QUẢN LÝ TỜ TRÌNH VÀ XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT TỰ ĐỘNG CHỈ VỚI VÀI CLICK!

QUẢN LÝ TỜ TRÌNH VÀ XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT TỰ ĐỘNG CHỈ VỚI VÀI CLICK!
30.03.2022 1853

  Quá trình làm việc và quản lý hàng ngày chúng ta thường bắt gặp rất nhiều các đề xuất, tờ trình cần gửi tới cấp quản lý xin phê duyệt hoặc hướng dẫn thực hiện. Là một nhân viên không ít lần bạn gặp tình trạng loay hoay với việc tìm các biểu mẫu tờ trình tại công ty, chờ đợi ý kiến phê duyệt và không biết đề xuất của mình đã được cấp trên duyệt hay chưa. Bên cạnh đó, việc thực hiện thủ công bằng bản cứng gây mất thời gian và không nắm được thông tin ý kiến phản hồi của các cấp lãnh đạo. Là một nhà quản lý, với khối lượng công việc bận rộn hàng ngày, bạn cần một công cụ hỗ trợ quản lý các tờ trình của nhân viên, lưu lại lịch sử phê duyệt và cảnh báo cho bạn những tờ trình cần phê duyệt sớm. Nếu đây là các vấn đề bạn đang gặp phải hàng ngày thì bài viết này chính xác dành cho bạn.

   Chúng tôi sẽ giới thiệu tới bạn một công cụ giúp bạn quản lý các Tờ trình và xây dựng các quy trình phê duyệt tự động hiệu quả và giảm thiểu chi phí thủ công trước đây, được tích hợp sẵn trong hệ thống E-Office Vitranet24.

   Tổng quan về Quy trình tự động hoá E-Office Vitranet24:

   E-Office Vitranet24 là mô hình văn phòng điện tử trực tuyến nơi diễn ra các hoạt động nghiệp vụ của doanh nghiệp trên môi trường số. Khi triển khai hệ thống sẽ được trang bị công cụ quản lý Quy trình và tờ trình theo các thông tin yêu cầu cần thiết từ quý doanh nghiệp. Chúng tôi gọi đó là tính năng “Quy trình phê duyệt tờ trình tự động ver1.0”.
(Các bước cơ bản diễn ra khi lập một tờ trình và đi qua các cấp duyệt trên
hệ thống E-Office)

Lợi ích mang lại khi sử dụng Quy trình tờ trình tự động của Vitranet24:

   + Các Tờ trình cần trình duyệt sẽ được đảm bảo theo form mẫu có sẵn của doanh nghiệp và quản lý bằng các mã văn bản do đơn vị có thể tự thiết lập. Các đề xuất cần xét duyệt sẽ được chuyển tự động đến người phê duyệt theo quy trình chuẩn của công ty.
 
   + Mỗi đề xuất đều được liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban – Bộ phận để đảm bảo tính liên thông dữ liệu, giảm thiểu rủi ro bị duyệt xót hoặc gửi tới sai người nhận. Từ đó việc kiểm duyệt sẽ diễn ra nhanh chóng, chính xác.
 
   + Đặc biệt người quản lý có thể phê duyệt quy trình khi đang ở bất cứ đâu, trên mọi thiết bị.
 
    + Từng văn bản ban hành được ghi nhận lại rõ ràng, số người đã đọc và chưa đọc thông báo sẽ được hiện thị trên bảng tin.
 
    + Đảm bảo văn bản được truyền thông kịp thời đến đúng đối tượng. Thông tin luôn được lưu trữ an toàn, tính bảo mật cao.
 
    - Ưu điểm nổi bật của “Quy trình tờ trình Vitranet24”
     • Hệ thống định nghĩa sẵn các form tờ trình theo mẫu của riêng doanh nghiệp
     • Kiểm duyệt nhanh, chính xác, thuận tiện trên nhiều thiết bị
     • Bảo đảm truyền thông, bảo mật.
     • Phân loại, Lưu trữ, tìm kiếm, hiệu quả.
     • Giảm thiểu chi phí, thời gian, nguồn lực.
     • Ban hành văn bản đã được phê duyệt theo quy định (form mẫu, mã văn bản).
     • Ghi nhận lịch sử xem xét – duyệt theo từng đề xuất.
     • Kiểm soát được người đã đọc – chưa đọc thông báo trên bản tin.
     • Liên kết chặt chẽ với các phòng ban – bộ phận.

Dưới đây là chi tiết cách thực hiện cho Quy trình tờ trình được thực hiện trong E-Office Vitranet24:

   1. Lập đề xuất: Bước đầu tiên khi sử dụng là lập các đề xuất để gửi tới người phụ trách duyệt.

    - Ở bước này, người sử dụng sẽ có Mẫu form đề xuất hiển thị với đầy đủ với các trường thông tin rõ ràng.
    - Quy trình giúp người đề xuất dễ dàng thực hiện việc lập đề xuất, hạn chế các giấy tờ bản cứng như trước đây.

 Mẫu form biểu có trong quy trình lập đề xuất

2. Kiểm soát đề xuất

E-Office cho phép thiết lập các bước duyệt và người duyệt trên hệ thống, quản lý và theo dõi dễ dàng tình trạng duyệt và cảnh báo nhắc nhở thời hạn duyệt tới người phụ trách.
    - Chủ động trong việc kiểm soát từng bước đề xuất duyệt
    - Cảnh báo nhắc nhở duyệt tờ trình/ quá hạn duyệt tờ trình.

Các cảnh báo đề xuất của quy trình

3. File PDF hoàn chỉnh hiển thị xem trước khi trình duyệt:

    Các mẫu file được tự động sinh ra trong quy trình giúp người thao tác không mất công đi tìm các form biểu và dễ dàng xuất file PDF để lưu trữ nếu cần.
    - Tự động sinh mã tờ trình theo quy tắc.
    - Tự động chèn header theo công ty.
    - Hiển thị thông tin các thành viên duyệt.
    - Chèn chữ ký được thiết lập sẵn.
    - File được lưu lại tập trung trên ổ lưu trữ công ty quy định.
    - Dữ liệu đầy đủ – trực quan
Mẫu File PDF theo biểu mẫu của công ty đã được tích hợp sẵn

4. Thông báo quy trình gửi hiển thị trên dòng hoạt động:

Khi sử dụng tính năng này, bạn sẽ nhận được các thông báo theo dõi tiến trình xử lý của Tờ trình, trạng thái phê duyệt hoặc ý kiến bổ sung từ người duyệt.
 
    - Thông báo văn bản được duyệt và ban hành đến các thành viên tiếp nhận kịp thời.
    - Kiểm soát được thành viên đã tiếp nhận thông tin
    - Nội dung thông báo rõ ràng.

5. Danh sách các đề xuất:
    Tất cả các danh sách đề xuất, tờ trình được lưu trữ khoa học, dễ tìm kiếm bên trong khu vực quản lý của bạn, không còn lo ngại về việc thất lạc dữ liệu, và tìm thấy ngay khi cần tìm.
    - Hệ thống tổng hợp tất cả các đề xuất của nhân sự trong công ty.
    - Dữ liệu được cập nhật nhanh chóng ngay khi đề xuất/ duyệt
    - Lọc - tìm kiếm dễ dàng.
Danh sách đề xuất

    Với hệ thống quản lý tờ trình và đề xuất này, E-Office Vitranet24 giúp số hoá và tự động hoá hầu hết các quy trình văn bản tại doanh nghiệp, giúp cắt giảm đáng kể chi phí thư tín, in ấn giấy tờ và không gian lưu trữ vật lý.
 
    Các nghiệp vụ phê duyệt và đề xuất được tiến hành nhanh chóng, không gây mất thời gian. Việc kiểm soát các quy trình sẽ diễn ra một cách chặt chẽ, người dùng sẽ dễ dàng theo dõi đánh giá và có các thông tin kịp thời để giải quyết công việ của mình. Từ đó dẫn đến việc cải tiến nâg cao tốc độ công việc, từng bước sống tốt trong kỷ nguyên số.
 
Mời bạn tìm đọc các thông tin liên quan về Quy trình và Tờ trình tự động tại doanh nghiệp:
Ứng dụng Quy trình tự động hoá: https://vitranet24.com/tin-quan-ly/tu-dong-hoa-bang-quy-trinh.html
Tìm hiểu về E-Office Vitranet24: 
https://vitranet24.com/san-pham-dich-vu/eoffice/
E-Office môi trường làm việc của tương lai: 
https://vitranet24.com/tin-quan-ly/tim-hieu-van-phong-dien-tu.html

★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Số hóa các quy trình công việc với E-Office Vitranet24
23.05.2024 93
Có rất nhiều quy trình có thể được số hóa với E-Office Vitranet24. Dưới đây là một số quy trình tiêu biểu mà doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng.
Giải quyết khó khăn trong tương tác giao tiếp với E-Office Vitranet24
21.05.2024 123
E-Office Vitranet24 có bộ công cụ hỗ trợ giao tiếp, tương tác vô cùng hiệu quả. Giúp xây dựng môi trường cộng tác làm việc với tốc độ liên lạc tăng nhanh, đem lại hiệu quả cao.
7 công nghệ chuyển đổi số hữu ích cho doanh nghiệp
16.05.2024 112
Công nghệ chuyển đổi số không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra những cơ hội mới, thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo.
Nâng cao hiệu quả kinh doanh nhờ ứng dụng AI
14.05.2024 214
AI là một công cụ thiết thực, mạnh mẽ đang định hình lại cách chúng ta kinh doanh, giúp các hoạt động trở nên thông minh hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Dịch vụ tư vấn chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp
10.05.2024 261
Vitranet24 cung cấp dịch vụ tư vấn chuyển đổi số và triển khai các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp, giúp các đơn vị đẩy nhanh tự động hoá, tối ưu phương pháp quản lý và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Vì sao hệ thống ERP ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm?
08.05.2024 268
Trong thời kỳ chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, các phần mềm quản lý doanh nghiệp đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để quản trị toàn diện các hoạt động, gia tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót. Trong đó, hệ thống ERP đang được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Forbes: Tác động của chuyển đổi số đến mô hình kinh doanh
07.05.2024 298
Chuyển đổi số tác động đến nhiều mô hình kinh doanh truyền thống. Các công ty tích hợp công nghệ vào mô hình kinh doanh của mình để cải tiến hoặc tạo ra mô hình kinh doanh mới, phát triển hoạt động và đem đến trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Nhưng đồng thời cũng phải đối mặt với các thách thức mới trong thị trường cạnh tranh này.
Forbes: Tác động của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp
23.04.2024 598
Vì sao văn phòng số ngày càng trở nên cần thiết và được nhiều doanh nghiệp quan tâm? Forbes đã chỉ ra những tác động tích cực của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt hiện nay.
Phần mềm CRM giúp tối ưu hiệu quả bán hàng
16.04.2024 430
CRM Vitranet24 là hệ thống tổng thể giúp quản lý mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Phần mềm giúp thúc đẩy bán hàng gia tăng doanh số, đặc biệt là tiền đề để cải tiến và tiết kiệm chi phí bán hàng hiệu quả.
Lợi ích của CRM trong việc giữ chân khách hàng trung thành
10.04.2024 658
Việc giữ chân và xây dựng lòng trung thành của khách hàng cực kỳ quan trọng với doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh kinh doanh đầy cạnh tranh hiện nay. CRM được xem là một công cụ đắc lực, hỗ trợ doanh nghiệp thu thập và phân tích dữ liệu khách hàng để đem đến trải nghiệm tốt hơn, xây dựng mối quan hệ bền chặt với khách hàng.
Giá trị của chuyển đổi số - chia sẻ từ Harvard Business Review
09.04.2024 586
Trong khi 89% công ty lớn trên toàn cầu đang tiến hành chuyển đổi số và ứng dụng AI, họ chỉ đạt được 31% mức tăng doanh thu dự kiến, và 25% mức tiết kiệm chi phí dự kiến từ sự nỗ lực này. 
Giải pháp văn phòng số được các doanh nghiệp lớn tin dùng
04.04.2024 5732
Chuyển đổi số hiện là nhu cầu “cấp thiết”, đòi hỏi các doanh nghiệp áp dụng một công cụ đặc biệt để kiểm soát và chuẩn hóa quy trình hoạt động. “Văn phòng số” là một phương án hiệu quả để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành toàn doanh nghiệp.
Hệ thống CRM: giải pháp giúp tăng doanh số thời đại 4.0
30.03.2024 324
Hệ thống CRM không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý bán hàng toàn diện, mà còn hỗ trợ việc duy trì và phát triển mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Từ đó nâng cao sự hài lòng và trung thành của khách hàng với doanh nghiệp, tăng cường khả năng cạnh tranh và phát triển thị trường.
Vì sao phần mềm quản lý công văn ngày càng được doanh nghiệp ưa chuộng?
29.03.2024 207
Cùng với sự phát triển của công nghệ thời đại 4.0, phần mềm quản lý công văn ra đời để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý văn bản, hỗ trợ văn thư tìm kiếm văn bản nhanh chóng và hiệu quả.
Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn là thiết yếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
28.03.2024 309
Với sự phát triển của công nghệ ngày nay, không khó để doanh nghiệp xây dựng một kênh bán riêng, hay fanpage trên mạng xã hội. Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn được chuyên gia đánh giá là không thể thiếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
Quản lý
Số hóa các quy trình công việc với E-Office Vitranet24
23.05.2024 93
Có rất nhiều quy trình có thể được số hóa với E-Office Vitranet24. Dưới đây là một số quy trình tiêu biểu mà doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 320
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Khai thác AI để vận hành xuất sắc trong sản xuất
20.05.2024 107
Trong kỷ nguyên sản xuất hiện đại, việc tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) vào các quy trình vận hành đã trở thành một chiến lược then chốt để đạt được Hoạt động xuất sắc và tối đa hóa các phương pháp Lean Six Sigma.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2971
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.