Hiểu về truyền thông nội bộ tránh những sai lầm đáng tiếc

Hiểu về truyền thông nội bộ tránh những sai lầm đáng tiếc
30.01.2023 1838

1. Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ và luân chuyển thông tin trong doanh nghiệp

1.2. Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là hoạt động truyền tải các thông tin cần thiết từ doanh nghiệp tới các nhân sự, phòng ban trong doanh nghiệp, đây là hoạt động tương tác đa chiều giữa các nhân viên với nhau, giữa nhân viên với lãnh đạo và lãnh đạo với nhân viên. Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong sự hình thành văn hóa Doanh nghiệp nói chung và hoạt động phát triển nhân sự nói riêng.

1.3. Vai trò của truyền thông nội bộ

+ Giúp tổ chức tăng cường được sự thấu hiểu về sứ mệnh, văn hoá và mục tiêu chung cho toàn thể nhân sự

Hoạt động truyền thông nội bộ tốt sẽ giúp nhân viên nắm rõ về định hướng, sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp, tổ chức nơi họ đang làm việc. Từ đó, gia tăng niềm tin, tình cảm của nhân viên với Doanh nghiệp. Đồng thời, giúp họ nhận thức được tầm quan trọng của việc cố gắng vì mục tiêu chung.

+ Giúp dòng chảy thông tin được minh bạch, đa chiều

Công tác truyền thông nội bộ giúp thông tin được trao đổi một cách rõ ràng, minh bạch. Các thành viên trong công ty sẽ được cập nhật thông tin một cách nhanh chóng. Đó có thể là tin tức về sản phẩm mới, các sự kiện sắp diễn ra, sự thay đổi chính sách… Khi được cung cấp đầy đủ thông tin, đội ngũ nhân sự sẽ xác định rõ ràng nhiệm vụ, đảm bảo được việc triển khai công việc đúng định hướng và nhận được những thông tin kịp thời.

+ Giúp tăng cường sự đoàn kết, nâng cao tinh thần cho nhân viên

Truyền thông nội bộ góp phần tạo nên sự gắn kết và đồng lòng của các thành viên, việc thấu hiếu và có chung một mục tiêu, hiểu được giá trị của tổ chức nơi họ cống hiến giúp nhân sự có thêm niềm tin và sự trợ giúp của các đồng nghiệp trong công ty.

+ Góp phần giúp đội ngũ nhân sự vững mạnh, gắn bó lâu dài

Truyền thông nội bộ tốt giúp các nhân sự cảm nhận được sự tôn trọng, sự quan tâm chu đáo của doanh nghiệp.Từ đó, khơi gợi cảm giác an toàn, ý chí nỗ lực cống hiến.

1.4. Những sai lầm thường gặp

Cho rằng truyền thông nội bộ chỉ đơn giản là tổ chức sự kiện hay chương trình văn nghệ

Tổ chức sự kiện hay các chương trình nội bộ chỉ là một phần của công tác truyền thông nội bộ. Truyền thông nội bộ gánh vác một số nhiệm vụ sau:

· Phổ biến thông tin về đường lối chính sách, truyền thống văn hóa của Doanh nghiệp.

· Cung cấp các thông tin về Doanh nghiệp như tình hình kinh doanh, sự kiện nội bộ, chính sách,…

· Xây dựng, củng cố và duy trì mối quan hệ nội bộ tốt đẹp.

Việc truyền thông nội bộ thuộc về trách nhiệm của bộ phận nhân sự

Trên thực tế để truyền thông nội bộ hiệu quả cần sự nỗ lực của tất cả các phòng ban và các cấp lãnh đạo, quản lý. Hoạt động truyền thông nội bộ tốt khi nhận được sự hỗ trợ và cung cấp thông tin kịp thời từ các phòng ban, dưới sự định hướng thông tin chung của ban lãnh đạo sẽ đạt hiệu quả cao nhất và tránh “đi lạc hướng”. Vì hoạt động liên quan đến tất cả nhân sự trong công ty, bởi vậy trách nhiệm không chỉ thuộc về 1 phòng ban cụ thể mà cần sự “phối hợp” và “cùng hỗ trợ”.

1.5. Một số thông tin truyền thông nội bộ tham khảo:

Sau đây là tổng hợp một số dạng nội dung và thông tin thường được cân nhắc truyền thông nội bộ trong các tổ chức, doanh nghiệp:

+ Thông tin lịch sử hình thành, truyền thống văn hóa Doanh nghiệp

+ Chiến lược hoạt động, nhiệm vụ của Doanh nghiệp trong từng thời kỳ.

+ Những thành tựu nổi bật trong hoạt động sản xuất kinh doanh

+ Vinh danh các cá nhân, bộ phận làm việc xuất sắc.

+ Thông tin các hội nghị, hội thảo nội bộ quan trọng

+ Các hoạt động văn hoá nội bộ: sinh nhật công ty, ra mắt sản phẩm mới, hoạt động cộng đồng…

1.6. Bộ phận nào trong doanh nghiệp là người phụ trách tốt việc này

Theo khảo sát của tạp chí Karian & Box có đến 53% trong tổng số 1000 nhân viên được khảo sát cho kết quả truyền thông nội bộ là trách nhiệm của bộ phận nhân sự.

Tuy nhiên cũng có nhiều đơn vị lựa chọn bộ phận PR hoặc truyền thông để thực hiện nó. Phòng PR thì có chuyên môn về truyền thông và biết cách để thúc đẩy công tác truyền thông đạt hiệu quả cao nhất. Nhưng phòng nhân sự lại là nơi trực tiếp quản lý tất cả các nhân viên, nắm được cảm xúc, nhu cầu của nhân viên trong doanh nghiệp. Vậy trách nhiệm truyền thông nội bộ sẽ thuộc về bên nào? Bởi vậy việc giao trách nhiệm cho bộ phận nào sẽ tuỳ thuộc vào chiến lược và cơ cấu nhân sự của từng đơn vị và cũng có thể có sự phối hợp từ 2 bộ phận trở lên để đạt được hiệu quả.

2. Phương pháp nào để cải tiến và tăng cường tốc độ truyền thông

2.1. Những điều kiện tiên quyết cần đảm bảo trước khi truyền thông

Để đảm bảo quá trình truyền thông đúng mục đích và đạt được hiệu quả đề ra, thường các tổ chức sẽ xác định rõ những vấn đề sau trước khi triển khai hoạt động truyền thông nội bộ:

+ Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông rõ ràng

+ Có chiến lược truyền thông bài bản

+ Lựa chọn phương tiện/kênh truyền thông phù hợp

2.2. Sử dụng phần mềm truyền thông nội bộ

Đây là phương pháp được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp qui mô nhân sự lớn sử dụng. Việc có phần mềm truyền thông nội bộ riêng giúp nhân sự nhanh chóng tiếp cận được các thông tin cần thiết. Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi các kết quả và nhận phản hồi khách quan từ các nhân sự.

Chi tiết bạn có thể tham khảo những tính năng truyền thông nội bộ hiệu quả trong Giải pháp E-Office Vitranet24, một hệ thống quản lý tích hợp “Truyền thông – Tương tác - Quản lý” vô cùng hiệu quả:

Chi tiết tại: https://vitranet24.com/san-pham-dich-vu/eoffice/

2.3. Các kênh truyền thông truyền thống:

· Bảng tin, Standee:

Thường hiệu quả khi muốn truyền thông sự kiện. Chỉ cần in poster rồi dán lên bảng tin thì hầu như mọi nhân viên đều sẽ nhìn thấy.

· Bản tin Email:

Hình thức này thường được sử dụng khi muốn thông báo các sự kiện, tin tức hay chính sách mới của doanh nghiệp và thường gửi qua email tới từng nhân sự

· Radio: tổ chức chương trình radio cho các nhân viên theo kịch bản nội dung đã định sẵn, nội dung có thể là lời tâm sự của nhân viên, cập nhật thông tin từ cấp trên, hoặc phát các bài hát theo yêu cầu…

· Tổ chức chương trình tổng kết hàng tuần/tháng/quý/năm tuỳ qui mô doanh nghiệp

· Cùng tham gia sự kiện cộng đồng:

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký các sự kiện cộng đồng điều này không chỉ giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt ứng viên mà còn là cơ hội tuyệt vời để đồng nghiệp cùng hợp tác và thân thiết với nhau.

★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
6 cách sử dụng công nghệ để cải thiện năng suất làm việc
15.06.2024 22
Sử dụng công nghệ phù hợp có thể giúp cải thiện năng suất và duy trì sự gắn kết của người lao động với doanh nghiệp.
Forbes: Cách chọn chiến lược phần mềm tốt nhất cho doanh nghiệp
13.06.2024 45
Một tổ chức thường sử dụng một hoặc nhiều phần mềm quản lý doanh nghiệp để bao quát tất cả các khía cạnh hoạt động. Forbes chia sẻ ngắn gọn những điểm mà chủ doanh nghiệp nên cân nhắc trước khi quyết định chiến lược phần mềm cho doanh nghiệp mình.
9 công cụ giao tiếp, công tác hiệu quả cho doanh nghiệp lớn
06.06.2024 104
Các công cụ giao tiếp, cộng tác là chất keo gắn kết nội bộ, giúp tăng hiệu quả công và việc và cải thiện việc quản lý vận hành. Các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý hàng đầu từ Mỹ, đã gợi ý 10 công cụ giao tiếp, cộng tác hiệu quả mà các doanh nghiệp lớn nên tham khảo.
Tăng tốc độ giao tiếp, cộng tác với E-Office Vitranet24
05.06.2024 156
Bạn đang gặp khó khăn trong việc kết nối các nhân sự từ nhiều phòng ban, tìm kiếm tài liệu cũ, hay mất nhiều thời gian để gửi thông báo cho toàn bộ nhân viên? Văn phòng số Vitranet24 sẽ giúp bạn giải quyết ngay lập tức các vấn đề trên.
6 công nghệ doanh nghiệp cỡ vừa không nên bỏ qua
04.06.2024 120
Cho dù bạn đang muốn tối ưu hoạt động, bảo mật dữ liệu hay cải thiện quan hệ khách hàng, 6 công nghệ được gợi ý bởi các chuyên gia Bitrix24 - nền tảng quản lý tiên tiến từ Mỹ sẽ hỗ trợ bạn.
5 CRM di động tốt nhất năm 2024
31.05.2024 113
Phần mềm CRM di động giúp doanh nghiệp quản lý và kết nối với khách hàng một cách dễ dàng mọi lúc mọi nơi, mang lại sức sống mới cho hoạt động kinh doanh. Các chuyên gia của Bitrix24 - công nghệ quản lý tiên tiến từ Mỹ đã gợi ý một vài CRM di động mạnh mẽ doanh nghiệp nên tham khảo.
6 xu hướng làm việc từ xa đang thay đổi cách làm việc hiện đại
31.05.2024 147
Xu hướng làm việc từ xa ngày càng được ưa chuộng trong những năm gần đây, định hình lại đáng kể cách chúng ta làm việc trong thời đại 4.0.
Số hóa các quy trình công việc với E-Office Vitranet24
23.05.2024 198
Có rất nhiều quy trình có thể được số hóa với E-Office Vitranet24. Dưới đây là một số quy trình tiêu biểu mà doanh nghiệp nào cũng có thể sử dụng.
Giải quyết khó khăn trong tương tác giao tiếp với E-Office Vitranet24
21.05.2024 215
E-Office Vitranet24 có bộ công cụ hỗ trợ giao tiếp, tương tác vô cùng hiệu quả. Giúp xây dựng môi trường cộng tác làm việc với tốc độ liên lạc tăng nhanh, đem lại hiệu quả cao.
7 công nghệ chuyển đổi số hữu ích cho doanh nghiệp
16.05.2024 220
Công nghệ chuyển đổi số không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động mà còn tạo ra những cơ hội mới, thúc đẩy sự đổi mới và sáng tạo.
Nâng cao hiệu quả kinh doanh nhờ ứng dụng AI
14.05.2024 271
AI là một công cụ thiết thực, mạnh mẽ đang định hình lại cách chúng ta kinh doanh, giúp các hoạt động trở nên thông minh hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Dịch vụ tư vấn chuyển đổi số hiệu quả cho doanh nghiệp
10.05.2024 338
Vitranet24 cung cấp dịch vụ tư vấn chuyển đổi số và triển khai các giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp, giúp các đơn vị đẩy nhanh tự động hoá, tối ưu phương pháp quản lý và nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Vì sao hệ thống ERP ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm?
08.05.2024 325
Trong thời kỳ chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, các phần mềm quản lý doanh nghiệp đang được nhiều doanh nghiệp ứng dụng để quản trị toàn diện các hoạt động, gia tăng hiệu suất và giảm thiểu sai sót. Trong đó, hệ thống ERP đang được rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.
Forbes: Tác động của chuyển đổi số đến mô hình kinh doanh
07.05.2024 374
Chuyển đổi số tác động đến nhiều mô hình kinh doanh truyền thống. Các công ty tích hợp công nghệ vào mô hình kinh doanh của mình để cải tiến hoặc tạo ra mô hình kinh doanh mới, phát triển hoạt động và đem đến trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Nhưng đồng thời cũng phải đối mặt với các thách thức mới trong thị trường cạnh tranh này.
Forbes: Tác động của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp
23.04.2024 682
Vì sao văn phòng số ngày càng trở nên cần thiết và được nhiều doanh nghiệp quan tâm? Forbes đã chỉ ra những tác động tích cực của văn phòng số đến sự phát triển doanh nghiệp trong thời kỳ cạnh tranh gay gắt hiện nay.
Quản lý
6 cách sử dụng công nghệ để cải thiện năng suất làm việc
15.06.2024 22
Sử dụng công nghệ phù hợp có thể giúp cải thiện năng suất và duy trì sự gắn kết của người lao động với doanh nghiệp.

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 384
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Khai thác AI để vận hành xuất sắc trong sản xuất
20.05.2024 216
Trong kỷ nguyên sản xuất hiện đại, việc tích hợp Trí tuệ nhân tạo (AI) vào các quy trình vận hành đã trở thành một chiến lược then chốt để đạt được Hoạt động xuất sắc và tối đa hóa các phương pháp Lean Six Sigma.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 3024
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.