn sóng cách mạng 4.0 mang đến những thay đổi hết sức mạnh mẽ cho xu hướng vận hành của các doanh nghiệp. Các cụm từ như E-Office, Phần mềm văn phòng điện tử hay “văn phòng không giấy tờ” đang dần trở nên quen thuộc hơn với các doanh nghiệp. Vậy trong bài biết hôm nay chúng tôi xin được giới thiệu về chủ đề đang nhận được rất nhiều sự quan tâm của các nhà quản trị doanh nghiệp hiện nay này.
Doanh nghiệp tiến tới “chuyển đổi số” theo dõi quản lý công việc như thế nào?
20.12.2021 204
Việt Nam đang trong giai đoạn hội nhập và phát triển cao, cùng với sự đột phá của cách mạng công nghiệp 4.0, nhiều doanh nghiệp đang thích ứng, và mong muốn cải tiến quy trình vận hành để đi nhanh hơn đối thủ khi bước vào con đường chuyển đổi số.Doanh nghiệp xác định tiến tới chuyển đổi số thường sẽ định hình lại chức năng nhiệm vụ của các phòng ban...
Tăng cường giao tiếp và tương tác với E-Office Vitranet24 – giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động và thúc đẩy thành công
16.12.2021 196
E-Office Vitranet24 có thể mang lại cho doanh nghiệp một hệ thống mạng xã hội nội bộ với đầy đủ các công cụ giao tiếp và tiện ích tương tác như bất kì mạng xã hội nào đang phổ biến hiện nay.
Quy trình thông minh của Bitrix24 CRM: Một cuộc cách mạng?
07.12.2021 0
Nhận thấy nhu cầu ngày càng tăng từ khách hàng, chúng tôi đã gửi tới đội ngũ phát triển của mình một nhiệm vụ tạo ra một công cụ sẽ đưa tự động hóa trong bán hàng lên một tầm cao mới. Những con người đã làm việc rất chăm chỉ để mang đến Bitrix24 Smart Processes - một công cụ mà chúng tôi đã nghiên cứu và ra mắt thời gian gần đây từ tháng 5 năm 2021.
14 thống kê “Tác động của phần mềm tự động hóa” đối với doanh nghiệp cho năm 2021
16.09.2021 366
Không nghi ngờ gì nữa, tác động của các “phần mềm, quy trình tự động hoá” sẽ được cảm nhận trong mọi lĩnh vực trên tất cả các vai trò. Là một nhà quản lý, chúng ta cần nắm vững sự tác động của quá trình này và tìm ra các “giải pháp quản lý doanh nghiệp” hoặc các phần mềm quản trị tối ưu. Cùng xem McKinsey đã thống kê “tác động” của cuộc thay đổi ngoạn mục này qua các chỉ số sau nhé:
Phần mềm truyền thông giao tiếp nội bộ hiệu quả trong mùa dịch
09.09.2021 659
Một nghiên cứu của Đơn vị BIG FOUR đã tiết lộ rằng trên toàn cầu, nhân viên văn phòng dành 69 ngày mỗi năm cho các công việc hành chính, tiêu tốn của các công ty 5 nghìn tỷ đô la mỗi năm. Các chuyên gia trung bình mất 18 phút để tìm một tài liệu theo cách thủ công nếu không có công cụ hỗ troẹ –– chiếm 20% đến 40% thời gian của họ –– và dành 50% thời gian của họ để tìm kiếm thông tin. Đó là lý do bạn nên trang bị cho mình và doanh nghiệp của mình một phần mềm hỗ trợ truyền thông giao tiếp và tích hợp quản lý công việc quả.
Ứng dụng Bitrix24 trong xây dựng môi trường giao tiếp và tương tác nội bộ
24.08.2021 817
Bitrix24 được biết đến là một công nghệ quản lý doanh nghiệp toàn diện và có tính tuỳ biến cao. Lý do Bitrix24 được xếp hạng nhất trong top giải pháp quản lý 4.0 mạng xã hội doanh nghiệp trong bài viết này Vitranet24 xin chia sẻ khả năng xây dựng môi trường làm việc trực tuyến và tạo môi trường truyền thông nội bộ vô cùng hiệu quả từ Bitrix24.
Tự động hoá thông qua quy trình một cuộc cách mạng???
05.08.2021 1051
Khi bạn thay thế một quy trình kinh doanh tiêu chuẩn trong công ty của mình bằng một quy trình thông minh, những thay đổi sau đây chắc chắn sẽ xảy ra gần như ngay lập tức: • Nhân viên của bạn có thể tiết kiệm thêm vài giờ mỗi tuần • Bạn giảm thiểu rủi ro của một công việc bị hoàn thành sai (hoặc một cái gì đó bị bỏ qua) • Quy trình làm việc của bạn được sắp xếp hợp lý Cũng giống như các khoản chi tiêu nhỏ, các khoản tiết kiệm này có xu hướng cộng dồn vào cuối tháng, quý, năm,... và doanh nghiệp đã tiết kiệm được một chi phí đáng kể thông qua việc quản lý bằng quy trình.
E-Office Vitranet24 giải pháp tiền đề giúp chuyển đổi số thành công
29.07.2021 834
Với hơn 14 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, chúng tôi nhận thấy xu hướng số hoá “đưa doanh nghiệp” lên mạng là xu hướng tất yếu đó là lý do chúng ta cần xây dựng một hệ thống đáp ứng nhu cầu này và đó là lý do Vitranet24 tư vấn và xây dựng cho khách hàng “Giải pháp E-Office Văn phòng điện tử 4.0” một giải pháp giúp xây dựng “Văn phòng trực tuyến của đơn vị trên môi trường mạng”. Một giải pháp tích hợp “Truyền thông tương tác và quản lý doanh nghiệp hiệu quả”. Toàn bộ E-Office Vitranet24 được tư vấn xây dựng trên công nghệ Bitrix24 0 nền tảng công nghệ hàng đầu thế giới với thế mạnh về social intranet đã được nhiều tổ chức và khách hàng trên toàn thế giới chứng thực.
"Chuyển đổi số" thực sự là gì?
13.07.2021 838
Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số. Vậy thế nào là thay đổi tổng thể và toàn diện? “Tổng thể” nghĩa là mộ bộ phận, “Toàn diện” nghĩa là mọi mặt.
5 xu hướng quản trị mới nhất cho doanh nghiệp 2021
20.04.2021 722
Doanh nghiệp muốn thành công, trụ vững trong thị trường đầy biến động, khó khăn, nhất định phải thay đổi từ tư duy, nhận thức đến công nghệ. Dưới đây là những xu hướng quản trị mới nhất được Vitranet24 tổng hợp giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về thị trường và giải pháp quản lý doanh nghiệp trong năm 2021. 
Bitrix24 - Giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện
16.04.2021 758
Việc quản lý doanh nghiệp chưa bao giờ là dễ dàng với các nhà quản lý. Rất nhiều những công cụ, giải pháp ra đời để giải quyết vấn đề cho doanh nghiệp nhưng kéo theo đó là việc làm thế nào để chọn một công cụ phù hợp với doanh nghiệp của mình? Với phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể, Bitrix24 đã được hơn 8,000,000 tổ chức trên toàn thế giới tin dùng và hài lòng. Vậy doanh nghiệp của bạn còn lý do gì để từ chối giải pháp toàn diện như vậy? 
Tự động hoá doanh nghiệp bắt đầu từ xây dựng và chuẩn hoá các quy trình làm việc
10.03.2021 835
Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, việc thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng và quy định nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban cụ thể là điều cốt yếu. Chính vì thế, quản lý công việc theo quy trình trở thành một bài toán khó mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng quan tâm.
Sức mạnh của quy trình tự động hoá trong doanh nghiệp
03.03.2021 969
Tự động hóa quy trình thời đại công nghệ số không còn là lựa chọn, mà là xu thế tất yếu buộc lãnh đạo doanh nghiệp phải nghiêm túc triển khai thực hiện vì sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.
Quản lý
CHÌA KHOÁ NÀO CHO SỰ TĂNG TRƯỞNG CỦA DOANH NGHIỆP 2022?
26.01.2022 68
Năm 2021 là một năm đầy nỗ lực của toàn xã hội đặc biệt là các doanh nghiệp trong việc đối phó với khó khăn của dịch bệnh COVID-19. Tuy nhiên sau tất cả thì các doanh nghiệp hiện nay đã và đang dần học cách sống chung với đại dịch, chủ động tìm kiếm cơ hội, không ngừng phát triển. Việc làm thế nào để liên tục tăng trưởng luôn là vấn đề khiến các nhà quản lý phải đau đầu. Vậy hãy cùng Vitranet24 tìm hiểu những xu hướng công nghệ của năm 2022 có thể sẽ tạo ra những đột phá mới trong vận hành doanh nghiệp.

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 4149
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Bluezone ứng dụng đột phá truy vết Covid-19 và hướng đi mới cho sản phẩm công nghệ Việt?
22.02.2021 823
Trong bối cảnh dịch Covid-19 tác động mạnh mẽ, ảnh hưởng lớn đến toàn bộ hoạt động của nền kinh tế - xã hội từ đầu năm 2020 theo chiều hướng xấu, quá trình chuyển đổi số quốc gia đã diễn ra mạnh mẽ hơn, toàn diện hơn; nhất là đối với các hoạt động kinh tế, thương mại, giáo dục, văn hóa, hành chính, giao thông - vận tải... Đặc biệt, doanh nghiệp công nghệ Việt Nam đã nhanh chóng thích ứng và đối phó hiệu quả với đại dịch Covid-19.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 1463
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.