QUẢN LÝ TỜ TRÌNH VÀ XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT TỰ ĐỘNG CHỈ VỚI VÀI CLICK!

QUẢN LÝ TỜ TRÌNH VÀ XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT TỰ ĐỘNG CHỈ VỚI VÀI CLICK!
30.03.2022 1233

  Quá trình làm việc và quản lý hàng ngày chúng ta thường bắt gặp rất nhiều các đề xuất, tờ trình cần gửi tới cấp quản lý xin phê duyệt hoặc hướng dẫn thực hiện. Là một nhân viên không ít lần bạn gặp tình trạng loay hoay với việc tìm các biểu mẫu tờ trình tại công ty, chờ đợi ý kiến phê duyệt và không biết đề xuất của mình đã được cấp trên duyệt hay chưa. Bên cạnh đó, việc thực hiện thủ công bằng bản cứng gây mất thời gian và không nắm được thông tin ý kiến phản hồi của các cấp lãnh đạo. Là một nhà quản lý, với khối lượng công việc bận rộn hàng ngày, bạn cần một công cụ hỗ trợ quản lý các tờ trình của nhân viên, lưu lại lịch sử phê duyệt và cảnh báo cho bạn những tờ trình cần phê duyệt sớm. Nếu đây là các vấn đề bạn đang gặp phải hàng ngày thì bài viết này chính xác dành cho bạn.

   Chúng tôi sẽ giới thiệu tới bạn một công cụ giúp bạn quản lý các Tờ trình và xây dựng các quy trình phê duyệt tự động hiệu quả và giảm thiểu chi phí thủ công trước đây, được tích hợp sẵn trong hệ thống E-Office Vitranet24.

   Tổng quan về Quy trình tự động hoá E-Office Vitranet24:

   E-Office Vitranet24 là mô hình văn phòng điện tử trực tuyến nơi diễn ra các hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp trên môi trường số. Khi triển khai hệ thống sẽ được trang bị công cụ quản lý Quy trình và tờ trình theo các thông tin yêu cầu cần thiết từ quý doanh nghiệp. Chúng tôi gọi đó là tính năng “Quy trình phê duyệt tờ trình tự động ver1.0”.
(Các bước cơ bản diễn ra khi lập một tờ trình và đi qua các cấp duyệt trên
hệ thống E-Office)

Lợi ích mang lại khi sử dụng Quy trình tờ trình tự động của Vitranet24:

   + Các Tờ trình cần trình duyệt sẽ được đảm bảo theo form mẫu có sẵn của doanh nghiệp và quản lý bằng các mã văn bản do đơn vị có thể tự thiết lập. Các đề xuất cần xét duyệt sẽ được chuyển tự động đến người phê duyệt theo quy trình chuẩn của công ty.
 
   + Mỗi đề xuất đều được liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban – Bộ phận để đảm bảo tính liên thông dữ liệu, giảm thiểu rủi ro bị duyệt xót hoặc gửi tới sai người nhận. Từ đó việc kiểm duyệt sẽ diễn ra nhanh chóng, chính xác.
 
   + Đặc biệt người quản lý có thể phê duyệt quy trình khi đang ở bất cứ đâu, trên mọi thiết bị.
 
    + Từng văn bản ban hành được ghi nhận lại rõ ràng, số người đã đọc và chưa đọc thông báo sẽ được hiện thị trên bảng tin.
 
    + Đảm bảo văn bản được truyền thông kịp thời đến đúng đối tượng. Thông tin luôn được lưu trữ an toàn, tính bảo mật cao.
 
    - Ưu điểm nổi bật của “Quy trình tờ trình Vitranet24”
     • Hệ thống định nghĩa sẵn các form tờ trình theo mẫu của riêng doanh nghiệp
     • Kiểm duyệt nhanh, chính xác, thuận tiện trên nhiều thiết bị
     • Bảo đảm truyền thông, bảo mật.
     • Phân loại, Lưu trữ, tìm kiếm, hiệu quả.
     • Giảm thiểu chi phí, thời gian, nguồn lực.
     • Ban hành văn bản đã được phê duyệt theo quy định (form mẫu, mã văn bản).
     • Ghi nhận lịch sử xem xét – duyệt theo từng đề xuất.
     • Kiểm soát được người đã đọc – chưa đọc thông báo trên bản tin.
     • Liên kết chặt chẽ với các phòng ban – bộ phận.

Dưới đây là chi tiết cách thực hiện cho Quy trình tờ trình được thực hiện trong E-Office Vitranet24:

   1. Lập đề xuất: Bước đầu tiên khi sử dụng là lập các đề xuất để gửi tới người phụ trách duyệt.

    - Ở bước này, người sử dụng sẽ có Mẫu form đề xuất hiển thị với đầy đủ với các trường thông tin rõ ràng.
    - Quy trình giúp người đề xuất dễ dàng thực hiện việc lập đề xuất, hạn chế các giấy tờ bản cứng như trước đây.

 Mẫu form biểu có trong quy trình lập đề xuất

2. Kiểm soát đề xuất

E-Office cho phép thiết lập các bước duyệt và người duyệt trên hệ thống, quản lý và theo dõi dễ dàng tình trạng duyệt và cảnh báo nhắc nhở thời hạn duyệt tới người phụ trách.
    - Chủ động trong việc kiểm soát từng bước đề xuất duyệt
    - Cảnh báo nhắc nhở duyệt tờ trình/ quá hạn duyệt tờ trình.

Các cảnh báo đề xuất của quy trình

3. File PDF hoàn chỉnh hiển thị xem trước khi trình duyệt:

    Các mẫu file được tự động sinh ra trong quy trình giúp người thao tác không mất công đi tìm các form biểu và dễ dàng xuất file PDF để lưu trữ nếu cần.
    - Tự động sinh mã tờ trình theo quy tắc.
    - Tự động chèn header theo công ty.
    - Hiển thị thông tin các thành viên duyệt.
    - Chèn chữ ký được thiết lập sẵn.
    - File được lưu lại tập trung trên ổ lưu trữ công ty quy định.
    - Dữ liệu đầy đủ – trực quan
Mẫu File PDF theo biểu mẫu của công ty đã được tích hợp sẵn

4. Thông báo quy trình gửi hiển thị trên dòng hoạt động:

Khi sử dụng tính năng này, bạn sẽ nhận được các thông báo theo dõi tiến trình xử lý của Tờ trình, trạng thái phê duyệt hoặc ý kiến bổ sung từ người duyệt.
 
    - Thông báo văn bản được duyệt và ban hành đến các thành viên tiếp nhận kịp thời.
    - Kiểm soát được thành viên đã tiếp nhận thông tin
    - Nội dung thông báo rõ ràng.

5. Danh sách các đề xuất:
    Tất cả các danh sách đề xuất, tờ trình được lưu trữ khoa học, dễ tìm kiếm bên trong khu vực quản lý của bạn, không còn lo ngại về việc thất lạc dữ liệu, và tìm thấy ngay khi cần tìm.
    - Hệ thống tổng hợp tất cả các đề xuất của nhân sự trong công ty.
    - Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất/ duyệt
    - Lọc - tìm kiếm dễ dàng.
Danh sách đề xuất

    Với hệ thống quản lý tờ trình và đề xuất này, E-Office Vitranet24 giúp số hoá và tự động hoá hầu hết các quy trình văn bản tại doanh nghiệp, giúp cắt giảm đáng kể chi phí thư tín, in ấn giấy tờ và không gian lưu trữ vật lý.
 
    Các nghiệp vụ phê duyệt và đề xuất được tiến hành nhanh chóng, không gây mất thời gian. Việc kiểm soát các quy trình sẽ diễn ra một cách chặt chẽ, người dùng sẽ dễ dàng theo dõi đánh giá và có các thông tin kịp thời để giải quyết công việ của mình. Từ đó dẫn đến việc cải tiến nâg cao tốc độ công việc, từng bước sống tốt trong kỷ nguyên số.
 
Mời bạn tìm đọc các thông tin liên quan về Quy trình và Tờ trình tự động tại doanh nghiệp:
Ứng dụng Quy trình tự động hoá: https://vitranet24.com/tin-quan-ly/tu-dong-hoa-bang-quy-trinh.html
Tìm hiểu về E-Office Vitranet24: 
https://vitranet24.com/san-pham-dich-vu/eoffice/
E-Office môi trường làm việc của tương lai: 
https://vitranet24.com/tin-quan-ly/tim-hieu-van-phong-dien-tu.html

Cùng chuyên mục
Khuyến nghị từ Tạp chí Kinh doanh Harvard: 4 trụ cột của chuyển đổi số thành công
19.09.2023 489
Harvard Business Review đã đưa ra khuyến nghị 4 trụ cột quan trọng của chuyển đổi số bao gồm: Nâng cao ứng dụng CNTT, Số hóa hoạt động vận hành, Digital marketing và Xây dựng các doanh nghiệp mới.
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) - Mối quan tâm hàng đầu của doanh nghiệp
12.09.2023 626
Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) là một trong những vấn đề quan tâm hàng đầu của mỗi doanh nghiệp. Bởi, khách hàng là những người trực tiếp đem lại doanh thu, lợi nhuận và là người chi trả cho mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Thực trạng và xu hướng chuyển đổi số tại Việt Nam năm 2023
08.09.2023 208
Để vượt qua khủng hoảng và tận dụng những tiềm năng của thời đại số, chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà là điều kiện tiên quyết.
Bật mí kinh nghiệm quản lý nhân sự tài tình và hiệu quả
29.08.2023 142
Làm thế nào để quản lý nhân sự hiệu quả và sáng tạo?
5 yếu tố chính quyết định chuyển đổi số thành công
22.08.2023 144
Theo McKinsey, chuyển đổi số có thể giúp doanh nghiệp đạt được 20% đến 50% lợi nhuận kinh tế, và nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng lên đến 30%. Vậy doanh nghiệp cần làm gì để ứng dụng công nghệ hiệu quả và nâng cao lợi thế cạnh tranh?
Hệ thống HA cluster và hiệu quả mang lại cho việc xử lý dữ liệu lớn cho doanh nghiệp
07.06.2023 378
Đối với việc triển khai các dự án với các đơn vị cần sử lý khối dữ liệu lớn, Vitranet24 đã ứng dụng hiệu quả hệ thống này trong các dự án...
Chuyển đổi số thành công từ bước đầu với Bitrix24
28.04.2023 537
Trong rất nhiều các nền tảng công nghệ trên thị trường hiện nay, Bitrix24 là một giải pháp phù hợp mà các chuyên gia có kinh nghiệm khuyên dùng, phù hợp với đặc tính hay thay đổi và chưa được quy chuẩn tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
Hiểu về truyền thông nội bộ tránh những sai lầm đáng tiếc
30.01.2023 803
Hoạt động truyền thông nội bộ tốt sẽ giúp nhân viên nắm rõ về định hướng, sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp, tổ chức nơi họ đang làm việc. Từ đó, gia tăng niềm tin, tình cảm của nhân viên với Doanh nghiệp. Đồng thời, giúp họ nhận thức được tầm quan trọng của việc cố gắng vì mục tiêu chung.
Mẹo quản lý tài liệu và công cụ miễn phí giúp bạn lưu trữ và chia sẻ tài liệu trực tuyến!
01.12.2022 811
Vậy làm thế nào để giải quyết tình trạng trên? Ngoài việc tìm kiếm một công cụ quản lý tài liệu phù hợp có thể cho cá nhân/tổ chức, bạn còn cần nắm bắt những kiến thức sơ bộ trong quản lý và làm việc với tài liệu. Xin mời xem chia sẻ sau đây từ chuyên gia Vitranet24:
Công nghệ quản lý doanh nghiệp hàng đầu thế giới về social intranet
29.10.2022 697
Vitranet24 nhận thấy đây là xu hướng tất yếu và quyết định lựa chọn công nghệ Bitrix24 làm nền tảng công nghệ chuyên sâu, bên cạnh các công nghệ chủ lực khác trong việc phát triển các hệ thống quản lý tối ưu cho doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam và khu vực.
Giải pháp đẩy nhanh tốc độ số hoá, cải thiện hiệu quả truyền thông tương tác giao tiếp doanh nghiệp
25.10.2022 726
Theo kết quả nghiên cứu của APCO Worldwide và Gagen McDonald, việc ứng dụng các mạng xã hội nội bộ giúp nhân viên của họ hứng thú và tương tác tốt hơn tới 61% trong công việc:
Chuyển đổi số bắt đầu từ xây dựng môi trường cộng tác trực tuyến
18.10.2022 649
61% nhân viên cho rằng các công cụ mạng xã hội giúp họ tương tác trong công việc với đồng nghiệp ở xa hiệu quả hơn; 58% nhân viên thích làm việc ở công ty có sử dụng mạng xã hội nội bộ.
Tự động hoá các quy trình nghiệp vụ xu thế tất yếu cho sự phát triển doanh nghiệp.
29.08.2022 637
Sớm hay muộn thì bất kỳ công ty nào cũng bắt đầu tự động hóa các quy trình liên quan đến các công việc với nhiều cấp duyệt, nhiều bước cần sự phối hợp từ 02 người trở lên hoặc nhiều phòng ban bộ phận. Và để có những bộ quy trình chuẩn, đáp ứng yêu cầu của từng tổ chức thì việc thử nghiệm điều chỉnh trong quá trình dùng là hoàn toàn cần thiết. Bởi vậy chúng ta rất cần 1 công cụ tạo quy trình không những đáp ứng về mặt ứng dụn mà còn cần sự “linh hoạt” giúp ta có thể tuỳ chỉnh mà không cần đập đi làm mới sau mỗi lần thử nghiệm.
Một nền tảng duy nhất để vận hành doanh nghiệp của bạn!
04.08.2022 1104
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý doanh nghiệp tối ưu giúp giải quyết các khó khăn đang gặp phải trong chuyển đổi số, quản lý công việc, quản trị nhân sự hay marketing bán hàng thì đây chính là hệ thống quản lý không thể bỏ qua!
Làm việc từ nhà, tại văn phòng hoặc khi di chuyển!
19.07.2022 639
Vitranet24 cung cấp cho bạn tất cả các công cụ cần thiết để vận hành doanh nghiệp trực tuyến tăng cường truyền thông, giao tiếp và quản lý công việc hiệu quả. Đặc biệt phù hợp với qui mô doanh nghiệp lớn có nhiều nhân sự và đang găp khó khăn trong kết nối, giao tiếp và tương tác làm việc.
Quản lý
Khuyến nghị từ Tạp chí Kinh doanh Harvard: 4 trụ cột của chuyển đổi số thành công
19.09.2023 489
Harvard Business Review đã đưa ra khuyến nghị 4 trụ cột quan trọng của chuyển đổi số bao gồm: Nâng cao ứng dụng CNTT, Số hóa hoạt động vận hành, Digital marketing và Xây dựng các doanh nghiệp mới.

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 6240
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
7 xu hướng công nghệ nổi bật 2023
04.01.2023 477
AI, robot trở nên phổ thông trong khi VR, AR thúc đẩy làn sóng metaverse cùng những kỳ vọng về Web3, thiết bị chăm sóc sức khỏe đeo tay.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2445
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.