QUẢN LÝ TÀI LIỆU KHOA HỌC, DỄ DÀNG TÌM KIẾM, DỄ DÀNG THAO TÁC VỚI E-OFFICE VITRANET24

QUẢN LÝ TÀI LIỆU KHOA HỌC, DỄ DÀNG TÌM KIẾM, DỄ DÀNG THAO TÁC VỚI E-OFFICE VITRANET24
04.04.2022 435
Dữ liệu của doanh nghiệp bao gồm các tài liệu, công văn, file văn bản,… là những tài nguyên quan trọng và cần được tổ chức, lưu trữ khoa học và dễ dàng tìm kiếm. Bên cạnh đó việc phân quyền sử dụng, phê duyệt, hiệu chỉnh và đảm bảo tính bảo mật trong lưu trữ và chia sẻ tài liệu là vô cùng quan trọng.

+ Nếu bạn đang gặp rắc rối với hàng tá tài liệu trôi nổi, chưa được lưu trữ, quản lý
+ Tài liệu khi cần không thể tìm thấy
+ Phê duyệt ban hành, hiệu chỉnh tài liệu khó khăn
+ Khối lượng tài liệu nhiều, tốn dung lượng và nơi lưu trữ
+ Chưa có công cụ quản lý và lưu trữ, chia sẻ trực tuyến,
 
Vậy ĐÂY CHÍNH LÀ GIẢI PHÁP CHO BẠN. Bộ công cụ giúp quản lý và số hoá tài liệu đơn giản, giải quyết thẳng các vấn đề nêu trên.


Những lợi ích khi sử dụng Module quản lý tài liệu E- Office:

  - Tiết kiệm không gian làm việc, giảm chi phí và tăng hiệu quả vận hành tài liệu
  - Hiện thực hóa quy trình trên giấy lên hệ thống;
  - Các tài lưu lưu hàng được giám sát chặt chẽ; có sự liên kết giữa các cá nhân – bộ phận – phòng/ban.
  - Giảm tối đa thời gian chờ đợi phê duyệt, cũng như các chi phí.
  - Tiến độ công việc được đẩy nhanh hơn gấp nhiều lần.
  - Độ bảo mật dữ liệu cao.

Giao diện Quản lý tài liệu trong Phần mềm E- Office Vitranet24
Các bước trong quy trình quản lý tài liệu của Phần mềm E- Office Vitranet24

1. Thông tin văn bản

Các trường để nhập thông tin tài liệu đầy đủ, trực quan, dễ dàng cho người sử dụng.

Các trường để nhập thông tin trong giao diện E- Office

2. Kiểm soát đề xuất và Cảnh báo hệ thống

Những tài liệu được gửi đi sẽ được phần mềm chủ động kiểm soát đề xuất tại từng bước xét duyệt. Những cảnh báo nhắc nhở duyệt/ từ chối duyệt/ quá hạn duyệt để người dùng nắm rõ.
Thông báo tiến trình xét duyệt tài liệu của phần mềm

3. Phê duyệt đề xuất

Các tài liệu được phê duyệt nhanh chóng mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị thuận tiện cho người dùng. Quá trình duyệt có thể tùy chỉnh đính kèm ý kiến đến thành viên liên quan. Giúp mọi thành viên tham gia tiến trình nhanh chóng cập nhập chuẩn xác tình hình. Các thông tin phê duyệt hiển thị đầy đủ, rõ ràng, trực quan.
 
Quy trình phê duyệt đề xuất nội bộ

4. Văn bản ban hành được gửi đến nhân viên

Các tài liệu khi gửi đến nhân sự sẽ được xem trực tiếp văn bản trên E - Office mà không cần tải về máy tính. Người sử dụng nhận trực tiếp cảnh báo, có thể sử dụng quy trình “Phát hành bổ sung” khi cần.
Hệ thống kiểm soát phân quyền xem văn bản chặt chẽ. Đảm bảo được tính bảo mật của văn bản.

Tài liệu ban hành khi được gửi thông báo đến từng nhân sự được phân quyền

5. Danh sách các văn bản

  - Tổng hợp các văn bản đã ban hành.
  - Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất/ duyệt. Danh sách văn bản đã ban hành được tổng hợp giúp người dùng dễ dàng tra cứu.
  - Phân quyền chặt chẽ. Nhân sự công ty thấy được danh sách các văn bản ban hành nhưng được phân quyền mới có thể xem được chi tiết văn bản.

Danh sách các đề xuất được tổng hợp
   

6. Và còn nhiều tính năng hỗ trợ khác trong phần mềm E- Office của Vitranet24

Để được tư vấn và hỗ trợ cụ thể về phương án triển khai thành công.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và trải nghiệm miễn phí phần mềm tại.
https://vitranet24.com/san-pham-dich-vu/eoffice/

Liên hệ chuyên gia Vitranet24 để được tư vấn cụ thể về phương án triển khai thành công.
Tại Hà Nội: 02432171617 – địa chỉ: 17 Hạ Hồi, P.Trần Hưng Đạo, Q.Hoàn Kiếm
Tại TP.HCM: 02473096077 – địa chỉ: 185Bis Võ Thị Sáu, P.Võ Thị Sáu, Q.3.


Cùng chuyên mục
Công nghệ quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới về social intranet
29.10.2022 98
Vitranet24 nhận thấy đây là xu hướng tất yếu và quyết định lựa chọn công nghệ Bitrix24 làm nền tảng công nghệ chuyên sâu, bên cạnh các công nghệ chủ lực khác trong việc phát triển các hệ thống quản lý tối ưu cho doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam và khu vực.
Giải pháp đẩy nhanh tốc độ số hoá, cải thiện hiệu quả truyền thông tương tác giao tiếp doanh nghiệp
25.10.2022 118
Theo kết quả nghiên cứu của APCO Worldwide và Gagen McDonald, việc ứng dụng các mạng xã hội nội bộ giúp nhân viên của họ hứng thú và tương tác tốt hơn tới 61% trong công việc:
Chuyển đổi số bắt đầu từ xây dựng môi trường cộng tác trực tuyến
18.10.2022 142
61% nhân viên cho rằng các công cụ mạng xã hội giúp họ tương tác trong công việc với đồng nghiệp ở xa hiệu quả hơn; 58% nhân viên thích làm việc ở công ty có sử dụng mạng xã hội nội bộ.
Tự động hoá các quy trình nghiệp vụ xu thế tất yếu cho sự phát triển doanh nghiệp.
29.08.2022 248
Sớm hay muộn thì bất kỳ công ty nào cũng bắt đầu tự động hóa các quy trình liên quan đến các công việc với nhiều cấp duyệt, nhiều bước cần sự phối hợp từ 02 người trở lên hoặc nhiều phòng ban bộ phận. Và để có những bộ quy trình chuẩn, đáp ứng yêu cầu của từng tổ chức thì việc thử nghiệm điều chỉnh trong quá trình dùng là hoàn toàn cần thiết. Bởi vậy chúng ta rất cần 1 công cụ tạo quy trình không những đáp ứng về mặt ứng dụn mà còn cần sự “linh hoạt” giúp ta có thể tuỳ chỉnh mà không cần đập đi làm mới sau mỗi lần thử nghiệm.
Một nền tảng duy nhất để vận hành doanh nghiệp của bạn!
04.08.2022 561
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý doanh nghiệp tối ưu giúp giải quyết các khó khăn đang gặp phải trong chuyển đổi số, quản lý công việc, quản trị nhân sự hay marketing bán hàng thì đây chính là hệ thống quản lý không thể bỏ qua!
Làm việc từ nhà, tại văn phòng hoặc khi di chuyển!
19.07.2022 284
Vitranet24 cung cấp cho bạn tất cả các công cụ cần thiết để vận hành doanh nghiệp trực tuyến tăng cường truyền thông, giao tiếp và quản lý công việc hiệu quả. Đặc biệt phù hợp với qui mô doanh nghiệp lớn có nhiều nhân sự và đang găp khó khăn trong kết nối, giao tiếp và tương tác làm việc.
Quản lý dễ dàng nguồn tài nguyên quý giá của doanh nghiệp với Module Quản lý nhân sự E- Office
09.04.2022 515
Tính năng quản lý thông tin nhân sự là nơi tích hợp lưu trữ và cung cấp toàn bộ thông tin nhân sự trong doanh nghiệp. Quản lý nhân sự trong phần mềm của E- Office mang lại các lợi ích sau cho doanh nghiệp:
Theo tỷ phú Mark Zuckerberg xu hướng nghề nghiệp nào sẽ lên ngôi trong tương lai?
07.04.2022 511
Chủ tịch tập đoàn kiêm Giám đốc điều hành Meta Platform (Facebook) nhận định rằng: Sự sáng tạo và những kết nối cá nhân sẽ trở nên đắt giá trong tương lai. Với tốc độ phát triển công nghệ ngày một nhanh thì các công việc hàng ngày sẽ đòi hỏi nhiều sức sáng tạo hơn bao giờ hết.
QUẢN LÝ TÀI LIỆU KHOA HỌC, DỄ DÀNG TÌM KIẾM, DỄ DÀNG THAO TÁC VỚI E-OFFICE VITRANET24
04.04.2022 436
Dữ liệu của doanh nghiệp bao gồm các tài liệu, công văn, file văn bản,… là những tài nguyên quan trọng và cần được tổ chức, lưu trữ khoa học và dễ dàng tìm kiếm. Bên cạnh đó việc phân quyền sử dụng, phê duyệt, hiệu chỉnh và đảm bảo tính bảo mật trong lưu trữ và chia sẻ tài liệu là vô cùng quan trọng. 
QUẢN LÝ TỜ TRÌNH VÀ XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT TỰ ĐỘNG CHỈ VỚI VÀI CLICK!
30.03.2022 577
Quá trình làm việc và quản lý hàng ngày chúng ta thường bắt gặp rất nhiều các đề xuất, tờ trình cần gửi tới cấp quản lý xin phê duyệt hoặc hướng dẫn thực hiện. Là một nhân viên không ít lần bạn gặp tình trạng loay hoay với việc tìm các biểu mẫu tờ trình tại công ty, chờ đợi ý kiến phê duyệt và không biết đề xuất của mình đã được cấp trên duyệt hay chưa. Bên cạnh đó, việc thực hiện thủ công bằng bản cứng gây mất thời gian và không nắm được thông tin ý kiến phản hồi của các cấp lãnh đạo. Là một nhà quản lý, với khối lượng công việc bận rộn hàng ngày, bạn cần một công cụ hỗ trợ quản lý các tờ trình của nhân viên, lưu lại lịch sử phê duyệt và cảnh báo cho bạn những tờ trình cần phê duyệt sớm. Nếu đây là các vấn đề bạn đang gặp phải hàng ngày thì bài viết này chính xác dành cho bạn.
Tuyệt chiêu giúp Nhà lãnh đạo kiểm soát sự căng thẳng để tránh "trật đường ray"
26.03.2022 457
Những nhà lãnh đạo cấp cao thường nhạy bén với những điều xảy ra xung quanh họ. Ở quy mô lớn, họ nhìn thấy được thị trường. Ở quy mô nhỏ hơn, họ nhìn thấy được sự thay đổi các giá trị của khách hàng – những yếu tố có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận kinh doanh. Trong nội bộ công ty, họ đánh giá được những kết quả kinh doanh và những nhân sự tạo ra các kết quả đó. Họ cũng nhìn thấy được các trở ngại tiềm ẩn. Tuy nhiên, điều mà nhiều lãnh đạo không thể nhìn thấy là những thứ diễn ra bên trong họ. Có một sợi dây truyền dẫn trực tiếp từ những điều diễn ra bên trong nhà lãnh đạo đến các hành động họ thực hiện ra bên ngoài, các mối quan hệ họ xây dựng, và những tác động họ tạo ra.
CHÌA KHOÁ NÀO CHO SỰ TĂNG TRƯỞNG CỦA DOANH NGHIỆP 2022?
26.01.2022 645
Năm 2021 là một năm đầy nỗ lực của toàn xã hội đặc biệt là các doanh nghiệp trong việc đối phó với khó khăn của dịch bệnh COVID-19. Tuy nhiên sau tất cả thì các doanh nghiệp hiện nay đã và đang dần học cách sống chung với đại dịch, chủ động tìm kiếm cơ hội, không ngừng phát triển. Việc làm thế nào để liên tục tăng trưởng luôn là vấn đề khiến các nhà quản lý phải đau đầu. Vậy hãy cùng Vitranet24 tìm hiểu những xu hướng công nghệ của năm 2022 có thể sẽ tạo ra những đột phá mới trong vận hành doanh nghiệp.
E-Office - Môi trường làm việc của tương lai
21.12.2021 870
Làn sóng cách mạng 4.0 mang đến những thay đổi hết sức mạnh mẽ cho xu hướng vận hành của các doanh nghiệp. Các cụm từ như E-Office, Phần mềm văn phòng điện tử hay “văn phòng không giấy tờ” đang dần trở nên quen thuộc hơn với các doanh nghiệp. Vậy trong bài biết hôm nay chúng tôi xin được giới thiệu về chủ đề đang nhận được rất nhiều sự quan tâm của các nhà quản trị doanh nghiệp hiện nay này.
Doanh nghiệp tiến tới “chuyển đổi số” theo dõi quản lý công việc như thế nào?
20.12.2021 680
Việt Nam đang trong giai đoạn hội nhập và phát triển cao, cùng với sự đột phá của cách mạng công nghiệp 4.0, nhiều doanh nghiệp đang thích ứng, và mong muốn cải tiến quy trình vận hành để đi nhanh hơn đối thủ khi bước vào con đường chuyển đổi số.Doanh nghiệp xác định tiến tới chuyển đổi số thường sẽ định hình lại chức năng nhiệm vụ của các phòng ban...
Tăng cường giao tiếp và tương tác với E-Office Vitranet24 – giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động và thúc đẩy thành công
16.12.2021 669
E-Office Vitranet24 có thể mang lại cho doanh nghiệp một hệ thống mạng xã hội nội bộ với đầy đủ các công cụ giao tiếp và tiện ích tương tác như bất kì mạng xã hội nào đang phổ biến hiện nay.
Quản lý
Khó khăn trong quản lý công việc, giao việc và phê duyệt công văn giấy tờ đâu là giải pháp cho doanh nghiệp?
15.11.2022 99
Những tháng cuối năm 2022 - thời điểm chúng ta nhìn nhận lại kết quả hoạt động của năm cũ và có những bước cải tiến, và hoạch định chiến lược cho 2023. Để thích ứng với sự thay đổi và yêu cầu ngày càng cao từ khách hàng, những thách thức từ thị trường mục tiêu, đòi hỏi doanh nghiệp cần trang bị thêm những “vũ khí mới” và nâng cấp “một cỗ xe” chạy nhanh hơn cho 2023.

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 5270
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Top10 xu hướng công nghệ hàng đầu 2022 nhất định doanh nghiệp cần quan tâm (thông tin từ Forbes)
18.03.2022 473
Mỗi ngày trôi qua thế giới quanh chúng ta biến đổi không ngừng. Do vậy chúng tôi luôn hướng đến tương lai để dự đoán xu hướng công nghệ sẽ được định hình trong thời gian sắp tới. Và đừng chần chờ thêm nữa, cùng xem những xu hướng công nghệ đem lại chuyển biến ra sao cho doanh nghiệp và xã hội trong năm 2022 nhé.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2031
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.