Hiểu về truyền thông nội bộ tránh những sai lầm đáng tiếc

Hiểu về truyền thông nội bộ tránh những sai lầm đáng tiếc
30.01.2023 1526

1. Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ và luân chuyển thông tin trong doanh nghiệp

1.2. Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là hoạt động truyền tải các thông tin cần thiết từ doanh nghiệp tới các nhân sự, phòng ban trong doanh nghiệp, đây là hoạt động tương tác đa chiều giữa các nhân viên với nhau, giữa nhân viên với lãnh đạo và lãnh đạo với nhân viên. Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng trong sự hình thành văn hóa Doanh nghiệp nói chung và hoạt động phát triển nhân sự nói riêng.

1.3. Vai trò của truyền thông nội bộ

+ Giúp tổ chức tăng cường được sự thấu hiểu về sứ mệnh, văn hoá và mục tiêu chung cho toàn thể nhân sự

Hoạt động truyền thông nội bộ tốt sẽ giúp nhân viên nắm rõ về định hướng, sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp, tổ chức nơi họ đang làm việc. Từ đó, gia tăng niềm tin, tình cảm của nhân viên với Doanh nghiệp. Đồng thời, giúp họ nhận thức được tầm quan trọng của việc cố gắng vì mục tiêu chung.

+ Giúp dòng chảy thông tin được minh bạch, đa chiều

Công tác truyền thông nội bộ giúp thông tin được trao đổi một cách rõ ràng, minh bạch. Các thành viên trong công ty sẽ được cập nhật thông tin một cách nhanh chóng. Đó có thể là tin tức về sản phẩm mới, các sự kiện sắp diễn ra, sự thay đổi chính sách… Khi được cung cấp đầy đủ thông tin, đội ngũ nhân sự sẽ xác định rõ ràng nhiệm vụ, đảm bảo được việc triển khai công việc đúng định hướng và nhận được những thông tin kịp thời.

+ Giúp tăng cường sự đoàn kết, nâng cao tinh thần cho nhân viên

Truyền thông nội bộ góp phần tạo nên sự gắn kết và đồng lòng của các thành viên, việc thấu hiếu và có chung một mục tiêu, hiểu được giá trị của tổ chức nơi họ cống hiến giúp nhân sự có thêm niềm tin và sự trợ giúp của các đồng nghiệp trong công ty.

+ Góp phần giúp đội ngũ nhân sự vững mạnh, gắn bó lâu dài

Truyền thông nội bộ tốt giúp các nhân sự cảm nhận được sự tôn trọng, sự quan tâm chu đáo của doanh nghiệp.Từ đó, khơi gợi cảm giác an toàn, ý chí nỗ lực cống hiến.

1.4. Những sai lầm thường gặp

Cho rằng truyền thông nội bộ chỉ đơn giản là tổ chức sự kiện hay chương trình văn nghệ

Tổ chức sự kiện hay các chương trình nội bộ chỉ là một phần của công tác truyền thông nội bộ. Truyền thông nội bộ gánh vác một số nhiệm vụ sau:

· Phổ biến thông tin về đường lối chính sách, truyền thống văn hóa của Doanh nghiệp.

· Cung cấp các thông tin về Doanh nghiệp như tình hình kinh doanh, sự kiện nội bộ, chính sách,…

· Xây dựng, củng cố và duy trì mối quan hệ nội bộ tốt đẹp.

Việc truyền thông nội bộ thuộc về trách nhiệm của bộ phận nhân sự

Trên thực tế để truyền thông nội bộ hiệu quả cần sự nỗ lực của tất cả các phòng ban và các cấp lãnh đạo, quản lý. Hoạt động truyền thông nội bộ tốt khi nhận được sự hỗ trợ và cung cấp thông tin kịp thời từ các phòng ban, dưới sự định hướng thông tin chung của ban lãnh đạo sẽ đạt hiệu quả cao nhất và tránh “đi lạc hướng”. Vì hoạt động liên quan đến tất cả nhân sự trong công ty, bởi vậy trách nhiệm không chỉ thuộc về 1 phòng ban cụ thể mà cần sự “phối hợp” và “cùng hỗ trợ”.

1.5. Một số thông tin truyền thông nội bộ tham khảo:

Sau đây là tổng hợp một số dạng nội dung và thông tin thường được cân nhắc truyền thông nội bộ trong các tổ chức, doanh nghiệp:

+ Thông tin lịch sử hình thành, truyền thống văn hóa Doanh nghiệp

+ Chiến lược hoạt động, nhiệm vụ của Doanh nghiệp trong từng thời kỳ.

+ Những thành tựu nổi bật trong hoạt động sản xuất kinh doanh

+ Vinh danh các cá nhân, bộ phận làm việc xuất sắc.

+ Thông tin các hội nghị, hội thảo nội bộ quan trọng

+ Các hoạt động văn hoá nội bộ: sinh nhật công ty, ra mắt sản phẩm mới, hoạt động cộng đồng…

1.6. Bộ phận nào trong doanh nghiệp là người phụ trách tốt việc này

Theo khảo sát của tạp chí Karian & Box có đến 53% trong tổng số 1000 nhân viên được khảo sát cho kết quả truyền thông nội bộ là trách nhiệm của bộ phận nhân sự.

Tuy nhiên cũng có nhiều đơn vị lựa chọn bộ phận PR hoặc truyền thông để thực hiện nó. Phòng PR thì có chuyên môn về truyền thông và biết cách để thúc đẩy công tác truyền thông đạt hiệu quả cao nhất. Nhưng phòng nhân sự lại là nơi trực tiếp quản lý tất cả các nhân viên, nắm được cảm xúc, nhu cầu của nhân viên trong doanh nghiệp. Vậy trách nhiệm truyền thông nội bộ sẽ thuộc về bên nào? Bởi vậy việc giao trách nhiệm cho bộ phận nào sẽ tuỳ thuộc vào chiến lược và cơ cấu nhân sự của từng đơn vị và cũng có thể có sự phối hợp từ 2 bộ phận trở lên để đạt được hiệu quả.

2. Phương pháp nào để cải tiến và tăng cường tốc độ truyền thông

2.1. Những điều kiện tiên quyết cần đảm bảo trước khi truyền thông

Để đảm bảo quá trình truyền thông đúng mục đích và đạt được hiệu quả đề ra, thường các tổ chức sẽ xác định rõ những vấn đề sau trước khi triển khai hoạt động truyền thông nội bộ:

+ Xác định mục tiêu và thông điệp truyền thông rõ ràng

+ Có chiến lược truyền thông bài bản

+ Lựa chọn phương tiện/kênh truyền thông phù hợp

2.2. Sử dụng phần mềm truyền thông nội bộ

Đây là phương pháp được nhiều doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp qui mô nhân sự lớn sử dụng. Việc có phần mềm truyền thông nội bộ riêng giúp nhân sự nhanh chóng tiếp cận được các thông tin cần thiết. Doanh nghiệp dễ dàng theo dõi các kết quả và nhận phản hồi khách quan từ các nhân sự.

Chi tiết bạn có thể tham khảo những tính năng truyền thông nội bộ hiệu quả trong Giải pháp E-Office Vitranet24, một hệ thống quản lý tích hợp “Truyền thông – Tương tác - Quản lý” vô cùng hiệu quả:

Chi tiết tại: https://vitranet24.com/san-pham-dich-vu/eoffice/

2.3. Các kênh truyền thông truyền thống:

· Bảng tin, Standee:

Thường hiệu quả khi muốn truyền thông sự kiện. Chỉ cần in poster rồi dán lên bảng tin thì hầu như mọi nhân viên đều sẽ nhìn thấy.

· Bản tin Email:

Hình thức này thường được sử dụng khi muốn thông báo các sự kiện, tin tức hay chính sách mới của doanh nghiệp và thường gửi qua email tới từng nhân sự

· Radio: tổ chức chương trình radio cho các nhân viên theo kịch bản nội dung đã định sẵn, nội dung có thể là lời tâm sự của nhân viên, cập nhật thông tin từ cấp trên, hoặc phát các bài hát theo yêu cầu…

· Tổ chức chương trình tổng kết hàng tuần/tháng/quý/năm tuỳ qui mô doanh nghiệp

· Cùng tham gia sự kiện cộng đồng:

Doanh nghiệp hoàn toàn có thể đăng ký các sự kiện cộng đồng điều này không chỉ giúp nâng cao hình ảnh doanh nghiệp trong mắt ứng viên mà còn là cơ hội tuyệt vời để đồng nghiệp cùng hợp tác và thân thiết với nhau.

★★★★★
★★★★★
0/5 - (0 bình chọn) Click để đánh giá
Cùng chuyên mục
Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn là thiết yếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
28.03.2024 19
Với sự phát triển của công nghệ ngày nay, không khó để doanh nghiệp xây dựng một kênh bán riêng, hay fanpage trên mạng xã hội. Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn được chuyên gia đánh giá là không thể thiếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
Hệ thống quản lý văn bản: xu hướng quản trị 4.0
22.03.2024 106
Thay vì quản lý theo cách truyền thống, với sự hỗ trợ của hệ thống quản lý văn bản, doanh nghiệp có thể cải tiến công tác lưu trữ, xử lý văn bản hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu quy trình, thủ tục rườm rà, và nâng cao hiệu quả làm việc.
10 công cụ AI miễn phí giúp bạn làm việc hiệu quả hơn
16.03.2024 158
Với sự tiến bộ của trí tuệ nhân tạo (AI), giờ đây người dùng có thể tìm thấy các AI miễn phí để hỗ trợ sáng tạo hình ảnh, văn bản và video… Dưới đây là một số công cụ hữu ích mà bạn có thể tham khảo.
10 công cụ "vàng" giúp nhà lãnh đạo quản lý doanh nghiệp tốt hơn
14.03.2024 562
Các chuyên gia của Bitrix24 đã tổng hợp danh sách 10 công cụ hữu ích, giúp các nhà quản lý và lãnh đạo tăng cường hiệu quả quản lý và cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Forbes: 7 bài học lãnh đạo giúp bạn chinh phục thành công
12.03.2024 500
Nhóm tác giả của Forbes đã chắt lọc những bài học lãnh đạo quan trọng nhất mà họ đã học được trong nhiều năm qua. Những điều đã giúp bản thân và tổ chức của họ đạt được những thành công nhất định.
5 xu hướng công nghệ 2024 doanh nghiệp nên lưu ý
08.03.2024 324
Vào năm 2024, các doanh nghiệp sẽ tiếp tục đón nhận những công nghệ tiên tiến tiếp theo để thiết kế một môi trường số tốt hơn.
Ứng dụng AI: Công nghệ thay đổi cuộc sống
04.03.2024 160
Trí tuệ nhân tạo (AI) đã không còn là thuật ngữ xa lạ với chúng ta. Từ những trợ lý ảo như Siri và Google Assistant đến các hệ thống gợi ý phức tạp trên Netflix và YouTube, AI đang dần trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống hàng ngày của chúng ta.
Bước tiến mang tính cách mạng trong phần mềm AI
04.03.2024 162
Khám phá sức mạnh biến đổi của phần mềm AI trong việc định hình lại các ngành công nghiệp, tăng cường hiệu quả và dẫn đầu trong các đổi mới. Bài viết này đi sâu vào những tiến bộ và ứng dụng mới nhất của phần mềm AI.
Tối ưu vận hành với hệ thống quản lý doanh nghiệp
02.03.2024 481
Trong thời đại 4.0, việc xây dựng hệ thống quản lý doanh nghiệp mạnh mẽ đang được rất nhiều doanh nghiệp chú trọng. Với một hệ thống quản lý doanh nghiệp chặt chẽ, nhà lãnh đạo có thể nâng cao hiệu quả quản trị, năng lực cạnh tranh của tổ chức cũng như hướng tới sự phát triển bền vững.
Trí tuệ nhân tạo là gì? Hé lộ tương lai với AI
01.03.2024 224
Artificial Intelligence (AI), hay "trí tuệ nhân tạo" như được biết đến ở Việt Nam, là biểu tượng của sự sáng tạo con người, bao gồm nỗ lực không ngừng của chúng ta để tạo ra máy móc mô phỏng trí tuệ con người. Bài viết này bắt đầu hành trình khám phá để làm sáng tỏ AI, truy tìm nguồn gốc của nó, tiết lộ cơ chế hoạt động và dự đoán hướng đi của nó, từ đó vẽ nên bức tranh toàn diện về công nghệ biến đổi này.
Hệ thống văn phòng điện tử: Bí kíp cải thiện hiệu quả làm việc
29.02.2024 562
Trong thời đại công nghệ số, việc áp dụng hệ thống văn phòng điện tử đã trở thành một bước tiến quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Bài viết này sẽ đi sâu vào lợi ích và tầm quan trọng của việc triển khai hệ thống văn phòng điện tử, cũng như đưa ra một số gợi ý về cách lựa chọn và triển khai hệ thống phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Ứng dụng phần mềm chuyển đổi số để tối ưu hiệu quả kinh doanh
29.02.2024 3990
Trong thế giới kinh doanh ngày nay, việc áp dụng phần mềm chuyển đổi số không còn là lựa chọn mà đã trở thành yếu tố thiết yếu để tồn tại và phát triển. Công nghệ kỹ thuật số mang lại cơ hội để doanh nghiệp cải thiện quy trình, tăng cường hiệu suất và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Dưới đây là cái nhìn sâu sắc về cách thức phần mềm chuyển đổi số hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc thích ứng và phát triển trong kỷ nguyên số.
Phần mềm chăm sóc khách hàng và lý do doanh nghiệp nên trang bị
28.02.2024 400
Phần mềm chăm sóc khách hàng là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp quản lý và tối ưu hóa các hoạt động liên quan đến khách hàng. Hệ thống giúp lưu trữ thông tin, theo dõi tương tác, quản lý các kênh liên lạc và tự động hóa quy trình bán hàng.
10 tính năng hàng đầu nên tìm kiếm trong hệ thống CRM hiện đại
22.02.2024 350
Để giúp bạn lựa chọn được giải pháp CRM phù hợp, các chuyên gia của Bitrix24 đã gợi ý 10 tính năng hàng đầu nên tìm kiếm trong hệ thống CRM hiện đại.
Làm sao để chọn giải pháp AI phù hợp cho CRM của bạn?
20.02.2024 424
Các chuyên gia của Bitrix24 đã đưa ra những gợi ý về cách lựa chọn và triển khai công cụ AI trong CRM, cho phép doanh nghiệp tối ưu hóa tương tác với khách hàng, tăng năng suất và thúc đẩy tăng trưởng doanh thu.
Quản lý
Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn là thiết yếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?
28.03.2024 19
Với sự phát triển của công nghệ ngày nay, không khó để doanh nghiệp xây dựng một kênh bán riêng, hay fanpage trên mạng xã hội. Vì sao sàn thương mại điện tử vẫn được chuyên gia đánh giá là không thể thiếu trong chiến lược bán hàng trực tuyến?

Phát triển bản thân
Cuộc sống đầy sóng gió của người sáng lập KFC
22.03.2024 115
KFC là một thương hiệu gà rán không còn gì xa lạ ở Việt Nam. Nhưng để thành lập ra được tiệm gà này, ông chủ KFC ngoài tuổi 60 vẫn phải đi mời chào các cửa hàng khắp nước Mỹ thử món gà của mình.

Công nghệ
Công nghệ AI thay đổi cuộc sống thời kỳ 4.0
21.03.2024 67
Công nghệ AI hay Trí tuệ nhân tạo là một thuật ngữ quen thuộc trong thời đại số hiện nay. Sự xuất hiện của trí tuệ nhân tạo đã giải quyết được vô số nhu cầu của con người trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau của đời sống xã hội.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 2824
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.