Forbes: Tác động của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp

Forbes: Tác động của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp
23.04.2024 1075

Vì sao văn phòng số ngày càng trở nên cần thiết và được nhiều doanh nghiệp quan tâm? Forbes đã chỉ ra những tác động tích cực của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt hiện nay.

I. Tác động về mặt ESG

Đối với nhiều công ty, các vấn đề về môi trường, xã hội và quản trị doanh nghiệp (ESG) đã trở thành mối quan tâm ngày càng lớn của cấp hội đồng quản trị - không chỉ vì lý do tuân thủ đạo đức và quy định pháp luật, mà còn vì nhu cầu ngày càng tăng từ khách hàng và khách hàng tiềm năng.

tac-dong-cua-van-phong-so-1

Sử dụng E-Office có thể hỗ trợ việc giải quyết các vấn đề về ESG.

Theo một nghiên cứu của Unilever, 1/3 người tiêu dùng toàn cầu hiện đang chọn mua hàng từ những thương hiệu mà họ tin rằng sẽ mang lại lợi ích cho xã hội hoặc môi trường. Một nghiên cứu khác của Cone Communications cho thấy 87% người dân nói rằng họ có nhiều khả năng mua sản phẩm từ các công ty ủng hộ các vấn đề môi trường xã hội mà họ tin tưởng, trong khi 76% cho biết họ sẽ từ chối mua hàng từ các công ty có quan điểm trái ngược với họ.

Chuyển đổi số có thể là một công cụ quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề về ESG. Phân tích dữ liệu, trí tuệ nhân tạo và các công nghệ liên quan cải thiện đáng kể việc xác định các hoạt động bất hợp pháp và phi đạo đức trên thị trường tài chính và bán lẻ; công nghệ số hỗ trợ rất nhiều trong việc cung cấp quyền truy cập bình đẳng vào thông tin giúp tăng cường tính minh bạch của công ty và sản phẩm, cũng như nhận thức về sức khỏe. Chuyển đổi số và sử dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp góp phần làm giảm các tác động tiêu cực đến môi trường như tiêu thụ tài nguyên thiên nhiên, ô nhiễm và lãng phí.

Có lẽ một trong những ví dụ điển hình nhất về số hóa có tác động tích cực đến môi trường, đồng thời mang lại lợi ích lớn về hiệu quả kinh doanh là “văn phòng không giấy tờ” hay còn gọi là “văn phòng số” (tức là giảm việc sử dụng giấy trong quy trình hoạt động).

Xu hướng sử dụng phần mềm văn phòng số ngày càng trở nên phổ biến. Giấy rất tốn chi phí, kém hiệu quả và ngày càng không cần thiết khi các công nghệ không cần giấy tờ trở nên phổ biến và dễ sử dụng. Theo tạp chí Corp!, các doanh nghiệp tại Mỹ tiêu tốn khoảng 8 tỷ đô mỗi năm cho việc quản lý giấy tờ, với trung bình 20 đô cho một tập tài liệu. Ngoài ra, văn phòng số giúp cắt giảm đáng kể chi phí tổng thể và quan trọng là giảm lượng khí thải carbon gây ra.

II. Tác động về mặt hoạt động kinh doanh

Không chỉ có những lợi ích đáng kể về môi trường khi giảm thiểu lượng giấy tiêu thụ, lợi ích về mặt kinh doanh khi sử dụng văn phòng số cũng hấp dẫn không kém. Giấy chiếm không gian lưu trữ vật lý khá lớn. Lượng giấy sử dụng cũng tăng trung bình khoảng 22% mỗi năm ở một doanh nghiệp, ước tính tăng gấp đôi trong vòng bốn năm. Đồng nghĩa với số chi phí phải bỏ ra cho việc sử dụng và quản lý giấy tờ cũng tăng mạnh.

tac-dong-cua-van-phong-so-2

Văn phòng số giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian, và nguồn lực quản lý giấy tờ.

Bằng cách đưa tính năng quản lý tài liệu trực tuyến vào quy trình làm việc, doanh nghiệp của bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Tài liệu số dễ quản lý hơn và an toàn hơn nhiều. Tài liệu giấy không chỉ khó quản lý mà còn dễ thất lạc, và khó tìm kiếm hơn tài liệu được lưu trữ trực tuyến. Một nhân viên văn phòng dành khoảng 30% đến 40% thời gian trong ngày để tìm kiếm tài liệu in. Và các tập đoàn chi khoảng 120 tỷ USD hàng năm cho các văn bản in ấn, mà thường trở nên hết giá trị chỉ sau khoảng ba tháng. Việc sử dụng phần mềm văn phòng số giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí và nguồn lực cho những hoạt động khác quan trọng hơn.

Các công ty trên khắp thế giới đang nỗ lực trở chuyển đổi số và dùng ít giấy tờ hơn, hướng tới việc sử dụng PDF để tạo các biểu mẫu và hợp đồng số, nhằm tăng tốc độ tương tác và xử lý công việc.

Hãy bắt đầu việc chuyển sang văn phòng số bằng việc kiểm tra tất cả các quy trình kinh doanh sử dụng giấy tờ trong tổ chức của bạn. Hãy xem xét làm thế nào giấy có thể được thay thế bằng các quy trình số. Ví dụ: các biểu mẫu, hợp đồng, hóa đơn, v.v. thường có thể được thay thế bằng tài liệu PDF, chữ ký điện tử cũng dễ sử dụng và thuận tiện hơn. Quá trình chuyển đổi số sẽ giảm đáng kể giấy tờ, đồng thời tăng tốc và tự động hóa các quy trình kinh doanh cơ bản, từ việc chuyển tài liệu đến đối tác, khách hàng và nhân viên để ký, cho đến xử lý, lưu trữ và truy xuất hồ sơ kinh doanh.

Tương tự như vậy, việc chuyển từ in ấn tài liệu tiếp thị và bán hàng giấy sang tài liệu số có thể cắt giảm đáng kể chi phí in ấn và tiêu thụ giấy, đồng thời giúp cập nhật và cải tiến tài liệu dễ dàng hơn nhiều. Bạn cũng có thể cung cấp khả năng truy cập và hiển thị các tài liệu đó cho các đối tượng khách hàng thông qua trang web của bạn.

Khách hàng, đối tác kinh doanh và nhân viên của bạn sẽ đánh giá cao việc chuyển sang văn phòng số, vì nó giúp cải thiện hiệu quả làm việc, và vì bạn đang góp phần bảo vệ môi trường sống.

(Theo: Forbes)


★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Công cụ tối ưu hóa quy trình làm việc
14.11.2024 357
Các công cụ tối ưu hóa quy trình làm việc cung cấp cho doanh nghiệp khả năng chuẩn hóa quy trình, loại bỏ sự trùng lặp và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, cho phép các nhóm làm việc hiệu quả hơn và mở rộng quy mô dễ dàng hơn. 
Forbes: Chuyển đổi số là chất xúc tác cho tăng trưởng
12.11.2024 156
Ngày nay, các công ty đã chuyển đổi và số hóa quy trình của mình đã phát triển mạnh mẽ, trong khi những công ty không làm như vậy thì gặp khó khăn. 
Ảnh hưởng của truyền thông nội bộ đến năng suất làm việc
05.11.2024 172
Khi thông tin được truyền đạt rõ ràng, minh bạch và kịp thời, nhân viên cảm thấy mình là một phần quan trọng của tổ chức, từ đó tăng cường động lực và hiệu suất làm việc.
10 công cụ truyền thông nội bộ hữu ích cho tổ chức
17.10.2024 267
Truyền thông nội bộ hiệu quả giúp gắn kết nhân viên trong toàn bộ tổ chức của bạn. Bài viết này sẽ đề cập đến 10 công cụ truyền thông nội bộ hữu ích.
Vì sao truyền thông nội bộ quan trọng với doanh nghiệp?
15.10.2024 237
Truyền thông nội bộ hiệu quả là động lực vô hình giúp thống nhất các mục tiêu, chiến lược và phối hợp các hoạt động hàng ngày ở mọi cấp độ của công ty. 
Sử dụng AI và tự động hóa để phát triển nhân lực
09.10.2024 225
Theo Forbes, các tổ chức có thể sử dụng AI và tự động hóa để tạo ra môi trường tốt hơn cho lực lượng lao động của họ, và tự động hóa có thể giải phóng nhân viên khỏi công việc đơn giản để làm công việc phức tạp, có ý nghĩa và bổ ích hơn.
Quản lý tài liệu hiệu quả trên E-Office Vitranet24 bằng cách nào?
09.10.2024 227
E-Office Vitranet24 có bộ tính năng quản lý tài liệu trực tuyến tiên tiến, giúp cộng tác nhanh chóng và hiệu quả trên toàn công ty của bạn.
10 mẹo quản lý tài liệu hiệu quả
02.10.2024 289
Trong bài viết này, chúng tôi đã tổng hợp một số mẹo quản lý tài liệu hiệu quả để giữ cho các tệp của bạn được sắp xếp hợp lý và an toàn, đồng thời tăng năng suất và hiệu quả làm việc.
Gợi ý 5 phần mềm quản lý dự án hiệu quả cho SMB
27.09.2024 394
Dưới đây là gợi ý 5 phần mềm quản lý dự án hiệu quả nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ từ các chuyên gia hàng đầu nước ngoài.
McKinsey tổng kết tình hình Kinh tế Đông Nam Á Q2/2024
24.09.2024 375
Bên cạnh chuyển đổi số và các phần mềm quản lý doanh nghiệp, tình hình kinh tế Việt Nam và khu vực Đông Nam Á cũng là điều được rất nhiều người quan tâm. Dưới đây là tổng kết nhanh tình hình kinh tế Đông Nam Á và Việt Nam quý 2/2024 từ McKinsey.
Giải pháp văn phòng số được nhiều doanh nghiệp tin dùng
20.09.2024 256
Trong bối cảnh chuyển đổi số đang là nhu cầu “cấp thiết” hiện nay, Văn phòng số (hay văn phòng điện tử, E-Office) được xem là một phương án hiệu quả để nâng cao hiệu quả quản lý và vận hành toàn doanh nghiệp.
Các hệ thống quản lý được nhiều doanh nghiệp quan tâm
18.09.2024 663
Hệ thống quản lý doanh nghiệp là công cụ hữu hiệu, hỗ trợ tối ưu cho việc vận hành và cải thiện hiệu quả hoạt động. Đây cũng là “cánh tay” đắc lực giúp doanh nghiệp chuyển đổi số toàn diện, thúc đẩy tăng trưởng và tiết kiệm chi phí vận hành.
Top 7 giải pháp văn phòng số được doanh nghiệp tin dùng
06.09.2024 562
E-Office (văn phòng số, văn phòng điện tử) là mô hình quản lý hiện đại đang được nhiều doanh nghiệp quan tâm. 
Forbes: Tự động hóa giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực
23.08.2024 497
Tự động hóa được xem là chiến lược quan trọng để thúc đẩy năng suất và nuôi dưỡng một môi trường làm việc tích cực. Forbes cho biết tự động hóa giúp giải phóng toàn bộ tiềm năng của người lao động cũng như của một tổ chức.
Tự động hóa bán hàng: Chìa khóa tăng doanh thu và giảm chi phí
15.08.2024 512
Theo McKinsey, áp dụng sớm tự động hóa bán hàng giúp tăng hiệu quả bán hàng 10-15% và tiềm năng tăng doanh số lên tới 10%.
Quản lý
“Cha đẻ” Nike: Từ gã nghiện giày đi bán rong đến chủ nhân đế chế tỷ đô
14.11.2024 161
Phil Knight - người đàn ông với nụ cười thân thiện và là chủ nhân của đế chế tỷ đô Nike, nơi sản xuất những đôi giày được sử dụng nhiều nhất thế giới, được biết đến với câu chuyện khởi nghiệp từ tờ 50 đô la ông vay từ bố mình.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 820
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Rác từ chip AI tương đương "thải 13 tỷ iPhone mỗi năm"
05.11.2024 136
Theo nghiên cứu được công bố ngày 30/10 trên Nature Computational Science, sự bùng nổ của làn sóng AI sẽ làm tăng tổng lượng rác thải điện tử toàn cầu từ 3% đến 12% vào năm 2030

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3468
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.