Sức mạnh của quy trình tự động hoá trong doanh nghiệp

Sức mạnh của quy trình tự động hoá trong doanh nghiệp
03.03.2021 747
Tự động hóa quy trình thời đại công nghệ số không còn là lựa chọn, mà là xu thế tất yếu buộc lãnh đạo doanh nghiệp phải nghiêm túc triển khai thực hiện vì sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.

1. Quy trình tự động hoá trong doanh nghiệp là gì?

Tự động hóa quy trình được hiểu là một chuỗi các hành động tự động được tạo ra xuyên suốt quá trình kinh doanh của một doanh nghiệp đảm bảo mọi luồng công việc diễn ra trôi chảy mà không gặp bất kỳ rào cản nào.


Tự động hoá trở thành quy trình “cần phải có” cho doanh nghiệp trong thời kỳ chuyển đổi số 4.0. Ảnh: Internet

Tự động hóa quy trình công việc được xem là một bước tiến công nghệ hoàn toàn mới, giúp doanh nghiệp tháo gỡ toàn bộ nút thắt thường gặp trong quá trình triển khai quy trình trên giấy. Trách nhiệm của từng cá nhân ở từng giai đoạn đều rất rõ ràng, không còn tình trạng chậm tiến độ, bất đồng nội bộ, ảnh hưởng trực tiếp đến sự phát triển chung của doanh nghiệp.

2. Lợi ích từ việc sử dụng quy trình trong doanh nghiệp

Cải thiện hiệu suất

Thay vì phải gửi email, cập nhật báo cáo tại nhiều công cụ mới có thể chuyển tiếp công việc cho cá nhân khác, toàn bộ các tác vụ đều được tự động hóa ngay trên phần mềm. Bạn có thể chuyển tiếp hoặc hoàn lại tác vụ trước chỉ với 1 cú nhấp chuột. Ngoài ra, bạn cũng có thể nhanh chóng nắm bắt tiến độ công việc của người thực hiện trước mình để có sự chuẩn bị thời gian hợp lý, đảm bảo deadline được giao.
 
Loại bỏ các tác vụ thủ công mất thời gian, kém hiệu quả

Nghiên cứu chỉ ra, mỗi năm 1 nhân viên văn phòng mất trung bình 69 ngày cho việc trao đổi, báo cáo, họp hành. Các công việc này cứ thế lặp lại tiêu tốn 5 nghìn tỷ đô la trên phạm vi toàn cầu. Trong khi các thao tác đó hoàn toàn có thể thực hiện trên phần mềm với chi phí thậm chí không bằng 1/10.
Thay vì mất thời gian cho những tác vụ thủ công kém hiệu quả, người lao động có thể cải thiện hiệu suất cũng như chất lượng công việc thông qua việc sử dụng phần mềm công nghệ tự động hóa quy trình làm việc.

Kết hợp dễ dàng nhiều nhiệm vụ, đa phòng ban

Sử dụng nhiều nhóm chat, nhiều file dự án, email, nhà quản lý có thể bị nhầm lẫn, hoặc bỏ xót nhiệm vụ. Việc thiết lập nhiều quy trình khác nhau trong cùng một hệ thống giúp dễ dàng phân bổ – kiểm soát – đánh giá chất lượng công việc của từng cá nhân, phòng ban. Quản lý đa nhiệm vụ, đa phòng ban chính xác, tức thời là điểm nổi bật phần mềm tự động hóa quy trình mang lại.

Minh bạch, dễ kiểm soát, tăng sự tin cậy

Với hệ thống quản lý quy trình, không có những đầu việc không tên hay không có những tranh cãi so bì người làm ít người làm nhiều, người làm tốt lại không được đánh giá cao. Ngay khi được giao việc, thông báo sẽ được gửi tức thời đến người được phân công trên cả 2 nền tảng Web và App di động. Toàn bộ thông tin về số lượng công việc, tiến độ và chất lượng triển khai của từng cá nhân cũng được cập nhật công khai trên phần mềm. Cơ sở để đánh giá chính xác hiệu suất làm việc cũng như quyết định tăng lương, khen thưởng của lãnh đạo cho các cá nhân, bộ phận.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Tự động hóa quy trình xây dựng một văn hóa làm việc chuyên nghiệp, gắn kết. Mỗi cá nhân, phòng ban giữ một nhiệm vụ riêng nhưng cùng nỗ lực hướng tới mục tiêu chung là sự phát triển toàn diện của doanh nghiệp.
Một văn hóa chất lượng tạo ra những nhân viên hài lòng, chìa khóa giữ chân nhân tài cũng như cải thiện hiệu suất đội ngũ nhân sự.
 
Hạn chế sai sót

Một doanh nghiệp hoạt động không bao giờ xảy ra sai sót là điều không thể, nhưng chủ động trong việc xác định đúng lỗi và ngăn ngừa chúng ngay từ đầu là điều có thể làm được. Với hệ thống quản lý quy trình làm việc, lãnh đạo sẽ dễ dàng nhìn thấy chính xác nút thắt doanh nghiệp đang gặp phải để nhanh chóng có phương án xử lý. Và đương nhiên, đó cũng là bài học để không có bất kỳ lỗi sai tương tự nào xảy ra nữa.

Gia tăng kết nối

Tự động hóa quy trình làm việc kết nối nhiều thực thể – con người, phần mềm và văn hóa làm việc. Phần mềm là nơi thiết lập các nhiệm vụ, chỉ rõ mối quan hệ phụ thuộc của từng cá nhân, phòng ban trong việc thực hiện quy trình chung. Là công cụ giao tiếp kết nối nhân sự, là môi trường trao đổi thuận tiện chỉ liên quan đến công việc. Đó cũng là bàn đạp xây dựng văn hóa doanh nghiệp chuyên nghiệp, gắn kết hướng đến một mục tiêu duy nhất là sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.

3. Tầm quan trọng của quy trình tự động hoá trong doanh nghiệp

- Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của Sếp mà không biết phải làm thế nào? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý Sếp.
- Đối với những quá trình công việc cần sự phối hợp nhóm (teamwork) thì quy trình giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào?
- Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện

4. Làm thế nào để xây dựng bộ quy trình tự động trong doanh nghiệp?

Xác định mục tiêu

Để xác định tự động hóa quy trình có mang lại hiệu quả rõ rệt cho doanh nghiệp bạn hay không, bạn trước hết cần xác định chính xác vì sao cần tự động hóa quy trình? Đơn giản để chạy theo xu thế, hay để giải quyết triệt để những khó khăn tồn tại ở cách làm việc cũ nhằm tối ưu thời gian làm việc và cải thiện chất lượng làm việc của đội ngũ nhân sự?

Xây dựng quy trình chuẩn

Tuân thủ theo mô hình BPM Life Cycle, một quy trình “chuẩn mực” được xây dựng và vận hành theo 5 bước:


Mô hình xây dựng và quản lý quy trình BPM Life Cycle

Bước 1: Design (Xây dựng quy trình)
Bước 2: Modelling (Mô hình hóa quy trình)
Bước 3: Execution (Kiểm soát quy trình)
Bước 4: Monitoring (Đánh giá hiệu quả)
Bước 5: Optimization (Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình)

Công thức 5W – 1H – 5M được khuyến khích áp dụng nhằm mô hình hóa quy trình thành các thẻ mô tả, cải thiện việc phối hợp đa chức năng giữa các nguồn lực trong doanh nghiệp để đem lại hiệu quả vận hành cao nhất.
Nội dung công thức 5W – 1H – 5M bao gồm:
5W – 1H: Trả lời 6 câu hỏi:
Why: Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
What: Xác định nội dung công việc
Where, When, Who: Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc
How: Xác định phương pháp thực hiện công việc
5M: Xác định nguồn lực
Man: nguồn nhân lực
Money: Chi phí
Material: nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng
Machine: máy móc/công nghệ
Method: phương pháp làm việc

Chọn giải pháp tự động hóa quy trình phù hợp

Sau khi thiết lập 1 quy trình chuẩn, doanh nghiệp nên nghiên cứu lựa chọn một phần mềm công nghệ giải quyết bài toán số hóa và thiết lập đa quy trình trên một giao diện trực tuyến.
Bitrix24 đi kèm với các công cụ quản lý quy trình và tự động hóa quy trình kinh doanh trực tuyến miễn phí có thể nâng cao năng suất, đồng thời loại bỏ nhu cầu thực hiện các tác vụ thường xuyên theo cách thủ công.
Hệ thống này độc lập và có thể được sử dụng để thiết lập, tiêu chuẩn hóa và giám sát các quy trình và quy trình làm việc trong bất kỳ phòng ban nào của công ty.
 
Đào tạo nhân viên

Việc từ bỏ một thói quen cũ là rất khó, chưa kể tiếp cận công nghệ mới cũng không hề dễ dàng đối với toàn thể đội ngũ nhân viên. Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần liên kết với bộ phận hỗ trợ đơn vị cung cấp phần mềm để triển khai đào tạo, đảm bảo 100% nhân viên nắm rõ các bước thực hiện quy trình trên 2 nền tảng Web và App di động.

Đo lường hiệu quả

Khi quy trình mới đi vào hoạt động, ban lãnh đạo nên chú trọng đến kết quả ứng dụng phần mềm của nhân sự, họ có tích cực sử dụng không, phối hợp làm việc giữa các phòng ban có hiệu quả không? Việc tổ chức họp lắng nghe chia sẻ của những cá nhân trực tiếp sử dụng phần mềm cũng vô cùng quan trọng, giúp lãnh đạo xác định chính xác vướng mắc đang gặp phải để có phương án cải thiện, hỗ trợ nhân viên làm việc năng suất và hiệu quả hơn.
Với bộ công cụ tự tạo quy trình trong Bitrix24 sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót xảy ra trong quá trình thực hiện các quy trình, mang đến sự tiện dụng và tạo ra hiệu quả cao trong các hoạt động của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí vận hành, nhân lực cũng như thời gian cho các hoạt động kinh doanh.
Cùng chuyên mục
14 thống kê “Tác động của phần mềm tự động hóa” đối với doanh nghiệp cho năm 2021
16.09.2021 183
Không nghi ngờ gì nữa, tác động của các “phần mềm, quy trình tự động hoá” sẽ được cảm nhận trong mọi lĩnh vực trên tất cả các vai trò. Là một nhà quản lý, chúng ta cần nắm vững sự tác động của quá trình này và tìm ra các “giải pháp quản lý doanh nghiệp” hoặc các phần mềm quản trị tối ưu. Cùng xem McKinsey đã thống kê “tác động” của cuộc thay đổi ngoạn mục này qua các chỉ số sau nhé:
Phần mềm truyền thông giao tiếp nội bộ hiệu quả trong mùa dịch
09.09.2021 380
Một nghiên cứu của Đơn vị BIG FOUR đã tiết lộ rằng trên toàn cầu, nhân viên văn phòng dành 69 ngày mỗi năm cho các công việc hành chính, tiêu tốn của các công ty 5 nghìn tỷ đô la mỗi năm. Các chuyên gia trung bình mất 18 phút để tìm một tài liệu theo cách thủ công nếu không có công cụ hỗ troẹ –– chiếm 20% đến 40% thời gian của họ –– và dành 50% thời gian của họ để tìm kiếm thông tin. Đó là lý do bạn nên trang bị cho mình và doanh nghiệp của mình một phần mềm hỗ trợ truyền thông giao tiếp và tích hợp quản lý công việc quả.
Ứng dụng Bitrix24 trong xây dựng môi trường giao tiếp và tương tác nội bộ
24.08.2021 655
Bitrix24 được biết đến là một công nghệ quản lý doanh nghiệp toàn diện và có tính tuỳ biến cao. Lý do Bitrix24 được xếp hạng nhất trong top giải pháp quản lý 4.0 mạng xã hội doanh nghiệp trong bài viết này Vitranet24 xin chia sẻ khả năng xây dựng môi trường làm việc trực tuyến và tạo môi trường truyền thông nội bộ vô cùng hiệu quả từ Bitrix24.
Tự động hoá thông qua quy trình một cuộc cách mạng???
05.08.2021 916
Khi bạn thay thế một quy trình kinh doanh tiêu chuẩn trong công ty của mình bằng một quy trình thông minh, những thay đổi sau đây chắc chắn sẽ xảy ra gần như ngay lập tức: • Nhân viên của bạn có thể tiết kiệm thêm vài giờ mỗi tuần • Bạn giảm thiểu rủi ro của một công việc bị hoàn thành sai (hoặc một cái gì đó bị bỏ qua) • Quy trình làm việc của bạn được sắp xếp hợp lý Cũng giống như các khoản chi tiêu nhỏ, các khoản tiết kiệm này có xu hướng cộng dồn vào cuối tháng, quý, năm,... và doanh nghiệp đã tiết kiệm được một chi phí đáng kể thông qua việc quản lý bằng quy trình.
E-Office Vitranet24 giải pháp tiền đề giúp chuyển đổi số thành công
29.07.2021 676
Với hơn 14 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, chúng tôi nhận thấy xu hướng số hoá “đưa doanh nghiệp” lên mạng là xu hướng tất yếu đó là lý do chúng ta cần xây dựng một hệ thống đáp ứng nhu cầu này và đó là lý do Vitranet24 tư vấn và xây dựng cho khách hàng “Giải pháp E-Office Văn phòng điện tử 4.0” một giải pháp giúp xây dựng “Văn phòng trực tuyến của đơn vị trên môi trường mạng”. Một giải pháp tích hợp “Truyền thông tương tác và quản lý doanh nghiệp hiệu quả”. Toàn bộ E-Office Vitranet24 được tư vấn xây dựng trên công nghệ Bitrix24 0 nền tảng công nghệ hàng đầu thế giới với thế mạnh về social intranet đã được nhiều tổ chức và khách hàng trên toàn thế giới chứng thực.
"Chuyển đổi số" thực sự là gì?
13.07.2021 656
Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số. Vậy thế nào là thay đổi tổng thể và toàn diện? “Tổng thể” nghĩa là mộ bộ phận, “Toàn diện” nghĩa là mọi mặt.
5 xu hướng quản trị mới nhất cho doanh nghiệp 2021
20.04.2021 551
Doanh nghiệp muốn thành công, trụ vững trong thị trường đầy biến động, khó khăn, nhất định phải thay đổi từ tư duy, nhận thức đến công nghệ. Dưới đây là những xu hướng quản trị mới nhất được Vitranet24 tổng hợp giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về thị trường và giải pháp quản lý doanh nghiệp trong năm 2021. 
Bitrix24 - Giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện
16.04.2021 560
Việc quản lý doanh nghiệp chưa bao giờ là dễ dàng với các nhà quản lý. Rất nhiều những công cụ, giải pháp ra đời để giải quyết vấn đề cho doanh nghiệp nhưng kéo theo đó là việc làm thế nào để chọn một công cụ phù hợp với doanh nghiệp của mình? Với phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể, Bitrix24 đã được hơn 8,000,000 tổ chức trên toàn thế giới tin dùng và hài lòng. Vậy doanh nghiệp của bạn còn lý do gì để từ chối giải pháp toàn diện như vậy? 
Tự động hoá doanh nghiệp bắt đầu từ xây dựng và chuẩn hoá các quy trình làm việc
10.03.2021 700
Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, việc thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng và quy định nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban cụ thể là điều cốt yếu. Chính vì thế, quản lý công việc theo quy trình trở thành một bài toán khó mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng quan tâm.
Sức mạnh của quy trình tự động hoá trong doanh nghiệp
03.03.2021 748
Tự động hóa quy trình thời đại công nghệ số không còn là lựa chọn, mà là xu thế tất yếu buộc lãnh đạo doanh nghiệp phải nghiêm túc triển khai thực hiện vì sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.
Làm thế nào để xây dựng một chiến lược tăng trưởng cho năm 2021 khi phải đối mặt với sự không chắc chắn???
24.02.2021 687
Một số lãnh đạo doanh nghiệp đang xây dựng chiến lược mở rộng cho năm 2021, trong khi những người khác chỉ đơn giản là muốn ổn định khi đối mặt với quá nhiều bất ổn. Việc lập kế hoạch cho tương lai ngày càng trở nên thách thức. Do đó, nhiều chủ doanh nghiệp và các nhà lãnh đạo có thể tự hỏi làm thế nào họ có thể phát triển một chiến lược tăng trưởng cho năm 2021???
Giải pháp giúp doanh nghiệp bắt kịp thời đại số
28.01.2021 619
Cụm từ “Digital Transfomation” chưa bao giờ “hot” đến vậy, khi mà người người, “nhà nhà” đều chuyển đổi số để khai thác được tối đa tiềm năng và làm việc hiệu quả nhất.
8 cách tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhỏ
23.01.2021 549
Tài chính luôn là vấn đề mang tính quyết định đến sự phát triển của một doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp trước khi đi vào vận hành đều phải có một kế hoạch chi tiết và khả thi về việc sử dụng các nguồn vốn, các đòn bẩy tài chính và lợi nhuận. Tối ưu hóa các khoản chi không có nghĩa là tiết kiệm đến mức tối đa và cắt giảm các chi phí, mà là việc sử dụng các nguồn tiền một cách khoa học, hiệu quả.
Làm thế nào để thành công trong năm 2021?
21.01.2021 524
Nhằm giúp doanh nghiệp có thể phục hồi một cách nhanh chóng sau đại dịch Covid-19, Bitrix24 xin gợi ý một số “bí quyết” sẽ giúp bạn và doanh nghiệp của mình có thể thay đổi “cái nhìn” và đạt nhiều thành công trong năm 2021. 
Thủ phạm khiến nhân viên của bạn làm việc mất tập trung, cần loại bỏ ngay!
13.11.2020 827
Có vẻ như vô hại khi lướt qua hộp thư đến trong email; xem tin nhắn Facebook; một nhiệm vụ đột xuất chen ngang công việc chính,… Nhưng sự thật là những việc đó đang khiến gián đoạn công việc của nhân sự và công nghệ đang vô tình trở thành nguyên nhân gây ra các gián đoạn đó.
Quản lý
Phần mềm CRM tối ưu giúp quản lý mọi hoạt động bán hàng
24.09.2021 141
Vitranet24 tư vấn triển khai một hệ thống CRM tổng thể giúp kiểm soát mọi hoạt động của quá trình kinh doanh của quý đơn vị. Hệ thống có đầy đủ các đối tượng của quy trình bán hàng, với khả năng tuỳ chỉnh mạnh mẽ. Đặc biệt hệ thống với sức mạnh tự tạo các quy trình linh động giúp "may đo" theo từng yêu cầu của quý doanh nghiệp

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 3591
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Bluezone ứng dụng đột phá truy vết Covid-19 và hướng đi mới cho sản phẩm công nghệ Việt?
22.02.2021 685
Trong bối cảnh dịch Covid-19 tác động mạnh mẽ, ảnh hưởng lớn đến toàn bộ hoạt động của nền kinh tế - xã hội từ đầu năm 2020 theo chiều hướng xấu, quá trình chuyển đổi số quốc gia đã diễn ra mạnh mẽ hơn, toàn diện hơn; nhất là đối với các hoạt động kinh tế, thương mại, giáo dục, văn hóa, hành chính, giao thông - vận tải... Đặc biệt, doanh nghiệp công nghệ Việt Nam đã nhanh chóng thích ứng và đối phó hiệu quả với đại dịch Covid-19.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 1296
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.