9 lợi ích của phần mềm văn phòng điện tử

Phần mềm văn phòng điện tử đang được ưa chuộng sử dụng tại nhiều doanh nghiệp bởi những lợi ích nó đem lại trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động.

1. Cải thiện năng suất và hiệu quả làm việc

Phần mềm văn phòng điện tử là nền tảng nơi mọi người có thể liên lạc và cộng tác trong thời gian thực, hoặc cập nhật các thông tin mới một cách không đồng bộ. Ví dụ: với phần mềm văn phòng số như E-Office Vitranet24, bạn có thể nhanh chóng truy cập và xem tất cả các thông tin có liên quan đến nhiệm vụ mình đang phụ trách. Hay nhắn tin nhanh với đồng nghiệp ngay trên hệ thống để trao đổi công việc.

Phần mềm văn phòng điện tử giúp cải thiện hiệu quả làm việc.

Điều đó có nghĩa là không còn phải mở nhiều ứng dụng khác nhau để liên hệ với đồng nghiệp hay để tìm kiếm tài liệu bạn cần. Với một phần mềm văn phòng điện tử hiệu quả, nhân viên sẽ có được sự linh hoạt và thuận tiện hơn khi làm việc.

2. Giảm chi phí vận hành

Bằng cách chọn tham gia các cuộc họp trực tuyến hay trò chuyện nhóm, bạn có thể giảm hoặc loại bỏ hoạt động gặp mặt trực tiếp, giúp tiết kiệm chi phí đi lại và chi phí chung như không gian văn phòng và nội thất. Và nếu chọn nền tảng SaaS, bạn sẽ không cần đội ngũ nhân viên công nghệ lớn để quản lý máy chủ tại chỗ, hoặc phần mềm tùy chỉnh cần bảo trì tốn thời gian.

Việc quản lý và lưu trữ tài liệu trực tuyến trên phần mềm quản lý doanh nghiệp như văn phòng số cũng giúp giảm thiểu chi phí in ấn và chi phí tủ lưu trữ tài liệu.

3. Đội ngũ gắn kết hơn

Phần mềm văn phòng điện tử có thể hỗ trợ và nâng cao các tương tác gắn kết đội nhóm, bằng cách sử dụng các tính năng giao tiếp tương tác như: gọi video, trò chuyện, cuộc thăm dò ý kiến ​​và phản ứng bằng biểu tượng cảm xúc. Việc mang lại cho tổ chức một không gian để kết nối sẽ giúp hoạt động làm việc nhóm diễn ra một cách sáng tạo hơn, chủ động hơn, ngay cả khi các thành viên làm việc theo giờ khác hoặc ngồi ở những địa điểm khác nhau.

Nhân viên cũng sẽ gắn kết hơn với các mục tiêu của phòng ban và toàn công ty. Bạn có thể tạo không gian làm việc nhóm cho từng dự án khác nhau, chia sẻ và lưu trữ các thông tin tài liệu quan trọng. Điều đó có nghĩa là mọi người luôn cập nhật những diễn biến mới nhất, mà không cần phải họp liên tục.

4. Góp phần tăng doanh thu

Khi một tổ chức có khả năng đồng thời giảm chi phí và tăng năng suất, điều đó cuối cùng sẽ dẫn đến tăng doanh thu. Trên thực tế, theo nghiên cứu về văn phòng số của Avanade, nhiều tổ chức đã nhận thấy doanh thu tăng đến 43% nhờ triển khai phần mềm văn phòng điện tử.

5. Tăng cường giao tiếp

Bằng cách khuyến khích giao tiếp hai chiều giữa nhân viên với nhau hoặc cấp thấp và cấp cao hơn, phần mềm văn phòng điện tử cho phép trao đổi ý tưởng tự do trong tổ chức của bạn.

Bộ tính năng giao tiếp hữu ích.

Việc xây dựng mạng nội bộ xã hội khuyến khích chia sẻ ý tưởng giữa các nhân viên ở mọi cấp độ bằng cách sử dụng các công cụ giao tiếp như khảo sát tương tác, đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội bày tỏ ý kiến ​​và ý tưởng của mình.

6. Nâng cao trải nghiệm của nhân viên

Nhiều tổ chức ngày nay có nhiều phòng ban hay chi nhánh, hay có sự kết hợp giữa nhân viên toàn thời gian, nhân viên bán thời gian và nhân viên làm việc từ xa. Để tránh tình trạng thiếu thông tin và đảm bảo rằng tất cả nhân viên cảm thấy được hỗ trợ và kết nối bất kể họ ở đâu, bạn có thể gắn kết mọi người lại với nhau bằng cách sử dụng phần mềm văn phòng điện tử.

Ví dụ: nếu bạn thường xuyên cộng tác với nhóm bán hàng, bạn cần một giải pháp giúp bạn theo dõi tiến trình thực hiện các nhiệm vụ và liên lạc với đội nhóm. Bằng cách đó, bất kỳ ai trong dự án đều có thể truy cập cùng thông tin, công cụ và kênh liên lạc để hoàn thành công việc. Ngay cả khi nhân viên bán hàng đang ở xa, họ sẽ không bao giờ bỏ lỡ những cập nhật quan trọng.

Tất cả bộ công cụ mạnh mẽ của văn phòng số giúp nhân viên giao tiếp và kết nối với nhau, tạo ra mối liên kết nghề nghiệp bền chặt nhằm thúc đẩy tinh thần đồng đội và tạo cảm giác thân thuộc.

7. Cải thiện tuyển dụng và giữ chân nhân tài

Các ứng viên tài năng luôn mong đợi một môi trường làm việc tiên tiến và chuyên nghiệp. Bằng cách đáp ứng những mong đợi đó thông qua phần mềm văn phòng điện tử, bạn sẽ có thể thu hút những ứng viên có kỹ năng và sáng tạo.

Hơn nữa, một nghiên cứu cho thấy các công ty áp dụng văn phòng số có tỷ lệ thôi việc thấp hơn 25%, điều đó có nghĩa là những nhân viên giỏi đó có nhiều khả năng ở lại với doanh nghiệp cung cấp các môi trường làm việc số tốt hơn.

8. Làm việc linh hoạt hơn

Làm việc trực tuyến có nghĩa là đội ngũ của bạn có thể làm việc ở mọi nơi, mọi lúc. Với nền tảng công nghệ phù hợp, họ có thể thấy sự phân công nhiệm vụ, liên lạc với nhau và thực hiện công việc của mình bất kể vị trí. Điều đó có nghĩa là bạn có thể mang lại sự linh hoạt cao hơn và sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn cho nhân viên của mình. Từ đó, góp phần giữ chân nhân viên tốt hơn, chưa kể đến việc tiết kiệm không gian văn phòng.

9. Cải thiện sự hài lòng của nhân viên

Với phần mềm văn phòng điện tử phù hợp, bạn sẽ có cơ hội kết nối với đồng nghiệp, kết nối với các thành viên trong nhóm và chia sẻ ý tưởng. Tất cả những điều này đều cho phép nhân viên tự do bày tỏ ý kiến ​​và cảm thấy được trân trọng, thúc đẩy sự hạnh phúc và gắn kết của nhân viên.

Hơn nữa, những nhân viên được làm việc từ xa thậm chí chỉ một lần mỗi tháng đã ghi nhận rằng họ cảm thấy hạnh phúc khi làm việc cao hơn 24%. Văn phòng số hỗ trợ rất nhiều cho công việc của tất cả mọi người, giúp lực lượng lao động của bạn linh hoạt hơn và đáp ứng nhu cầu của nhân viên.

(Bài viết được chuyên gia Vitranet24 tổng hợp thông tin từ các trang tư vấn quản lý uy tín)