Mẹo quản lý tài liệu và công cụ miễn phí giúp bạn lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến!

Mẹo quản lý tài liệu và công cụ miễn phí giúp bạn lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến!
01.12.2022 1397

Chắc hẳn là một nhân sự đang làm việc hay đã trở thành một nhà quản lý đều từng gặp khó khăn này:
+ Tài liệu công việc quá nhiều, không có công cụ lưu trữ, khiến thất lạc, khi cần không tìm thấy
+ Không có nơi lưu trữ tập trung, khi tải về sử dụng khó khăn, không khai thác được tài liệu trực tuyến
+ Không có phương pháp quản lý khoa học dẫn đến tốn nhiều thời gian tìm kiếm
+ Muốn xem nhanh hoặc chỉnh sửa tài liệu nhưng không có công cụ hỗ trợ
+ Gửi file cho đồng nghiệp nhưng file quá nặng không thể gửi...

Vậy làm thế nào để giải quyết tình trạng trên? Ngoài việc tìm kiếm một công cụ quản lý tài liệu phù hợp có thể cho cá nhân/tổ chức, bạn còn cần nắm bắt những kiến thức sơ bộ trong quản lý và làm việc với tài liệu. Xin mời xem chia sẻ sau đây từ chuyên gia Vitranet24:

Tầm quan trọng của quản lý tài liệu

Tài liệu cần quản lý là toàn bộ những tài liệu sử dụng trong quá trình vận hành và quản trị doanh nghiệp. Tài liệu được phân chia theo từng mục đích sử dụng hoặc theo các cấp phòng ban bộ phận. Tài liệu dùng trong quá trình quản trị, ra quyết định cấp công ty gọi là tài liệu quản lý, tài liệu lưu trữ thông tin, kết quả làm việc của các nhân sự phòng ban bộ phận trong công ty gọi là tài liệu chuyên môn/nghiệp vụ,

Trong doanh nghiệp, quản trị là hoạt động tất yếu khi đội ngũ nhân viên làm việc với nhau và hợp thành tập thể. Tài liệu quản lý là công cụ quan trọng để điều phối tập thể này. 

Văn bản đi đến, công văn giấy tờ và tài liệu chính là các căn cứ, cơ sở cho việc đưa ra các quyết định, kế hoạch, điều chỉnh của doanh nghiệp.Tuy nhiên, làm thế nào để lưu trữ một lượng khổng lồ văn bản đi đến và phát hành trong DN lại là một vấn đề nan giải. Điều này đòi hỏi phân loại một cách khoa học các loại công văn, tài liệu giấy tờ trong doanh nghiệp. Vậy đâu là cách phân loại hiệu quả?

Phương pháp quản lý, phân loại tài liệu khoa học

Mỗi loại giấy tờ đều có giá trị và mục đích sử dụng khác nhau. Tuy nhiên, chúng ta cần phân loại để có thể tra cứu và khai thác các loại văn bản một cách nhanh chóng và hiệu quả. Các loại tài liệu có thể được phân loại như sau:

a. Tài liệu, công văn giấy tờ hành chính văn phòng
– Công văn, văn bản quy phạm phát luật, quy định và chỉ thị của Ban lãnh đạo;
– Hồ sơ về việc thành lập DN (gồm giấy phép kinh doanh, đơn xin và quyết định thành lập,…);
– Tài liệu về các hội nghị, đại hội;
– Báo cáo tổng kết hoạt động doanh nghiệp;
– Tài liệu mua sắm thiết bị văn phòng, hàng hóa,…

b. Hồ sơ, tài liệu nhân sự
– Các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo;
– Hồ sơ tuyển dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển lao động ;
– Hồ sơ nhân viên trong doanh nghiệp (như sơ yếu lý lịch, bằng cấp, HĐLĐ,…);
– Các quyết định khen thưởng kỷ luật nhân viên;
– Các tài liệu, giấy tờ về BHXH, lương, phụ cấp người lao động;
- Bảng mô tả công việc, tài liệu đào tạo nhân sự các kiến thức chung

c. Các loại giấy tờ tài liệu về hoạt động kinh doanh sản xuất
– Văn bản, tài liệu về kế hoạch sản xuất kinh doanh;
– Kế hoạch tài vụ hàng năm/ quý;
– Giấy tờ tài liệu về các hợp đồng kinh tế, thương mại, mua bán hàng hóa,…;

d.Văn bản, giấy tờ tài liệu về tài chính, kế toán
– Các loại VBQPPL, các quy định và hướng dẫn về hoạt động tài chính kế toán;
– Dự toán, quyết toán kinh phí;
– Báo cáo tài chính, kế hoạch tài chính;
– Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán;
– Hồ sơ, giấy tờ, tài liệu về kiểm kê tài sản và kiểm tra tài chính hàng năm;

e. Các văn bản tài liệu chuyên môn của các phòng ban, bộ phận
- Các loại tài liệu chuyên môn của từng đơn vị
- Các kế hoạch báo cáo, tài liệu đào tạo
- Tài liệu đặc thù của từng phòng ban

Công cụ miễn phí giúp bạn quản lý và khai thác tài liệu thuận tiện

Đến bước này chắc hẳn bạn đã nhận thấy tầm quan trọng và cấp bách của việc quản lý và lưu trữ tài liệu, tuy nhiên để làm được việc đó bên cạnh quản lý thủ công, chúng ta rất cần những công cụ quản lý trực tuyến, khi mà các công việc đang được chuyển đổi số nhanh chóng. Cùng tham khảo Bitrix24 - một phần mềm miễn phí với tính năng “Drive” giúp bạn quản lý và lưu trữ tài liệu mạnh mẽ.


1. Ưu điểm chính của Bitrix24:
+ Quản lý và chia sẻ tài liệu thuận tiện. Lưu trữ và xem tài liệu bất cứ lúc nào bất kỳ nơi đâu, qua thiết bị di động và ứng dụng đọc tài liệu online
+ Quản lý tài liệu từ việc phân quyền quản lý tài liệu, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu cho đến việc chia sẻ tài liệu từ người này sang người khác, từ nhóm này sang nhóm khác theo quyền đã quy định
+ Tính năng Drive tương tự Dropbox, cho phép quản lý tài liệu cá nhân của mình ngay trên máy tính PC và đồng bộ dữ liệu lên Cổng thông tin công ty khi có kết nối mạng. 
+ Xem tài liệu dưới nhiều hình thức khác nhau và trên mọi thiết bị di động

Một phần thiết yếu của hệ sinh thái Bitrix24, tính năng quản lý tài liệu trong Bitrix24 là nơi bạn có thể tạo, chỉnh sửa và chia sẻ mọi tập tin liên quan đến công việc. Dễ dàng truy cập từ mọi thiết bị, tích hợp với Google Docs và Office 365, quyền truy cập có thể được cấu hình-bạn còn muốn gì hơn từ ổ lưu trữ đám mây của mình? Tạo, lưu trữ và quản lý các tệp nhân sự của bạn bên trong bộ lưu trữ đám mây Bitrix24 bằng cách sử dụng các quyền truy cập có thể tùy chỉnh để bảo vệ dữ liệu riêng tư của nhân viên.

Tạo và đồng chỉnh sửa
Bitrix24 hỗ trợ tất cả các định dạng tệp phổ biến, giúp bạn dễ dàng làm việc với bảng tính, bản trình bày và các loại tài liệu khác.

Cộng tác trên các tài liệu
Mời đồng nghiệp của bạn đồng chỉnh sửa tài liệu trực tuyến. Tất cả những thay đổi bạn thực hiện sẽ được lưu tự động.

Chia sẻ file 
Chia sẻ tài liệu với cả đồng nghiệp của bạn hoặc với người dùng bên ngoài (ví dụ: khách hàng của bạn) bằng cách gửi cho họ một liên kết.


2. Hiệu quả khi sử dụng Bitrix24:
Sử dụng Bitrix24.Drive, bạn và đội ngũ của bạn có thể lưu trữ các tài liệu quan trọng, cùng nhau chỉnh sửa chúng trên mạng và chia sẻ các tài liệu này không chỉ trong nhóm, mà còn với những người dùng bên ngoài. Tạo một thư mục nhóm cho phòng ban hoặc dự án của bạn và mời các đồng đội hợp tác trực tuyến.


Tích hợp với công cụ hiện tại:
Bitrix24.Drive cho phép bạn chỉnh sửa tài liệu trực tuyến qua việc tích hợp tự nhiên với Google Docs, Office 365, hoặc MS Office Online. Nếu bạn đã lưu trữ một số tập tin trên Google Drive hoặc Dropbox, bạn có thể dễ dàng kết nối nó với Bitrix24.Drive và chuyển các tập tin của mình chỉ trong một vài nhấp chuột.

Tính năng tìm kiếm tài liệu
Theo dõi tình hình sử dụng tài nguyên, dung lượng và dọn dẹp nơi lưu trữ của bạn
Mọi thay đổi đến các tập tin mà bạn quản lý đều sẽ dẫn đến một thông báo, điều này bao gồm ngày và tên của người đã thực hiện thay đổi đó. Bitrix24.Drive cũng sẽ hiển thị cho bạn dung lượng đám mây miễn phí còn khả dụng và đề xuất các tùy chọn để dọn dẹp một cách an toàn.


Bảo mật dữ liệu
Chúng tôi hiểu rõ tầm quan trọng của bảo mật dữ liệu hơn mọi công ty khác. Các tính năng bảo mật của Bitrix24.Drive bao gồm truyền tải dữ liệu qua mã hóa SSL, sao lưu hàng ngày, và lịch sử/khôi phục phiên bản. Các trung tâm dữ liệu của chúng tôi được bảo vệ theo SAS 70 Type II và tuân thủ tiêu chuẩn Bến cảng an toàn (Safe Harbor), vốn là cấp độ bảo mật dữ liệu dân sự cao nhất.


Đăng ký dùng free tại: https://bitrix24.vitranet24.com/dang-ky/

Tham khảo thêm các bài viết khác thuộc chủ đề tư vấn quản lý:

★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Lợi ích của CRM trong việc giữ chân khách hàng trung thành
10.04.2024 286
Việc giữ chân và xây dựng lòng trung thành của khách hàng cực kỳ quan trọng với doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh kinh doanh đầy cạnh tranh hiện nay. CRM được xem là một công cụ đắc lực, hỗ trợ doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng để đem đến trải nghiệm tốt hơn, xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng.
Giá trị của chuyển đổi số - chia sẻ từ Harvard Business Review
09.04.2024 326
Trong khi 89% công ty lớn trên toàn cầu đang tiến hành chuyển đổi số và ứng dụng AI, họ chỉ đạt được 31% mức tăng doanh thu dự kiến, và 25% mức tiết kiệm chi phí dự kiến từ sự nỗ lực này. 
Giải pháp văn phòng số được các doanh nghiệp lớn tin dùng
04.04.2024 2077
Chuyển đổi số hiện là nhu cầu “cấp thiết”, đòi hỏi các doanh nghiệp áp dụng một công cụ đặc biệt để kiểm soát và chuẩn hóa quy trình hoạt động. “Văn phòng số” là một phương án hiệu quả để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành toàn doanh nghiệp.
Hệ thống CRM: giải pháp giúp tăng doanh số thời đại 4.0
30.03.2024 172
Hệ thống CRM không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng toàn diện, mà còn hỗ trợ việc duy trì và phát triển mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Từ đó nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng với doanh nghiệp, tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển thị trường.
Vì sao phần mềm quản lý công văn ngày càng được doanh nghiệp ưa chuộng?
29.03.2024 103
Cùng với sự phát triển của công nghệ thời đại 4.0, phần mềm quản lý công văn ra đời để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý văn bản, hỗ trợ văn thư tìm kiếm văn bản nhanh chóng và hiệu quả.
Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn là thiết yếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
28.03.2024 137
Với sự phát triển của công nghệ ngày nay, không khó để doanh nghiệp xây dựng một kênh bán riêng, hay fanpage trên mạng xã hội. Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn được chuyên gia đánh giá là không thể thiếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
Hệ thống quản lý văn bản: xu hướng quản trị 4.0
22.03.2024 173
Thay vì quản lý theo cách truyền thống, với sự hỗ trợ của hệ thống quản lý văn bản, doanh nghiệp có thể cải tiến công tác lưu trữ, xử lý văn bản hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu quy trình, thủ tục rườm rà, và nâng cao hiệu quả làm việc.
10 công cụ AI miễn phí giúp bạn làm việc hiệu quả hơn
16.03.2024 260
Với sự tiến bộ của trí tuệ nhân tạo (AI), giờ đây người dùng có thể tìm thấy các AI miễn phí để hỗ trợ sáng tạo hình ảnh, văn bản và video… Dưới đây là một số công cụ hữu ích mà bạn có thể tham khảo.
10 công cụ "vàng" giúp nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp tốt hơn
14.03.2024 637
Các chuyên gia của Bitrix24 đã tổng hợp danh sách 10 công cụ hữu ích, giúp các nhà quản lý và lãnh đạo tăng cường hiệu quả quản lý và cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Forbes: 7 bài học lãnh đạo giúp bạn chinh phục thành công
12.03.2024 598
Nhóm tác giả của Forbes đã chắt lọc những bài học lãnh đạo quan trọng nhất mà họ đã học được trong nhiều năm qua. Những điều đã giúp bản thân và tổ chức của họ đạt được những thành công nhất định.
5 xu hướng công nghệ 2024 doanh nghiệp nên lưu ý
08.03.2024 381
Vào năm 2024, các doanh nghiệp sẽ tiếp tục đón nhận những công nghệ tiên tiến tiếp theo để thiết kế một môi trường số tốt hơn.
Ứng dụng AI: Công nghệ thay đổi cuộc sống
04.03.2024 224
Trí tuệ nhân tạo (AI) đã không còn là thuật ngữ xa lạ với chúng ta. Từ những trợ lý ảo như Siri và Google Assistant đến các hệ thống gợi ý phức tạp trên Netflix và YouTube, AI đang dần trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta.
Bước tiến mang tính cách mạng trong phần mềm AI
04.03.2024 221
Khám phá sức mạnh biến đổi của phần mềm AI trong việc định hình lại các ngành công nghiệp, tăng cường hiệu quả và dẫn đầu trong các đổi mới. Bài viết này đi sâu vào những tiến bộ và ứng dụng mới nhất của phần mềm AI.
Tối ưu vận hành với hệ thống quản lý doanh nghiệp
02.03.2024 662
Trong thời đại 4.0, việc xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ đang được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng. Với một hệ thống quản lý doanh nghiệp chặt chẽ, nhà lãnh đạo có thể nâng cao hiệu quả quản trị, năng lực cạnh tranh của tổ chức cũng như hướng tới sự phát triển bền vững.
Trí tuệ nhân tạo là gì? Hé lộ tương lai với AI
01.03.2024 342
Artificial Intelligence (AI), hay "trí tuệ nhân tạo" như được biết đến ở Việt Nam, là biểu tượng của sự sáng tạo con người, bao gồm nỗ lực không ngừng của chúng ta để tạo ra máy móc mô phỏng trí tuệ con người. Bài viết này bắt đầu hành trình khám phá để làm sáng tỏ AI, truy tìm nguồn gốc của nó, tiết lộ cơ chế hoạt động và dự đoán hướng đi của nó, từ đó vẽ nên bức tranh toàn diện về công nghệ biến đổi này.
Quản lý
6 tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng chất lượng
12.04.2024 210
Một phần mềm quản lý bán hàng hay CRM mạnh mẽ có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình thủ công như tạo báo giá, hóa đơn, hợp đồng… giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc của nhân viên, tránh sai sót trong quá trình làm việc.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 180
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
CEO công nghệ dùng AI thế nào?
10.04.2024 72
Mark Zuckerberg phát triển trợ lý AI và đặt tên Jarvis để quản lý ngôi nhà của mình, còn Tim Cook nói có dùng ChatGPT trong cuộc sống cá nhân.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2872
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.