Tự động hoá thông qua quy trình một cuộc cách mạng???

Tự động hoá thông qua quy trình một cuộc cách mạng???
05.08.2021 876
Khi bạn thay thế một quy trình kinh doanh tiêu chuẩn trong công ty của mình bằng một quy trình thông minh, những thay đổi sau đây chắc chắn sẽ xảy ra gần như ngay lập tức:
• Nhân viên của bạn có thể tiết kiệm thêm vài giờ mỗi tuần
• Bạn giảm thiểu rủi ro của một công việc bị hoàn thành sai (hoặc một cái gì đó bị bỏ qua)
• Quy trình làm việc của bạn được sắp xếp hợp lý
Cũng giống như các khoản chi tiêu nhỏ, các khoản tiết kiệm này có xu hướng cộng dồn vào cuối tháng, quý, năm,... và doanh nghiệp đã tiết kiệm được một chi phí đáng kể thông qua việc quản lý bằng quy trình. 

  

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể tự động hóa một số nhiệm vụ và quy trình mà bạn phải trả cho một số công ty khác?
Theo báo cáo thống kê Tự động hóa Doanh nghiệp năm 2021 của McKinsey:
• Các doanh nghiệp vừa và nhỏ dự kiến sẽ áp dụng tự động hóa quy trình kinh doanh trên quy mô lớn, tạo ra thị trường có cơ hội trị giá hơn 1,6 tỷ đô la Mỹ trong giai đoạn 2021-2026   
• Các CEO dành gần 20% thời gian cho công việc có thể được tự động hóa, chẳng hạn như phân tích dữ liệu hoạt động và xem xét các báo cáo trạng thái
• Sử dụng tự động hóa, 60% công việc có thể tiết kiệm 30% thời gian của họ cho các nhiệm vụ như tạo đầu mối kinh doanh, phê duyệt thủ tục giấy tờ và xử lý tài liệu
• Các tổ chức mất 20 đến 30% doanh thu mỗi năm do các quy trình không hiệu quả
Các tập đoàn lớn và những gã khổng lồ công nghệ đã nhận ra điều đó từ lâu - các công ty như Google, Microsoft và Amazon đã sử dụng tự động hóa quy trình thông minh trong gần một thập kỷ. Bây giờ đã đến lúc các doanh nghiệp khác cần nắm được công nghệ này.
Các Quy Trình Thông Minh Trong E-Office Vitranet24 Một Cuộc Cách Mạng?
Tính năng xây dựng quy trình có trong giải pháp E-Office Vitranet24 cho phép tự định nghĩa và xây dựng các quy trình làm việc khác nhau (quy trình hành chính, mua sắm, tuyển dụng, quản lý nhân sự, sản xuất…).
Ưu điểm của hệ thống:
+ Xây dựng quy trình bằng công cụ kéo thả đa năng một cách đơn giản, nhanh chóng, không cần code. Đáp ứng 100% việc xây dựng các quy trình cơ bản và 80-90% các quy trình phức tạp nhiều nghiệp vụ.
+ Các thành phần (tham số, biến số) của quy trình được liên kết chặt chẽ với các dữ liệu khác của hệ thống.
+ Ứng dụng các quy trình đã xây dựng rất dễ dàng trong các nghiệp vụ đang có của hệ thống.

(Danh sách các quy trình sẽ được thiết lập trong hệ thống của bạn khi dùng E-Office)

(hình ảnh chụp mô tả các bước cấu hình trong một quy trình có trong E-Office)

1.1 Quy trình tiếp nhận công văn đến và xử lý công văn:
- Hệ thống cho phép tạo các bước để tiếp nhận các văn bản đến
- Hệ thống cho phép tiếp nhận văn bản từ email và các nguồn khác
- Văn thư tiến hành xin chỉ đạo xử lý từ lãnh đạo
- Dựa vào chỉ đạo, thư ký hoặc văn thư sẽ chuyển tiếp yêu cầu xử lý công văn đến các thành viên liên quan
- Toàn bộ quá trình sẽ được lưu trữ và hỗ trợ truy vấn một cách dễ dàng. Lãnh đạo sẽ xem được toàn bộ trạng thái xử lý công văn đến. 
1.2 Quy trình phê duyệt công văn đi, tài liệu
- Quy trình phê duyệt, xử lý tài liệu, công văn sẽ được quy trình hóa và tự động hóa hỗ trợ hoạt động trình duyệt, phê duyệt, lưu trữ trong doanh nghiệp được nhanh chóng và dễ dàng
- Quy trình có thể customize theo đặc thù của từng doanh nghiệp
- Có thể tích hợp chữ kí điện tử để hỗ trợ việc phê duyệt của các cấp lãnh đạo (Token và SimCA của các đơn vị CKS bên ngoài cũng như của Ban Cơ Yếu Chính Phủ)
- Dễ dàng giao và quản lý việc thực hiện nhiệm vụ đối với các cá nhân, phòng ban có liên quan đến các loại văn bản, công văn.
- Quản lý tốt lịch sử phê duyệt và quản lý tài liệu, thống kê trạng thái tài liệu và nắm rõ quy trình xử lý đang dừng tại đâu, do ai hay phòng ban nào xử lý.
- Các cấp quản lý cũng như lãnh đạo có thể dễ dàng phê duyệt bằng các công cụ: Moblile app, máy tính bảng… ngay khi đang đi công tác hoặc làm việc ngoài văn phòng.

(Lưu đồ các bước trong quy trình duyệt công văn đi, tài liệu) 

1.3 Quy trình trình ký, đề xuất:
- Việc đề xuất, trình kí sẽ hoạt động theo đúng quy định của từng công ty: từ nhân viên đề xuất -> trưởng nhóm -> trưởng phòng -> giám đốc…
- Form đề xuất có thể được xây dựng theo form riêng của từng công ty
- Những người đã phê duyệt (approve) sẽ hiện chữ ký vào đúng vị trí
- Quy trình đề xuất - trình kí có thể là khởi đầu cho các quy trình nghiệp vụ khác. 
1.4 Các quy trình hành chính
Các quy trình hành chính trong công ty hoàn toàn có thể được xây dựng và tùy biến linh hoạt,
nhân viên có thể dễ dàng tạo các yêu cầu trên mobile, các cấp quản lý cũng dễ dàng phê duyệt trên các phương tiện làm việc: laptop, máy tính bảng, mobile.
- Quy trình xin nghỉ phép
- Quy trình xin đi công tác
- Quy trình làm việc ngoài văn phòng
- Quy trình quản lý xe
- Quy trình mua sắm
- Quy trình đặt văn phòng phẩm
1.5 Các quy trình quản lý nhân sự
- Hệ thống cho phép xây dựng các quy trình quản lý nhân sự đã được ban hành trong doanh nghiệp, ví dụ như:
+ Quy trình tuyển dụng
+ Quy trình tiếp nhận nhân viên mới
+ Quy trình điều chuyển nhân viên
+ Quy trình sa thải nhân sự
- Chức năng BPM hỗ trợ cấu hình quy trình dễ dàng và có thể customize nhanh chóng theo đặc thù từng doanh nghiệp
- Quy trình hỗ trợ các cấp quản lý phê duyệt tiện lợi hơn: có thể truy cập từ Mobile App
- Lịch sử phê duyệt và xử lý quy trình giúp quản lý và thống kê trạng thái quy trình nhanh chóng (quy trình đã đóng hay đang xử lý, đang tồn đọng tại cá nhân, bộ phận nào)

Để tìm hiểu rõ hơn về bộ công cụ xây dựng quy trình trong E-Office hoặc đăng ký dùng thử hệ thống Vitranet24, xin mời quý anh chị xem tại: https://vitranet24.com/san-pham-dich-vu/eoffice/
Chúc quý đơn vị sớm ứng dụng và tự động hoá được nhiều quy trình công việc hữu ích cho mình.


(Thông tin bài viết có tham khảo số liệu từ báo cáo của công ty tư vấn quản lý toàn cầu McKinsey năm 2021)
Cùng chuyên mục
14 thống kê “Tác động của phần mềm tự động hóa” đối với doanh nghiệp cho năm 2021
16.09.2021 100
Không nghi ngờ gì nữa, tác động của các “phần mềm, quy trình tự động hoá” sẽ được cảm nhận trong mọi lĩnh vực trên tất cả các vai trò. Là một nhà quản lý, chúng ta cần nắm vững sự tác động của quá trình này và tìm ra các “giải pháp quản lý doanh nghiệp” hoặc các phần mềm quản trị tối ưu. Cùng xem McKinsey đã thống kê “tác động” của cuộc thay đổi ngoạn mục này qua các chỉ số sau nhé:
Phần mềm truyền thông giao tiếp nội bộ hiệu quả trong mùa dịch
09.09.2021 182
Một nghiên cứu của Đơn vị BIG FOUR đã tiết lộ rằng trên toàn cầu, nhân viên văn phòng dành 69 ngày mỗi năm cho các công việc hành chính, tiêu tốn của các công ty 5 nghìn tỷ đô la mỗi năm. Các chuyên gia trung bình mất 18 phút để tìm một tài liệu theo cách thủ công nếu không có công cụ hỗ troẹ –– chiếm 20% đến 40% thời gian của họ –– và dành 50% thời gian của họ để tìm kiếm thông tin. Đó là lý do bạn nên trang bị cho mình và doanh nghiệp của mình một phần mềm hỗ trợ truyền thông giao tiếp và tích hợp quản lý công việc quả.
Ứng dụng Bitrix24 trong xây dựng môi trường giao tiếp và tương tác nội bộ
24.08.2021 609
Bitrix24 được biết đến là một công nghệ quản lý doanh nghiệp toàn diện và có tính tuỳ biến cao. Lý do Bitrix24 được xếp hạng nhất trong top giải pháp quản lý 4.0 mạng xã hội doanh nghiệp trong bài viết này Vitranet24 xin chia sẻ khả năng xây dựng môi trường làm việc trực tuyến và tạo môi trường truyền thông nội bộ vô cùng hiệu quả từ Bitrix24.
Tự động hoá thông qua quy trình một cuộc cách mạng???
05.08.2021 877
Khi bạn thay thế một quy trình kinh doanh tiêu chuẩn trong công ty của mình bằng một quy trình thông minh, những thay đổi sau đây chắc chắn sẽ xảy ra gần như ngay lập tức: • Nhân viên của bạn có thể tiết kiệm thêm vài giờ mỗi tuần • Bạn giảm thiểu rủi ro của một công việc bị hoàn thành sai (hoặc một cái gì đó bị bỏ qua) • Quy trình làm việc của bạn được sắp xếp hợp lý Cũng giống như các khoản chi tiêu nhỏ, các khoản tiết kiệm này có xu hướng cộng dồn vào cuối tháng, quý, năm,... và doanh nghiệp đã tiết kiệm được một chi phí đáng kể thông qua việc quản lý bằng quy trình.
E-Office Vitranet24 giải pháp tiền đề giúp chuyển đổi số thành công
29.07.2021 618
Với hơn 14 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, chúng tôi nhận thấy xu hướng số hoá “đưa doanh nghiệp” lên mạng là xu hướng tất yếu đó là lý do chúng ta cần xây dựng một hệ thống đáp ứng nhu cầu này và đó là lý do Vitranet24 tư vấn và xây dựng cho khách hàng “Giải pháp E-Office Văn phòng điện tử 4.0” một giải pháp giúp xây dựng “Văn phòng trực tuyến của đơn vị trên môi trường mạng”. Một giải pháp tích hợp “Truyền thông tương tác và quản lý doanh nghiệp hiệu quả”. Toàn bộ E-Office Vitranet24 được tư vấn xây dựng trên công nghệ Bitrix24 0 nền tảng công nghệ hàng đầu thế giới với thế mạnh về social intranet đã được nhiều tổ chức và khách hàng trên toàn thế giới chứng thực.
"Chuyển đổi số" thực sự là gì?
13.07.2021 571
Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số. Vậy thế nào là thay đổi tổng thể và toàn diện? “Tổng thể” nghĩa là mộ bộ phận, “Toàn diện” nghĩa là mọi mặt.
5 xu hướng quản trị mới nhất cho doanh nghiệp 2021
20.04.2021 517
Doanh nghiệp muốn thành công, trụ vững trong thị trường đầy biến động, khó khăn, nhất định phải thay đổi từ tư duy, nhận thức đến công nghệ. Dưới đây là những xu hướng quản trị mới nhất được Vitranet24 tổng hợp giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về thị trường và giải pháp quản lý doanh nghiệp trong năm 2021. 
Bitrix24 - Giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện
16.04.2021 523
Việc quản lý doanh nghiệp chưa bao giờ là dễ dàng với các nhà quản lý. Rất nhiều những công cụ, giải pháp ra đời để giải quyết vấn đề cho doanh nghiệp nhưng kéo theo đó là việc làm thế nào để chọn một công cụ phù hợp với doanh nghiệp của mình? Với phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể, Bitrix24 đã được hơn 8,000,000 tổ chức trên toàn thế giới tin dùng và hài lòng. Vậy doanh nghiệp của bạn còn lý do gì để từ chối giải pháp toàn diện như vậy? 
Tự động hoá doanh nghiệp bắt đầu từ xây dựng và chuẩn hoá các quy trình làm việc
10.03.2021 662
Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, việc thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng và quy định nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban cụ thể là điều cốt yếu. Chính vì thế, quản lý công việc theo quy trình trở thành một bài toán khó mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng quan tâm.
Sức mạnh của quy trình tự động hoá trong doanh nghiệp
03.03.2021 699
Tự động hóa quy trình thời đại công nghệ số không còn là lựa chọn, mà là xu thế tất yếu buộc lãnh đạo doanh nghiệp phải nghiêm túc triển khai thực hiện vì sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.
Làm thế nào để xây dựng một chiến lược tăng trưởng cho năm 2021 khi phải đối mặt với sự không chắc chắn???
24.02.2021 547
Một số lãnh đạo doanh nghiệp đang xây dựng chiến lược mở rộng cho năm 2021, trong khi những người khác chỉ đơn giản là muốn ổn định khi đối mặt với quá nhiều bất ổn. Việc lập kế hoạch cho tương lai ngày càng trở nên thách thức. Do đó, nhiều chủ doanh nghiệp và các nhà lãnh đạo có thể tự hỏi làm thế nào họ có thể phát triển một chiến lược tăng trưởng cho năm 2021???
Giải pháp giúp doanh nghiệp bắt kịp thời đại số
28.01.2021 581
Cụm từ “Digital Transfomation” chưa bao giờ “hot” đến vậy, khi mà người người, “nhà nhà” đều chuyển đổi số để khai thác được tối đa tiềm năng và làm việc hiệu quả nhất.
8 cách tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhỏ
23.01.2021 522
Tài chính luôn là vấn đề mang tính quyết định đến sự phát triển của một doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp trước khi đi vào vận hành đều phải có một kế hoạch chi tiết và khả thi về việc sử dụng các nguồn vốn, các đòn bẩy tài chính và lợi nhuận. Tối ưu hóa các khoản chi không có nghĩa là tiết kiệm đến mức tối đa và cắt giảm các chi phí, mà là việc sử dụng các nguồn tiền một cách khoa học, hiệu quả.
Làm thế nào để thành công trong năm 2021?
21.01.2021 497
Nhằm giúp doanh nghiệp có thể phục hồi một cách nhanh chóng sau đại dịch Covid-19, Bitrix24 xin gợi ý một số “bí quyết” sẽ giúp bạn và doanh nghiệp của mình có thể thay đổi “cái nhìn” và đạt nhiều thành công trong năm 2021. 
Thủ phạm khiến nhân viên của bạn làm việc mất tập trung, cần loại bỏ ngay!
13.11.2020 795
Có vẻ như vô hại khi lướt qua hộp thư đến trong email; xem tin nhắn Facebook; một nhiệm vụ đột xuất chen ngang công việc chính,… Nhưng sự thật là những việc đó đang khiến gián đoạn công việc của nhân sự và công nghệ đang vô tình trở thành nguyên nhân gây ra các gián đoạn đó.
Quản lý
CRM Bitrix24 một hệ thống CRM tối ưu
24.09.2021 42
Vitranet24 tư vấn triển khai một hệ thống CRM tổng thể giúp kiểm soát mọi hoạt động của quá trình kinh doanh của quý đơn vị. Hệ thống có đầy đủ các đối tượng của quy trình bán hàng, với khả năng tuỳ chỉnh mạnh mẽ. Đặc biệt hệ thống với sức mạnh tự tạo các quy trình linh động giúp "may đo" theo từng yêu cầu của quý doanh nghiệp

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 3462
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Bluezone ứng dụng đột phá truy vết Covid-19 và hướng đi mới cho sản phẩm công nghệ Việt?
22.02.2021 647
Trong bối cảnh dịch Covid-19 tác động mạnh mẽ, ảnh hưởng lớn đến toàn bộ hoạt động của nền kinh tế - xã hội từ đầu năm 2020 theo chiều hướng xấu, quá trình chuyển đổi số quốc gia đã diễn ra mạnh mẽ hơn, toàn diện hơn; nhất là đối với các hoạt động kinh tế, thương mại, giáo dục, văn hóa, hành chính, giao thông - vận tải... Đặc biệt, doanh nghiệp công nghệ Việt Nam đã nhanh chóng thích ứng và đối phó hiệu quả với đại dịch Covid-19.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 1267
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.