Cùng với sự phát triển của công nghệ, phần mềm quản lý công văn ra đời để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý văn bản, hỗ trợ văn thư tìm kiếm văn bản nhanh chóng và hiệu quả.

I. Phần mềm quản lý công văn là gì?

Phần mềm quản lý công văn là một giải pháp giúp sắp xếp và quản lý các công văn, tài liệu, thông tin trong doanh nghiệp. Hệ thống này hỗ trợ quản lý thông tin công văn một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Bao gồm: quản lý văn bản đến và đi, lưu trữ văn bản, truy xuất thông tin, và các chức năng khác liên quan đến công văn.

Các phần mềm quản lý công văn hiện nay có nhiều tính năng tiên tiến, có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của mỗi tổ chức hoặc doanh nghiệp.

II. Khó khăn khi quản lý văn bản theo cách truyền thống

Việc xử lý, lưu trữ và truy cập các tài liệu công văn là vô cùng quan trọng đối với mỗi tổ chức. Đây là nguồn thông tin và dữ liệu quý giá đối với hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, cách quản lý truyền thông đem đến một số trở ngại trong việc quản lý văn bản như:

1. Mất nhiều thời gian tra cứu

Việc quản lý tài liệu thường liên quan đến quy trình tìm kiếm thủ công, có thể tốn thời gian. Định vị thông tin hoặc hồ sơ cụ thể trong các tệp giấy tờ vật lý không hề rõ ràng, chưa kể việc phân loại và tìm kiếm thủ công mất rất nhiều thời gian và công sức mà lại kém hiệu quả, dẫn đến sự chậm trễ trong truy cập thông tin.

2. Tốn chi phí quản lý, diện tích lưu kho

Việc lưu trữ tài liệu giấy có thể tốn kém, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có khối lượng giấy tờ lớn. Chi phí không chỉ bao gồm không gian lưu trữ vật lý, mà còn các chi phí bổ sung liên quan đến tổ chức tài liệu, bảo trì và các biện pháp bảo mật.

Hơn nữa, không gian cần thiết để lưu trữ các tài liệu vật lý có thể rất lớn, ảnh hưởng đến không gian làm việc chung, gây bất tiện cho nhân viên làm việc.

3. Dễ bị thất lạc

Tài liệu vật lý dễ bị hư hỏng, mất mát hoặc phá hủy do nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như thất lạc, hỏa hoạn, lũ lụt hoặc xử lý sai. Trong những trường hợp như vậy, hồ sơ quan trọng có thể bị mất vĩnh viễn, dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như vấn đề pháp lý, vi phạm tuân thủ hoặc gián đoạn hoạt động.

4. Quy trình xử lý rườm rà

Việc xử lý thủ công các công văn thường liên quan đến các công việc lặp đi lặp lại, chẳng hạn như lưu trữ, sao chép và phân phối, có thể tốn thời gian và dễ mắc lỗi. Ngoài ra, việc chia sẻ hoặc cộng tác trên các tài liệu giấy tờ có thể cần đến việc chuyển phát, hoặc phối hợp rộng rãi, làm tăng thêm sự phức tạp và chậm trễ.

Để giải quyết những thách thức này, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý công văn để quản lý tài liệu số. Các hệ thống này cho phép các tổ chức lưu trữ, truy xuất và quản lý tài liệu điện tử, mang lại hiệu quả cao hơn so với phương thức cũ.

III. Lợi ích của phần mềm quản lý công văn

1. Đối với doanh nghiệp

- Tối ưu hóa không gian lưu trữ: phần mềm quản lý công văn giúp số hóa tài liệu, văn bản giấy thành phiên bản điện tử, cho phép doanh nghiệp lưu trữ chúng trên hệ thống dễ dàng.

- Tối ưu hóa quy trình làm việc: hệ thống quản lý văn bản với tính năng tự động hóa giúp giảm thiểu các công việc thủ công lặp đi lặp lại. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức của nhân viên, để họ có thể tập trung vào những việc quan trọng hơn hoặc mang tính sáng tạo cao hơn.

- Quản lý tài liệu chặt chẽ, khoa học: phần mềm quản lý công văn cung cấp khả năng tìm kiếm, lọc và sắp xếp tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng. Giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi văn bản một cách hiệu quả hơn.

- Tăng tính bảo mật: đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp thông qua các công nghệ tiên tiến, và tính năng bảo mật như: quản lý quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, theo dõi lịch sử truy cập và cảnh báo về các hoạt động đáng ngờ...

- Tích hợp dễ dàng: phần mềm quản lý công văn hiện đại có khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng khác như: email, hệ thống quản lý nội bộ, quản lý công việc... giúp doanh nghiệp kết nối và chia sẻ thông tin một cách thuận lợi.

- Tiết kiệm chi phí: sử dụng phần mềm quản lý công văn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí không gian lưu trữ tài liệu, hay chi phí nhân lực quản lý tài liệu.

2. Đối với nhân viên

- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm: không còn cần phải lãng phí thời gian tìm kiếm công văn và văn bản từ nhiều nguồn khác nhau. Bây giờ, việc tìm kiếm và truy cập thông tin trở nên dễ dàng thông qua phần mềm quản lý công văn đi và đến.

- Giảm thời gian xử lý tài liệu và nâng cao hiệu quả công việc: hệ thống cho phép nhân viên lưu trữ và chuyển đổi tất cả các công văn và giấy tờ thành phiên bản điện tử dễ dàng. Hệ thống cũng tích hợp quy trình phê duyệt tài liệu tự động với các thao tác đơn giản và nhanh chóng. Từ đó, giúp tăng hiệu quả công việc và giảm bớt thời gian chờ đợi.

- Truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi: Ứng dụng di động của các phần mềm quản lý công văn cho phép người sử dụng truy cập vào tài liệu ngay trên thiết bị di động. Điều này cực kỳ hữu ích khi bạn cần xử lý công việc mà lại không có mặt ở văn phòng.

IV. E-Office Vitranet24: Phần mềm quản lý công văn hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Hàng ngày, có rất nhiều thông tin từ công văn đến, văn bản đi, đề xuất... tại doanh nghiệp. Nếu bạn không quản lý một cách khoa học, thông minh thì sẽ rất khó quản lý, tìm kiếm nội dung, thông tin văn bản sau này.

Chính vì vậy, E-Office Vitranet24 đã ra đời để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và lưu trữ công văn hiệu quả hơn. Hệ thống này đáp ứng đầy đủ các chức năng quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, tìm kiếm thống kê văn bản…

Công văn được quản lý khoa học và chặt chẽ, từ việc phân quyền quản lý, lưu trữ và tìm kiếm, cho đến việc chia sẻ tài liệu từ người này sang người khác, từ nhóm này sang nhóm khác… Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất/ duyệt. Danh sách văn bản đã ban hành được tổng hợp giúp người dùng dễ dàng tra cứu. Nhân sự công ty thấy được danh sách các văn bản ban hành nhưng được phân quyền mới có thể xem được chi tiết văn bản. 

Sau đây là một số tính năng của phần mềm quản lý công văn E-Office Vitranet24 mà bạn có thể tham khảo:

1. Quản lý văn bản đi:

- Tạo đề xuất: Khi có đề xuất văn bản đi, người đề xuất tiến hành điền đầy đủ các thông tin tạo form tạo đề xuất, chọn người xem xét, thời hạn xem xét, người duyệt cuối...

- Xem xét văn bản đi: Sau khi đề xuất văn bản đi được tạo, hệ thống tự động gửi thông báo Người xem xét đã được chọn để tiến hành phê duyệt đề xuất trong thời hạn xem xét.

- Phê duyệt văn bản đi: Sau khi đề xuất văn bản đi người xem xét đồng ý, hệ thống tự động gửi thông báo cho người duyệt cuối để tiến hành phê duyệt. Trong trường hợp cần thêm thông tin, người duyệt cuối có thể chọn thêm người giải trình để tiến hành giải trình.

- File PDF văn bản đi: Hệ thống tự động tạo file PDF theo mẫu công ty yêu cầu và hiển thị hiển thị thông tin phê duyệt trên file. Chèn chữ ký được thiết lập sẵn (nếu cần). File được lưu lại tập trung trên ổ lưu trữ công ty quy định.

2. Quản lý văn bản đến:

- Tạo đề xuất: Khi có văn gửi đến công ty, người đề xuất tiến hành điền đầy đủ các thông tin tạo form tạo đề xuất và chọn người chịu trách nhiệm cho văn bản đến.

- Người chịu trách nhiệm giao việc xử lý văn bản đến:

+ Sau khi đề xuất văn bản đến được tạo, hệ thống tự động gửi thông báo Người chịu trách nhiệm đã được chọn để tiến hành chọn người xử lý văn bản đến.

+ Thông tin của văn bản đến hiển thị đầy đủ, rõ ràng, trực quan, nếu cần xem file văn bản đến đầy đủ thì nhấn xem file tại trường “File đính kèm”.

+ Người chịu trách nhiệm có thể kiểm soát thời hạn xử lý văn bản đến – hạn chót của các nhiệm vụ được hệ thống tự động tạo ra sau khi chọn giao việc cho những người xử lý văn bản đến.

- Tạo nhiệm vụ xử lý văn bản đến:

+ Sau khi người chịu trách nhiệm chọn người xử lý và thời hạn xử lý văn bản đến, hệ thống tự tạo nhiệm vụ cho từng người xử lý theo thời hạn đã chọn.

+ Người xử lý tiến hành bắt đầu/ hoàn thành xử lý văn bản đến trong nhiệm vụ được tạo. Có thể trao đổi các thông tin trong quá trình xử lý ngay tại nhiệm vụ.

Với 16+ năm kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công, đem lại hiệu quả thực sự cho Quý khách hàng đang cần giải pháp phần mềm quản lý công văn.

V. Lời kết

Phần mềm quản lý công văn là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả quản lý và xử lý tài liệu, văn bản trong thời đại 4.0.

(Bài viết được chuyên gia Vitranet24 tổng hợp thông tin từ các trang tư vấn quản lý uy tín tại Việt Nam)