Xây dựng quy trình làm việc là điều bắt buộc phải có nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình hoạt động trơn tru, hiệu quả. Và phần mềm quản lý quy trình công việc là một công cụ quan trọng giúp tối ưu hoạt động này cho doanh nghiệp.

I. 11 bước tạo lập và quản lý quy trình làm việc hiệu quả

Việc xây dựng và quản lý quy trình làm việc trong doanh nghiệp đòi hỏi nhà lãnh đạo phải nhìn thấy cả bức tranh tổng quan, đồng thời chú ý đến hàng trăm chi tiết nhỏ trong đó. Bạn có thể tham khảo các bước dưới đây và điều chỉnh cho phù hợp với doanh nghiệp mình

1. Xác định nhu cầu

Doanh nghiệp bắt buộc phải xác định nhu cầu hoặc mong muốn cụ thể của mình. Chẳng hạn như: cần áp dụng các tiêu chuẩn mới, nâng cấp hệ thống, tái cấu trúc doanh nghiệp…

2. Xác định mục đích

Việc xác định mục đích sẽ giúp doanh nghiệp xác định được các bước để thực hiện công việc, phương pháp kiểm soát, tần suất công việc, thời gian thực hiện,…

Người quản lý tiến hành nghiên cứu, phân tích nguồn lực hiện có để tìm ra phương pháp, lập kế hoạch phân bổ thời gian và thiết lập từng bước thực hiện công việc.

3. Xác định phạm vi quy trình làm việc

Xác định phạm vi sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ quy trình làm việc được đề ra.

Phạm vi điều chỉnh có thể là toàn bộ tổ chức, theo bộ phận hay theo cá nhân, theo không gian, thời gian, lĩnh vực…

4. Xác định số bước công việc

Để xây dựng tốt quy trình làm việc, bạn cần xác định số bước công việc cần làm. Số bước của một quy trình có thể được xác định tùy thuộc vào tính chất của công việc đó.

Quy trình có quá nhiều bước sẽ dẫn đến rắc rối trong việc kiểm soát, ngược lại thì sẽ dẫn đến không đủ để kiểm soát. Thông thường, một quy trình sẽ có khoảng 8 đến 12 bước. Tuy nhiên, không có khuôn mẫu cố định cho tất cả doanh nghiệp. Quy trình làm việc với các bước cụ thể có thể được số hóa nhờ một phần mềm quản lý quy trình công việc mạnh mẽ.

5. Xác định các điểm kiểm soát

Tiếp theo, bạn cần xác định các điểm kiểm soát chính. Do nguồn lực có hạn, ban quản lý, lãnh đạo không thể rà soát mọi chi tiết công việc. Vậy nên doanh nghiệp chỉ tiến hành kiểm định, kiểm tra tại một số điểm trọng yếu.

6. Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm

Mỗi bước công việc sẽ do một bộ phận hay một cá nhân phụ trách, chịu trách nhiệm chính. Để phân công giao việc chính xác, người quản lý đảm bảo nhân sự có đủ trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm thực tế. Khi có nhiều quy trình phức tạp, bạn cũng cần phân thêm vị trí hỗ trợ, hay người giám sát thực hiện.

Với phần mềm quản lý quy trình công việc, vai trò và nhiệm vụ của mỗi người tham gia đều được công khai rõ ràng trên hệ thống. Thuận tiện cho các thành viên và nhà quản lý nắm bắt thông tin.

7. Chuẩn bị tài liệu hỗ trợ bổ sung

Quy trình sau khi hoàn thành cần được kèm theo bản giải thích các định nghĩa, thuật ngữ, diễn giải các từ ngữ viết tắt để người đọc hiểu được.

Nếu quy trình có các biểu mẫu kèm theo thì cần quy định rõ các biểu mẫu, các thông tin, quy định biểu mẫu nằm trong nội dung nào. Phần mềm quản lý quy trình công việc tạo một nền tảng lưu trữ trực tuyến các tài liệu này, để doanh nghiệp sử dụng bất cứ khi nào cần.

8. Xác định phương pháp kiểm soát

Nhà quản lý cần xác định một số phương pháp để kiểm tra, kiểm soát toàn bộ quy trình để đảm bảo đánh giá đúng mức độ tối ưu và đưa ra những cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.

9. Xác định giai đoạn thử nghiệm, kiểm tra, đánh giá

Các nội dung kiểm tra thử nghiệm gồm có: công đoạn cần kiểm tra, điểm kiểm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người kiểm tra, hồ sơ báo cáo…

10. Mô tả, hướng dẫn các bước thực hiện

Lúc này, nhiệm vụ của người quản lý là mô tả, diễn giải lại các bước và cách thức thực hiện công việc cho toàn bộ đội ngũ tuân theo.

Trong trường hợp việc diễn giải quá dài, doanh nghiệp nên tạo kho lưu trữ, tổng hợp tài liệu riêng. Lưu trữ trên phần mềm quản lý quy trình công việc là một giải pháp hữu hiệu và thuận tiện.

11. Hoàn thiện biểu mẫu, chú thích, tài liệu đính kèm

Cuối cùng, bạn cần hoàn thành tài liệu tham khảo có định nghĩa và biểu mẫu đính kèm.

II. Đơn giản hóa xây dựng và quản lý quy trình với phần mềm quản lý quy trình công việc

Phần mềm quản lý quy trình công việc hỗ trợ doanh nghiệp giảm thao tác thủ công, chuyển đổi số đồng đều mọi nghiệp vụ trên một nền tảng duy nhất. Nó đem lại những lợi ích nổi bật như:

• Tạo ra cơ sở phối hợp thông suốt giữa phòng ban, bộ phận. Thúc đẩy khả năng xử lý công việc nhanh nhẹn của cá nhân, đội nhóm.

• Góp phần đảm bảo dự án, công việc luôn đi đúng hướng, đúng tiến độ đề ra.

• Người quản lý theo sát từng bước để tối ưu hóa ngay tức thời.

• Tăng cường sự tham gia, đề cao tinh trách nhiệm của nhân viên trước mục tiêu chung.

• Nâng cao hiệu suất, cải thiện bộ máy bằng cách xác định vai trò rõ ràng và đưa ra hướng đi cụ thể theo giai đoạn.

Với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý quy trình công việc, doanh nghiệp dễ dàng nâng cấp cách thức vận hành, nâng cao năng suất nhờ những quy trình liền mạch, liên thông và tự động hóa.

III. Một số quy trình tiên tiến trên phần mềm quản lý quy trình công việc

1. Quy trình phê duyệt tài liệu

Lưu đồ các bước trong quy trình duyệt công văn đi, tài liệu trong E-Office Vitranet24

- Hỗ trợ hoạt động trình duyệt, phê duyệt, lưu trữ trong doanh nghiệp được nhanh chóng và dễ dàng.

- Quy trình trên phần mềm quản lý quy trình công việc có thể tùy chỉnh theo đặc thù của từng doanh nghiệp.

- Có thể tích hợp chữ kí điện tử.

- Dễ dàng giao và quản lý việc thực hiện nhiệm vụ đối với các cá nhân, phòng ban có liên quan đến các loại văn bản, công văn.

- Dễ dàng phê duyệt bằng di động ngay khi đang đi công tác hoặc làm việc ngoài văn phòng.

2. Quy trình trình ký, đề xuất

Ví dụ về thông báo phê duyệt đề xuất trên phần mềm

- Việc đề xuất, trình kí sẽ hoạt động theo đúng quy định của từng công ty: từ nhân viên đề xuất -> trưởng nhóm -> trưởng phòng -> giám đốc…

- Form đề xuất trên phần mềm quản lý quy trình công việc có thể được xây dựng theo form riêng của từng công ty.

- Những người đã phê duyệt sẽ hiện chữ ký vào đúng vị trí.

3. Các quy trình hành chính

Các quy trình hành chính trong công ty hoàn toàn có thể được xây dựng và tùy biến linh hoạt, nhân viên có thể dễ dàng tạo các yêu cầu, và các cấp quản lý cũng dễ dàng phê duyệt trên hệ thống phần mềm quản lý quy trình công việc:

- Quy trình xin nghỉ phép

- Quy trình xin đi công tác

- Quy trình làm việc ngoài văn phòng

- Quy trình quản lý xe

- Quy trình mua sắm

- Quy trình đặt văn phòng phẩm

Mẫu đề xuất đi công tác 

4. Các quy trình quản lý nhân sự

Hệ thống cho phép xây dựng các quy trình quản lý nhân sự đã được ban hành trong doanh nghiệp, ví dụ như:

- Quy trình tuyển dụng

- Quy trình tiếp nhận nhân viên mới

- Quy trình điều chuyển nhân viên

- Quy trình sa thải nhân sự

Lịch sử phê duyệt và xử lý được thể hiện rõ ràng trên phần mềm quản lý quy trình công việc, giúp quản lý và thống kê trạng thái quy trình nhanh chóng (quy trình đã đóng hay đang xử lý, đang tồn đọng tại cá nhân, bộ phận nào).

IV. Phần mềm quản lý quy trình công việc hiệu quả

Một phần mềm tự động hóa các luồng công việc đơn giản, trực quan sẽ giúp doanh nghiệp nâng cao nghiệp vụ quản lý vận hành, tiết kiệm thời gian, chi phí. Thấu hiểu điều đó, Vitranet24 mang đến giải pháp E-Office Vitranet24. Hệ thống cung cấp nền tảng số hóa, liên kết các quy trình giữa nhiều phòng ban, nghiệp vụ cốt lõi. Giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả công việc, quản lý công việc, dự án.. từ đó tiết kiệm được thời gian, chi phí và các nguồn lực khác.

• Được xây dựng trên nền tảng công nghệ uy tín thế giới về phần mềm quản lý doanh nghiệp - Bitrix24 với độ bảo mật cao.

• Cho phép doanh nghiệp tự xây dựng, tùy chỉnh quy trình theo nhu cầu.

• Khả năng kết nối với các phần mềm, ứng dụng của riêng doanh nghiệp hoặc bên thứ ba.

• Nền tảng lưu trữ, chia sẻ dữ liệu tập trung, an toàn.

• Giao diện thân thiện, cung cấp cái nhìn trực quan giúp bộ phận quản lý phát hiện – xử lý các điểm tắc nghẽn kịp thời.

• Công cụ giao tiếp và làm việc trực tuyến 24/7

Với phần mềm quản lý quy trình công việc E-Office Vitranet24, doanh nghiệp dễ dàng giám sát, cải tiến quy trình. Từ đó thúc đẩy hoạt động kinh doanh tăng trưởng mạnh mẽ hơn.