Tự động hoá doanh nghiệp bắt đầu từ xây dựng và chuẩn hoá các quy trình làm việc

Tự động hoá doanh nghiệp bắt đầu từ xây dựng và chuẩn hoá các quy trình làm việc
10.03.2021 699
Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, việc thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng và quy định nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban cụ thể là điều cốt yếu. Chính vì thế, quản lý công việc theo quy trình trở thành một bài toán khó mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng quan tâm. 

Là một phần mềm quản lý hiệu quả, Bitrix24 có đầy đủ các công cụ giúp tạo và quản lý các quy trình công việc linh hoạt và trực quan, giúp nhân viên và quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, không bị bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào, từ đó nâng cao năng suất làm việc, giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ.

1. Quy trình là gì?

Quy trình trong doanh nghiệp là một chuỗi các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự cố định, nhằm quản lý và thực hiện một hoạt động hay sản phẩm/dịch vụ nào đó. Dựa vào chức năng, các quy trình trong doanh nghiệp có thể được chia thành 4 nhóm: Quy trình quản lý vận hành; Quy trình quản lý khách hàng; Quy trình đổi mới; và Quy trình xã hội/ điều tiết cơ quan quản lý nhà nước.


Hình ảnh chỉ mang tính chất minh hoạ. Ảnh: Internet

2. Tầm quan trọng của chuẩn hoá các quy trình làm việc trong doanh nghiệp

Quản lý công việc theo quy trình giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được bức tranh toàn cảnh của tổ chức. Đặc biệt, mỗi giai đoạn trong từng quy trình đều có một thời gian giải quyết, điều này giúp người quản lý biết được các công việc đang tắc nghẽn ở đâu và ai là người phụ trách khâu đó để xác định ngay nguyên nhanh và có phương án giải quyết kịp thời.
 
Quản lý công việc theo quy trình giúp bộ máy doanh nghiệp vận hành trơn tru, xuyên suốt. Mặt khác, có quy trình làm việc khoa học giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót trong công việc, nâng cao hiệu quả công việc và tối ưu thời gian làm việc hiệu quả.

3. Quy trình làm việc tự động của Bitrix24

Bitrix24 đi kèm với các công cụ quản lý và tự động hóa quy trình kinh doanh trực tuyến miễn phí có thể nâng cao năng suất của bạn, đồng thời loại bỏ sự cần thiết phải thực hiện các tác vụ thông thường theo cách thủ công. Hệ thống này độc lập trong ngành và có thể được sử dụng để thiết lập, tiêu chuẩn hóa và giám sát các quy trình làm việc trong bất kỳ phòng ban nào của công ty.

- Quản lý quy trình 
công việc, tài liệu
Bitrix24 đi kèm với tính năng quản lý tài liệu miễn phí, hoàn hảo cho quy trình làm việc. Nó thường được sử dụng để phê duyệt, có thể là một quy trình phê duyệt đơn giản hoặc phức tạp hoặc một cuộc bỏ phiếu thăm dò ý kiến.

- Tự động hóa quy trình nhân sự

HRIS (hệ thống thông tin nhân sự) miễn phí trong Bitrix24 có khả năng tự động hóa hầu hết các quy trình làm việc của nhân sự, ví dụ như yêu cầu nghỉ ốm hay nghỉ phép, quản lý hồ sơ, yêu cầu dịch vụ và biểu mẫu nhân sự hoặc tạo cổng tự phục vụ của nhân viên.

- Quản lý quy trình làm việc CRM
Các công cụ quản lý quy trình kinh doanh được tích hợp vào Bitrix24 CRM để tự động hóa quy trình bán hàng. Bạn có thể sử dụng nó để tự động chỉ định khách hàng tiềm năng mới cho đại diện bán hàng của mình dựa trên một số quy tắc hoặc thông báo cho người giám sát qua email khi khách hàng tiềm năng thay đổi trạng thái. Khi bạn đã quen với nó, bạn có thể xây dựng các quy trình làm việc phức tạp hơn nhiều liên quan đến tiếp thị qua email hoặc các hoạt động có giá trị cao khác.

3. Cách thức xây dựng các quy trình làm việc



Hình ảnh chỉ mang tính chất minh hoạ. Ảnh: Internet

Bước 1: Thiết lập danh sách các việc cần làm tương ứng với mỗi bước, nhân sự phụ trách, thời gian thực hiện và định nghĩa kết quả cho mỗi quy trình: Hoàn thành kém hay hoàn thành xuất sắc.

Bước 2: Thiết lập trình tự thực hiện các công việc, phân chia vai trò của các thành viên tham gia thực hiện công việc.

Bước 3: Hệ thống tự động giao nhiệm vụ cho các thành viên tương ứng với từng vai trò, kiểm soát thời gian, nhắc nhở tiến độ công việc, và hiển thị sự tương tác giữa các thành viên.
 
Bước 4: Công việc sẽ được người quản lý đánh giá kém, bình thường, xuất sắc dựa vào kết quả mà nhân viên đó phụ trách. Nếu công việc mang lại nhiều giá trị, có ý nghĩa sẽ được đánh giá cao và được thưởng, ngược lại công việc không đáp ứng như mô tả sẽ bị đánh giá kém và bị phạt.

Bên cạnh đó, tính năng nhắc nhở công việc của Bitrix24 giúp nhân viên luôn luôn năm được thời hạn, không bị bỏ sót công việc từ đó có thể sắp xếp lịch biểu thực hiện công việc hợp lý đảm bảo đúng yêu cầu và thời hạn.

Đối với mỗi quy trình làm việc khác nhau, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh thiết lập các cấu trúc dữ liệu khác nhau, các bước thực hiện khác nhau để phù hợp với tính chất công việc đó. Không chỉ giới hạn trong các quy trình riêng lẻ, Bitrix24 còn giúp doanh nghiệp liên kết toàn diện tất cả các quy trình gồm nhiều phòng ban với nhau.

Nguồn: Tổng hợp từ Vitranet24
Cùng chuyên mục
14 thống kê “Tác động của phần mềm tự động hóa” đối với doanh nghiệp cho năm 2021
16.09.2021 183
Không nghi ngờ gì nữa, tác động của các “phần mềm, quy trình tự động hoá” sẽ được cảm nhận trong mọi lĩnh vực trên tất cả các vai trò. Là một nhà quản lý, chúng ta cần nắm vững sự tác động của quá trình này và tìm ra các “giải pháp quản lý doanh nghiệp” hoặc các phần mềm quản trị tối ưu. Cùng xem McKinsey đã thống kê “tác động” của cuộc thay đổi ngoạn mục này qua các chỉ số sau nhé:
Phần mềm truyền thông giao tiếp nội bộ hiệu quả trong mùa dịch
09.09.2021 380
Một nghiên cứu của Đơn vị BIG FOUR đã tiết lộ rằng trên toàn cầu, nhân viên văn phòng dành 69 ngày mỗi năm cho các công việc hành chính, tiêu tốn của các công ty 5 nghìn tỷ đô la mỗi năm. Các chuyên gia trung bình mất 18 phút để tìm một tài liệu theo cách thủ công nếu không có công cụ hỗ troẹ –– chiếm 20% đến 40% thời gian của họ –– và dành 50% thời gian của họ để tìm kiếm thông tin. Đó là lý do bạn nên trang bị cho mình và doanh nghiệp của mình một phần mềm hỗ trợ truyền thông giao tiếp và tích hợp quản lý công việc quả.
Ứng dụng Bitrix24 trong xây dựng môi trường giao tiếp và tương tác nội bộ
24.08.2021 654
Bitrix24 được biết đến là một công nghệ quản lý doanh nghiệp toàn diện và có tính tuỳ biến cao. Lý do Bitrix24 được xếp hạng nhất trong top giải pháp quản lý 4.0 mạng xã hội doanh nghiệp trong bài viết này Vitranet24 xin chia sẻ khả năng xây dựng môi trường làm việc trực tuyến và tạo môi trường truyền thông nội bộ vô cùng hiệu quả từ Bitrix24.
Tự động hoá thông qua quy trình một cuộc cách mạng???
05.08.2021 916
Khi bạn thay thế một quy trình kinh doanh tiêu chuẩn trong công ty của mình bằng một quy trình thông minh, những thay đổi sau đây chắc chắn sẽ xảy ra gần như ngay lập tức: • Nhân viên của bạn có thể tiết kiệm thêm vài giờ mỗi tuần • Bạn giảm thiểu rủi ro của một công việc bị hoàn thành sai (hoặc một cái gì đó bị bỏ qua) • Quy trình làm việc của bạn được sắp xếp hợp lý Cũng giống như các khoản chi tiêu nhỏ, các khoản tiết kiệm này có xu hướng cộng dồn vào cuối tháng, quý, năm,... và doanh nghiệp đã tiết kiệm được một chi phí đáng kể thông qua việc quản lý bằng quy trình.
E-Office Vitranet24 giải pháp tiền đề giúp chuyển đổi số thành công
29.07.2021 676
Với hơn 14 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ, chúng tôi nhận thấy xu hướng số hoá “đưa doanh nghiệp” lên mạng là xu hướng tất yếu đó là lý do chúng ta cần xây dựng một hệ thống đáp ứng nhu cầu này và đó là lý do Vitranet24 tư vấn và xây dựng cho khách hàng “Giải pháp E-Office Văn phòng điện tử 4.0” một giải pháp giúp xây dựng “Văn phòng trực tuyến của đơn vị trên môi trường mạng”. Một giải pháp tích hợp “Truyền thông tương tác và quản lý doanh nghiệp hiệu quả”. Toàn bộ E-Office Vitranet24 được tư vấn xây dựng trên công nghệ Bitrix24 0 nền tảng công nghệ hàng đầu thế giới với thế mạnh về social intranet đã được nhiều tổ chức và khách hàng trên toàn thế giới chứng thực.
"Chuyển đổi số" thực sự là gì?
13.07.2021 656
Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số. Vậy thế nào là thay đổi tổng thể và toàn diện? “Tổng thể” nghĩa là mộ bộ phận, “Toàn diện” nghĩa là mọi mặt.
5 xu hướng quản trị mới nhất cho doanh nghiệp 2021
20.04.2021 550
Doanh nghiệp muốn thành công, trụ vững trong thị trường đầy biến động, khó khăn, nhất định phải thay đổi từ tư duy, nhận thức đến công nghệ. Dưới đây là những xu hướng quản trị mới nhất được Vitranet24 tổng hợp giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về thị trường và giải pháp quản lý doanh nghiệp trong năm 2021. 
Bitrix24 - Giải pháp quản lý doanh nghiệp toàn diện
16.04.2021 560
Việc quản lý doanh nghiệp chưa bao giờ là dễ dàng với các nhà quản lý. Rất nhiều những công cụ, giải pháp ra đời để giải quyết vấn đề cho doanh nghiệp nhưng kéo theo đó là việc làm thế nào để chọn một công cụ phù hợp với doanh nghiệp của mình? Với phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể, Bitrix24 đã được hơn 8,000,000 tổ chức trên toàn thế giới tin dùng và hài lòng. Vậy doanh nghiệp của bạn còn lý do gì để từ chối giải pháp toàn diện như vậy? 
Tự động hoá doanh nghiệp bắt đầu từ xây dựng và chuẩn hoá các quy trình làm việc
10.03.2021 700
Để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, việc thiết lập các quy trình làm việc rõ ràng và quy định nhiệm vụ của từng cá nhân, phòng ban cụ thể là điều cốt yếu. Chính vì thế, quản lý công việc theo quy trình trở thành một bài toán khó mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng quan tâm.
Sức mạnh của quy trình tự động hoá trong doanh nghiệp
03.03.2021 747
Tự động hóa quy trình thời đại công nghệ số không còn là lựa chọn, mà là xu thế tất yếu buộc lãnh đạo doanh nghiệp phải nghiêm túc triển khai thực hiện vì sự tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp.
Làm thế nào để xây dựng một chiến lược tăng trưởng cho năm 2021 khi phải đối mặt với sự không chắc chắn???
24.02.2021 687
Một số lãnh đạo doanh nghiệp đang xây dựng chiến lược mở rộng cho năm 2021, trong khi những người khác chỉ đơn giản là muốn ổn định khi đối mặt với quá nhiều bất ổn. Việc lập kế hoạch cho tương lai ngày càng trở nên thách thức. Do đó, nhiều chủ doanh nghiệp và các nhà lãnh đạo có thể tự hỏi làm thế nào họ có thể phát triển một chiến lược tăng trưởng cho năm 2021???
Giải pháp giúp doanh nghiệp bắt kịp thời đại số
28.01.2021 619
Cụm từ “Digital Transfomation” chưa bao giờ “hot” đến vậy, khi mà người người, “nhà nhà” đều chuyển đổi số để khai thác được tối đa tiềm năng và làm việc hiệu quả nhất.
8 cách tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp nhỏ
23.01.2021 549
Tài chính luôn là vấn đề mang tính quyết định đến sự phát triển của một doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp trước khi đi vào vận hành đều phải có một kế hoạch chi tiết và khả thi về việc sử dụng các nguồn vốn, các đòn bẩy tài chính và lợi nhuận. Tối ưu hóa các khoản chi không có nghĩa là tiết kiệm đến mức tối đa và cắt giảm các chi phí, mà là việc sử dụng các nguồn tiền một cách khoa học, hiệu quả.
Làm thế nào để thành công trong năm 2021?
21.01.2021 523
Nhằm giúp doanh nghiệp có thể phục hồi một cách nhanh chóng sau đại dịch Covid-19, Bitrix24 xin gợi ý một số “bí quyết” sẽ giúp bạn và doanh nghiệp của mình có thể thay đổi “cái nhìn” và đạt nhiều thành công trong năm 2021. 
Thủ phạm khiến nhân viên của bạn làm việc mất tập trung, cần loại bỏ ngay!
13.11.2020 827
Có vẻ như vô hại khi lướt qua hộp thư đến trong email; xem tin nhắn Facebook; một nhiệm vụ đột xuất chen ngang công việc chính,… Nhưng sự thật là những việc đó đang khiến gián đoạn công việc của nhân sự và công nghệ đang vô tình trở thành nguyên nhân gây ra các gián đoạn đó.
Quản lý
Phần mềm CRM tối ưu giúp quản lý mọi hoạt động bán hàng
24.09.2021 141
Vitranet24 tư vấn triển khai một hệ thống CRM tổng thể giúp kiểm soát mọi hoạt động của quá trình kinh doanh của quý đơn vị. Hệ thống có đầy đủ các đối tượng của quy trình bán hàng, với khả năng tuỳ chỉnh mạnh mẽ. Đặc biệt hệ thống với sức mạnh tự tạo các quy trình linh động giúp "may đo" theo từng yêu cầu của quý doanh nghiệp

Phát triển bản thân
Cách giao tiếp, ứng xử khi làm việc với đối tác châu Âu
20.11.2019 3591
Mặc dù trình độ phát triển giữa EU và các nước ngoài khối có khác nhau, nhưng nhìn chung, các nước châu Âu đều có một số giá trị và nguyên tắc cơ bản được tôn trọng, đó là: Tự do và độc lập cá nhân; công lý bình đẳng và luật pháp; nhân văn, nhân quyền và khai sáng; tài sản cá nhân, sự thịnh vượng; hạnh phúc; hoạt động hiệu quả, có kế hoạch; quý trọng thời gian; trách nhiệm với môi trường tự nhiên và xã hội.

Công nghệ
Bluezone ứng dụng đột phá truy vết Covid-19 và hướng đi mới cho sản phẩm công nghệ Việt?
22.02.2021 685
Trong bối cảnh dịch Covid-19 tác động mạnh mẽ, ảnh hưởng lớn đến toàn bộ hoạt động của nền kinh tế - xã hội từ đầu năm 2020 theo chiều hướng xấu, quá trình chuyển đổi số quốc gia đã diễn ra mạnh mẽ hơn, toàn diện hơn; nhất là đối với các hoạt động kinh tế, thương mại, giáo dục, văn hóa, hành chính, giao thông - vận tải... Đặc biệt, doanh nghiệp công nghệ Việt Nam đã nhanh chóng thích ứng và đối phó hiệu quả với đại dịch Covid-19.

Giải trí
10 điều ‘dân văn phòng’ cần tránh mỗi buổi sáng khi đến văn phòng
23.10.2019 1296
Đối với nhiều người, khoảng thời gian mới bắt đầu tới văn phòng là khoảng thời gian chuẩn bị hoặc đơn giản chỉ là khoảng thời gian nghỉ ngơi khi vừa di chuyển tới văn phòng hay để chuẩn bị cho 1 ngày dài làm việc. Tuy nhiên đây là 10 điều mà bạn cần tránh trong 10 phút đầu tiên khi bạn bước vào văn phòng làm việc. Hãy xem mình có bao nhiêu thói quen xấu và thay đổi ngay từ ngày mai đi nhé! Dưới đây là 10 sai lầm thường mắc phải nhất khi bắt đầu một ngày làm việc.