Tự động hoá doanh nghiệp bắt đầu từ xây dựng và chuẩn hoá các quy trình làm việc

Tự động hoá doanh nghiệp bắt đầu từ xây dựng và chuẩn hoá các quy trình làm việc
10.03.2021 1059
Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, việc thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng và quy định nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban cụ thể là điều cốt yếu. Chính vì thế, quản lý công việc theo quy trình trở thành một bài toán khó mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng quan tâm. 

Là một phần mềm quản lý hiệu quả, Bitrix24 có đầy đủ các công cụ giúp tạo và quản lý các quy trình công việc linh hoạt và trực quan, giúp nhân viên và quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, không bị bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào, từ đó nâng cao năng suất làm việc, giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ.

1. Quy trình là gì?

Quy trình trong doanh nghiệp là một chuỗi các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự cố định, nhằm quản lý và thực hiện một hoạt động hay sản phẩm/dịch vụ nào đó. Dựa vào chức năng, các quy trình trong doanh nghiệp có thể được chia thành 4 nhóm: Quy trình quản lý vận hành; Quy trình quản lý khách hàng; Quy trình đổi mới; và Quy trình xã hội/ điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.


Hình ảnh chỉ mang tính chất minh hoạ. Ảnh: Internet

2. Tầm quan trọng của chuẩn hoá các quy trình làm việc trong doanh nghiệp

Quản lý công việc theo quy trình giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được bức tranh toàn cảnh của tổ chức. Đặc biệt, mỗi giai đoạn trong từng quy trình đều có một thời gian giải quyết, điều này giúp người quản lý biết được các công việc đang tắc nghẽn ở đâu và ai là người phụ trách khâu đó để xác định ngay nguyên nhanh và có phương án giải quyết kịp thời.
 
Quản lý công việc theo quy trình giúp bộ máy doanh nghiệp vận hành trơn tru, xuyên suốt. Mặt khác, có quy trình làm việc khoa học giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót trong công việc, nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu thời gian làm việc hiệu quả.

3. Quy trình làm việc tự động của Bitrix24

Bitrix24 đi kèm với các công cụ quản lý và tự động hóa quy trình kinh doanh trực tuyến miễn phí có thể nâng cao năng suất của bạn, đồng thời loại bỏ sự cần thiết phải thực hiện các tác vụ thông thường theo cách thủ công. Hệ thống này độc lập trong ngành và có thể được sử dụng để thiết lập, tiêu chuẩn hóa và giám sát các quy trình làm việc trong bất kỳ phòng ban nào của công ty.

- Quản lý quy trình 
công việc, tài liệu
Bitrix24 đi kèm với tính năng quản lý tài liệu miễn phí, hoàn hảo cho quy trình làm việc. Nó thường được sử dụng để phê duyệt, có thể là một quy trình phê duyệt đơn giản hoặc phức tạp hoặc một cuộc bỏ phiếu thăm dò ý kiến.

- Tự động hóa quy trình nhân sự

HRIS (hệ thống thông tin nhân sự) miễn phí trong Bitrix24 có khả năng tự động hóa hầu hết các quy trình làm việc của nhân sự, ví dụ như yêu cầu nghỉ ốm hay nghỉ phép, quản lý hồ sơ, yêu cầu dịch vụ và biểu mẫu nhân sự hoặc tạo cổng tự phục vụ của nhân viên.

- Quản lý quy trình làm việc CRM
Các công cụ quản lý quy trình kinh doanh được tích hợp vào Bitrix24 CRM để tự động hóa quy trình bán hàng. Bạn có thể sử dụng nó để tự động chỉ định khách hàng tiềm năng mới cho đại diện bán hàng của mình dựa trên một số quy tắc hoặc thông báo cho người giám sát qua email khi khách hàng tiềm năng thay đổi trạng thái. Khi bạn đã quen với nó, bạn có thể xây dựng các quy trình làm việc phức tạp hơn nhiều liên quan đến tiếp thị qua email hoặc các hoạt động có giá trị cao khác.

3. Cách thức xây dựng các quy trình làm việc



Hình ảnh chỉ mang tính chất minh hoạ. Ảnh: Internet

Bước 1: Thiết lập danh sách các việc cần làm tương ứng với mỗi bước, nhân sự phụ trách, thời gian thực hiện và định nghĩa kết quả cho mỗi quy trình: Hoàn thành kém hay hoàn thành xuất sắc.

Bước 2: Thiết lập trình tự thực hiện các công việc, phân chia vai trò của các thành viên tham gia thực hiện công việc.

Bước 3: Hệ thống tự động giao nhiệm vụ cho các thành viên tương ứng với từng vai trò, kiểm soát thời gian, nhắc nhở tiến độ công việc, và hiển thị sự tương tác giữa các thành viên.
 
Bước 4: Công việc sẽ được người quản lý đánh giá kém, bình thường, xuất sắc dựa vào kết quả mà nhân viên đó phụ trách. Nếu công việc mang lại nhiều giá trị, có ý nghĩa sẽ được đánh giá cao và được thưởng, ngược lại công việc không đáp ứng như mô tả sẽ bị đánh giá kém và bị phạt.

Bên cạnh đó, tính năng nhắc nhở công việc của Bitrix24 giúp nhân viên luôn luôn năm được thời hạn, không bị bỏ sót công việc từ đó có thể sắp xếp lịch biểu thực hiện công việc hợp lý đảm bảo đúng yêu cầu và thời hạn.

Đối với mỗi quy trình làm việc khác nhau, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh thiết lập các cấu trúc dữ liệu khác nhau, các bước thực hiện khác nhau để phù hợp với tính chất công việc đó. Không chỉ giới hạn trong các quy trình riêng lẻ, Bitrix24 còn giúp doanh nghiệp liên kết toàn diện tất cả các quy trình gồm nhiều phòng ban với nhau.

Nguồn: Tổng hợp từ Vitranet24
Cùng chuyên mục
Một nền tảng duy nhất để vận hành doanh nghiệp của bạn!
04.08.2022 101
Quản lý doanh nghiệp trong kỷ nguyên số hoá đối mặt với nhiều thách thức. Các quy trình công việc đòi hỏi nhiều thao tác phê duyệt, trình ký, cần liên lạc với nhiều phòng ban bộ phận gây mất thời gian và khó nắm kết quả. Doanh nghiệp muốn tự động hoá các công việc lặp đi lặp lại nhưng mất nhiều chi phí và đòi hỏi những hệ thống tuỳ biến cao 
Làm việc từ nhà, tại văn phòng hoặc khi di chuyển!
19.07.2022 119
Vitranet24 cung cấp cho bạn tất cả các công cụ cần thiết để vận hành doanh nghiệp trực tuyến tăng cường truyền thông, giao tiếp và quản lý công việc hiệu quả. Đặc biệt phù hợp với qui mô doanh nghiệp lớn có nhiều nhân sự và đang găp khó khăn trong kết nối, giao tiếp và tương tác làm việc.
Quản lý dễ dàng nguồn tài nguyên quý giá của doanh nghiệp với Module Quản lý nhân sự E- Office
09.04.2022 344
Tính năng quản lý thông tin nhân sự là nơi tích hợp lưu trữ và cung cấp toàn bộ thông tin nhân sự trong doanh nghiệp. Quản lý nhân sự trong phần mềm của E- Office mang lại các lợi ích sau cho doanh nghiệp:
Theo tỷ phú Mark Zuckerberg xu hướng nghề nghiệp nào sẽ lên ngôi trong tương lai?
07.04.2022 357
Chủ tịch tập đoàn kiêm Giám đốc điều hành Meta Platform (Facebook) nhận định rằng: Sự sáng tạo và những kết nối cá nhân sẽ trở nên đắt giá trong tương lai. Với tốc độ phát triển công nghệ ngày một nhanh thì các công việc hàng ngày sẽ đòi hỏi nhiều sức sáng tạo hơn bao giờ hết.
QUẢN LÝ TÀI LIỆU KHOA HỌC, DỄ DÀNG TÌM KIẾM, DỄ DÀNG THAO TÁC VỚI E-OFFICE VITRANET24
04.04.2022 285
Dữ liệu của doanh nghiệp bao gồm các tài liệu, công văn, file văn bản,… là những tài nguyên quan trọng và cần được tổ chức, lưu trữ khoa học và dễ dàng tìm kiếm. Bên cạnh đó việc phân quyền sử dụng, phê duyệt, hiệu chỉnh và đảm bảo tính bảo mật trong lưu trữ và chia sẻ tài liệu là vô cùng quan trọng. 
QUẢN LÝ TỜ TRÌNH VÀ XÂY DỰNG CÁC QUY TRÌNH PHÊ DUYỆT TỰ ĐỘNG CHỈ VỚI VÀI CLICK!
30.03.2022 354
Quá trình làm việc và quản lý hàng ngày chúng ta thường bắt gặp rất nhiều các đề xuất, tờ trình cần gửi tới cấp quản lý xin phê duyệt hoặc hướng dẫn thực hiện. Là một nhân viên không ít lần bạn gặp tình trạng loay hoay với việc tìm các biểu mẫu tờ trình tại công ty, chờ đợi ý kiến phê duyệt và không biết đề xuất của mình đã được cấp trên duyệt hay chưa. Bên cạnh đó, việc thực hiện thủ công bằng bản cứng gây mất thời gian và không nắm được thông tin ý kiến phản hồi của các cấp lãnh đạo. Là một nhà quản lý, với khối lượng công việc bận rộn hàng ngày, bạn cần một công cụ hỗ trợ quản lý các tờ trình của nhân viên, lưu lại lịch sử phê duyệt và cảnh báo cho bạn những tờ trình cần phê duyệt sớm. Nếu đây là các vấn đề bạn đang gặp phải hàng ngày thì bài viết này chính xác dành cho bạn.
Tuyệt chiêu giúp Nhà lãnh đạo kiểm soát sự căng thẳng để tránh "trật đường ray"
26.03.2022 322
Những nhà lãnh đạo cấp cao thường nhạy bén với những điều xảy ra xung quanh họ. Ở quy mô lớn, họ nhìn thấy được thị trường. Ở quy mô nhỏ hơn, họ nhìn thấy được sự thay đổi các giá trị của khách hàng – những yếu tố có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận kinh doanh. Trong nội bộ công ty, họ đánh giá được những kết quả kinh doanh và những nhân sự tạo ra các kết quả đó. Họ cũng nhìn thấy được các trở ngại tiềm ẩn. Tuy nhiên, điều mà nhiều lãnh đạo không thể nhìn thấy là những thứ diễn ra bên trong họ. Có một sợi dây truyền dẫn trực tiếp từ những điều diễn ra bên trong nhà lãnh đạo đến các hành động họ thực hiện ra bên ngoài, các mối quan hệ họ xây dựng, và những tác động họ tạo ra.
CHÌA KHOÁ NÀO CHO SỰ TĂNG TRƯỞNG CỦA DOANH NGHIỆP 2022?
26.01.2022 507
Năm 2021 là một năm đầy nỗ lực của toàn xã hội đặc biệt là các doanh nghiệp trong việc đối phó với khó khăn của dịch bệnh COVID-19. Tuy nhiên sau tất cả thì các doanh nghiệp hiện nay đã và đang dần học cách sống chung với đại dịch, chủ động tìm kiếm cơ hội, không ngừng phát triển. Việc làm thế nào để liên tục tăng trưởng luôn là vấn đề khiến các nhà quản lý phải đau đầu. Vậy hãy cùng Vitranet24 tìm hiểu những xu hướng công nghệ của năm 2022 có thể sẽ tạo ra những đột phá mới trong vận hành doanh nghiệp.
E-Office - Môi trường làm việc của tương lai
21.12.2021 720
Làn sóng cách mạng 4.0 mang đến những thay đổi hết sức mạnh mẽ cho xu hướng vận hành của các doanh nghiệp. Các cụm từ như E-Office, Phần mềm văn phòng điện tử hay “văn phòng không giấy tờ” đang dần trở nên quen thuộc hơn với các doanh nghiệp. Vậy trong bài biết hôm nay chúng tôi xin được giới thiệu về chủ đề đang nhận được rất nhiều sự quan tâm của các nhà quản trị doanh nghiệp hiện nay này.
Doanh nghiệp tiến tới “chuyển đổi số” theo dõi quản lý công việc như thế nào?
20.12.2021 538
Việt Nam đang trong giai đoạn hội nhập và phát triển cao, cùng với sự đột phá của cách mạng công nghiệp 4.0, nhiều doanh nghiệp đang thích ứng, và mong muốn cải tiến quy trình vận hành để đi nhanh hơn đối thủ khi bước vào con đường chuyển đổi số.Doanh nghiệp xác định tiến tới chuyển đổi số thường sẽ định hình lại chức năng nhiệm vụ của các phòng ban...
Tăng cường giao tiếp và tương tác với E-Office Vitranet24 – giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động và thúc đẩy thành công
16.12.2021 517
E-Office Vitranet24 có thể mang lại cho doanh nghiệp một hệ thống mạng xã hội nội bộ với đầy đủ các công cụ giao tiếp và tiện ích tương tác như bất kì mạng xã hội nào đang phổ biến hiện nay.
Quy trình thông minh của Bitrix24 CRM: Một cuộc cách mạng?
07.12.2021 0
Nhận thấy nhu cầu ngày càng tăng từ khách hàng, chúng tôi đã gửi tới đội ngũ phát triển của mình một nhiệm vụ tạo ra một công cụ sẽ đưa tự động hóa trong bán hàng lên một tầm cao mới. Những con người đã làm việc rất chăm chỉ để mang đến Bitrix24 Smart Processes - một công cụ mà chúng tôi đã nghiên cứu và ra mắt thời gian gần đây từ tháng 5 năm 2021.
14 thống kê “Tác động của phần mềm tự động hóa” đối với doanh nghiệp cho năm 2021
16.09.2021 674
Không nghi ngờ gì nữa, tác động của các “phần mềm, quy trình tự động hoá” sẽ được cảm nhận trong mọi lĩnh vực trên tất cả các vai trò. Là một nhà quản lý, chúng ta cần nắm vững sự tác động của quá trình này và tìm ra các “giải pháp quản lý doanh nghiệp” hoặc các phần mềm quản trị tối ưu. Cùng xem McKinsey đã thống kê “tác động” của cuộc thay đổi ngoạn mục này qua các chỉ số sau nhé:
Phần mềm truyền thông giao tiếp nội bộ hiệu quả All in one
09.09.2021 1217
Một nghiên cứu của Đơn vị BIG FOUR đã tiết lộ rằng trên toàn cầu, nhân viên văn phòng dành 69 ngày mỗi năm cho các công việc hành chính, tiêu tốn của các công ty 5 nghìn tỷ đô la mỗi năm. Các chuyên gia trung bình mất 18 phút để tìm một tài liệu theo cách thủ công nếu không có công cụ hỗ troẹ –– chiếm 20% đến 40% thời gian của họ –– và dành 50% thời gian của họ để tìm kiếm thông tin. Đó là lý do bạn nên trang bị cho mình và doanh nghiệp của mình một phần mềm hỗ trợ truyền thông giao tiếp và tích hợp quản lý công việc quả.
Ứng dụng Bitrix24 trong xây dựng môi trường giao tiếp và tương tác nội bộ
24.08.2021 1089
Bitrix24 được biết đến là một công nghệ quản lý doanh nghiệp toàn diện và có tính tuỳ biến cao. Lý do Bitrix24 được xếp hạng nhất trong top giải pháp quản lý 4.0 mạng xã hội doanh nghiệp trong bài viết này Vitranet24 xin chia sẻ khả năng xây dựng môi trường làm việc trực tuyến và tạo môi trường truyền thông nội bộ vô cùng hiệu quả từ Bitrix24.
Quản lý
10 cách quản lý công việc hiệu quả bạn nhất định cần ghi nhớ
10.08.2022 93
Quản lý công việc vấn đề đau đầu của mỗi cá nhân, nhân sự khi đi làm vậy làm sao quản lý lý thật tốt công việc hàng ngày, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả? Đó là lý do 10 mẹo quản lý công việc sau đây sẽ là "bí kíp" vô cùng hữu ích cho bạn.

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 4869
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Top10 xu hướng công nghệ hàng đầu 2022 nhất định doanh nghiệp cần quan tâm (thông tin từ Forbes)
18.03.2022 313
Mỗi ngày trôi qua thế giới quanh chúng ta biến đổi không ngừng. Do vậy chúng tôi luôn hướng đến tương lai để dự đoán xu hướng công nghệ sẽ được định hình trong thời gian sắp tới. Và đừng chần chờ thêm nữa, cùng xem những xu hướng công nghệ đem lại chuyển biến ra sao cho doanh nghiệp và xã hội trong năm 2022 nhé.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 1842
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.