Vì sao phần mềm quản lý công văn ngày càng được doanh nghiệp ưa chuộng?

Vì sao phần mềm quản lý công văn ngày càng được doanh nghiệp ưa chuộng?
29.03.2024 256

Cùng với sự phát triển của công nghệ, phần mềm quản lý công văn ra đời để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý văn bản, hỗ trợ văn thư tìm kiếm văn bản nhanh chóng và hiệu quả.

I. Phần mềm quản lý công văn là gì?

phan-mem-quan-ly-cong-van-1

Phần mềm quản lý công văn là một giải pháp giúp sắp xếp và quản lý các công văn, tài liệu, thông tin trong doanh nghiệp. Hệ thống này hỗ trợ quản lý thông tin công văn một cách nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Bao gồm: quản lý văn bản đến và đi, lưu trữ văn bản, truy xuất thông tin, và các chức năng khác liên quan đến công văn.

Các phần mềm quản lý công văn hiện nay có nhiều tính năng tiên tiến, có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của mỗi tổ chức hoặc doanh nghiệp.

II. Khó khăn khi quản lý văn bản theo cách truyền thống

phan-mem-quan-ly-cong-van-2

Việc xử lý, lưu trữ và truy cập các tài liệu công văn là vô cùng quan trọng đối với mỗi tổ chức. Đây là nguồn thông tin và dữ liệu quý giá đối với hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Tuy nhiên, cách quản lý truyền thông đem đến một số trở ngại trong việc quản lý văn bản như:

1. Mất nhiều thời gian tra cứu

Việc quản lý tài liệu thường liên quan đến quy trình tìm kiếm thủ công, có thể tốn thời gian. Định vị thông tin hoặc hồ sơ cụ thể trong các tệp giấy tờ vật lý không hề rõ ràng, chưa kể việc phân loại và tìm kiếm thủ công mất rất nhiều thời gian và công sức mà lại kém hiệu quả, dẫn đến sự chậm trễ trong truy cập thông tin.

2. Tốn chi phí quản lý, diện tích lưu kho

Việc lưu trữ tài liệu giấy có thể tốn kém, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có khối lượng giấy tờ lớn. Chi phí không chỉ bao gồm không gian lưu trữ vật lý, mà còn các chi phí bổ sung liên quan đến tổ chức tài liệu, bảo trì và các biện pháp bảo mật.

Hơn nữa, không gian cần thiết để lưu trữ các tài liệu vật lý có thể rất lớn, ảnh hưởng đến không gian làm việc chung, gây bất tiện cho nhân viên làm việc.

3. Dễ bị thất lạc

Tài liệu vật lý dễ bị hư hỏng, mất mát hoặc phá hủy do nhiều yếu tố khác nhau, chẳng hạn như thất lạc, hỏa hoạn, lũ lụt hoặc xử lý sai. Trong những trường hợp như vậy, hồ sơ quan trọng có thể bị mất vĩnh viễn, dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng như vấn đề pháp lý, vi phạm tuân thủ hoặc gián đoạn hoạt động.

4. Quy trình xử lý rườm rà

Việc xử lý thủ công các công văn thường liên quan đến các công việc lặp đi lặp lại, chẳng hạn như lưu trữ, sao chép và phân phối, có thể tốn thời gian và dễ mắc lỗi. Ngoài ra, việc chia sẻ hoặc cộng tác trên các tài liệu giấy tờ có thể cần đến việc chuyển phát, hoặc phối hợp rộng rãi, làm tăng thêm sự phức tạp và chậm trễ.

Để giải quyết những thách thức này, nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm quản lý công văn để quản lý tài liệu số. Các hệ thống này cho phép các tổ chức lưu trữ, truy xuất và quản lý tài liệu điện tử, mang lại hiệu quả cao hơn so với phương thức cũ.

III. Lợi ích của phần mềm quản lý công văn

phan-mem-quan-ly-cong-van-4

1. Đối với doanh nghiệp

- Tối ưu hóa không gian lưu trữ: phần mềm quản lý công văn giúp số hóa tài liệu, văn bản giấy thành phiên bản điện tử, cho phép doanh nghiệp lưu trữ chúng trên hệ thống dễ dàng.

- Tối ưu hóa quy trình làm việc: hệ thống quản lý văn bản với tính năng tự động hóa giúp giảm thiểu các công việc thủ công lặp đi lặp lại. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức của nhân viên, để họ có thể tập trung vào những việc quan trọng hơn hoặc mang tính sáng tạo cao hơn.

- Quản lý tài liệu chặt chẽ, khoa học: phần mềm quản lý công văn cung cấp khả năng tìm kiếm, lọc và sắp xếp tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng. Giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi văn bản một cách hiệu quả hơn.

- Tăng tính bảo mật: đảm bảo an toàn thông tin và dữ liệu của doanh nghiệp thông qua các công nghệ tiên tiến, và tính năng bảo mật như: quản lý quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, theo dõi lịch sử truy cập và cảnh báo về các hoạt động đáng ngờ...

- Tích hợp dễ dàng: phần mềm quản lý công văn hiện đại có khả năng tích hợp với nhiều ứng dụng khác như: email, hệ thống quản lý nội bộ, quản lý công việc... giúp doanh nghiệp kết nối và chia sẻ thông tin một cách thuận lợi.

- Tiết kiệm chi phí: sử dụng phần mềm quản lý công văn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí không gian lưu trữ tài liệu, hay chi phí nhân lực quản lý tài liệu.

phan-mem-quan-ly-cong-van-3

2. Đối với nhân viên

- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm: không còn cần phải lãng phí thời gian tìm kiếm công văn và văn bản từ nhiều nguồn khác nhau. Bây giờ, việc tìm kiếm và truy cập thông tin trở nên dễ dàng thông qua phần mềm quản lý công văn đi và đến.

- Giảm thời gian xử lý tài liệu và nâng cao hiệu quả công việc: hệ thống cho phép nhân viên lưu trữ và chuyển đổi tất cả các công văn và giấy tờ thành phiên bản điện tử dễ dàng. Hệ thống cũng tích hợp quy trình phê duyệt tài liệu tự động với các thao tác đơn giản và nhanh chóng. Từ đó, giúp tăng hiệu quả công việc và giảm bớt thời gian chờ đợi.

- Truy cập tài liệu mọi lúc mọi nơi: Ứng dụng di động của các phần mềm quản lý công văn cho phép người sử dụng truy cập vào tài liệu ngay trên thiết bị di động. Điều này cực kỳ hữu ích khi bạn cần xử lý công việc mà lại không có mặt ở văn phòng.

IV. E-Office Vitranet24: Phần mềm quản lý công văn hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Hàng ngày, có rất nhiều thông tin từ công văn đến, văn bản đi, đề xuất... tại doanh nghiệp. Nếu bạn không quản lý một cách khoa học, thông minh thì sẽ rất khó quản lý, tìm kiếm nội dung, thông tin văn bản sau này.

Chính vì vậy, E-Office Vitranet24 đã ra đời để hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và lưu trữ công văn hiệu quả hơn. Hệ thống này đáp ứng đầy đủ các chức năng quản lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ, tìm kiếm thống kê văn bản…

Công văn được quản lý khoa học và chặt chẽ, từ việc phân quyền quản lý, lưu trữ và tìm kiếm, cho đến việc chia sẻ tài liệu từ người này sang người khác, từ nhóm này sang nhóm khác… Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất/ duyệt. Danh sách văn bản đã ban hành được tổng hợp giúp người dùng dễ dàng tra cứu. Nhân sự công ty thấy được danh sách các văn bản ban hành nhưng được phân quyền mới có thể xem được chi tiết văn bản. 

Sau đây là một số tính năng của phần mềm quản lý công văn E-Office Vitranet24 mà bạn có thể tham khảo:

1. Quản lý văn bản đi:

phan-mem-quan-ly-cong-van-6

- Tạo đề xuất: Khi có đề xuất văn bản đi, người đề xuất tiến hành điền đầy đủ các thông tin tạo form tạo đề xuất, chọn người xem xét, thời hạn xem xét, người duyệt cuối...

- Xem xét văn bản đi: Sau khi đề xuất văn bản đi được tạo, hệ thống tự động gửi thông báo Người xem xét đã được chọn để tiến hành phê duyệt đề xuất trong thời hạn xem xét.

- Phê duyệt văn bản đi: Sau khi đề xuất văn bản đi người xem xét đồng ý, hệ thống tự động gửi thông báo cho người duyệt cuối để tiến hành phê duyệt. Trong trường hợp cần thêm thông tin, người duyệt cuối có thể chọn thêm người giải trình để tiến hành giải trình.

- File PDF văn bản đi: Hệ thống tự động tạo file PDF theo mẫu công ty yêu cầu và hiển thị hiển thị thông tin phê duyệt trên file. Chèn chữ ký được thiết lập sẵn (nếu cần). File được lưu lại tập trung trên ổ lưu trữ công ty quy định.

2. Quản lý văn bản đến:

phan-mem-quan-ly-cong-van-7

- Tạo đề xuất: Khi có văn gửi đến công ty, người đề xuất tiến hành điền đầy đủ các thông tin tạo form tạo đề xuất và chọn người chịu trách nhiệm cho văn bản đến.

- Người chịu trách nhiệm giao việc xử lý văn bản đến:

+ Sau khi đề xuất văn bản đến được tạo, hệ thống tự động gửi thông báo Người chịu trách nhiệm đã được chọn để tiến hành chọn người xử lý văn bản đến.

+ Thông tin của văn bản đến hiển thị đầy đủ, rõ ràng, trực quan, nếu cần xem file văn bản đến đầy đủ thì nhấn xem file tại trường “File đính kèm”.

+ Người chịu trách nhiệm có thể kiểm soát thời hạn xử lý văn bản đến – hạn chót của các nhiệm vụ được hệ thống tự động tạo ra sau khi chọn giao việc cho những người xử lý văn bản đến.

- Tạo nhiệm vụ xử lý văn bản đến:

+ Sau khi người chịu trách nhiệm chọn người xử lý và thời hạn xử lý văn bản đến, hệ thống tự tạo nhiệm vụ cho từng người xử lý theo thời hạn đã chọn.

+ Người xử lý tiến hành bắt đầu/ hoàn thành xử lý văn bản đến trong nhiệm vụ được tạo. Có thể trao đổi các thông tin trong quá trình xử lý ngay tại nhiệm vụ.

Với 16+ năm kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp, Vitranet24 cam kết sẽ triển khai thành công, đem lại hiệu quả thực sự cho Quý khách hàng đang cần giải pháp phần mềm quản lý công văn.

V. Lời kết

Phần mềm quản lý công văn là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả quản lý và xử lý tài liệu, văn bản trong thời đại 4.0.

(Bài viết được chuyên gia Vitranet24 tổng hợp thông tin từ các trang tư vấn quản lý uy tín tại Việt Nam)


★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
6 cách sử dụng công nghệ để cải thiện năng suất làm việc
15.06.2024 22
Sử dụng công nghệ phù hợp có thể giúp cải thiện năng suất và duy trì sự gắn kết của người lao động với doanh nghiệp.
Forbes: Cách chọn chiến lược phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp
13.06.2024 45
Một tổ chức thường sử dụng một hoặc nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp để bao quát tất cả các khía cạnh hoạt động. Forbes chia sẻ ngắn gọn những điểm mà chủ doanh nghiệp nên cân nhắc trước khi quyết định chiến lược phần mềm cho doanh nghiệp mình.
9 công cụ giao tiếp, công tác hiệu quả cho doanh nghiệp lớn
06.06.2024 105
Các công cụ giao tiếp, cộng tác là chất keo gắn kết nội bộ, giúp tăng hiệu quả công và việc và cải thiện việc quản lý vận hành. Các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý hàng đầu từ Mỹ, đã gợi ý 10 công cụ giao tiếp, cộng tác hiệu quả mà các doanh nghiệp lớn nên tham khảo.
Tăng tốc độ giao tiếp, cộng tác với E-Office Vitranet24
05.06.2024 157
Bạn đang gặp khó khăn trong việc kết nối các nhân sự từ nhiều phòng ban, tìm kiếm tài liệu cũ, hay mất nhiều thời gian để gửi thông báo cho toàn bộ nhân viên? Văn phòng số Vitranet24 sẽ giúp bạn giải quyết ngay lập tức các vấn đề trên.
6 công nghệ doanh nghiệp cỡ vừa không nên bỏ qua
04.06.2024 121
Cho dù bạn đang muốn tối ưu hoạt động, bảo mật dữ liệu hay cải thiện quan hệ khách hàng, 6 công nghệ được gợi ý bởi các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý tiên tiến từ Mỹ sẽ hỗ trợ bạn.
5 CRM di động tốt nhất năm 2024
31.05.2024 114
Phần mềm CRM di động giúp doanh nghiệp quản lý và kết nối với khách hàng một cách dễ dàng mọi lúc mọi nơi, mang lại sức sống mới cho hoạt động kinh doanh. Các chuyên gia của Bitrix24 - công nghệ quản lý tiên tiến từ Mỹ đã gợi ý một vài CRM di động mạnh mẽ doanh nghiệp nên tham khảo.
6 xu hướng làm việc từ xa đang thay đổi cách làm việc hiện đại
31.05.2024 148
Xu hướng làm việc từ xa ngày càng được ưa chuộng trong những năm gần đây, định hình lại đáng kể cách chúng ta làm việc trong thời đại 4.0.
Số hóa các quy trình công việc với E-Office Vitranet24
23.05.2024 198
Có rất nhiều quy trình có thể được số hóa với E-Office Vitranet24. Dưới đây là một số quy trình tiêu biểu mà doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng.
Giải quyết khó khăn trong tương tác giao tiếp với E-Office Vitranet24
21.05.2024 217
E-Office Vitranet24 có bộ công cụ hỗ trợ giao tiếp, tương tác vô cùng hiệu quả. Giúp xây dựng môi trường cộng tác làm việc với tốc độ liên lạc tăng nhanh, đem lại hiệu quả cao.
7 công nghệ chuyển đổi số hữu ích cho doanh nghiệp
16.05.2024 221
Công nghệ chuyển đổi số không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra những cơ hội mới, thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo.
Nâng cao hiệu quả kinh doanh nhờ ứng dụng AI
14.05.2024 271
AI là một công cụ thiết thực, mạnh mẽ đang định hình lại cách chúng ta kinh doanh, giúp các hoạt động trở nên thông minh hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Dịch vụ tư vấn chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp
10.05.2024 338
Vitranet24 cung cấp dịch vụ tư vấn chuyển đổi số và triển khai các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp, giúp các đơn vị đẩy nhanh tự động hoá, tối ưu phương pháp quản lý và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Vì sao hệ thống ERP ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm?
08.05.2024 326
Trong thời kỳ chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, các phần mềm quản lý doanh nghiệp đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để quản trị toàn diện các hoạt động, gia tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót. Trong đó, hệ thống ERP đang được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Forbes: Tác động của chuyển đổi số đến mô hình kinh doanh
07.05.2024 375
Chuyển đổi số tác động đến nhiều mô hình kinh doanh truyền thống. Các công ty tích hợp công nghệ vào mô hình kinh doanh của mình để cải tiến hoặc tạo ra mô hình kinh doanh mới, phát triển hoạt động và đem đến trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Nhưng đồng thời cũng phải đối mặt với các thách thức mới trong thị trường cạnh tranh này.
Forbes: Tác động của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp
23.04.2024 683
Vì sao văn phòng số ngày càng trở nên cần thiết và được nhiều doanh nghiệp quan tâm? Forbes đã chỉ ra những tác động tích cực của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt hiện nay.
Quản lý
6 cách sử dụng công nghệ để cải thiện năng suất làm việc
15.06.2024 22
Sử dụng công nghệ phù hợp có thể giúp cải thiện năng suất và duy trì sự gắn kết của người lao động với doanh nghiệp.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 384
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Khai thác AI để vận hành xuất sắc trong sản xuất
20.05.2024 218
Trong kỷ nguyên sản xuất hiện đại, việc tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) vào các quy trình vận hành đã trở thành một chiến lược then chốt để đạt được Hoạt động xuất sắc và tối đa hóa các phương pháp Lean Six Sigma.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3025
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.