5 lợi ích của văn phòng không giấy

Xây dựng văn phòng không giấy có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành và tăng năng suất làm việc.

1. Tăng năng suất và tốc độ xử lý công việc

Khi các tài liệu giấy được số hóa, chúng được gán các từ khóa giúp dễ dàng tìm kiếm thông tin trong tệp, và giữa các tệp tương tự hoặc liên quan. Vì vậy, khi một nhân viên cần tìm thông tin khách hàng hoặc các tài liệu quan trọng, việc tìm kiếm sẽ diễn ra dễ dàng, nhanh chóng với kết quả chính xác hơn. Nhân viên cũng có thể chia sẻ tệp và thông tin nhanh chóng với nhau thông qua các công cụ giao tiếp tương tác có sẵn trong hệ thống. Bạn sẽ không còn phải mất thời gian tìm kiếm từng tài liệu trong tủ hồ sơ, từ đó có nhiều thời gian rảnh để tập trung cho các công việc quan trọng hơn.

2. Tăng tính linh hoạt khi làm việc

Với văn phòng không giấy tờ, nhân viên có thể truy cập các tài liệu số trực tuyến bất kỳ lúc nào và bất kỳ đâu trên phần mềm văn phòng điện tử hay các phần mềm quản lý doanh nghiệp khác - tạo sự linh hoạt khi làm việc, tiết kiệm thời gian, giúp họ thấy thuận tiện và ít căng thẳng hơn. Một số nghiên cứu đã chỉ ra chỉ ra rằng những nhân viên có lịch trình kém linh hoạt hơn sẽ cảm thấy không hài lòng hơn với cuộc sống của họ.

Tạo, lưu trữ và chia sẻ tài liệu ngay trên hệ thống văn phòng điện tử.

3. Giảm thiểu sai sót thủ công

Việc sử dụng các tài liệu giấy đi kèm với một vài rủi ro như: chữ viết tay của ai đó bị đọc sai; một tài liệu được lưu trữ trong tủ hoặc thư mục sai; thông tin dễ dàng bị lỗi; một hồ sơ quan trọng bị vô tình thất lạc... Văn phòng không giấy giúp lưu trữ an toàn và bảo mật các tập tin trên hệ thống theo các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế. Phân loại và tìm kiếm tài liệu dễ dàng nhờ bộ lọc thông minh sẵn có. Tạo văn bản theo mẫu có sẵn và đánh số tự động trên phần mềm văn phòng số giúp giảm thiểu lỗi sai do con người gây ra.

4. Tránh lãng phí thời gian vào công việc đơn giản lặp đi lặp lại

Việc mang theo các tập hồ sơ giấy tờ và cất chúng trong những chiếc tủ cồng kềnh có thể là công việc tốn thời gian và mệt mỏi. Khi các doanh nghiệp giảm bớt công việc quản lý và lưu trữ giấy tờ tẻ nhạt, họ sẽ có thêm thời gian cho nhân viên dành thời gian cho những công việc sáng tạo, phức tạp và hữu ích hơn, giúp doanh nghiệp phát triển.

Một nghiên cứu của Harvard Business Review chỉ ra rằng khi nhân viên loại bớt các công việc tẻ nhạt, lặp đi lặp lại và sử dụng lịch trình của mình cho những công việc có giá trị hơn, họ sẽ làm việc hiệu quả hơn và có thể giúp doanh số của họ tăng lên.

Matt Booterbaugh, giám đốc điều hành cấp cao tại Iron Mountain, công ty lưu trữ và quản lý hồ sơ có trụ sở tại Boston, cho biết: "Khi chuyển sang hệ thống văn không giấy, nhân viên sẽ vui vẻ hơn vì họ có nhiều thời gian hơn trong ngày để tập trung vào các hành động và kết quả kinh doanh quan trọng, thay vì phải xử lý sự cố các quy trình kinh doanh thủ công hàng ngày".

5. Văn phòng không giấy góp phần bảo vệ môi trường

Việc chuyển sang sử dụng văn phòng điện tử có thể thúc đẩy tinh thần của nhân viên khi cho họ biết rằng doanh nghiệp không chỉ sử dụng các công nghệ tiên tiến nhất, mà còn thực hiện các biện pháp xanh, bền vững.

Một nghiên cứu chỉ ra rằng tại Mỹ, một nhân viên trung bình sử dụng 10.000 tờ giấy mỗi năm và cần một cây 115 tuổi để tạo ra chỉ nửa hộp giấy. Nhân viên thuộc thế hệ genY đang chiếm phần lớn lực lượng lao động hiện nay tại Hoa Kỳ, và họ cho biết tính bền vững là một giá trị quan trọng mà họ quan tâm trong môi trường làm việc.

Xanh hóa đang là xu hướng của các doanh nghiệp lớn và nhỏ, và việc chuyển đổi sang “văn phòng không giấy” giúp đóng góp vào giá trị ​​bền vững của bất kỳ doanh nghiệp nào. Biết rằng họ đang giúp bảo vệ môi trường và có thể giúp nhân viên thoải mái và hạnh phúc hơn, đồng thời các sáng kiến ​​thân thiện với môi trường giúp các doanh nghiệp hấp dẫn hơn đối với những ứng viên, đối tác và khách hàng tiềm năng.

(Thông tin được dịch và biên tập từ The Boston Globe)