Tự động hoá thông qua quy trình một cuộc cách mạng???

Tự động hoá thông qua quy trình một cuộc cách mạng???
05.08.2021 1330
Khi bạn thay thế một quy trình kinh doanh tiêu chuẩn trong công ty của mình bằng một quy trình thông minh, những thay đổi sau đây chắc chắn sẽ xảy ra gần như ngay lập tức:
• Nhân viên của bạn có thể tiết kiệm thêm vài giờ mỗi tuần
• Bạn giảm thiểu rủi ro của một công việc bị hoàn thành sai (hoặc một cái gì đó bị bỏ qua)
• Quy trình làm việc của bạn được sắp xếp hợp lý
Cũng giống như các khoản chi tiêu nhỏ, các khoản tiết kiệm này có xu hướng cộng dồn vào cuối tháng, quý, năm,... và doanh nghiệp đã tiết kiệm được một chi phí đáng kể thông qua việc quản lý bằng quy trình. 

  

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể tự động hóa một số nhiệm vụ và quy trình mà bạn phải trả cho một số công ty khác?
Theo báo cáo thống kê Tự động hóa Doanh nghiệp năm 2021 của McKinsey:
• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ dự kiến sẽ áp dụng tự động hóa quy trình kinh doanh trên quy mô lớn, tạo ra thị trường có cơ hội trị giá hơn 1,6 tỷ đô la Mỹ trong giai đoạn 2021-2026   
• Các CEO dành gần 20% thời gian cho công việc có thể được tự động hóa, chẳng hạn như phân tích dữ liệu hoạt động và xem xét các báo cáo trạng thái
• Sử dụng tự động hóa, 60% công việc có thể tiết kiệm 30% thời gian của họ cho các nhiệm vụ như tạo đầu mối kinh doanh, phê duyệt thủ tục giấy tờ và xử lý tài liệu
• Các tổ chức mất 20 đến 30% doanh thu mỗi năm do các quy trình không hiệu quả
Các tập đoàn lớn và những gã khổng lồ công nghệ đã nhận ra điều đó từ lâu - các công ty như Google, Microsoft và Amazon đã sử dụng tự động hóa quy trình thông minh trong gần một thập kỷ. Bây giờ đã đến lúc các doanh nghiệp khác cần nắm được công nghệ này.
Các Quy Trình Thông Minh Trong E-Office Vitranet24 Một Cuộc Cách Mạng?
Tính năng xây dựng quy trình có trong giải pháp E-Office Vitranet24 cho phép tự định nghĩa và xây dựng các quy trình làm việc khác nhau (quy trình hành chính, mua sắm, tuyển dụng, quản lý nhân sự, sản xuất…).
Ưu điểm của hệ thống:
+ Xây dựng quy trình bằng công cụ kéo thả đa năng một cách đơn giản, nhanh chóng, không cần code. Đáp ứng 100% việc xây dựng các quy trình cơ bản và 80-90% các quy trình phức tạp nhiều nghiệp vụ.
+ Các thành phần (tham số, biến số) của quy trình được liên kết chặt chẽ với các dữ liệu khác của hệ thống.
+ Ứng dụng các quy trình đã xây dựng rất dễ dàng trong các nghiệp vụ đang có của hệ thống.

(Danh sách các quy trình sẽ được thiết lập trong hệ thống của bạn khi dùng E-Office)

(hình ảnh chụp mô tả các bước cấu hình trong một quy trình có trong E-Office)

1.1 Quy trình tiếp nhận công văn đến và xử lý công văn:
- Hệ thống cho phép tạo các bước để tiếp nhận các văn bản đến
- Hệ thống cho phép tiếp nhận văn bản từ email và các nguồn khác
- Văn thư tiến hành xin chỉ đạo xử lý từ lãnh đạo
- Dựa vào chỉ đạo, thư ký hoặc văn thư sẽ chuyển tiếp yêu cầu xử lý công văn đến các thành viên liên quan
- Toàn bộ quá trình sẽ được lưu trữ và hỗ trợ truy vấn một cách dễ dàng. Lãnh đạo sẽ xem được toàn bộ trạng thái xử lý công văn đến. 
1.2 Quy trình phê duyệt công văn đi, tài liệu
- Quy trình phê duyệt, xử lý tài liệu, công văn sẽ được quy trình hóa và tự động hóa hỗ trợ hoạt động trình duyệt, phê duyệt, lưu trữ trong doanh nghiệp được nhanh chóng và dễ dàng
- Quy trình có thể customize theo đặc thù của từng doanh nghiệp
- Có thể tích hợp chữ kí điện tử để hỗ trợ việc phê duyệt của các cấp lãnh đạo (Token và SimCA của các đơn vị CKS bên ngoài cũng như của Ban Cơ Yếu Chính Phủ)
- Dễ dàng giao và quản lý việc thực hiện nhiệm vụ đối với các cá nhân, phòng ban có liên quan đến các loại văn bản, công văn.
- Quản lý tốt lịch sử phê duyệt và quản lý tài liệu, thống kê trạng thái tài liệu và nắm rõ quy trình xử lý đang dừng tại đâu, do ai hay phòng ban nào xử lý.
- Các cấp quản lý cũng như lãnh đạo có thể dễ dàng phê duyệt bằng các công cụ: Moblile app, máy tính bảng… ngay khi đang đi công tác hoặc làm việc ngoài văn phòng.

(Lưu đồ các bước trong quy trình duyệt công văn đi, tài liệu) 

1.3 Quy trình trình ký, đề xuất:
- Việc đề xuất, trình kí sẽ hoạt động theo đúng quy định của từng công ty: từ nhân viên đề xuất -> trưởng nhóm -> trưởng phòng -> giám đốc…
- Form đề xuất có thể được xây dựng theo form riêng của từng công ty
- Những người đã phê duyệt (approve) sẽ hiện chữ ký vào đúng vị trí
- Quy trình đề xuất - trình kí có thể là khởi đầu cho các quy trình nghiệp vụ khác. 
1.4 Các quy trình hành chính
Các quy trình hành chính trong công ty hoàn toàn có thể được xây dựng và tùy biến linh hoạt,
nhân viên có thể dễ dàng tạo các yêu cầu trên mobile, các cấp quản lý cũng dễ dàng phê duyệt trên các phương tiện làm việc: laptop, máy tính bảng, mobile.
- Quy trình xin nghỉ phép
- Quy trình xin đi công tác
- Quy trình làm việc ngoài văn phòng
- Quy trình quản lý xe
- Quy trình mua sắm
- Quy trình đặt văn phòng phẩm
1.5 Các quy trình quản lý nhân sự
- Hệ thống cho phép xây dựng các quy trình quản lý nhân sự đã được ban hành trong doanh nghiệp, ví dụ như:
+ Quy trình tuyển dụng
+ Quy trình tiếp nhận nhân viên mới
+ Quy trình điều chuyển nhân viên
+ Quy trình sa thải nhân sự
- Chức năng BPM hỗ trợ cấu hình quy trình dễ dàng và có thể customize nhanh chóng theo đặc thù từng doanh nghiệp
- Quy trình hỗ trợ các cấp quản lý phê duyệt tiện lợi hơn: có thể truy cập từ Mobile App
- Lịch sử phê duyệt và xử lý quy trình giúp quản lý và thống kê trạng thái quy trình nhanh chóng (quy trình đã đóng hay đang xử lý, đang tồn đọng tại cá nhân, bộ phận nào)

Để tìm hiểu rõ hơn về bộ công cụ xây dựng quy trình trong E-Office hoặc đăng ký dùng thử hệ thống Vitranet24, xin mời quý anh chị xem tại: https://vitranet24.com/san-pham-dich-vu/eoffice/
Chúc quý đơn vị sớm ứng dụng và tự động hoá được nhiều quy trình công việc hữu ích cho mình.


(Thông tin bài viết có tham khảo số liệu từ báo cáo của công ty tư vấn quản lý toàn cầu McKinsey năm 2021)
Cùng chuyên mục
Quản lý dễ dàng nguồn tài nguyên quý giá của doanh nghiệp với Module Quản lý nhân sự E- Office
09.04.2022 251
Tính năng quản lý thông tin nhân sự là nơi tích hợp lưu trữ và cung cấp toàn bộ thông tin nhân sự trong doanh nghiệp. Quản lý nhân sự trong phần mềm của E- Office mang lại các lợi ích sau cho doanh nghiệp:
Theo tỷ phú Mark Zuckerberg xu hướng nghề nghiệp nào sẽ lên ngôi trong tương lai?
07.04.2022 283
Chủ tịch tập đoàn kiêm Giám đốc điều hành Meta Platform (Facebook) nhận định rằng: Sự sáng tạo và những kết nối cá nhân sẽ trở nên đắt giá trong tương lai. Với tốc độ phát triển công nghệ ngày một nhanh thì các công việc hàng ngày sẽ đòi hỏi nhiều sức sáng tạo hơn bao giờ hết.
QUẢN LÝ TÀI LIỆU KHOA HỌC, DỄ DÀNG TÌM KIẾM, DỄ DÀNG THAO TÁC VỚI E-OFFICE VITRANET24
04.04.2022 203
Dữ liệu của doanh nghiệp bao gồm các tài liệu, công văn, file văn bản,… là những tài nguyên quan trọng và cần được tổ chức, lưu trữ khoa học và dễ dàng tìm kiếm. Bên cạnh đó việc phân quyền sử dụng, phê duyệt, hiệu chỉnh và đảm bảo tính bảo mật trong lưu trữ và chia sẻ tài liệu là vô cùng quan trọng. 
QUẢN LÝ TỜ TRÌNH VÀ XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT TỰ ĐỘNG CHỈ VỚI VÀI CLICK!
30.03.2022 274
Quá trình làm việc và quản lý hàng ngày chúng ta thường bắt gặp rất nhiều các đề xuất, tờ trình cần gửi tới cấp quản lý xin phê duyệt hoặc hướng dẫn thực hiện. Là một nhân viên không ít lần bạn gặp tình trạng loay hoay với việc tìm các biểu mẫu tờ trình tại công ty, chờ đợi ý kiến phê duyệt và không biết đề xuất của mình đã được cấp trên duyệt hay chưa. Bên cạnh đó, việc thực hiện thủ công bằng bản cứng gây mất thời gian và không nắm được thông tin ý kiến phản hồi của các cấp lãnh đạo. Là một nhà quản lý, với khối lượng công việc bận rộn hàng ngày, bạn cần một công cụ hỗ trợ quản lý các tờ trình của nhân viên, lưu lại lịch sử phê duyệt và cảnh báo cho bạn những tờ trình cần phê duyệt sớm. Nếu đây là các vấn đề bạn đang gặp phải hàng ngày thì bài viết này chính xác dành cho bạn.
Tuyệt chiêu giúp Nhà lãnh đạo kiểm soát sự căng thẳng để tránh "trật đường ray"
26.03.2022 262
Những nhà lãnh đạo cấp cao thường nhạy bén với những điều xảy ra xung quanh họ. Ở quy mô lớn, họ nhìn thấy được thị trường. Ở quy mô nhỏ hơn, họ nhìn thấy được sự thay đổi các giá trị của khách hàng – những yếu tố có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận kinh doanh. Trong nội bộ công ty, họ đánh giá được những kết quả kinh doanh và những nhân sự tạo ra các kết quả đó. Họ cũng nhìn thấy được các trở ngại tiềm ẩn. Tuy nhiên, điều mà nhiều lãnh đạo không thể nhìn thấy là những thứ diễn ra bên trong họ. Có một sợi dây truyền dẫn trực tiếp từ những điều diễn ra bên trong nhà lãnh đạo đến các hành động họ thực hiện ra bên ngoài, các mối quan hệ họ xây dựng, và những tác động họ tạo ra.
CHÌA KHOÁ NÀO CHO SỰ TĂNG TRƯỞNG CỦA DOANH NGHIỆP 2022?
26.01.2022 439
Năm 2021 là một năm đầy nỗ lực của toàn xã hội đặc biệt là các doanh nghiệp trong việc đối phó với khó khăn của dịch bệnh COVID-19. Tuy nhiên sau tất cả thì các doanh nghiệp hiện nay đã và đang dần học cách sống chung với đại dịch, chủ động tìm kiếm cơ hội, không ngừng phát triển. Việc làm thế nào để liên tục tăng trưởng luôn là vấn đề khiến các nhà quản lý phải đau đầu. Vậy hãy cùng Vitranet24 tìm hiểu những xu hướng công nghệ của năm 2022 có thể sẽ tạo ra những đột phá mới trong vận hành doanh nghiệp.
E-Office - Môi trường làm việc của tương lai
21.12.2021 654
Làn sóng cách mạng 4.0 mang đến những thay đổi hết sức mạnh mẽ cho xu hướng vận hành của các doanh nghiệp. Các cụm từ như E-Office, Phần mềm văn phòng điện tử hay “văn phòng không giấy tờ” đang dần trở nên quen thuộc hơn với các doanh nghiệp. Vậy trong bài biết hôm nay chúng tôi xin được giới thiệu về chủ đề đang nhận được rất nhiều sự quan tâm của các nhà quản trị doanh nghiệp hiện nay này.
Doanh nghiệp tiến tới “chuyển đổi số” theo dõi quản lý công việc như thế nào?
20.12.2021 477
Việt Nam đang trong giai đoạn hội nhập và phát triển cao, cùng với sự đột phá của cách mạng công nghiệp 4.0, nhiều doanh nghiệp đang thích ứng, và mong muốn cải tiến quy trình vận hành để đi nhanh hơn đối thủ khi bước vào con đường chuyển đổi số.Doanh nghiệp xác định tiến tới chuyển đổi số thường sẽ định hình lại chức năng nhiệm vụ của các phòng ban...
Tăng cường giao tiếp và tương tác với E-Office Vitranet24 – giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động và thúc đẩy thành công
16.12.2021 456
E-Office Vitranet24 có thể mang lại cho doanh nghiệp một hệ thống mạng xã hội nội bộ với đầy đủ các công cụ giao tiếp và tiện ích tương tác như bất kì mạng xã hội nào đang phổ biến hiện nay.
Quy trình thông minh của Bitrix24 CRM: Một cuộc cách mạng?
07.12.2021 0
Nhận thấy nhu cầu ngày càng tăng từ khách hàng, chúng tôi đã gửi tới đội ngũ phát triển của mình một nhiệm vụ tạo ra một công cụ sẽ đưa tự động hóa trong bán hàng lên một tầm cao mới. Những con người đã làm việc rất chăm chỉ để mang đến Bitrix24 Smart Processes - một công cụ mà chúng tôi đã nghiên cứu và ra mắt thời gian gần đây từ tháng 5 năm 2021.
14 thống kê “Tác động của phần mềm tự động hóa” đối với doanh nghiệp cho năm 2021
16.09.2021 574
Không nghi ngờ gì nữa, tác động của các “phần mềm, quy trình tự động hoá” sẽ được cảm nhận trong mọi lĩnh vực trên tất cả các vai trò. Là một nhà quản lý, chúng ta cần nắm vững sự tác động của quá trình này và tìm ra các “giải pháp quản lý doanh nghiệp” hoặc các phần mềm quản trị tối ưu. Cùng xem McKinsey đã thống kê “tác động” của cuộc thay đổi ngoạn mục này qua các chỉ số sau nhé:
Phần mềm truyền thông giao tiếp nội bộ hiệu quả All in one
09.09.2021 1092
Một nghiên cứu của Đơn vị BIG FOUR đã tiết lộ rằng trên toàn cầu, nhân viên văn phòng dành 69 ngày mỗi năm cho các công việc hành chính, tiêu tốn của các công ty 5 nghìn tỷ đô la mỗi năm. Các chuyên gia trung bình mất 18 phút để tìm một tài liệu theo cách thủ công nếu không có công cụ hỗ troẹ –– chiếm 20% đến 40% thời gian của họ –– và dành 50% thời gian của họ để tìm kiếm thông tin. Đó là lý do bạn nên trang bị cho mình và doanh nghiệp của mình một phần mềm hỗ trợ truyền thông giao tiếp và tích hợp quản lý công việc quả.
Ứng dụng Bitrix24 trong xây dựng môi trường giao tiếp và tương tác nội bộ
24.08.2021 1029
Bitrix24 được biết đến là một công nghệ quản lý doanh nghiệp toàn diện và có tính tuỳ biến cao. Lý do Bitrix24 được xếp hạng nhất trong top giải pháp quản lý 4.0 mạng xã hội doanh nghiệp trong bài viết này Vitranet24 xin chia sẻ khả năng xây dựng môi trường làm việc trực tuyến và tạo môi trường truyền thông nội bộ vô cùng hiệu quả từ Bitrix24.
Tự động hoá thông qua quy trình một cuộc cách mạng???
05.08.2021 1331
Khi bạn thay thế một quy trình kinh doanh tiêu chuẩn trong công ty của mình bằng một quy trình thông minh, những thay đổi sau đây chắc chắn sẽ xảy ra gần như ngay lập tức: • Nhân viên của bạn có thể tiết kiệm thêm vài giờ mỗi tuần • Bạn giảm thiểu rủi ro của một công việc bị hoàn thành sai (hoặc một cái gì đó bị bỏ qua) • Quy trình làm việc của bạn được sắp xếp hợp lý Cũng giống như các khoản chi tiêu nhỏ, các khoản tiết kiệm này có xu hướng cộng dồn vào cuối tháng, quý, năm,... và doanh nghiệp đã tiết kiệm được một chi phí đáng kể thông qua việc quản lý bằng quy trình.
E-Office Vitranet24 giải pháp tiền đề giúp chuyển đổi số thành công
29.07.2021 1093
Với hơn 14 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, chúng tôi nhận thấy xu hướng số hoá “đưa doanh nghiệp” lên mạng là xu hướng tất yếu đó là lý do chúng ta cần xây dựng một hệ thống đáp ứng nhu cầu này và đó là lý do Vitranet24 tư vấn và xây dựng cho khách hàng “Giải pháp E-Office Văn phòng điện tử 4.0” một giải pháp giúp xây dựng “Văn phòng trực tuyến của đơn vị trên môi trường mạng”. Một giải pháp tích hợp “Truyền thông tương tác và quản lý doanh nghiệp hiệu quả”. Toàn bộ E-Office Vitranet24 được tư vấn xây dựng trên công nghệ Bitrix24 0 nền tảng công nghệ hàng đầu thế giới với thế mạnh về social intranet đã được nhiều tổ chức và khách hàng trên toàn thế giới chứng thực.
Quản lý
Quản lý dễ dàng nguồn tài nguyên quý giá của doanh nghiệp với Module Quản lý nhân sự E- Office
09.04.2022 251
Tính năng quản lý thông tin nhân sự là nơi tích hợp lưu trữ và cung cấp toàn bộ thông tin nhân sự trong doanh nghiệp. Quản lý nhân sự trong phần mềm của E- Office mang lại các lợi ích sau cho doanh nghiệp:

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 4768
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Top10 xu hướng công nghệ hàng đầu 2022 nhất định doanh nghiệp cần quan tâm (thông tin từ Forbes)
18.03.2022 253
Mỗi ngày trôi qua thế giới quanh chúng ta biến đổi không ngừng. Do vậy chúng tôi luôn hướng đến tương lai để dự đoán xu hướng công nghệ sẽ được định hình trong thời gian sắp tới. Và đừng chần chờ thêm nữa, cùng xem những xu hướng công nghệ đem lại chuyển biến ra sao cho doanh nghiệp và xã hội trong năm 2022 nhé.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 1770
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.